「仕様書」の書き方がわからない? 作成するときの基本的考え方

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契約手続き
2020年9月 忍野八海

官公庁の契約手続きに必要な「仕様書」についての解説です。一般競争入札や随意契約を行う際には「仕様書」が必要です。契約金額の少ない契約では、省略したり、簡単な記載で契約できることもあります。しかし、一定規模以上の契約では、必ず「仕様書」が必要です。

 

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「仕様書の書き方」がわからない?

 

「入札になるから、仕様書を作ってください。」

 

契約実務を担当していると、上司から指示を受けることがあります。

 

初めて仕様書を作成するときは、かなり緊張します。経験がないため不安になり、作り方がわからず焦るのです。

 

毎年行うような契約であれば、前年の書類を見ながら、部分的に手直しをすることで仕様書を作成できます。すでにお手本があり、それをベースに年月日などを修正し、前回との違いの部分をチェックするだけで完成します。

 

契約実績のある仕様書であれば、さほど悩みません。過去の書類を参考にしながら作成できます。WORDなどの電子ファイルが保存されていれば、かなり簡単な作業になります。見よう見まねで仕様書を作れてしまいます。それでも、初めて仕様書を作成するときは、かなり気をつかいます。「間違えたら、どうしよう?」という不安感がつきまといます。

 

例えば、昨年度の契約内容を十分に理解できていない状況で、前回の仕様書を読んでも、記載している内容自体がわかりません。仕様書に記載してある内容を十分に理解できない状況では、新しい仕様書を作成するためのチェックポイントがわからないのです。

 

過去の仕様書を読んで、記載してあることが意味不明だったり、理解できない文章になっていることがあります。その時に、わかりやすいように書き換えた方がいいのか、それとも自分だけが理解できないだけなのか、判断に迷うこともあります。

 

前回の仕様書を作成した人が近くにいて、教えてもらうことができればラッキーです。しかし多くの場合、すでに人事異動で他の部署で働いていて、聞きづらい状況のことが多いでしょう。仕方なく、自分ひとりで仕様書を作成せねばなりません。しかも入札であれば、グズグズしていられません。

 

過去の仕様書の内容がわからない、あるいは初めての契約を行うときは、自分で考えて仕様書を作るしかありません。もちろん仕様書を作る時は、同僚や先輩へ相談したり、上司からアドバイスをもらうことは可能です。しかし何から何まで、すべて教わるのは抵抗もあります。先輩や上司なども忙しいので、いちいち聞くこともできません。

 

気合を入れて、いざ自分で仕様書を作ろうと思っても、何をどのように書いたら良いかわからず、悩むことになります。

 

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仕様書の記載項目は、どのように考える?

 

仕様書に記載する項目は、法令などで定められたルールは存在しません。これは、契約ごとに内容が異なるため、統一的なルールを作成できないのです。例えば、テレビを購入する場合でも、その時々で新製品が発売されます。テレビの設置場所も様々でしょう。一概に決めておくことができないのです。

 

官公庁の契約手続きに必要な仕様書は、何かの契約を行いたい時に、相手方へ契約内容を伝えるための書面です。「こういう製品が欲しい」、「こういうことを行ってもらいたい」など、相手方に求める内容を記述すれば良いのです。

 

記載項目を検討するときは、契約の相手方に対して、「守ってもらいたいこと」を記述します。契約内容を、実際の作業手順(順番)で考えます。なるべく細かいことまでイメージすることが大切です。

 

例えば、物品を購入する契約であれば、どのような物品を購入したいのか、物品の内容がメインになります。購入したい物品について、「必要最少限」の性能を記載することになります。物品の性能が記載できれば、その後は簡単です。いつまでに納品してもらいたいのか、官公庁側の納品検査をどのように行うのか、代金をどのように支払うのかなどを記述することになります。

 

