「仕様書の書き方」をわかりやすく解説、入札に必要な仕様書とは

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契約手続き
2020年9月 忍野八海
この記事は約19分で読めます。

 

官公庁の契約手続きに必要な「仕様書の書き方」の解説です。入札を実施するときには必須の仕様書ですが、作成方法についての参考書は存在しません。そのため過去の書類を真似したり、悩みながら作成することになります。そこで誰もが簡単に仕様書を作成できるよう、解説します。

 

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「仕様書」とは

 

「仕様書」には、多数の種類があります。そして「仕様書の定義」もまちまちです。

 

この解説で扱う「仕様書」は、官公庁の契約担当者が作成する書類のことです。入札(一般競争入札、指名競争入札)を実施しようとするときに作成する「相手方へ求める内容」です。

 

官公庁側が求める内容を記載した書面が「仕様書」です。

 

入札に参加したい、見積り合わせ(見積り競争)に参加したいときは、この「仕様書」を見て、契約金額を積算することになります。

 

入札や、見積りを行う前段階の書類です。

 

ただし、この解説では「工事契約については対象外」です。工事契約は、国土交通省や都道府県などの公的組織から「標準仕様書」が公開されています。本サイトでは取り扱いません。

 

 

なお、契約金額の小さい「少額随意契約」については、本解説よりも簡略化した内容で十分です。くわしくは以下の記事をご覧ください。

 

「仕様書の書き方」をわかりやすく解説、少額随意契約の仕様書とは
「仕様書の書き方」をわかりやすく解説します。ノートパソコンの購入を想定して、実際に仕様書を作成します。仕様書のサンプルも掲載しましたので、物品の購入契約であれば、そのまま利用できます。契約担当なら、仕様書の書き方を理解しておきましょう。

 

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仕様書を作成する時期

 

では、「仕様書」を作成する時期について、契約手続きの流れの中で、いつ作成する書類なのか確認します。

 

契約は、「相手方との合意」で成立します。お互いに約束を守ることです。

 

そして「契約の成立」については、民法第522条で定められています。「契約の申込み」に対して「承諾」することで契約が成立します。「契約の成立」までの流れを時系列で表すと、次のようになります。

 

仕様書作成

入札公告(契約の申込みの誘因)

入札(契約の申込み・・民法第522条)

開札

落札(承諾・・民法第522条、契約が部分的に成立)

契約書の取り交わし(契約の確定・・会計法第29-8-2、完全な成立)

 

 

民法
(契約の成立と方式)

 

第五百二十二条 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。)に対して相手方が承諾をしたときに成立する。

 

2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

 

 

官公庁が実施する入札では、落札時に契約が「部分的に」成立します。これは会計法で「契約書の取り交わし、記名押印」が特別に定められているからです。会計法が適用されない民間会社同士であれば、落札時に契約が完全に成立します。

会計法
第二十九条の八 第二項
(略)契約書を作成する場合においては、契約担当官等が契約の相手方とともに契約書に記名押印しなければ、当該契約は、確定しないものとする。

 

官公庁は、国民の税金を使用して契約を締結するので、より安全に契約を締結するため、会計法の中で、契約書の作成を義務付けています。上記の民法では契約書を義務付けてないところに留意してください。民法と会計法の内容を比較し、違いを理解しておきましょう。

 

つまり、「仕様書」は、契約手続きの中で、一番最初に必要になる書類です。仕様書によって「官公庁側が、どのようなことを求めているか」知ることができ、その内容を実行するために入札金額や見積金額を積算できるわけです。

 

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仕様書を作成するときの注意点

 

仕様書など、契約手続きに必要な書類は、法律の条文とは異なります。厳格に一文字づつ考える必要はありません。むしろ、普通の表現(通常の会話のような表現)の方が良いのです。

 

「仕様書」の文章についても、相手に伝わる、わかりやすい表現がベストです。

 

ただ、次の2点は必須です。

 

〇 曖昧な表現は避ける(数値などで基準を明確にする)

 

〇 競争性を確保する(特定の機種に限定されないように許容範囲を明確にする)

 

 

例えば、テレビの購入であれば、次のような表現になります。

 

(悪い例・・曖昧な表現)

テレビの画面サイズが大きいこと

 

(良い例・・基準を明確にしている)
テレビの画面サイズは、50インチであること

 

大きい、小さい、などの表現を使うときは、基準値を明記しなければなりません。〇〇以上、〇〇以下とします。

 

