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随意契約

競争性がない随意契約、選定理由書の書き方を具体例で解説

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国立競技場
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「競争性がない随意契約」は、契約方式の例外になるため理由書が必要になります。根拠法令や随意契約理由書の書き方をわかりやすく解説します。随意契約理由書は、機種選定理由書と業者選定理由書にわかれます。それぞれの随意契約理由書の具体例です。

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「競争性がない随意契約」の根拠法令

 

最初に、根拠法令から確認します。国の場合は、会計法と予算決算及び会計令です。

会計法 第二十九条の三 第四項

契約の性質又は目的が競争を許さない場合、緊急の必要により競争に付することができない場合及び競争に付することが不利と認められる場合においては、政令の定めるところにより、随意契約によるものとする。

政令とは、予算決算及び会計令(予決令、よけつれい)を指します。

 

予算決算及び会計令

第百二条の四  各省各庁の長は、契約担当官等が指名競争に付し又は随意契約によろうとする場合においては、あらかじめ、財務大臣に協議しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

三  契約の性質若しくは目的が競争を許さない場合又は緊急の必要により競争に付することができない場合において、随意契約によろうとするとき。

 

この予算決算及び会計令第百二条の四第三号が、「競争性がない随意契約」の根拠法令です。地方自治体の根拠法令も確認しましょう。

地方自治法施行令

第百六十七条の二 第一項

二 不動産の買入れ又は借入れ、普通地方公共団体が必要とする物品の製造、修理、加工又は納入に使用させるため必要な物品の売払いその他の契約でその性質又は目的が競争入札に適しないものをするとき。

つまり、「競争性がない随意契約」の国と地方自治体の根拠法令は、次のとおりです。

 

競争性がない随意契約の根拠法令

国の場合

会計法 第二十九条の三 第四項、予算決算及び会計令 第百二条の四 第三号

 

地方自治体の場合

地方自治法 第二百三十四条 第二項、地方自治法施行令 第百六十七条の二 第一項 第二号

 

国と地方自治体の条文の違いを見ると、会計法の「許さない」方が強い否定を意味してます。地方自治体の方が「適しない」という表現で広く適用できる規定です。

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随意契約理由書の種類、機種選定と業者選定

 

随意契約理由書は、官公庁によって様々な呼び方があります。特命随意契約理由書、特命理由書、業者選定理由書、機種選定理由書、選定理由書などです。書き方や様式は任意です。法令などで定めているわけではありません。組織によって書類の呼び方や書き方が変わります。

 

法令などで定めていないため、実務上は、過去の資料を基にして作成することになります。結果として、十人十色の随意契約理由書ができあがります。自由に作成することができるわけですが、契約方式の例外であることを説明する書面になるので、わかりやすい内容とするのがポイントです。多くの人が「ああ、なるほど!」と納得する理由が理想です。

 

随意契約理由書には2つの種類があります。機種選定理由書と業者選定理由書です。市販している製品を購入する契約では、機種をひとつに絞っても販売店が複数あれば競争性があります。機種選定理由書は、指定機種による競争入札でも必要になります。機種をひとつに絞った後に、販売店が1社に限定されれば「競争性がない随意契約」として業者選定理由書を作成することになります。

 

一方、購入契約ではなく、役務契約や製造契約などでは、機種選定という概念自体がないために、機種選定と業者選定という区分はせずに、随意契約理由書として作成します。契約内容によって理由書の種類も変わります。

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物品購入契約の随意契約理由書

 

物品を購入する売買契約を例に、随意契約理由書の書き方を解説します。競争性がない随意契約の場合なので、具体例として市販パソコンの一部を改造してある、特殊なパソコンを購入することを想定します。タッチパネルで簡単に施設内の見学順路を案内できるA社の製品で、製造販売していると仮定します。

 

市販品を購入する契約では、機種を選定した理由と、契約の相手方が一社に限定される業者選定理由の2つの書類を作成します。もし特定の機種に絞ったとしても、その製品を販売する代理店や小売店などが複数あれば競争入札や少額随意契約になります。ここがややこしいですが、次のように判断します。

 

機種をひとつに絞る・・・機種選定理由書が必要

 

販売店が1社のみで競争できない・・・業者選定理由書が必要

 

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機種選定理由書の書き方

 

機種選定理由書の記載項目は、次の3つです。

 

1.使用目的
2.必要とする条件、性能等
3.選定理由

 

それぞれを詳しく解説します。

 

使用目的

 

なぜ、この物品を購入する必要があるのか、使用目的(購入目的)を記載します。今回の例では、来館者への施設内の案内が目的ですので、次のように記載します。

 

 本資料館は、科学的資料を基に自然科学の歴史を一般公開しており、1日の来館者数は平均して平日で8千人、土日では2万人にも達する。来館者への基本サービスとしての受付業務が重要であるが、その全てを人手によって対応することは、限られた予算、人件費の制約から不可能である。来館者への案内を本物品によって自動的に行い、来館者へのサービス向上並びに業務の効率化を図るものである。

 