役務契約であれば、契約の相手方に対して、何かの作業を行ってもらうことになります。その作業内容を、順番に、工程別に記載します。例えば、隣のビルへの引っ越しなどで、物品を運搬する契約を想定しましょう。

 

運搬契約であれば、どの場所に置いてあるどの物品を、どこへ運ぶのか記載します。運搬途中で、廊下や階段、エレベーターなどを傷つけないよう、十分に養生することも必要です。養生(ようじょう)とは、「保護すること」を意味します。ダンボールやベニヤ板、布などで建物を覆い養生することが多いです。

 

もし運搬途中に、建物などを傷つけた時は、その修復費用を負担してもらうことになります。そして無事に運搬が完了した後は、契約代金をどのように支払うのか、(通常、銀行振込で1回払い)などを記載します。

 

過去に契約実績のない仕様書を作るときは、最初に、大まかに契約内容をイメージします。記載項目を大まかに考えてから、その項目を細かく深堀して考えていくことになります。最初のイメージができた段階で、先輩や上司から意見を聞くことも重要です。漏れている記載項目をアドバイスしてくれることがあります。作成者以外の目で見ることが大切です。作成者自身は、ミスに気付かないことが多いです。

 

新しい役務契約などで、契約内容が不明なときの対処方法です。例えば、初めての清掃契約で、新しい床材の清掃方法がわからないことがあります。最適な洗剤がわからないときは、清掃専門業者へアドバイスをお願いすることになります。

 

仕様書を作成するときに、専門業者から聞き取り「ヒアリング」する際は、「競争性を阻害しない」よう注意します。清掃であれば、(特殊な清掃は除きますが)一般的な清掃方法や、使用する洗剤などは、多くの清掃会社が対応し得るよう記載します。「競争性を確保した」仕様にすることが重要です。

 

専門会社からアドバイスを受ける際は、話を聞きながら、「この方法は一般的なものなのでしょうか」、「この物品は、どの会社でも手に入るものなのでしょうか」など、特定の会社に有利にならないよう、ひとつひとつ確認します。もし特定の会社のものであれば、「一般的なもので対応できないか」再確認します。

 

また仕様書を作成するためのヒアリングは、必ず複数の会社へ依頼します。1社だけでは「競争性を確保」した仕様書は作れません。そしてアリングを始める前には、「入札を検討しているので、御社と契約するか不明であること。他の会社へも同じようにヒアリングをお願いしていること」を正確に伝えておきます。

 

もしここで、「契約を前提としたヒアリングでなければ、応じられない」という会社であれば、この段階で辞退して頂くことになります。「承知いたしました。また何かの機会がありましたら、よろしくお願いします。」と丁寧にお礼を言ってから、今後は、つきあいはやめましょう。官公庁と取引を行うということは、「国民の税金を使う」ことです。公平性を理解していない会社と取引するのは危険です。違う会社を見つけましょう。

 

仕様書を作成するためのヒアリング時のチェックポイントです。

特定メーカーの物品を使う必要があるか

作業の方法は、一般的なものか、どの会社でも対応可能か

必ず、2社以上からヒアリングする(契約金額が高額であれば5社くらい必要)

 

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契約書の記載項目をベースに考える

 

官公庁の契約手続きに必要な仕様書は、契約内容を相手方へ伝える書面です。そのため契約書の記載項目をベースに考えることになります。

 

契約書の記載項目は、下記のように法令で定められています。国の場合は「予算決算及び会計令」、地方自治体の場合は、それぞれの自治体規則です。

 

仕様書は、契約を締結する前段階の書類です。当然ながら契約金額は記載しません。契約金額は、入札であれば落札決定した後に確定します。契約書の記載項目にある「危険負担」とは、予期していなかった突発的なことによる負担のことです。火事や自然災害などで、相手方の責任によらない場合、どちらがリスクを負うかということです。官公庁側が支給する物品の破損によって、契約を実施できないケースなどです。また「契約不適合責任」は、2020年4月の民法改正により、従来の「瑕疵担保責任」の言葉が変更になったものです。いわゆる物品購入などの場合の「無償保証期間」です。下記は、国、東京都、大阪府の規則です。比較すると理解が深まります。

