変更契約の可否を判断する方法、変更契約書の記載例、変更契約一覧表

官公庁が締結した契約は、契約内容を変更できない場合があります。契約の変更を検討するときは、変更理由だけでなく、最初の契約方式によって判断します。また変更契約書の作成方法などを具体例でわかりやすく解説します。

変更契約の可否を判断する方法

すでに契約を締結した後に、契約内容を変更したいとの要望を受けることがあります。あるいは官公庁側の理由により契約内容を変更したいときがあります。しかし変更契約はすべて可能なわけではなく、変更できない場合があります。変更理由だけでなく、最初に契約したときの契約方式によって変更の可否を判断します。

変更契約が可能な場合

変更契約が可能なのは、次の理由に基づく場合です。変更契約の可否について検討するときの必須条件です。

官公庁側が有利になる場合（不利にならない場合）

 

自然災害などの不可抗力で止むを得ない場合（契約の相手方に責任がない場合）

さらに上記の理由に加えて、最初に締結したときの契約方式（競争入札や随意契約）によって判断が変わります。

競争性のない随意契約（予決令102-4-3）として締結した当初契約は、変更契約が可能です。

一般競争入札や少額随意契約で締結した契約は、契約金額が変わらない、あるいは減額する変更のみ可能です。当初の契約方式に影響しない範囲でしか変更できません。

例えば台風などの自然災害で商品や材料が滅失し、納品数量を減らさなければならないときや納入期限のみを延長する場合は、変更契約可能です。

変更契約が不可能な場合

民間企業同士の契約であれば当事者の合意があれば自由に契約を変更できます。しかし官公庁の契約は、法令により手続きが定められているために制約があります。法令に縛られるところが民間企業と大きく異なるところです。原則として契約方式が変わるような変更は不可能です。

当初の契約が少額随意契約のとき、契約金額を増額することで入札対象金額になるときは変更契約できません。増額部分を新たに入札手続きで契約することになります。変更できない理由は、結果的に見ると、入札手続きを回避するために少額随意契約を締結したと看做されてしまうからです。競争入札を逃れるために分割発注した不適切な契約手続きになってしまうのです。会計検査などで指摘されます。それなら次年度で新規に契約し直す方が安全です。

もし増額する可能性があるなら、最初から一般競争入札すべきです。少額随意契約は、契約締結した後で増額できないと理解しておきましょう。

例えば次のケース（売買契約）です。

当初は少額随意契約（160万円以下）と判断

当初の契約金額 140万円　➡　数量を増額し30万円増額したい　➡　契約金額が160万円を超えるので変更契約不可

30万円増額すると、当初の契約方式（少額随意契約）が競争入札になります。契約方式に影響を与える変更になるので不可能です。

それでも追加契約が必要であれば、30万円のみであっても競争入札を実施しなければなりません。当初の少額随意契約と判断したときには、入札を避ける意図がなかったことを明確に証明する必要があるからです。手続きが面倒だからと故意に分割して少額随意契約したのではないという意思表示のために、わずか30万円の契約でも競争入札することになります。かなり面倒な手続きになってしまうのです。このようなことのないよう調達計画は慎重に決定しなければなりません。

また一般競争入札の契約を増額するときも、国際入札（政府調達に関する協定）に該当するようであれば変更できません。

変更契約書の記載例

物品の売買契約を例に、変更契約書の記載方法を解説します。2回変更する場合です。変更理由は次のとおりです。これは不運なケースです。

一般競争契約（入札手続き）で、パソコンとモニター60セットを1,200万円で契約、1セット20万円。契約年月日は6月1日、納入期限は12月20日

1回目の変更
大型台風が発生し生産工場が被災、部品調達困難で10セット納品不可能となった。

2回目の変更
大きな地震が発生し、さらに5セットが生産できなくなった。道路が寸断され納期も延期。

当初の契約書（原契約書）

物品供給契約書

調達物品名　パソコン・モニター　一式
数量　60セット
契約金額　金12,000,000円也

発注者　支出負担行為担当官〇〇省会計課長〇〇と供給者〇〇株式会社　代表取締役社長〇〇とは、上記「パソコン・モニター　一式」（以下「物品」という。）の供給について、上記契約金額をもって次の条項のとおり契約を締結するものとする。

