初めての見積もり合わせ、新人や初心者でも簡単にできる手順

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契約手続き
2005年 グアム
この記事は約14分で読めます。

官公庁が実施する「見積もり合わせ」の解説です。初めて見積もり合わせを担当するときは、どのように手続きを進めるのか全くわかりません。実際に見積もり合わせを実施する方法を、わかりやくす解説します。見積書の依頼方法から、結果を通知する方法です。

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見積もり合わせの手順

 

見積もり合わせ(みつもり あわせ)は、官公庁が随意契約を締結するときに、契約の相手方を選ぶための手続きです。

 

見積もり合わせの大まかな流れ(手順)は次のとおりです。

 

見積もり合わせの手順

1.仕様書の作成
2.販売会社の調査
3.見積書の提出依頼
4.見積もり合わせ
5.結果通知

 

官公庁の会計実務では「なぜ、その手続きが必要か」を理解することが大切です。ルールに基づく事務手続きが求められます。根拠法令から解説します。

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見積もり合わせの根拠法令

 

少額な契約であれば、入札手続を省略し、見積もり合わせにより随意契約を締結することができます。通称、少額随意契約と呼ばれています。

 

少額随意契約が可能な範囲は、予決令(予算決算及び会計令)第九十九条で、契約の種類ごとに上限金額が定められています。金額は、消費税や取付費など全てを含んだ総額です。

 

予算決算及び会計令第九十九条の契約種類ごとの金額を簡単にまとめると次のとおりです。少額随意契約が可能な金額です。

少額随意契約が可能な範囲(国の場合は予決令第九十九条)

工事契約や製造契約 250万円以下(二号)

物品購入契約 160万円以下(三号)

役務契約 100万円以下(七号)

 

地方自治体は、地方自治法施行令 第百六十七条の二 別表第五で、都道府県や市区町村ごとに基準額が定められています。考え方は予決令と同じです。

 

上記の予決令は次のとおりです。

予算決算及び会計令(昭和二十二年勅令第百六十五号)

第九十九条 (略)随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。

二 予定価格が二百五十万円を超えない工事又は製造をさせるとき。

三 予定価格が百六十万円を超えない財産を買い入れるとき。

七 工事又は製造の請負、財産の売買及び物件の貸借以外の契約でその予定価格が百万円を超えないものをするとき。

 

「・を超えない」という表記は、「・以下」という意味です。

 

少額随意契約の根拠法令を確認しましたので、次になぜ見積もり合わせが必要か、その根拠法令を確認します。

 

予算決算及び会計令(国の場合)

第九十九条の六 契約担当官等は、随意契約によろうとするときは、なるべく二人以上の者から見積書を徴さなければならない。

 

地方自治体は、それぞれの規則で同じ内容を定めています。

 

官公庁が行なう契約手続きの原則は、不特定多数の者による一般競争入札です。随意契約は、原則に対する例外手続きです。

 

少額随意契約は、最初から2~3社のみを選定し、見積書の比較によって契約の相手方を決定します。契約実務担当者が事前に数社の会社を(契約の候補先として)選んでしまうものです。

 

少額随意契約を認めているのは、事務簡素化(業務の効率化)のためです。競争入札と随意契約を比較すると、事務手続きの負担が大きく異なります。随意契約なら3日程度で完了できる手続きが、競争入札を実施すると2ヶ月くらい必要になります。

 

事務簡素化の観点に加え、契約手続きの原則である価格競争の原理を取り入れたものが「見積もり合わせ」です。

 

では実際の見積もり合わせの方法を、くわしく説明します。

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仕様決定

 

例として、定価15万円のノートパソコンを7台購入する契約を想定します。合計105万円の契約予定金額です。(少額随意契約の根拠法令は、予決令第99条第1項第3号)

 

最初に仕様を決定します。仕様とは、発注者側が求める内容(必要とする性能)です。購入したいノートパソコンの性能・規格を決定し、販売会社へ見積書の提出を依頼するときに仕様が必要になります。仕様を作成する担当者を選び、カタログやインターネット上から資料を収集して、比較検討を行い仕様(機種)を決定します。

 

選定した経緯や、比較検討に使用した資料を基にして、機種選定理由書を作成します。なるべく複数の者(2~3名)で手分けして作業を行なうと、うっかりミスを防止でき、効率的な事務手続きになります。