 

国の場合 予算決算及び会計令

第百条 (略)契約担当官等が作成すべき契約書には、契約の目的、契約金額、履行期限及び契約保証金に関する事項のほか、次に掲げる事項を記載しなければならない。ただし、契約の性質又は目的により該当のない事項については、この限りでない。
一 契約履行の場所
二 契約代金の支払又は受領の時期及び方法
三 監督及び検査
四 履行の遅滞その他債務の不履行の場合における遅延利息、違約金その他の損害金、履行の追完、代金の減額及び契約の解除
五 危険負担
六 契約に関する紛争の解決方法
七 その他必要な事項

 

地方自治体の場合

東京都契約事務規則

第三十六条 契約担当者等は、一般競争入札、指名競争入札若しくはせり売りにより落札者若しくは競落者が決定したとき、又は随意契約の相手方を決定したときは、遅滞なく次に掲げる事項を記載した契約書を作成しなければならない。ただし、契約の性質又は目的により該当のない事項については、その記載を要しないものとする。

一 契約の目的
二 契約金額
三 履行期限
四 契約保証金に関する事項
五 契約履行の場所
六 契約代金の支払又は受領の時期及び方法
七 監督及び検査
八 履行の遅滞その他債務の不履行の場合における遅延利息、違約金その他の損害金
九 危険負担
十 契約不適合責任
十一 契約に関する紛争の解決方法
十二 その他必要な事項

 

大阪府財務規則

第六十四条 契約担当者は、契約を締結しようとするときは、次に掲げる事項を記載した契約書を作成しなければならない。ただし、契約の性質又は目的により該当のない事項については、この限りでない。

一 契約の目的
二 契約金額
三 履行期限
四 契約保証金
五 履行の場所
六 契約代金の支払又は受領の時期及び方法
七 監督及び検査
八 履行の遅滞その他債務の不履行の場合における遅延利息、違約金その他の損害金
九 危険負担
十 契約不適合責任
十一 契約の変更及び解除
十二 契約に関する紛争の解決方法
十三 前各号に掲げるもののほか、必要な事項

 

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仕様書に「必須の記載項目」

 

仕様書を作成するときに、「必ず記載したい項目」は次のとおりです。この他にも相手方へ求めたい内容を記載するようにします

 

一 契約履行の場所 (納品場所や作業実施場所など)

二 契約代金の支払方法(契約完了後、30日以内に一回で支払うなどの支払条件です。)

三 監督及び検査(工事契約では監督が必須です。また全ての契約で検査が必須です。)

四 履行の遅滞その他債務の不履行の場合における遅延利息、違約金その他の損害金、履行の追完、代金の減額及び契約の解除(遅延利息などは%を明記しておくと、後日悩まなくて良いです。)

五 危険負担、瑕疵担保責任、契約不適合責任など、万が一のリスクを誰が負うか。

六 契約に関する紛争の解決方法(原則は、当事者間で解決、あるいは訴訟の場合、どの裁判所を管轄とするか)

七 入札保証金、契約保証金(通常、競争参加資格を持っていれば免除です。)

 

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物品購入契約の仕様書

 

物品購入契約と役務契約を想定して、仕様書を作成する際の「基本的な考え方」を解説します。

 

物品を購入する契約では、最初に物品の性能を決めます。必要最少限の性能を検討します。類似品やライバル製品などのカタログを取り寄せ、あるいはインターネット上から資料をプリントアウトし、必要とする性能部分を黄色のマーカーなどでマークし、比較検討した上で必要最少限の性能を記載することになります。競争性を確保するため、複数メーカーが含まれるように記載します。

 