第1条（略）

第4条 物品は、〇〇省〇〇課大会議室に納入するものとする。
第5条 物品の納入期限は、平成30年12月20日とする。

（略）

平成30年6月1日

発注者　支出負担行為担当官
〇〇省会計課長　〇〇〇〇　印

供給者
〇〇株式会社
代表取締役社長　〇〇〇〇　印

変更契約書（１回目）

（大型台風が発生し生産工場が被災、部品調達困難で10セット納品不可能となった。）

変更契約書

発注者　支出負担行為担当官〇〇省会計課長〇〇と供給者〇〇株式会社　代表取締役社長〇〇とは、平成30年6月1日付けで締結した「パソコン・モニター　一式」物品供給契約書（以下「原契約書」という。）について、次のとおり変更契約を締結する。

 

（数量の変更）
第1条 原契約書頭書の「数量 60セット」を「数量 50セット」に変更する。

 

(契約金額の変更)
第2条 原契約書頭書の契約金額「金12,000,000円也」を「金10,000,000円也」に変更する。

 

第3条 その他の条項については、原契約書のとおりとする。

 

上記変更契約の成立を証するため、本変更契約書を2通作成し、発注者、供給者それぞれ1通を所持するものとする。

平成30年8月20日

発注者　支出負担行為担当官
〇〇省会計課長　〇〇〇〇　印

供給者
〇〇株式会社
代表取締役社長　〇〇〇〇　印

変更契約書（２回目）

（地震が発生し、さらに5セットが生産できなくなった。道路が崩れ納期も1ヶ月遅れる。）

変更契約書（第2回）

発注者　支出負担行為担当官〇〇省会計課長〇〇と供給者〇〇株式会社　代表取締役社長〇〇とは、平成30年6月1日付けで締結した「パソコン・モニター　一式」物品供給契約書（以下「原契約書」という。）、平成30年8月20日付けで締結した変更契約書（以下「第1回変更契約書」という。）について、次のとおり変更契約を締結する。

 

（数量の変更）
第1条 第1回変更契約書第1条の「数量 50セット」を「数量 45セット」に変更する。

 

(契約金額の変更)
第2条 第1回変更契約書第2条の契約金額「金10,000,000円也」を「金9,000,000円也」に変更する。

 

第3条 原契約書第5条の納入期限「平成30年12月20日」を「平成31年1月20日」に変更する。

 

第4条 その他の条項については、原契約書および第1回変更契約書のとおりとする。

 

上記変更契約の成立を証するため、本変更契約書を2通作成し、発注者、供給者それぞれ1通を所持するものとする。

平成30年10月20日

発注者　支出負担行為担当官
〇〇省会計課長　〇〇〇〇　印

供給者
〇〇株式会社
代表取締役社長　〇〇〇〇　印

変更契約書は、どの部分を変更するのかわかりやすく記述します。特に２回以上変更するときは、過去の契約すべてを冒頭で定義し、どの部分を変更するのか明確にします。最後の条文「その他の条項については、原契約書および第1回変更契約書のとおりとする。」で、過去の契約、変更契約をすべて対象にしています。

変更契約を締結するときに、最新の契約書だけ、あるいは当初の契約書だけを対象に考えてしまうとミスします。必ず、過去の契約すべてを含めて変更部分を検討します。

変更契約一覧表で内容を整理する

変更契約は、２回くらいなら複雑ではありませんが、それ以上になると混乱します。変更回数が多くなると、過去にどの部分を変更したのかわからなくなるのです。変更契約を繰り返す場合は、次のように表形式で変更契約一覧表としてまとめておくと便利です。決裁書類の参考資料にもなります。

変更契約一覧表（例）

変更契約は、関係者間でどの部分を変更したのか確認しておくことも重要です。お互いに担当者が人事異動で変わることがあります。わかりやすく変更内容を整理しておくと良いです。