 

選定機種

ノートパソコン DELL製 New XPS 13プラチナ

 

CPUにCorei7を搭載し、メモリが8GBという基準で選びました。

 

インターネット上で、おおよその市場価格(販売価格)を調べます。価格が1台当たり15万円であれば7台で105万円です。金額は、消費税込みの金額です。

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仕様書の作成

 

仕様(機種)が決定したら、次に仕様書を作成します。仕様書は、販売会社に対して見積書の提出を依頼するための書類です。機種の他に契約条件を記載します。

 

簡単な物品購入であればA4の紙1枚です。

仕様書

品名 ノートパソコン DELL製 New XPS 13 Windows10 Pro搭載

数量 7台

納入期限 平成28年11月30日(水)

納入場所
住所 東京都千代田区
◯◯省 ◯◯課 3階 会計係

納入・引渡し方法

上記の納入場所へ搬入・設置後、発注担当者による立会いのもとで既設LAN及び既設プリンターとの接続試験を行い、本物品の性能について検収確認後に引き渡しを行う。なお、接続に必要なケーブル類も本契約に含み供給者が負担するものとする。

保証等

(1)本物品の保証期間は、引き渡し後1年間とし、当該保証期間中に生じた故障等については、発注者の故意または過失による場合を除き、無償にて修理するものとする。

(2)故障時には速やかに担当者を派遣し、修理点検を迅速に行うこと。

(3)本仕様書に示す事項の他、疑義が生じた場合には発注者の指示に従うこと。

 

請求書の送付先
◯◯省 ◯◯課 3階 会計係

 

支払条件
検収確認後、適法な請求書を受理した日から30日以内に1回払いとする。

 

契約の細目(別に定めている場合)
◯◯省が定めた物品供給契約基準によるものとする。

 

本件担当
◯◯省 ◯◯課 会計係 ◯◯

電話03-0000-0000

 

仕様書が完成したら、見積もり合わせを実施する前に、決裁手続きを行います。

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見積もり合わせの実施伺い(決裁手続)

 

通常、見積もり合わせを実際した後に、すぐに契約手続きへ移行します。そのため見積もり合わせを実施する前に、内部の承認(契約伺い文書の決裁)を受けます。

 

ただし組織によっては、少額な契約手続きは、契約担当係長の口頭承認のみで見積もり合わせを実施し、決裁手続きを省略することもあります。事前決裁を省略した場合は、見積もり合わせを実施した後に、契約の相手方を選んだ段階で、契約締結伺いとして決裁を受けます。決裁を終えた後で正式に発注します。

 

事前に決裁するときの書類は、原義書(起案文書)へ、購入する物品の必要理由を記載して、仕様書と参考資料(インターネットで調べた資料、おおよその契約金額がわかる資料)を添付します。「見積もり合わせ実施伺い」として決裁を受けます。

 

一般的には事前に起案し、上司の承認が得られた後、見積もり合わせを実施します。

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見積書を依頼する会社を探す

 

見積書を依頼する販売会社は、多いほど良いです。しかし比例して書類手続きの手間が必要です。通常は 3社で見積もり合わせを行います。

 

販売会社を見つける方法は、まず日常的に取引のある会社へ、販売が可能か、電話で聞きます。取引のある会社は、見積もり合わせも、その後の契約締結に必要な提出書類も理解しています。見積もり合わせに関する詳細な説明を省略でき、契約担当者の負担も大幅に軽減できます。

 

ただし注意すべき点は、日常的な取引会社だからといって営業範囲外のことは依頼しないことです。ノートパソコンを全く取り扱ったことのない文房具販売会社へ依頼してしまうと、高額な契約になってしまうリスクがあります。

 

その他に販売会社を調べる方法は、インターネットで調べたり、官公庁の調達情報検索サイトを利用します。下記のサイトは入札参加資格を得ている会社の一覧が名簿として公開されています。資格を取得しているので、いずれも信頼できる会社です。

 

統一資格審査申請・調達情報検索サイト →「統一資格の有資格者を検索する」→「有資格者名簿閲覧」

統一資格審査申請・調達情報検索サイト|ホーム
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見積書の提出が可能か、電話で確認

 