寸法や重量については、特殊な設置場所などの制約がない限りは、余裕を持って上限値を設定します。複数メーカーの機種が含まれる数値とします。

 

物品の性能を記述するときは、主な(重要な)性能部分だけで十分です。カタログに記載してある商品仕様をすべて記載する必要はありません。

 

物品の仕様が決定したら、次は、実際に納品してもらうときのことをイメージします。トラックで搬入するのか、どこの入口を使うのか、エレベーターは占有するのか、大きな物品などであれば、廊下やエレベーターを傷つけないように、養生(ダンボールや毛布などで保護すること)が必要になります。小さい物品で、台車や手持ちで運べるものであれば養生まで記載する必要はないでしょう。納品時の光景をイメージすることが大切です。あるいは専門業者からヒアリングしても良いでしょう。実際に現場を見ながら、トラックの駐車場所や搬入経路を歩きながら確認することも大切です。

 

搬入・運搬方法が、ある程度イメージできたら、次は物品の設置です。実際に納品する場所をイメージします。(実際に目で見て、スマホで写真撮るのも良いでしょう。)既製品であれば、通常ダンボールに梱包されています。ダンボールを開封し、発注者が指定する場所へ設置することになります。

 

納品完了検査を行うときは、物品の性能までチェックしなければなりません。物品を設置し、電源を接続し、給排水の接続が必要になることもあるでしょう。電源を接続するときに、別に延長ケーブルが必要になるかもしれません。設置場所近くに「空きのコンセント」があるか、物品本体の標準ケーブルで接続できるか、これらは実際に目で見て確認します。

 

納品時には、機器を接続し、電源を入れ、実際に動作を確認します。パソコンなどでアプリケーションソフトを入れているのであれば、それらも動作確認が必要です。

 

また、操作が複雑な物品であれば、使用者への「操作説明会」も必要になります。高度な操作性が要求される物品であれば、「操作説明会」も、2回あるいは3回必要になるでしょう。標準マニュアルの他に、写真入りの簡単な「操作マニュアル」も必要かもしれません。

 

物品を設置し、動作の確認が終えれば「検査完了」になります。その後、空き段ボールの処分までお願いするのであれば、仕様書に明記した方が良いです。あるいは官公庁側でダンボールを保管しておくのであれば、保管倉庫まで運搬することまで明記した方が安全です。

 

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役務契約の仕様書

 

「役務契約」とは、官公庁で「その他の契約」として扱われるものです。工事請負契約、物品製造契約、物品購入契約、賃貸借契約以外の契約を意味します。根拠法令は次のとおりです。国の場合は「予算決算及び会計令」、地方自治体は「地方自治法施行令」です。

 

予算決算及び会計令
第九十九条
七 工事又は製造の請負、財産の売買及び物件の貸借以外の契約でその予定価格が百万円を超えないものをするとき。

 

地方自治法施行令
第百六十七条の二 (略)随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。
一 売買、貸借、請負その他の契約でその予定価格(略)が別表第五上欄に掲げる契約の種類に応じ同表下欄に定める額の範囲内において普通地方公共団体の規則で定める額を超えないものをするとき。

別表第五(第百六十七条の二関係)
工事又は製造の請負、財産の買入れ、物件の借入れ、財産の売払い、物件の貸付け以外のもの

 

「役務契約」となる主なものは、清掃契約、警備契約、運搬契約など「人件費を主な内容」とするものです。「役務契約」という概念は、民法にも規定はありません。法律上は明確に定義したものはありません。官公庁が契約方式(入札にするか、随意契約にするか)を決定する際に、判断するための契約の種類です。ここでの説明では、わかりやすいように、机を運ぶ「運搬契約」を役務契約として考えます。事務室などを引っ越しすることを想定してください。

 

「運搬契約」では、最初に、何をどっからどこまで運ぶのか、決めることになります。運搬対象となる物品を特定し、どの場所から、どの場所へ運ぶのか決定します。また運搬する方法として、人手を使い「人海戦術」で行うのか、トラックなどを使うのか決定します。(ただし、人海戦術は費用が高いです。)