また、必要のない条件まで記載してしまうと、トラブルの元になります。もし入札手続きの途中で、外部からクレームがあり解決できないと、契約手続きは中止になってしまいます。例えば、ノートパソコンの重量を1グラム単位まで指定する必要はありません。そんな耐荷重の机はありませんから。

 

 

(悪い例・・競争性が確保されていない・・特定機種を指定している)

本体重量 16.8Kgであること

 

(良い例・・競争性を確保している)

本体重量 20Kg以下であること

 

調達物品の重量などは、設置場所の床が抜けるほど重くない限り、通常は問題ありません。条件にしなくても良い場合は、記載しない方が良いです。もし条件として仕様書に記載する必要があるのであれば、類似品を調べて、2~3社のメーカーが対象となるよう、基準値を緩く(広く)設定します。複数メーカーの機種が含まれるよう、〇〇以上、あるいは〇〇以下とします。

 

 

また、仕様書を作成したときは、必ず第三者にチェックしてもらいます。作成者以外の目で確認してもらうことが必要です。作成者はチェックできません。

 

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仕様書の記載項目

 

仕様書に記載する項目です。物品供給契約(既製品を官公庁側が購入する契約)の場合です。これは一例なので、ケースバイケースで内容は変わります。

 

仕様書の前半で、おおまかな内容を記載し、後半で詳細な内容を記述するのが一般的です。しかしルールがあるわけではなく、わかりやすい記述で問題ありません。契約内容について、第三者が理解しやすいように記載します。

 

仕様書の記載項目(物品購入契約の場合)

 

Ⅰ 仕様書概要説明
1 調達の背景及び目的
2 調達物品名及び構成内訳
3 技術的要件の概要
4 その他
4.1 技術仕様等に関する留意事項
4.2 納入に関する留意事項
4.3 提案に関する留意事項
4.4 その他留意事項

 

Ⅱ 調達物品が備えるべき技術的要件
1 性能等の詳細(技術仕様)
2 設置場所及び納期
3 修理・操作支援体制

 

 

それでは、各項目について説明します。

 

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調達の背景及び目的

この項目は、簡潔に書きます。2~3行でも十分です。

 

なぜ、この契約が必要か、この物品を購入しようとしているか、などを記載します。この記載によって、用途が明確になり、契約に必要な機器を容易にイメージできるようになります。

 

 

同じ製品でも用途が違うとき、どちらがより適切なのか判断できるようになります。例えば、マイクロSDカードは、保存容量が同じでも、使用用途によって性能が大きく異なり、価格も倍ほど違います。ドライブレコーダー用のマイクロSDカードは、耐熱性や耐振動性などで、通常のものより2倍ほど高いです。

 

 

記載例

 

調達予定のノートパソコンは、事務部門で会計処理用に購入するものである。省内のネットワークへ有線接続、あるいは無線接続し、既存の会計処理システムに接続して使用する。業務の拡大に伴い、新規に増設するために調達する。

 

このように記載することで、既存システムやネットワークとの接続・互換性が優先されること、新規に増設などで電源やケーブルに注意が必要なこともわかります。詳細は仕様書の中で記述します。

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調達物品名及び構成内訳

 

本体の他に、標準付属品、接続ケーブル、ソフトなど、実際に納品してもらうものすべてを記載します。例えば、ノートパソコンであれば、次のような記載になります。

 

ノートパソコン  一式

構成内訳

ノートパソコン本体  30台
AC電源接続用アダプター及びケーブル 30セット
USBマウス 有線接続 解像度 4000dpi以上、6ボタン式 30セット
LANケーブル 3m カテゴリー6 30セット

搬入、据付、配線、調整(インストール作業)、空き箱の処分を含む。

 

実際に頭の中でイメージしながら、必要なことを記載します。電源が必要な機器は、近くにコンセントがあるか確認しておきます。もし新たに電源コンセントが必要になりそうなら、この契約とは別に、事前に電気配線工事が必要です。

 

 

電気配線工事までを含めることも不可能ではありません。しかし、一般的に電気工事は専門会社でないと高価になり、損してしまいます。面倒でも、電気工事会社と別に契約した方がメリットがあります。

 

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技術的要件の概要

 

後半で細かく記載する「技術仕様、(性能や機能)」についての、共通的な遵守事項を記載します。

 

