予定価格を簡単に効率的に作成するために事前に準備したい必要書類とは

奈良の公園、神社やお寺 予定価格
奈良の公園、神社やお寺

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仕様書と予定価格の関係

 

官公庁の実務担当者が行う契約手続きの中で、一番大変で時間が必要になるのは、仕様書と予定価格の作成です。

 

仕様書は、官公庁が物品を購入するときなどに、入札に参加を希望する会社に対して提示する書類です。購入予定の物品の規格や設置条件などの契約内容を記載した書類です。

 

予定価格は、提出された入札書を開札するときに、落札とするかどうかの判断基準の金額を設定した書類です。

 

官公庁側の契約実務担当者は、仕様書に基づいて予定価格を作成します。入札に参加を希望する会社は、仕様書に基づいて経費を見積もります。

 

予定価格も入札金額も仕様書に基づいて積算する点は同じです。

 

仕様書は、官公庁側の契約実務担当者が作成する書類なので、契約の実務経験が長くなると、仕様書を作成すると同時に予定価格の積算も念頭に置きながら書類作成を行います。

 

通常は、100万円以上の契約から予定価格を作成することになりますが、各組織によって、内部規程や過去の慣例などから独自の金額(300万円とか500万円など)を設定しているケースがあります。独立行政法人や国立大学法人は予定価格を作成する金額を高く設定しています。

 

東京大学や京都大学は、法人化以降、500万円と設定しているようです。

 

予定価格作成に必要となる書類

 

一般的な物品の購入(売買)契約と役務契約を例として、予定価格作成に必要な書類を解説します。早い段階で書類を集めるのがコツです。

 

物品の購入(売買)契約

 

カタログ製品などの既製品を購入する契約です。入札に参加を希望する会社から事前に提出してもらう書類について解説します。

 

書類を提出してもらうときに注意が必要なことは、入札の場合、価格競争によって契約の相手方を決定するので、書類を提出してもらう開札前の段階では、契約の締結は確約できないことを明確に伝えることです。

 

定価表または定価証明書

 

予定価格を作成するときは、定価と値引額を調査することになります。また、仕様書を作成するときに製品の仕様を確認することになるのでカタログが必要になります。

 

既製品(例えば、机や椅子、パソコンなど)は、カタログの中に標準価格が印刷され、明記されているものがあります。その場合はカタログのみでOKです。

 

しかし、受注生産品など、あまり市場に出回っていない製品は、カタログに価格が記載されていないので、その都度、定価証明書あるいは価格証明書をメーカーから取り寄せる必要があります。通常は、メーカーではなく販売会社(代理店)へ提出を依頼します。

 

いずれも、次の点に注意が必要です。

 

複数の製品が含まれるときは、一式としての表示ではなく、内訳ごとに、品名、型式、定価を記載。

 

消費税が含まれるかどうかを明記。

 

定価は、製品を製造したメーカーが設定するものです。必ずメーカーからの定価証明書を取り寄せます。販売会社(代理店など)の定価証明書は使えません。メーカーが作成した定価証明書で、メーカーの証明印(会社印と社長印)が必要です。

 

参考見積書と納入実績証明書

 

参考見積書とは、入札を実施する前段階で、通常の販売価格(直近の取引価格)を調べるために提出してもらいます。特別値引後の入札金額よりも高い金額になることが多いです。

 

参考見積書の金額 ≧ 入札金額

 

納入実績証明書は、販売実績を確認する資料です。販売時の定価と販売価格を記載してもらうことにより、予定価格作成のときに値引率を算出する資料になります。

 

また、販売実績が多数あれば、購入後のアフターサービスも心配ないので、販売会社の信頼性を証明する資料にもなります。

 

納入実績証明書の項目は、納入年月、納入先、契約件名(品名・型式)、数量、契約金額、定価です。

 

金額欄は消費税を含むか含まないか、必ず明記してもらいます。

 

カタログあるいは製品の技術仕様書

 

製品の性能と技術仕様を証明する書類です。通常はカタログなどに仕様として性能が明記されています。

 

物品の購入契約では、定価表、参考見積書、納入実績証明書、カタログは、必ず必要になります。購入計画がある場合は、すぐに販売会社へ依頼し、早い段階で取り寄せておくと効率的に予定価格を作成できます。

 

役務契約

 

役務契約とは、契約の内容が主に人件費で構成される契約です。清掃契約や警備契約などは、物を購入したり製造する契約と異なり、契約の内容が人的サービスです。役務契約の予定価格作成に必要な書類は、次の書類です。

人件費の積算に必要な書類

参考見積書

 

業務の内容を細かく記述した仕様書が完成していることが前提です。

入札に参加を希望する会社へ、仕様書に基づく参考見積書の提出を依頼します。

 

あるいは、前年度など過去に契約実績のある会社へ、入札を前提として、参考見積書の提出を依頼することもあります。

 

賃金センサス、物価資料などの公的データ

 

人件費の積算は、参考見積書と公表されている統計データを用います。

 

厚生労働省が調査している賃金センサス「賃金構造基本統計調査」は、民間企業の賃金を、会社の規模別や職種別にまとめたものです。

 

厚生労働省
http://www.mhlw.go.jp/toukei/list/chinginkouzou.html

 

契約内容に合った職種の賃金データを検索し、該当資料を出力して、該当部分をマークします。現在はインターネット上で無料でデータを使用することができます。

 

また、物価資料や建設物価などの市販書籍(有料)から該当する人件費のデータを見つけて収集しておくことも必要です。

 

役務関係の予定価格作成は、人件費に関するデータの収集が、効率的な事務作業のコツです。

 

社会保険料等の料率表の準備

 

人件費の積算は、労働者本人へ支払う賃金と、雇用主(会社)が支払う社会保険料などの事業主負担部分(法定福利費)の経費から構成されます。

 

賃金は、基本給と通勤手当や時間外手当などの諸手当とボーナスです。

 

法定福利費は、雇用主(会社)が支払う健康保険料、厚生年金保険料、児童手当拠出金、雇用保険料、労災保険料です。

 

この法定福利費を計算するための率(料率)の一覧表を準備しておく必要があります。頻繁に法改正があるので最新版を準備します。

 

人件費の具体的な積算方法は、本サイトの予定価格の原価計算方式のところで詳しく解説しています。

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