 

一般的には、契約手続きを始める前に、参考見積書を取り寄せます。その時に専門業者へ概要を説明し、実際の運搬手法などをヒアリングすることになります。ヒアリングする専門業者は、2社から3社を選定します。そして仕様書の内容は、「一般的な内容」として記載します。特定の会社しか対応できない内容は、極力、排除します。

 

机を運搬する仕様書は、次の順序で考えることになります。

 

最初に、おおまかに運搬契約の内容をイメージします。どの机を運ぶのか、机の上に置いてある書類や荷物、引き出しの中の書類の片付けをどうするのか考えます。すべてを契約内容に含めるのか、あるいは事前に官公庁側で机の中の書類などはダンボールに梱包しておき、ダンボールだけを運搬する契約とするのかを検討します。いわゆる引っ越しの「おまかせパック」にするのか、あるいは経費を安くするために必要最小限の「運搬だけ」にするのか判断します。

 

次に、引っ越し作業の日時を決定します。官公庁側が負担しなければならない作業などは、事前に関係者へ説明し、了承を取っておくことも重要です。官公庁側の事前準備は、引っ越し日時までに作業を終わらせなければなりません。また、引っ越し当日に、重要なイベントや会議等がある日時は、除外しなければなりません。

 

引っ越しなどを計画するときは、契約実務担当者と関係者が集まって、決定するのが効率的です。

 

運搬する物品を特定し、官公庁側でどこまで事前準備するかを決め、それらをイメージしながら、運搬作業を仕様書へ記述していきます。

 

実際に運搬する経路をイメージし、エレベーターで運べるものなのか、あるいは狭い階段を運ぶために、分解組みたてが必要になるものなのか検討します。多量の物品を運搬するのであれば、建物や廊下、階段、エレベーターなどを傷つけないよう養生することも必要になります。

 

運搬する場所によっては、運び出した後の清掃、運び込んだ後の清掃、運搬に使ったダンボールの空き箱処分なども必要になります。これらは官公庁側で自前で処理すれば安くすみます。費用対効果を考えて、どちらが得かという判断になります。官公庁側が繁忙期でなければ、職員が対応しても良いかもしれません。ただし事前に関係者の了承を取っておく必要があります。

 

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仕様書を作成するときの「基本的な考え方」

 

「仕様書」は、作業内容をイメージしながら記述します。最初に、おおまかに記載項目を洗い出し、さらに細かく記述していきます。

 

初めての契約で、作業内容が全然イメージできないときは、専門会社からのヒアリングにより仕様書を作成することになります。ヒアリングは2社以上で行い、「競争性」を確保する必要があります。

 

記載項目は、作業内容の順序で記載します。作業の順番と記述内容が異なってしまうと、混乱してしまいます。

 

仕様書のポイントは、誰が読んでも理解できることです。契約の相手方に対して、依頼したい内容をわかりやすく記載します。

 

契約を締結した後になって、当初想定していなかったことが起こり、契約金額などを変更しなければならないこともあります。その時は、変更契約書を締結することで対応します。100%完全な仕様書を作ろうと思うと、緊張してしまい、大切な部分が漏れてしまうことがあります。およその内容で仕様書を作る、というくらいの心構えで十分です。

 

仕様書の原案が完成した段階で、決裁をもらう前に、必ず上司にチェックしてもらいましょう。仕様書のミスは、作成者は発見できません。ミスや漏れは、他人の目でしか発見できません。

 

最初のうちは、「完璧に仕様書を作成した」と思っていても、先輩や上司にチェックしてもらうと、いろいろなミス(漏れ)が判明します。落ち込むかも知れませんが、ミスを指摘してもらえるのは、ありがたいことです。自分の能力がアップするわけですから。

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