特に、提案書に基づき技術審査を実施する場合(特定の機種を指定しないとき)は、「どのような場合に不合格になるか、落札対象から除外されるか」明記します。

 

記載例は、次のようになります。

 

技術的要件の概要

 

(1)本調達物品にかかる性能、機能及び技術等(以下「性能」という。)の要求要件(以下「技術的要件」という。)は「Ⅱ調達物品に備えるべき技術的要件」に示すとおりである。

 

(2)技術的要件は全て必須の要求要件である。

 

(3)必須の要求要件は、発注者が必要とする最低条件を示している。入札機器の性能等がこれらを満たしていないとの判断がなされた場合には不合格となり、落札決定の対象から除外する。

 

(4)入札機器の性能等が技術的要件を満たしているか否かの判断は、発注者が設置する技術審査委員会において、提案資料の内容を審査して行う。

 

(5)提案資料の内容が明確でない場合、判断に迷う場合も不合格となる。必須の要求要件を満たすことは、明確に証明しなければならない。

 

(6)発注者が指定する例示規格品を提案するときは、技術的要件の記載を省略できる。

 

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その他 技術仕様等に関する留意事項

 

その他欄は、予想外の「例外ケースについて、遵守させたい内容」を記載します。安い部品を組み合わせて製造するような「粗悪品を回避するため」に必要な記載になります。

 

 

記載例

 

提案する機器、ソフトウェア及び周辺機器は、入札時点で製品化されていること。製品化とは、すでに市販されている製品であることを示す。

 

ただし、新製品により応札する場合には、技術的要件を満たすこと及び納入期限までに製品化され納入できることを証明できる書類を添付すること。なお、新製品は、信頼性の証明が不確実であるため、技術審査で不合格になる可能性がある。

 

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その他 納入に関する留意事項

 

物品を納品する際の、一般的な注意事項を記載します。納品時の搬入ルートをイメージして記載します。

 

記載例

 

(1) 物品の搬入据付等の日時については、発注者と事前に打合せし、その指示に従うこと。

 

(2) 物品を搬入するときは、必要な養生を行い、建物や設備等を破汚損しないこと。また破汚損した場合は、供給者側の負担において原状に復するものとする。

 

 

搬入時にエレベーターを占有する必要があるときは、時間帯を制限したり、エレベーターの使用を不許可とすることも可能です。ただし、エレベーターの使用を不許可とする場合は、その分、運搬費(人件費)が必要になることに注意が必要です。搬入時間帯やエレベーターを制限するときは、必ず、仕様書に明記が必要です。明記しないと後日トラブルになります。

 

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その他 提案に関する留意事項

 

例示規格品や同等品を認める入札では、想定外の機種などの提案があることを予想しておきます。技術的要件の表記では、同じことを意味するのに、単語が異なることがあります。(外付け記憶装置、外付けHDD、外付けSSDなどのように)

 

このようなときには、相手方へ問い合わせが必要になります。問い合わせ対応を義務付けておく必要があります。

 

記載例

 

(1) 記述内容が不明確である場合は、有効な提案書と見做さない。特に審査にあたって、提案の根拠が不明確であったり、説明が不十分であるなど、発注者が設置した技術審査委員会が技術審査に支障があると判断した場合は、不合格とする。

 

(2) 提出資料に対する照会先を明記すること。

 

(3) 提出された書類等について、必要に応じて、問い合わせやヒアリングを行うことがある。問い合わせやヒアリングに対応できないときは不合格とする。

 

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その他 その他留意事項

 

この欄は、必要に応じて記載します。記載しなくても問題ありません。特に気をつけてもらいたいことを、念押しの意味で記載しておくと良いです。

 

記載例

 

(1) 搬入、据付、配線、調整に要する全ての費用は本調達に含まれる。

 

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性能等の詳細(技術仕様)

 

「Ⅱ 調達物品に備えるべき技術的要件」の中で、技術仕様を詳細に記述することになります。原則として特定の機種に依存しないように、競争性を確保した技術仕様を作成します。

この欄を作成するときは、調達候補となる機種のカタログ(性能が記載してある書類)を確認しながら作成していきます。紙ベースのカタログなどを広い机の上に並べ、該当箇所にマークをつけながら仕様を検討し記載します。複数のメーカーのカタログを用い、該当箇所をマークする作業が極めて重要です。マークしたカタログの数値などが「競争性を確保した仕様書」を作成した証拠になります。重要な契約書類になります。会計検査などの外部検査の際に必要となるので、必ず保存しておきます。

