随意契約に必要な理由書とは、選定理由書の書き方と記載例の解説

スポンサーリンク
随意契約
国立競技場

官公庁の随意契約に必要な選定理由書の解説です。競争性がない随意契約の根拠法令の確認、機種選定理由書、業者選定理由書の書き方をわかりやすく解説します。官公庁の契約方式は一般競争入札が原則です。例外として随意契約が認められています。

スポンサーリンク

官公庁の契約方式の原則

 

官公庁が締結する随意契約は、競争性の有無によって2種類にわかれます。競争性がない随意契約は契約方式の例外になるために理由書が必要になります。最初に、競争性がない随意契約の根拠法令を確認します。(競争性がある随意契約は、見積り合わせによる価格競争で契約を締結します。ただし特定の機種を指定するときは機種選定理由書が必要です。)

 

国や地方自治体などの官公庁は、一般競争入札が契約方式の原則です。(契約方式とは、官公庁が契約の相手方を選ぶ方法のことです。)一般競争入札が契約方式の原則であることが会計法令で定められています。各省庁などの国の場合は会計法、地方自治体は地方自治法です。

会計法(国の場合)

第二十九条の三  (略)「契約担当官等」は、売買、貸借、請負その他の契約を締結する場合においては、第三項(指名競争入札)及び第四項(随意契約)に規定する場合を除き、公告して申込みをさせることにより競争に付さなければならない。

この会計法の条文により、一般競争入札が原則になっています。

 

地方自治体は、地方自治法です。

地方自治法

第二百三十四条 売買、貸借、請負その他の契約は、一般競争入札、指名競争入札、随意契約又はせり売りの方法により締結するものとする。

2 前項の指名競争入札、随意契約又はせり売りは、政令で定める場合に該当するときに限り、これによることができる。

 

一般競争入札を契約方式の原則とする根拠法令は次のとおりです。契約方式とは、契約の相手方を選ぶ方法です。価格競争によって選ぶことを原則にしています。

 

官公庁の契約方式の原則

 

国は、会計法 第二十九条の三 第一項

地方自治体は、地方自治法 第二百三十四条 第二項

スポンサーリンク

競争性がない随意契約の根拠法令とは

 

次に、競争性がない随意契約の根拠法令を確認します。

国の場合は、会計法と予算決算及び会計令です。

会計法 第二十九条の三 第四項

契約の性質又は目的が競争を許さない場合、緊急の必要により競争に付することができない場合及び競争に付することが不利と認められる場合においては、政令の定めるところにより、随意契約によるものとする。

 

政令とは、予算決算及び会計令(予決令、よけつれい)を指します。

 

予算決算及び会計令

第百二条の四  各省各庁の長は、契約担当官等が指名競争に付し又は随意契約によろうとする場合においては、あらかじめ、財務大臣に協議しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

三  契約の性質若しくは目的が競争を許さない場合又は緊急の必要により競争に付することができない場合において、随意契約によろうとするとき。

 

この予算決算及び会計令第百二条の四 第三号が、競争性のない随意契約の根拠法令です。

 

競争性のない随意契約の根拠法令を正確に記載すると次のとおりです。

 

競争性のない随意契約の根拠法令

会計法第二十九条の三 第四項、予算決算及び会計令 第百二条の四 第三号に基づく随意契約

 

地方自治体の根拠法令も確認しましょう。

地方自治法施行令

第百六十七条の二 第一項

二 不動産の買入れ又は借入れ、普通地方公共団体が必要とする物品の製造、修理、加工又は納入に使用させるため必要な物品の売払いその他の契約でその性質又は目的が競争入札に適しないものをするとき。

 

つまり、競争性がない随意契約の国と地方自治体の根拠法令は、次のとおりです。

競争性のない随意契約の、それぞれの根拠法令

 

国の場合

会計法 第二十九条の三 第四項、予算決算及び会計令 第百二条の四 第三号

 

地方自治体の場合

地方自治法 第二百三十四条 第二項、地方自治法施行令 第百六十七条の二 第一項 第二号

 

国と地方自治体の条文の違いは、国の方は、競争を許さない場合と定めてあり、地方自治体は、競争入札に適しないものと定めています。会計法(国)の「許さない」方が強い否定を意味してます。地方自治体の方が広く(政策的に)適用できる規定です。

スポンサーリンク

随意契約理由書とは、機種選定と業者選定

次に随意契約理由書の書き方について解説します。

 

随意契約理由書は、官公庁によって様々な呼び方があります。特命随意契約理由書、特命理由書、業者選定理由書、機種選定理由書、選定理由書などです。いずれも様式が定められていません。競争性がないことを説明する内容は様々なため、様式を定めることができません。

 

そこで実務上は、過去の資料を基に随意契約理由書を作成することになります。結果として、十人十色の随意契約理由書ができあがります。様式はないのですが、わかりやすく内容を記載するのがポイントです。多くの人が「ああ、なるほど!」と納得する理由が理想です。

 

いろいろな書き方で問題はないです。最低限記載したい項目は次のとおりです。

スポンサーリンク

随意契約に必要な選定理由書とは

 

物品の売買契約を例に、選定理由書の書き方を解説します。

 

競争性がない随意契約の場合なので、例として市販パソコンの一部を改造してある、特殊なパソコンを購入することを想定します。タッチパネルで簡単に施設内の見学順路を案内できるA社の特許製品で、独占販売していると仮定します。

 

