どう作成したら良いの?これが「随意契約理由書」の具体例

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随意契約
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「随意契約理由書」作成方法についての解説です。官公庁の契約方式は、一般競争入札が原則です。例外として随意契約が認められています。国と地方公共団体、それぞれの根拠法令、「随意契約理由書」の作成方法を、わかりやすいよう具体例で解説します。

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随意契約の「根拠法令」

 

最初に、根拠法令を確認します。今回は「競争性のない随意契約」を解説します。

 

国や地方自治体、独立行政法人などの官公庁の契約手続きは、一般競争契約(一般競争入札)が原則です。しかし、入札を行うことができない場合などがあります。

 

「入札」という契約方式の原則は、国では会計法、地方公共団体は地方自治法で定めています。

会計法

第二十九条の三  契約担当官及び支出負担行為担当官(以下「契約担当官等」という。)は、売買、貸借、請負その他の契約を締結する場合においては、第三項及び第四項に規定する場合を除き、公告して申込みをさせることにより競争に付さなければならない。

この条文が、「競争契約(入札)が原則」という根拠法令です。

 

地方公共団体は、地方自治法です。

地方自治法

第二百三十四条 売買、貸借、請負その他の契約は、一般競争入札、指名競争入札、随意契約又はせり売りの方法により締結するものとする。

2 前項の指名競争入札、随意契約又はせり売りは、政令で定める場合に該当するときに限り、これによることができる。

 

つまり次の条文が、「競争契約(入札)が原則」という根拠法令です。契約方式の原則です。

国は、会計法 第二十九条の三 第一項

地方公共団体は、地方自治法 第二百三十四条 第二項

 

次に「競争性のない随意契約」の根拠法令を確認します。

国の場合は、会計法です。

会計法 第二十九条の三 第四項

契約の性質又は目的が競争を許さない場合、緊急の必要により競争に付することができない場合及び競争に付することが不利と認められる場合においては、政令の定めるところにより、随意契約によるものとする。

 

政令とは、予算決算及び会計令(予決令、よけつれい)を指します。

 

予算決算及び会計令

第百二条の四  各省各庁の長は、契約担当官等が指名競争に付し又は随意契約によろうとする場合においては、あらかじめ、財務大臣に協議しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

三  契約の性質若しくは目的が競争を許さない場合又は緊急の必要により競争に付することができない場合において、随意契約によろうとするとき。

 

この予算決算及び会計令第百二条の四第三号が、「競争できない場合」に随意契約とする根拠です。

「競争性のない随意契約」の根拠法令は、次のとおりです。

「会計法第二十九条の三 第四項、予算決算及び会計令第百二条の四 第三号に基づく随意契約」

 

地方公共団体の根拠法令も確認しましょう。

地方自治法施行令

第百六十七条の二 第一項

二 不動産の買入れ又は借入れ、普通地方公共団体が必要とする物品の製造、修理、加工又は納入に使用させるため必要な物品の売払いその他の契約でその性質又は目的が競争入札に適しないものをするとき。

 

つまり「競争性のない随意契約」の根拠法令は、次のとおりです。

国  会計法第二十九条の三第四項、予算決算及び会計令第百二条の四第三号

地方公共団体 地方自治法第二百三十四条第二項、地方自治法施行令第百六十七条の二第一項

国と地方公共団体の条文の違いは、国の方は「競争を許さない場合」とあり、地方公共団体は「競争入札に適しないもの」とあります。「許さない」方が強い否定を意味してます。

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「随意契約理由書」とは

では、いよいよ「随意契約理由書」の書き方について解説します。

 

「随意契約理由書」と言っても、官公庁によって、様々な呼び方があります。特命随意契約理由書、特命理由書、業者選定理由書、機種選定理由書、選定理由書などです。いずれも会計法令で様式が定められているわけではありません。

 

そこで実務上は、過去の資料を基に作成することになります。結果として十人十色の随意契約理由書ができあがります。様式は特にないので、わかりやすく内容を記載すれば良いのです。

 

いろいろな書き方で全く問題はないのですが、最低限記載しなくてはならない項目があります。

 

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「選定理由書」の作成方法

 

物品の売買契約を例に、選定理由書の作成方法を説明します。

 

「競争性のない随意契約」なので、例として市販パソコンの一部を改造してある「特殊なパソコン」を購入することを想定します。タッチパネルで道案内をするA社の特許製品で、独占販売していると仮定します。

 