ひとつの例ですが、組織の目的と、今回購入しようとする物品の使用目的、導入することで得られる効果を簡潔に記載します。「なんのために購入するのか」をわかりやすく説明するわけです。使用目的がわかりづらいと、必要理由全体がぼやけてしまいます。

 

研究用の機器であれば、研究目的と購入物品の使用方法(必要理由)などを簡潔に記載します。

 

当研究室では、〇〇の解明を目的とした〇〇の研究を行っている。この研究では〇〇を抽出・解析・分析するために〇〇システムが必須である。

 

必要とする条件、性能等

 

「必要とする条件、性能等」の項目は、指定した機種の性能を羅列するのではなく、機種を選んだポイントを3~5つ程度記載します。官公庁側が求める最少限の条件になります。

 

また、「なぜ、その性能が必要なのか」、その理由も併せて簡潔に記載します。ここの項目で、メーカー名や機種名を記述してしまうと、最初から特定メーカーを選定してしまっていることになります。十分に検討していないと判断され、選定の経緯が曖昧な理由書になってしまいます。メーカー名や機種名を記載するのは、最後の「選定理由」の欄です。ここで記述してしまうと、最初から特定メーカーの機種を想定して作成した意味不明な理由書となってしまいます。

 

また、カタログの性能を羅列してしまうと、必要理由があいまいになってしまいます。例えば、ノートパソコンを購入するのに、「本体の重量2.8kg以下」などと記載してしまうと、「なぜ重量が条件に必要なのか、ほんとに十分に検討しているのか」と疑われてしまうことになります。余計な条件を記載してしまうと、ほんとに必要なのは何かわからなくなります。必要とする性能は、3~5つ程度で十分です。選定のポイントとなる性能や条件を、第三者が理解しやすいように、なるべく専門用語は避けて書きます。専門家しか理解できないような内容では、わかりやすい理由書ではありません。

 

選定理由書は、対外的な説明責任のために作成する書類です。誰が見ても理解できる、納得できるように書きます。

 

本物品は、令和元年度に設置した「来館者案内システム」の一部機種更新と増設を行うものであり、必要とする条件・性能は次のとおりである。

 

(1)OSは Windows 10 で、既存システムと接続することが可能であり、かつ既存案内システムソフトと互換性を有し、連携した動作が可能であること。

 

(2)来館者が操作に迷わないよう、既存システムと同一のデザインで、同一の操作方法が必須である。PC本体、ディスプレイ、操作パネルが、既存システムと同じように操作が可能であること。

 

(3)操作エラーや不具合の際には、2営業日以内の迅速なアフターサービスが可能で、修理に対応可能な専門技術者を有していること。

 

選定理由

 

最後に、「必要とする条件、性能等」に合致する物品を調査して比較検討し、最終的に、「この物品しか該当品はない」という記述になります。

 

上記に掲げた必要とする条件、性能等について、(別紙比較表により)検討した結果、A社製の〇〇型のパソコンのみが適合しており選定した。

 

別紙として作成する比較表は、「必要とする条件、性能等」を左欄に列挙し、A社、B社、C社など3社程度の機種を並べて比較します。比較した結果を〇Ⅹなどで判定し、そのⅩ理由も簡単に記載します。

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業者選定理由書の書き方

 

物品を購入する売買契約では、機種選定理由書とは別に業者選定理由書を作成します。

 

 機種選定したA社製〇〇型のパソコンによる来館者案内システムのソフトウェアは、A社が独自に開発し、著作権並びに特許権を独占的に保有している。他の会社が本ソフトウェアを開発・使用することは不可能であり、唯一の契約の相手方である。

 

よって、A社と会計法第29条の3第4項、予算決算及び会計令第102条の4第3項に基づく随意契約を締結するものである。

 

そして、ソフトウェアの著作権や特許権をA社が独占的に保有しており、他の販売店などへは使用権を許可していないことを示すA社の証明書などを添付します。(特許を保有している場合には、特許公報などの資料を提出してもらいます。)

 

組織によって異なりますが、機種選定理由書は、その物品を使用する係が作成し、業者選定理由書は契約担当係で作成します。そのため通常は、機種選定理由書と業者選定理由書は、別々の文書になります。

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選定理由書が必要になるケース

 

競争性がある随意契約(少額随意契約)でも、特定の機種を指定するときは機種選定理由書が必要になることがあります。「見積もり合わせ」を行うなら、業者を特定していないので業者選定理由書は不要です。

 

随意契約に必要な理由書を簡単にまとめると次のとおりです。

 

随意契約に必要な理由書

 

機種選定理由書が必要になるケース

◯機種を指定した少額随意契約(見積もり合わせ)

◯競争性がない随意契約

 

業者選定理由書が必要になるケース

◯競争性がない随意契約

 

機種選定と業者選定をひとつにした随意契約理由書が必要になるケースもあります。主に役務契約や製造契約で、契約内容が特殊で一社しか対応できない場合です。かなり稀なケースになります。どの理由書が必要になるのか、最初に把握することが大切です。基本的に、競争できない(ライバルがいない)ときに理由書が必要になります。

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