市販品を購入する売買契約では、機種を選定する理由と、契約の相手方が一社に限定される、業者を選定する理由の2つの書類を作成します。機種を特定メーカーに決定したとしても、その製品を販売する代理店や小売店などが複数あれば競争入札になるからです。機種選定理由書と業者選定理由書の書き方をわかりやすく説明します。

 

なお機種選定理由書は、少額随意契約として見積もり合わせを行うときに必要になることもあります。

スポンサーリンク

機種選定理由書の書き方

 

機種選定理由書に記載する内容は次の3項目です。

 

1.使用目的
2.必要とする条件、性能等
3.選定理由

 

使用目的

なぜ、この物品を購入する必要があるのか、使用目的(購入目的)を記載します。今回の例では、訪問者への施設内の道案内が目的ですので、次のように記載します。

 

本資料館は、自然科学の歴史を科学的資料を基に一般公開しており、1日の来館者数は平均して平日で8千人、土日では2万人にも達する。来館者への基本サービスとしての受付業務が重要であるが、その全てを人手によって対応することは、限られた予算、人件費の制約から不可能である。来館者の道案内を本物品によって自動的に行い、来館者へのサービス向上並びに業務の効率化を図るものである。

 

内容は想像ですが、組織の目的と、今回購入しようとする物品の使用目的、導入することで得られる効果を簡潔に記載します。なんのために購入するのか、をわかりやすく記載するわけです。使用目的がわかりづらいと、必要理由全体がぼやけてしまいます。

 

研究用の機器であれば、研究目的と購入物品の使用方法(必要理由)などを簡潔に記載します。

 

当研究室では、〇〇の解明を目的とした〇〇の研究を行っている。この研究では〇〇を抽出・解析・分析するために〇〇システムが必須である。

 

必要とする条件、性能等

 

本物品は、平成25年度に設置した「来館者案内システム」の一部機種更新と増設を行うものであり、必要とする条件・性能は次のとおりである。

 

(1)OSは Windows 10 で、平成25年度に設置した既存システムと接続することが可能であり、かつ既存案内システムソフトと互換性を有し、連携した動作が可能であること。

 

(2)機種更新の部分については、来館者が操作に迷わないよう、同一のデザインで同一の操作方法が必須であるため、PC本体、ディスプレイ、操作キーボードが、既存システムと同じように操作が可能であること。

 

(3)操作エラーや不具合の際には、2営業日以内の迅速なアフターサービスが可能で、修理に対応可能な専門技術者を有していること。

 

「必要とする条件、性能等」の項目は、機種を指定するのではなく、純粋に必要な条件や性能を列挙して記載します。官公庁側が求める内容です。

 

なぜ、その性能が必要になるのか、その理由も併せて簡潔に記載します。必要とする性能の項目で、メーカー名や機種名を記述してしまうと、最初から特定メーカーを選定していることになります。選定の経緯が不明な理由書になってしまいます。最初から特定メーカーの機種を指定するような、意味不明な理由書とならないよう記述します。

 

また、カタログの性能(仕様)を羅列してしまうと、必要理由があいまいになり、選定する際の検討が不十分な理由書になってしまいます。何が必要なのか、わからなくなります。必要とする性能は3~5つ程度で十分です。選定のポイントとなる性能や条件を、第三者が理解しやすいように、なるべく専門用語は避けます。専門家しか理解できないようでは、わかりやすい理由書ではありません。

 

選定理由書は、対外的な説明責任のために作成する書類です。誰が見ても理解できる、納得できる内容にします。

 

選定理由

最後に、必要とする条件、性能等に合致する物品を調査して比較検討し、最終的に、この物品しか該当品はないという記述になります。

 

上記に掲げた必要とする条件、性能等について、(別紙比較表により)検討した結果、A社製の〇〇型のパソコンのみが適合しており選定した。

 

別紙として作成する比較表は、必要とする条件や性能を左欄に列挙し、A社、B社、C社など3社程度の機種を並べて比較します。比較した結果を〇Ⅹなどで判定し、そのⅩ理由も簡単に記載します。

スポンサーリンク

業者選定理由書の書き方

 

業者選定理由書は、機種選定理由書とは別に作成します。

 

機種選定したA社製〇〇型のパソコンによる来館者案内システムのソフトウェアは、A社が独自に開発し、特許権を独占的に保有している。他の会社が本ソフトウェアを開発・使用することは不可能であり、唯一の契約の相手方である。

よって、A社と会計法第29条の3第4項、予算決算及び会計令第102条の4第3項に基づく随意契約を締結するものである。

 

そして、ソフトウェアの特許権をA社が独占的に保有しており、他の販売店などへは使用権を許可していないことを示すA社の証明書などを添付します。(特許を保有している場合には、販売会社から資料を提出してもらいます。)

 

機種選定理由書は、その物品を使用(管理)する部署(あるいは要望する部署)が作成し、業者選定理由書は契約担当部署で作成します。通常は、別々の文書になります。

スポンサーリンク

選定理由書が必要になるケース

競争性のある随意契約(少額随意契約)でも、特定の機種を指定するときは機種選定理由書が必要です。見積もり合わせを行うなら、業者を特定していないので業者選定理由書は不要です。

 

随意契約に必要な理由書を簡単にまとめると次のとおりです。

 

機種選定理由書が必要になるケース

◯機種を指定した少額随意契約(見積もり合わせ)

◯競争性のない随意契約

 

業者選定理由書が必要になるケース

◯競争性のない随意契約

理由書が必要になる随意契約を理解しておくことが大切です。

基本的に、競争できない(ライバルがいない)ときに理由書が必要になります。

コメント