販売会社を3社探したら、最初に電話をかけます。

 

はじめまして、私、◯◯省◯◯課の◯◯と申します。(相手方:お世話になっております)

 

私どもの方でノートパソコンの購入を計画していまして、御社ではノートパソコンを取り扱ってますでしょうか。

 

(いいえ、取り扱っていません との返答の場合には、丁重にお礼を言います。そうですか、すみませんでした、残念ですが、また別の機会に取引をお願いできればと思います。どうもありがとうございました。)

 

(はい、取り扱っています。との返答の場合)

 

それでは見積書の提出を無料でお願いできますでしょうか。

 

(はい、無料で提出できます。)

 

今回は、見積もり合わせという方式で、御社の他にも何社か声をかけさせて頂きまして、最も安い見積書を提出して頂いた会社と契約したいと考えています。

 

(わかりました、ぜひ、参加させてください。)

 

では見積もり合わせの案内をさせて頂きますので、連絡方法(電子メールあるいはFAX、担当者のお名前)を教えてもらえればと思います。

 

書類の送付方法と担当者名をメモし、最後に「お忙しいところありがとうございました」とお礼を言ってから電話を終えます。

 

同じように3社へ、見積書の提出が可能か、電話で事前確認します。(いきなりメールするのは失礼です。最初は電話が良いです。迷惑メールと間違われますし。)

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見積書の提出依頼文

 

見積もり依頼の送付先が確認できたら、次にメール(あるいはFAX)の文面を作成します。

 

◯◯株式会社
◯◯営業部
◯◯◯◯様

 

いつもお世話になっております。
◯◯省◯◯課 会計係◯◯です。
私どもでは、別紙仕様書の物品の購入を計画しています。

 

今回は、御社の他にも数社、見積書の提出を依頼してます。提出頂いた見積書のうち、最も有利な金額を提示して頂いた方と契約を締結する予定です。

 

つきましては、ご多忙中恐縮ですが、平成28年10月28日(金)までに見積書の提出をお願いします。(注:メール添付あるいはFAXでの提出も可能です。)

 

なお、お手数ですが、受信確認のため本メールに返信(受信した旨の記載のみ)あるいは電話連絡頂けますと幸いです。

 

注:見積書の提出をメールまたはFAXでも可とする場合のみ、その旨を記載します。押印のある書面での提出を必要とする場合は、「郵送または持参でお願いします」と記載します。

 

以上のような依頼文に仕様書を添付して、販売会社の担当者へ送ります。送る日時は3社とも同日の同じ時間帯として不公平が生じないようにします。(見積期間の長短が金額に影響することもあります。)

 

見積書の提出期限は、依頼日から1週間以上の余裕を持って設定します。経費積算の期間に余裕がないと、金額が高くなります。

 

依頼した見積書が揃ったところで比較し、最安値の会社と契約することになります。

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見積もり合わせの実施

 

郵送で提出された見積書は、封を開けて内容を確認し、見積書と封筒をクリップ止めしておきます。メールで添付された見積書は、メール本文と見積書を印刷し、クリップ止めしておきます。FAXで送付された連絡メモも一緒に保存しておきます。A4サイズの大きい封筒へ、まとめて入れておきます。書類をそのまま机の上に置いておくのは危険です。見積金額が漏洩するリスクがあります。必ず、封筒などへ入れます。

 

これらの書類は、見積もり合わせを正式に行なったことを証明する重要な契約関係書類になります。

 

提出された見積書は、日付が記入されているか確認しておきます。日付が空欄の場合は、相手方へ電話連絡して日付の入った見積書を再提出してもらいます。

 

見積書の提出期限が経過した後、(あるいは3社の見積書が提出されたとき)見積書を比較検討します。見積書を比較検討するときは、複数で行います。一般的には担当者と係長のケースが多いです。見積書を提出した会社を立ち会わせる必要はありません。立ち会わせるときは全社に参加してもらわねばならず、日程調整が大変になってしまいます。見積もり合わせの本来の趣旨(事務簡素化)から外れてしまいます。

 

見積金額に消費税が含まれていること(消費税の金額が明記されていること)を確認します。消費税が不明な場合は電話で確認し、再度消費税を明記した見積書を提出してもらいます。

 

