契約書を取り交わした後に納期が遅れるとの申し出があったときの対応

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官公庁で契約実務を担当していると、まれに営業担当者から「納期が遅れそう」との申し出を受けることがあります。すでに契約書を取り交わしているときに変更契約として処理するのか、契約解除や違約金として処理するのか、など判断に迷います。正しい対応方法について解説します。

納期が遅れるとの申し出を受けたとき

 

民間会社と正式な契約書を取り交わした後で、納期が遅れるとの申し出を受けたときに、最初に行うべきことは次の手順になります。

 

納期が遅れる原因を聞き取り調査する。

原因が不可抗力によるものか、相手方の責任によるものか判断する。

不可抗力によるもので、納期の遅れによって支障があるか調査する。

相手方の責任による遅れなら契約解除や違約金を検討する。

 

まず最初に行うことは、納期が遅れる原因を詳細に聞くことです。原因が、契約の相手方である会社側の責任によるものか、あるいは会社側の責任ではなく不可抗力によるものか判断しなければなりません。納入期限までに余裕がある時期なら聞き取り調査を行うときに関係資料を一緒に提出してもらいます。関係資料としては納期が遅れる原因を詳細に記した「納入期限延長願い」と、その原因を客観的に証明する新聞記事などの資料です。

 

しかし納期の遅れが判明する時期は、通常、納入期限に近いときですので、時間的に余裕がないタイミングのことが多いです。聞き取り調査を行うときは可能な限り官公庁側の関係者を集めて行います。担当者ひとりで判断するのは危険です。後日大きなトラブルになることがあります。担当者の他に上司も入って聞き取り調査を行います。

 

聞き取り調査までに契約実務担当者が行うべきことは、契約書の条文の確認です。債務不履行(履行遅滞)と契約解除のケースを想定して契約書のコピーを用意します。また、納期が遅れたときに業務に支障があるか関係者と打合せを行います。

 

官公庁側と民間会社側で打合せするときは、双方とも担当者のみでなく上司も一緒に話し合いすると効率的です。打合せのときに「持ち帰って上司と相談します」ということにならないよう契約についての決定権のある立場の人に参加してもらいます。万が一、弁護士が参加するようであれば双方とも同様に弁護士を入れます。

 

納期が遅れる原因が不可抗力かどうかを双方で確認します。

 

不可抗力のケースは次の場合です。

 

自然災害(地震、津波、大雪、大雨、台風、火災等)

公共交通機関の障害(ストライキ、停電、電車の故障、道路の通行不可、飛行機の遅れ等)

契約の相手方が代理店のときはメーカー側の理由(出荷の遅れ、製造の遅れ、輸入品の遅れ)

 

契約の相手方としては、原因を避けられない事情であること、誰が考えても無理と思える状況であれば「不可抗力」としてペナルティなしに納期を延長することが可能です。不可抗力ということを双方で確認した後に、納期の遅れの期間を確認し、官公庁側の業務に支障がなければ契約を変更します。変更契約書を作成して納入期限を正式に延長します。変更契約書には次の書類を添付します。

 

変更理由書
官公庁側で不可効力と判断したことを簡単に記し理由書として契約関係書類に保存します。

 

納入期限延長願い
契約の相手方である民間会社から、納期が遅れる原因を詳細に書いてもらいます。当初の納入期限をいつまで延期するか明記してもらいます。契約書の押印と同じ立場の人に印鑑も押してもらいます。

 

事実を示す客観的な書類
新聞記事やニュースサイトの記事などの写しを添付します。交通機関に関係するものは証明書などがあれば添付します。

 

原因が不可抗力でない場合

 

民間会社からの納期遅れの原因が次のケースは、不可抗力とは考えられません。納期を遵守するよう毅然と交渉します。

 

他の大口契約が入り、そちらの契約の方が利益が大きいので優先したい。

営業担当者あるいは社員のミスにより納品準備が遅れた。

 

これらの会社独自の理由であれば納期の遅れは認めません。納入期限を絶対守るよう指示します。計画がずさんであれば24時間体制で休日もシフトを組んで納品に間に合うよう指示します。もし納期に遅れたときは契約書の条文を見せてペナルティを課すことも詳しく説明します。

 

また官公庁との取り引きで契約違反になれば、ペナルティとして「取引停止措置」になり、上級官庁へ報告することになります。取引停止になれば上級官庁から全省庁へ連絡がなされ日本全国の官公庁から取引停止措置を受けることになること、会社の信頼が失われ莫大な損害になることも説明します。

 

契約違反等の報告は、予算決算及び会計令第百二条で義務になっています。各官公庁→財務大臣→各省へ報告がなされます。

 

官公庁との契約で納期が遅れたときに、その責任が会社側にあったときは、契約書に基づくペナルティと民法に基づく損害賠償等になります。

 

通常は契約書の中で「履行遅滞の場合」の損害金計算方法を具体的に定めています。遅延日数に応じて損害金を請求することになります。

 

損害金=納期が遅れた代金額×遅延日数×遅延利息の率

 

遅延利息は、官公庁側の代金支払が遅れたときの「政府契約の支払遅延防止等に関する法律」第八条と同じ率を定めていることが多いです。

 

参考
政府契約の支払遅延に対する遅延利息の率
平成29年3月3日財務省告示第53号

年二・七パーセント

 

契約解除と損害賠償(違約金)

 

納期が遅れると重大な支障になるときは、「契約解除」と「損害賠償(違約金)」を検討することになります。しかし双方の主張が争いになる可能性があるので法務専門部署や弁護士に事前相談する方が安全です。話がこじれると訴訟になりますので担当者レベルでは判断できません。

 

契約解除の判断は、納期の遅れが業務に重大な支障を来たし、すぐに他の会社と契約し直す必要があるときです。会社側のミスによる契約解除であれば違約金を請求することが可能です。

 

契約書の条文の中に「違約金として契約金額の10%に相当する額を支払わなければならない」と定めておくと効率的です。

 

違約金でなく損害賠償するときは、かなり大変な労力になります。損害額を具体的に証明しなければなりません。相手方が納得しなければ訴訟になります。損害賠償金額は「契約違反がなければ必要なかった経費」を積算することになります。

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