随意契約理由書の作成方法、書き方のポイント、コツ

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随意契約の根拠法令

最初に、随意契約の根拠法令の解説です。

国や地方自治体、独立行政法人などの官公庁の契約手続きは、一般競争契約(入札)が原則ですが、入札を行うことができない場合があります。

入札という契約方式の原則は、会計法に定められています。

会計法(法律)

第二十九条の三  契約担当官及び支出負担行為担当官(以下「契約担当官等」という。)は、売買、貸借、請負その他の契約を締結する場合においては、第三項及び第四項に規定する場合を除き、公告して申込みをさせることにより競争に付さなければならない。

この条文、会計法第29条の3第1項が、「競争契約(入札)が原則」という根拠法令です。

第4項では、入札の例外として随意契約が定められています。

会計法 第二十九条の三 第4項

契約の性質又は目的が競争を許さない場合、緊急の必要により競争に付することができない場合及び競争に付することが不利と認められる場合においては、政令の定めるところにより、随意契約によるものとする。

 

政令とは、予算決算及び会計令(予決令、よけつれい)を指します。

 

予算決算及び会計令

第百二条の四  各省各庁の長は、契約担当官等が指名競争に付し又は随意契約によろうとする場合においては、あらかじめ、財務大臣に協議しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

三  契約の性質若しくは目的が競争を許さない場合又は緊急の必要により競争に付することができない場合において、随意契約によろうとするとき。

 

この予算決算及び会計令第百二条の四第三号が、「競争できない場合」に随意契約とするケースです。

「競争性のない随意契約」の根拠法令は、次のとおりです。

「会計法第29条の3第4項、予算決算及び会計令第102条の4第3項に基づく随意契約」

 

 

随意契約理由書とは

では、いよいよ、誰も教えてくれない「随意契約理由書」の書き方の解説です。

 

随意契約理由書と言っても、官公庁によって、特命随意契約理由書、特命理由書、業者選定理由書、機種選定理由書、選定理由書など様々な呼び名があります。いずれも会計法令で様式が定められているわけではありません。

 

そこで、実務上は、過去の資料を基に作成することとなり、結果として十人十色の随意契約理由書ができあがります。

 

様式は特にないので、内容が理解できれば良いのです。

 

いろいろな書き方で全く問題はないのですが、最低限記載しなくてはならない項目があります。

 

 

選定理由書の作成方法

物品の売買契約を例に選定理由書の作成方法を解説します。

 

「競争性のない随意契約」なので、例として市販パソコンの一部を改造してある特殊なパソコンを購入することを想定します。タッチパネルで道案内をするA社の特許製品で、独占販売している状況とします。

 

市販品をベースとする売買契約では、機種を選定する理由と、機種を選定した結果、取引業者が一社に限定されるなどの業者を選定する理由を分けて記載します。これは、機種を特定メーカーに選定したとしても、その販売店(代理店や小売店など)が複数あれば入札になるからです。

 

 

「機種選定理由書」の書き方

内容としては次の3項目です。

 

1.使用目的
2.必要とする条件、性能等
3.選定理由

 

では、詳しく解説します。

 

使用目的

最初に、なぜ、この物品を購入する必要があるのか、使用目的を記載します。今回の例では、来客の道案内が目的ですので、次のように記載します。

 

本○○館は、自然科学の歴史を科学的資料を基に一般公開しており、1日の来館者数は平均して平日で8千人、土日では2万人にも達する。来館者への基本サービスとしての受付業務が重要であるが、その全てを人手によって対応することは、限られた予算、人件費の制約から不可能であり、来館者の道案内を本物品によって自動的に行い、来館者のサービス並びに業務の効率化を図るものである。

 

内容は想像ですが、組織の目的と今回購入しようとする物品の使用目的、得ようとする効果を簡潔に記載します。

 

研究用の機器であれば、研究目的を簡潔に記載します。

 

当研究室では、○○の解明を目的とした○○の研究を行っている。この研究では○○を抽出・解析・分析するために○○システムが必須である。

 

 

必要とする条件、性能等

 

本物品は、平成15年度に設置した「来館者案内システム」の一部機種更新と増設を行うものであり、必要とする条件・性能は次のとおりである。

 

(1)OSはWindows10で、平成15年度に設置した既存システムと接続することが可能であり、かつ既存案内システムソフトと互換性を有し動作が可能であること。

 

(2)機種更新の部分については、来館者が操作に迷わないよう、同一のデザインで同一の操作方法が必須であるため、PC本体、ディスプレイ、操作キーボードが既存システムと同等に操作可能なものとする。

 

(3)操作エラーや不具合の際には2営業日以内の迅速なアフターサービスが可能で、修理に対応可能な専門技術者を有していること。

 

この項目は、機種を指定するのではなく、純粋に必要な条件や性能を列挙して記載します。

必要な性能は、なぜ、その性能が必要なのか、その理由も併せて簡潔に記載します。この項目で、メーカー名や機種を記載してしまうと、最初から特定メーカーを選定していることになり、選定の経緯が本末転倒となってしまいますので注意してください。

 

何も検討せずに、最初から特定メーカーの機種を指定したような意味不明な理由書となってしまいます。

 

また、カタログの仕様を羅列するような記載方法は、必要理由が不明確になり、検討が十分でない理由書となってしまいます。

 

必要とする性能は3~5つ程度で、選定したポイントとなる部分を第三者に理解しやすいように、なるべく専門用語を避けて記述します。

 

専門家しか理解できないような理由書は、そもそも理由書ではありません。

 

理由書というのは誰が見ても理解できる、納得できる書面でなくてはいけません。

 

 

選定理由

最後に、必要とする条件、性能等に合致する物品を調査して検討し、最終的に選んだ、これしかないという理由書になります。

 

上記に掲げた必要とする条件、性能等について、(別紙比較表により)検討した結果、○○製の○○型のパソコンのみが適合しており選定した。

 

別紙として作成する比較表は、必要とする条件や性能を左欄に列挙し、A社、B社、C社など3社程度の機種を比較します。比較した結果を○×などで判定し、その×理由も簡単に記載します。

 

 

業者選定理由書

業者選定理由書は、機種選定理由書とは別に作成し、次のようになります。

 

機種選定した○○製の○○型のパソコンによる来館者案内システムのソフトウェアは、A社が独自に開発し、専用実施権による特許権を独占的に保有している。他の会社が本ソフトウェアを開発・使用することは不可能であり、唯一の契約の相手方である。

よって、A社と会計法第29条の3第4項、予算決算及び会計令第102条の4第3項に基づく随意契約を締結するものである。

 

そして、ソフトウェアの特許権をA社が独占的に保有しており、他の販売店などへは使用権を許可していないことを示す証明書などを添付します。(特許を保有している場合には販売会社から資料を提出してもらいます。)

 

通常、機種選定理由書は、その物品を使用(管理)する部署(あるいは要望する部署)の責任者が作成し、業者選定理由書は契約担当部署の責任者が作成するので、別々の文書となります。

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