比較検討する金額は、消費税を除いた金額です。いわゆる本体価格で比較します。これは課税事業者が不利にならないようにするためです。課税、非課税で差別してはいけないことになっています。

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見積もり合わせの結果を連絡

 

見積もり合わせの結果、3社のうち最も安価なA社に決まったと仮定します。

 

B社とC社に対して、見積金額が高かったのでA社と契約することを伝えなければなりません。

 

この時に注意したいのが連絡する順番です。

 

見積もり合わせの結果を、各会社へ連絡する場合は、最初に不採用(不合格)となった会社へ連絡し、一番最後に採用(合格)となった会社へ連絡します。

 

この順番が重要なのは、万が一、不採用(不合格)となった会社からクレーム等(錯誤などを理由として、再度、安い見積書を提出したいなどの要望)の問い合わせがあった場合の対応を考慮するためです。合格となった会社からクレームが寄せられることはありません。

 

なお各社から提出された見積金額は、契約の相手方を決定した後であれば契約金額を教えても問題ありませんが、契約の相手方を決定する前段階(見積もり合わせの途中)では、絶対に他社の見積金額を教えてはいけません。

 

他社の見積金額を教えてしまえば、それよりも安く見積書を提出したいと再提出を要求されます。それを認めてしまえば、特定企業との癒着や官製談合へと陥ってしまいます。

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不合格の通知文

 

見積もり合わせの結果、不採用(不合格)となった会社へ送るメールの例です。電話でも構いません。

 

◯◯◯◯株式会社
◯◯営業部
◯◯◯◯ 様

 

いつもお世話になっております。

◯◯省◯◯機関の◯◯です。

先日、見積書を提出して頂きました(品名)の購入につきまして、見積もり合わせを行った結果、今回は◯◯会社様と契約を締結することになりました。

 

お忙しいところ見積もり合わせに参加して頂き、誠にありがとうございました。

 

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
◯◯省◯◯機関  ◯◯

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合格の通知文

 

少し時間を置き(不合格となった他社からのクレームがないことを確認し)、最後に合格した会社(契約の相手方)へ送るメールの例です。

 

半日~1日程度の時間を開け、不合格となった会社からクレームがないか様子を見る方が安全です。(クレームは、すぐに来ます。)

 

◯◯株式会社
◯◯営業部
◯◯◯◯ 様

 

いつもお世話になっております。

◯◯省◯◯機関の◯◯です。

先日、見積書を提出して頂きました(品名)の購入につきまして、見積もり合わせを行った結果、御社と契約を締結することになりました。

 

つきましては、正式な発注(契約)となりますので納品準備を進めて頂きますよう、お願いいたします。

 

必要書類などの契約手続の詳細は、後日ご相談させて頂きますが、取り急ぎご連絡いたします。

◯◯省◯◯機関 ◯◯

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まとめ、見積もり合わせのポイント

 

見積書の提出依頼年月日、提出期限を各社とも同じ条件にする。

 

見積もり合わせの途中では、絶対に他社の見積金額を教えない。

 

結果の連絡は、不合格者へ先に連絡し、合格した会社への連絡は一番最後にする。

 

提出期限までに見積書が提出されないときは電話で確認し、辞退の要望があったときは、見積書の金額欄に辞退と記載し提出してもらいます。メール本文に辞退と記載して返信してもらっても良いです。

コメント

  1. 匿名希望 より:

    いつも大変参考に活用させていただいております。

    誠に恐縮ながら一点質問がございます。

    契約事務を行う中で、見積合わせを行わなければいけない購入物の契約があり複数社(5社)見積書の依頼をしたのですが、かなり特殊な機材の部品で1社以外すべてお断りされてしまいました。
    根拠資料として1社の見積書しかない状態なのですが、この場合お断りされた社から辞退届等をもらい選定することは有効となりえますでしょうか。もしくは、入札に移行せざるを得ない状況でしょうか。

    執筆等ご多忙かと思いますが、回答いただけますと幸いです。
    よろしくお願いします。

    • 矢野雅彦管理人 より:

      管理人です、コメントありがとうございました。

      契約予定金額が不明なので、少額随意契約を前提に回答します。

      少額随意契約で、複数社の見積もりを取り寄せようとしたところ、結果的に1社のみでも問題ありません。他社の見積もりが取れなかった理由を聞き取りメモしておくことで、少額随意契約が可能です。見積もりが取れなかった理由のわかるメモがあるなら、辞退届けは必要ありません。