市販品をベースとする売買契約では、「機種を選定する理由」と、機種を選定した結果、取引業者が一社に限定されるなどの「業者を選定する理由」を分けて記載します。これは、機種を特定メーカーに選定したとしても、その販売店(代理店や小売店など)が複数あれば入札になるからです。「機種選定理由書」と「業者選定理由書」の書き方を説明します。

 

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「機種選定理由書」の書き方

 

記載する内容は次の3項目です。

 

1.使用目的
2.必要とする条件、性能等
3.選定理由

 

では、くわしく解説します。

使用目的

最初に、「なぜ、この物品を購入する必要があるのか」使用目的(購入目的)を記載します。今回の例では、来客の道案内が目的ですので、次のように記載します。

 

本資料館は、自然科学の歴史を科学的資料を基に一般公開しており、1日の来館者数は平均して平日で8千人、土日では2万人にも達する。来館者への基本サービスとしての受付業務が重要であるが、その全てを人手によって対応することは、限られた予算、人件費の制約から不可能である。来館者の道案内を本物品によって自動的に行い、来館者へのサービス向上並びに業務の効率化を図るものである。

 

内容は想像ですが、組織の目的と、今回購入しようとする物品の使用目的得ようとする効果を簡潔に記載します。わかりやすく表現することが大切です。

 

研究用の機器であれば、研究目的と購入物品の使用方法(必要理由)などを簡潔に記載します。

 

当研究室では、○○の解明を目的とした○○の研究を行っている。この研究では○○を抽出・解析・分析するために○○システムが必須である。

 

必要とする条件、性能等

 

本物品は、平成15年度に設置した「来館者案内システム」の一部機種更新と増設を行うものであり、必要とする条件・性能は次のとおりである。

 

(1)OSはWindows10で、平成15年度に設置した既存システムと接続することが可能であり、かつ既存案内システムソフトと互換性を有し、連携した動作が可能であること。

 

(2)機種更新の部分については、来館者が操作に迷わないよう、同一のデザインで同一の操作方法が必須であるため、PC本体、ディスプレイ、操作キーボードが、既存システムと同じように操作が可能であること。

 

(3)操作エラーや不具合の際には、2営業日以内の迅速なアフターサービスが可能で、修理に対応可能な専門技術者を有していること。

 

この項目は、機種を指定するのではなく、純粋に「必要な条件や性能」を列挙して記載します。

 

必要な性能は、「なぜ、その性能が必要なのか」、その理由も併せて簡潔に記載します。この項目で、メーカー名や機種名を記述してしまうと、最初から特定メーカーを選定していることになり、選定の経緯が本末転倒(商品ありき)になってしまいます。注意してください。

 

何も検討せずに、最初から特定メーカーの機種を指定したような「意味不明な理由書」とならないよう記述します。

 

また、カタログの仕様を羅列するような記載方法は、必要理由が「あいまい」になり、検討が十分でない理由書になってしまいます。「何が必要なのか」わからなくなります。必要とする性能は3~5つ程度です。選定するポイントとなる部分(性能や条件)を、第三者が理解しやすいように、なるべく専門用語を避けて記述します。専門家しか理解できないような理由書は、そもそも理由書になりません。

 

「選定理由書」は、対外的な説明責任のために作成するものです。誰が見ても理解できる、納得できる内容にします。

選定理由

最後に、「必要とする条件、性能等」に合致する物品を調査して検討し、最終的に「これしかない」という記述になります。

 

上記に掲げた必要とする条件、性能等について、(別紙比較表により)検討した結果、A社製の○○型のパソコンのみが適合しており選定した。

 

別紙として作成する「比較表」は、必要とする条件や性能を左欄に列挙し、A社、B社、C社など3社程度の機種を比較します。比較した結果を○×などで判定し、その×理由も簡単に記載します。

 

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「業者選定理由書」の書き方

 

業者選定理由書は、機種選定理由書とは別に作成し、次のように記述します。

 

機種選定したA社製の○○型のパソコンによる来館者案内システムのソフトウェアは、A社が独自に開発し、専用実施権による特許権を独占的に保有している。他の会社が本ソフトウェアを開発・使用することは不可能であり、唯一の契約の相手方である。

よって、A社と会計法第29条の3第4項、予算決算及び会計令第102条の4第3項に基づく随意契約を締結するものである。

 

そして、ソフトウェアの特許権をA社が独占的に保有しており、他の販売店などへは使用権を許可していないことを示す証明書などを添付します。(特許を保有している場合には販売会社から資料を提出してもらいます。)

 

通常、「機種選定理由書」は、その物品を使用(管理)する部署(あるいは要望する部署)の責任者が作成し、「業者選定理由書」は契約担当部署の責任者が作成します。別々の文書になります。


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