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随意契約

見積もり合わせが省略できる基準額、見積書は1社のみで良いか?

見積もり合わせしている場面 随意契約
見積もり合わせしている場面
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事務簡素化と業務の効率化を考えれば、「見積もり合わせ」も省略したいものです。2か月もかかる競争入札手続きほどではありませんが、見積もり合わせでも3週間くらい必要です。すぐに契約したいときには、見積もり合わせでさえ遅くて困るのです。見積書は1社で問題ないか解説します。

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官公庁の契約方式

 

官公庁が、契約の相手方を選ぶ手続きを「契約方式」といいます。契約方式は、一般競争入札を原則として、例外的に指名競争入札、随意契約があります。会計法令で契約方式が定められているので、公平・公正に契約の相手方を決定しなければなりません。(国の場合は、会計法 第二十九条の三、地方自治体は地方自治法 第二百三十四条です。)

 

会計法

第二十九条の三  (略)「契約担当官等」は、売買、貸借、請負その他の契約を締結する場合においては、第三項(指名競争入札)及び第四項(随意契約)に規定する場合を除き、公告して申込みをさせることにより競争(一般競争入札)に付さなければならない。

 

地方自治法

第二百三十四条 売買、貸借、請負その他の契約は、一般競争入札、指名競争入札、随意契約又はせり売りの方法により締結するものとする。

 

会計法令を守らなければ、官製談合や業者との癒着、贈収賄事件などが発生してしまいます。特定の企業から賄賂を受け取り、不当な金額で随意契約を繰り返すことができてしまうのです。国民の貴重な税金を、特定の企業へ流すことができてしまいます。希望する誰もが競争に参加できる公平性、最安値の入札をした者が契約を締結できる、法令に基づく公正さ、透明性が重要です。

 

 みんなの税金を使うわけですから、みんなから疑われないように行動しなければなりません。官公庁や公的組織の鉄則です。

 

契約方式は、大きく分類すると「競争入札」と「随意契約」になります。そして、さらに次のように区分できます。

 

官公庁の契約方式一覧

 

競争入札

一般競争入札・・誰でも参加できる入札

指名競争入札・・官公庁側が指名した企業のみが参加できる入札

 

随意契約

少額随意契約・・「見積もり合わせ」で相手方を決定

競争性のない随意契約・・契約の相手方が1者に限定される場合

緊急随意契約・・自然災害などから人命や財産を守るために緊急に締結する契約

秘密随意契約・・外交機密、防衛、警察などの内容を公開できない契約

 

 

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少額随意契約の根拠法令

 

上記の随意契約のうち、「見積もり合わせ」で契約の相手方を選ぶ「少額随意契約」について解説します。

 

少額随意契約は、事務簡素化と業務効率化を目的として、見積もり合わせによって契約の相手方を決定します。根拠法令は次のとおりです。(国は予算決算及び会計令、地方自治体は地方自治法施行令です。)

 

少額随意契約の根拠法令

 

予算決算及び会計令(国)

第九十九条 (略)随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。

(略)
二 予定価格が二百五十万円を超えない工事又は製造をさせるとき。
三 予定価格が百六十万円を超えない財産を買い入れるとき。
(略)

 

 

地方自治法施行令(地方自治体)

第百六十七条の二 第一項

(略)随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。

一 売買、貸借、請負その他の契約でその予定価格(略)が別表第五上欄に掲げる契約の種類に応じ同表下欄に定める額の範囲内において普通地方公共団体の規則で定める額を超えないものをするとき。

 

別表第五

工事又は製造の請負
都道府県及び指定都市  二百五十万円
市町村(略)  百三十万円

財産の買入れ
都道府県及び指定都市  百六十万円
市町村  八十万円

工事契約や製造契約であれば250万円(市町村は130万円)以内、物品購入契約であれば160万円(市町村は80万円)以内の場合に随意契約を認めています。国と都道府県の金額に対して市町村の金額は半分になっています。(ここも注意しておいてください。)

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「見積もり合わせ」とは

 

少額随意契約は、入札手続きを省略し、複数の見積書を比較することで契約の相手方を決定できます。この複数の見積書を取り寄せて比較検討することを「見積もり合わせ」といいます。漢字で表現するときは送り仮名で迷います。あまり実益のないことですが、「見積合わせ」、「見積り合せ」、「見積合せ」は、いずれも同じ意味です。

 

また「あいみつ・・相見積、合見積」ということもありますが、厳密には正しくありません。相見積は、複数の見積書を揃えることだけを意味し、見積書を取り寄せる方法を間違えると、違法になる場合があります。見積書を比較するのは「見積もり合わせ」が正しい表現です。