      また、見積もりを提出できない理由が特殊な仕様によるものであり、1社としか契約できないことが4社からの聞き取りで明白であれば、選定理由書を作成して、競争性のない随意契約も可能だと思います。

      もし、少額随意契約ができない高額な契約であれば、競争入札を実施した方が安全です。結果的に1社であっても、一般競争入札であれば問題ありません。

      • 匿名希望 より:

        投稿したものです。回答いただきありがとうございます。
        ご助言いただいた内容で解決しそうです。大変参考になりました。ありがとうございました。

  2. 匿名希望 より:

    いつも拝見しております。

    見積もり合わせについて、お教えいただきたいことがあります。

    物品を購入することになり、手順どおり「見積もり合わせ伺い」の決裁をとり、「見積もり合わせ」を実施し、数社から見積書を提出いただきました。

    「見積もり合わせ結果」の決裁を回したところ、上司から、金額が高額すぎるので、購入をとりやめ、修理するように、と指示がありました。

    見積もり合わせを実施後に、こちらの都合で取りやめることは可能でしょうか。

    よろしくお願いいたします。

    • 矢野雅彦管理人 より:

      管理人です、コメントありがとうございました。

      「見積もり合わせ」の途中で、取り止めることは、問題ありません。契約成立前であれば、取り止め可能です。

      「見積もり合わせ」の結果、正式に発注(契約成立)した後は、相手方が了解してくれなければ契約違反になります。場合によっては違約金や損害賠償金を請求される可能性があります。

      正式に発注した後に取り止める場合は、責任ある立場の人(部長や課長クラス)から、理由を説明し申し入れる方がトラブルを防げます。

      そのため、正式に発注する前に、上司の了解(口頭あるいは決裁)が必要です。

      • 匿名希望 より:

        ご回答ありがとうございました。発注前のため、上司に決裁をお願いしてみます。

        契約、発注とそれぞれ段階によって、対応が変わるんですね。
        大変勉強になりました。
        ありがとうございます。

  3. 匿名希望 より:

    いつも参考に拝見しております。

    細かいところ質問ですが、見積合わせのために複数社に見積もりを依頼したときに、とある一社から「契約はできないけど、見積書を出すことならできる」といわれたとき、その見積書を比較検討の資料として使うことは契約担当者としては問題ないのでしょうか。

    例えばパソコン購入について、A社とB社に見積書を依頼し、A社は見積書も出せて契約もできるが、B社は見積もりはできるが繁忙期の関係で契約はできないとします。B社には見積書だけ依頼し、A社と比較して結果としてA社の見積書が安かった場合に、B社との見積書の比較でA社と契約が結べるか、といったものです。

    ご回答いただけますと幸いです。

    • 矢野雅彦矢野 雅彦 より:

      管理人です。コメントありがとうございました。

      先に回答から言いますと、「問題あり」です。

      まず、営業担当者が「契約はできないけど、見積書を出すことならできる」と言ったとすれば、かなり危ない会社、危ない営業担当者です。注意した方が良いです。平気で虚偽の書類を作ってしまう営業担当者です。(私なら、以後、つきあわないようにします。将来的に犯罪に巻き込まれるリスクが高いです。本サイトで勉強して欲しいものです。)

      そもそも「見積書」は、「契約の申し込み」として提出するものです。「この金額なら契約できます。」ということを証明する書類です。受け取った契約担当者が、見積金額を確認して「これでお願いします。」と依頼(承諾)すれば、契約が有効に成立します。

      見積合わせのために依頼したのに「契約できない」のであれば、見積書を提出すべきではありません。提出辞退すべきです。あるいは、見積書の金額欄に「今回は業務多忙につき、お取り扱いできません」と記載して提出するべきです。

      例えば、契約する気がないのに安価な金額の見積書を提出し、契約担当者が見積合わせした結果、正式に注文したときに断られたら、大問題です。虚偽の書類を提出し、官公庁の業務を妨害したことになります。正式な「取引停止」処分に該当するほど大きな問題です。

      他の会社へ見積書を依頼する方が安全です。

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