 

一般競争入札は、契約を締結するまでに2か月以上必要です。一千万円を超える大きな契約になれば国際入札に該当してしまい、契約締結までに半年以上かかることもあります。書類を作成したり、市場価格を調べたりするのは、とても時間がかかります。自分ひとりで書類を作れるなら1週間もかかりませんが、いろいろな企業を調べたり、営業担当者へ書類を依頼して提出してもらわないと、正確な内容で作れないのです。特に、競争性を確保するための仕様書作成には時間がかかります。

 

一方、見積もり合わせなら2週間程度で契約を締結することができます。しかし3社の見積書を比較するだけなので、入札に比べて競争性は弱くなります。契約金額についても、一般競争入札に比べて高くなることもあります。ライバル企業が多いほど競争意識が働き、値引率が大きくなります。つまり少額随意契約には、契約金額が高くなるデメリットがあります。(すべての随意契約が高くなるわけではありません。場合によっては入札より安くなることもあります。)

 

「安く買う」という経済性のみを考えれば、契約金額の小さなものまで、すべての契約を一般競争入札とした方が良いわけです。しかし現実的には人手が足りず不可能です。(仮にすべての契約を一般競争入札とするのであれば、契約担当職員数を20倍くらいに増員しなければなりません。)そのため事務簡素化・業務効率化を目的にした「見積もり合わせ」が法令で認められているわけです。

 

見積もり合わせは、あらかじめ3社を選んで見積書の提出を依頼します。提出された見積金額を比較して契約の相手方を決定します。

 

見積書を依頼する前には仕様書を作成します。見積金額は契約内容によって変わります。例えば物品購入契約であれば、本体の他に付属品やオプション類、納入期限や設置場所、設置方法などがわからないと見積金額が算出できません。契約の内容を仕様書に記載して、前提条件を明確にしなければならないのです。

 

仕様書を作成せずに、口頭だけで見積書を依頼してしまうと、必要な部分を言い忘れたり、余計なことまで含めてしまうことがあります。契約内容が変わってしまえば、見積金額を比較することができなくなります。比較するための前提条件を同じにするには、仕様書の作成が必須になるわけです。

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「見積もり合わせ」に必要な仕様書

 

仕様書の作成自体は(何も起こらなければ)簡単です。見積もり合わせ用の仕様書は、半日あれば十分作成可能です。簡単な内容なら1時間で仕様書を作成できるでしょう。

 

民間企業側は、官公庁側から示された仕様書に基づいて見積金額を積算します。当然ながら自社に有利な仕様が望ましいわけです。それぞれの企業によって得意分野が異なります。

 

そこで(稀ですが)、仕様書に対して要望を受けることがあります。民間企業側としては自社に有利な、値引率の高い同等品などの仕様を望みたいわけです。仕様変更の要望があると、かなり大変な作業になってしまいます。要望を取り入れることで、逆に他社が不利にならないか調査が必要になってくるのです。調査せずに仕様を変更すると、最悪の場合、自社に不利な仕様変更だとクレームが入ることになります。変更を認めない場合にも、明確な説明が必要になります。そして、もし要望を取り入れるのであれば、見積もり合わせをやり直すことになります。

 

見積書を提出してもらうには、提出期限を設定して依頼します。2週間以上の提出期限が一般的ですが、仕様変更を認めるなら、見積もりをやり直すため、さらに2週間必要になってしまいます。そうなると1か月くらい見積もり合わせを行うことになってしまうのです。

 

長期間の手続きであれば、競争入札と同じくらい大変な手続きになってしまいます。仕様書の作成は、本来、それほどむずかしくないのですが、要望やクレームなどが入ると、時々厄介な手続きになってしまうのです。そのため契約担当者としては、できるなら見積もり合わせも省略したいわけです。

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「見積もり合わせ」の根拠法令

 

見積もり合わせの根拠法令は次の通りです。

 

見積もり合わせの根拠法令(国の場合)

 

予算決算及び会計令

第九十九条の六 契約担当官等は、随意契約によろうとするときは、なるべく二人以上の者から見積書を徴さなければならない。

地方自治体は、それぞれで同様の内容を定めています。参考に東京都と大阪府の根拠法令です。

 

東京都契約事務規則

第三十四条 契約担当者等は、随意契約によろうとするときは、契約条項その他見積りに必要な事項を示して、なるべく二人以上の者から見積書を徴さなければならない。

大阪府財務規則

第六十二条 契約担当者は、随意契約によろうとするときは、なるべく二人以上の者から見積書(略)を徴さなければならない。

 

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「見積もり合わせ」は1社のみで良いか

 

見積もり合わせは、2社以上の見積書を比較して契約の相手方を決定します。一般的には3社の見積書を比較します。会計法令では「・・なるべく二人以上・・」とあるので、2社だけでも法令違反ではありませんが、必ず「見積書の比較が不十分」と指摘されます。可能な限り3社の見積書を比較しましょう。

 

「・・なるべく・・」と定めている理由は、法令価格などの場合は比較しても意味がないからです。例えば、郵便切手の値段は比較しても意味がありません。比較できない法令価格などがあるからです。

 

では、1社だけの見積もり合わせも可能でしょうか?

 

当たり前の話になりますが、1社のみでは見積もり合わせになりません。見積もり合わせは、複数の見積金額を比較するものです。1社のみの見積もり合わせという状態自体が存在しません。1社のみであれば、見積もり合わせをしてない(比較してない)ことになります。

 

一般競争入札と比較すれば、見積もり合わせは簡単な手続きですが、それでも仕様書の作成や待ち時間などで意外と大変です。契約担当者としては、見積もり合わせを省略して、最初から信頼できる民間企業へ発注できないものかと思うのです。

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「見積もり合わせ」を省略できる場合

 

少額随意契約では、見積もり合わせによって契約の相手方を決定します。しかし見積もり合わせを実施する場合でも、2週間程度の手続き期間が必要になります。事務簡素化・業務の効率化を考えれば、見積もり合わせも省略したいのです。

 

見積もり合わせを省略できる基準は、各組織によって様々です。内部規則で、一定金額以下の契約は、見積もり合わせを省略できると定めている場合もあります。基準を定めずに、可能な限り見積もり合わせを行うとしている組織も多いです。ただ見積もり合わせを省略できる基準がないと、とてもやりづらいです。入札などの重要な契約へ労力を振り向けられません。重要な契約のミスが多発することになります。

 

適正な契約手続きを確保するためにも、見積もり合わせを省略できる基準額を設定すべきです。

見積もり合わせを省略する場合の「基準額の考え方」は次のとおりです。

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100万円以下の見積もり合わせを省略する場合

 

古い運用通知ですが、昭和44年(1969年)の大蔵省(現在の財務省)通知を基準とする考え方です。参考に通知を掲載します。

随意契約による場合の予定価格等について
(昭和44年12月17日蔵計第4438号 大蔵省主計局長から各省各庁会計課長・各財務局長あて)

 

随意契約による場合の予定価格の取扱いについては、昭和二五年七月五日付計発第四九二号「随意契約よる予定価格について」(大蔵省主計局長通達)によって運用されているところであるが、今回、左記のとおり同通達の内容を整備するとともに、あわせて随意契約による場合の見積書の徴取について取扱いを定めることとしたので通知する。
なお、「随意契約よる予定価格について」(前記通達)は、廃止する。

 

 

1 次に掲げる随意契約については、予定価格調書その他の書面による予定価格の積算を省略し、又は見積書の徴取を省略してさしつかえないこととする。

 

(1)法令に基づいて取引価格(料金)が定められていることその他特別の事由があることにより、特定の取引価格(料金)によらなければ契約をすることが不可能又は著しく困難であると認められるものに係る随意契約

 

(2)予定価格が100万円をこえない随意契約で、各省各庁における契約事務の実情を勘案し、各省各庁の長において契約担当官が予定価格調書その他の書面による予定価格の積算を省略し、文は見積書の徴取を省略しても支障がないと認めるもの

 

2 上記1により処理することとした場合においても、次に掲げる措置を講じ契約事務の適正化を図るものとする。

 

(1)契約担当官等は、予定価格調書その他の書面による予定価格の積算を省略することとした場合においても、必要に応じ、補助職員をしてあらかじめ書面による予定価格の積算を行わせ、その積算資料を当該契約に係る決議書に添付させるよう措置するものとする。

 

(2)契約担当官等は、見積書の徴取を省略することとした場合においても、必要に応じ、補助職員をして口頭照会による見積り合せ、又は市場価格調査等を行わせ、その結果を記載した資料を当該契約に係る決議書に添付させるよう措置するものとする。

 

この運用通知では、100万円以下の随意契約は見積書を省略できると通知しています。各組織の実情に応じて基準額を定めることとしています。100万円を上限として、各組織で見積もり合わせを省略する基準額を定めることとしたわけです。

 

「・・契約事務の実情を勘案・・」と記載してあるように、過度な事務負担を避けるという意味が含まれています。組織ごとの契約担当者の配置人員数などに基づいて基準額を設定すべきです。極端な例かもしれませんが、契約担当係員が1名、担当係長が1名のような組織であれば、100万円以下は見積書を1社のみとすべきです。WEB上などで価格を比較した資料を保存しておけば十分でしょう。

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50万円以下の見積もり合わせを省略する場合

 

物品管理法では、50万円以上の機械及び器具を「重要物品」としています。この考え方を基にして基準額を設定する方法です。ただ物品管理法では物品の取得価格です。厳密にいえば契約金額とは異なります。重要物品の基準額は、1965(昭和40)年の古い通知です。該当部分を抜粋します。

 

物品管理法等の実施について(昭和40年4月1日 蔵計第771号)抜粋

大蔵大臣から各省各庁の長あて

3 物品管理法施行令第四十三条第一項に規定する「機械及び器具のうち財務大臣が指定するもの」について

令第四十三条第一項に規定する「機械及び器具のうち財務大臣が指定するもの」は、取得価格(取得価格がない場合又は取得価格が明らかでない場合は、見積価格)が五十万円(略)以上の機械 及び器具とする。

 

「令」は、次の物品管理法施行令です。

 

物品管理法施行令

第四十三条 法第三十七条に規定する政令で定める物品は、機械、器具及び美術品のうち財務大臣が指定するものとする。

 

「法」は、上位の物品管理法です。

 

物品管理法

第三十七条 各省各庁の長は、国が所有する物品のうち重要なものとして政令で定めるものにつき、毎会計年度間における増減及び毎会計年度末における現在額の報告書を作成し、翌年度の七月三十一日までに、財務大臣に送付しなければならない。

財産を管理する基準として50万円を重要と位置付けているので、同じように50万円未満は見積もり合わせを省略するという考え方です。請書の省略も同様に考えることができます。

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「特に軽微な契約」を基準として見積もり合わせを省略する場合

 

契約事務取扱規則では、「特に軽微な契約」という規定があります。

 

契約事務取扱規則

第十五条 契約担当官等は、(略)契約書の作成を省略する場合においても、特に軽微な契約を除き、契約の適正な履行を確保するため請書その他これに準ずる書面を徴するものとする。

 

請書の徴取を省略できる基準として「特に軽微な契約」を設定しています。この規則に基づいて各省庁などで独自の基準額を設定しています。特に軽微な契約は、事務簡素化を目的にして書類を省略しています。同じように見積もり合わせを省略する基準にします。

 

北海道 苫前町
財務規則の運用についての基準

第68条(請書等の徴取)関係
1 「特に軽微な契約」とは、契約金額の総額が、20万円以下のものとする。

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なぜ一律に、見積もり合わせ省略の基準額を定めないのか

 

上述したように、見積もり合わせを省略するための基準額は様々です。一律に定められていません。各組織の実態に合わせて決めるのが理想です。組織の予算額、年間の契約件数・契約執行額、配置されている契約担当職員数、大規模契約の件数などの契約実務の負担を総合的に判断することになります。

 

事務簡素化の基本的な考え方は、「重要な契約手続きには、十分に労力をかける」ということです。一般競争入札などの重要な契約手続きに対して、厳格に会計法令を適用させるために、金額の小さい契約は簡略化するものです。重要な手続きに時間をかけるために事務簡素化が必要なのです。サボるために事務簡素化があるわけではありません。

 

官公庁の契約方式は、一般競争入札が原則です。競争入札の趣旨からすれば、できるだけ競争原理を導入して経済性を追求することが望ましいわけです。購入契約であれば安いものを購入する、売り払い契約であれば高く契約するのが理想です。そのため一律に見積もり合わせを省略できる基準額を設けずに、組織の実態に応じて、できるだけ競争原理を取り入れることを求めています。

 

しかし現実には、見積もり合わせでも2週間以上の手続きを必要とします。小さな契約まで全て見積もり合わせするには無理があります。例えば、わずか千円程度の金額差を確認するために、2週間もの期間を費やすとしたらどうでしょうか?費用対効果、業務の効率性という観点からしても問題です。

 

このように見積もり合わせを省略できる基準額は一定ではなく、組織によって異ならざるを得ないのです。

 

少額随意契約が適用できる上限金額さえ、上述したように都道府県の半分が市町村の基準額になっています。予算の規模によって基準額を変えているわけです。そして、その判断は時代によっても変わります。ただ契約担当者が悩まないよう、適正な契約手続きが可能となるように、見積もり合わせを省略できる内部規則を作っておく方が望ましいです。

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