 

ノートパソコンの例です。

 

Ⅱ 調達物品に備えるべき技術的要件

 

(性能、機能に関する要件)
本物品は、以下の要件を満たしていること。

 

1 ノートパソコン本体 30台

(以下は1台あたりの仕様である。)

 

1-1 CPU インテル® Core™ i7-1185G7 プロセッサー (12MB キャッシュ, up to 4.8 GHz)相当以上

1-2 メモリー 32GB以上

1-3 グラフィックボード NVIDIA® GeForce® RTX 2080 SUPER

1-4 内臓ハードディスク SSD 512GB以上

1-5 OS Windows 10 Pro (64ビット) 日本語

1-6 画面サイズ 17インチ

 

本体の例示規格品
A社製  〇〇型
B社製  〇〇型
C社製  〇〇型

 

 

2 USBマウス 有線接続 解像度 4000dpi以上、6ボタン式 30セット

マウスの例示規格品
A社製  〇〇型
B社製  〇〇型
C社製  〇〇型

 

 

より良い性能を求めたい場合は、〇〇以上、あるいは〇〇相当以上とします。

 

メーカー名や型式を指定しても、他の製品が多数あり、競争性が確保されているものは、指定しても問題ありません。例えば、グラフィックボード NVIDIA® GeForce® RTX 2080 SUPER は、いろいろなメーカーのノートパソコンに搭載されていて、指定しても競争性は阻害されません。OSについても Windows 10 Pro (64ビット) 日本語 は、あらゆるパソコンに搭載されているので、競争性が確保されています。複数のメーカーが取り扱う製品は、メーカーや型式を指定しても問題ありません。

 

性能を指定することで、特定メーカーの機種に限定されてしまい「競争性が確保できない」場合のみ注意する必要があります。相当品(または同等品)と表示し、許容範囲を含めた性能を明記することになります。複数のメーカーが入札に参加できるようにします。

 

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設置場所及び納期

 

仕様書では、設置場所を明確に記載します。組織名だけでは、後日トラブルになることがあります。住所、組織名、建物名、階数、部屋番号まで明記します。

 

 

納期は、必ず「納入期限」とします。「納入期日」ではありません。「期限」であれば、事前に打合せして、その日時より前の日であれば、いつでも設定できます。しかし「納入期日」としてしまうと、その日のみになってしまいます。

 

記載例

 

設置場所
東京都港区丸の内1-2 〇〇省〇〇室 A庁舎3号棟35階 3501室

 

納入期限 2020年12月24日(木)

 

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修理・操作支援体制

 

納品後のアフターサービスについて記載します。高額な物品でも、機械内部に不具合があるケースがあります。通常の使用によって故障したときは、1年以内であれば、無償で修理や交換するよう「製品保証」を義務付けます。ただ保証については、1年以内(3ヵ月とか6ヵ月の製品もあります。)しか保証できないものもあります。事前にメーカーへ問い合わせて記載します。

 

また、操作が複雑な物品の場合、納品物の中に「操作マニュアル」を含めます。そして、納品後に、関係者を集めて「操作説明会」を実施することを義務付けた方が安心です。新製品などで使い方がわからなくなるケースは意外とあります。

 

記載例

 

(1)本物品の保証期間は、納入検査完了後1年とし、保証期間中に生じた故障や不具合については、無償にて速やかに修理、または交換を行うものとする。

 

(2)納品後、使用予定者に対する操作説明会を開催すること。開催日時については発注者が指定する日時で行うこと。取扱説明書は原本1部、簡易版10部を提供すること。

 

(3)納品後、使用者から操作についての問い合わせがあったときは、2営業日以内に対応すること。

 

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仕様書の様式(物品購入の場合)

仕様書のサンプルです。物品購入を想定したものです。上記の解説を参照しながら作成すると簡単に記載できます。

 

(表紙)

仕様書

ノートパソコン 一式

2020年12月

〇〇省〇〇局

 

 

(改ページ・・以下のレイアウトは見やすいようにします。この記事はブログのためレイアウトは見栄えが良くないです。自由に調整してください。)

 

Ⅰ 仕様書概要説明

1 調達の背景及び目的
調達予定のノートパソコンは、事務部門で会計処理用に購入するものである。省内のネットワークへ有線接続、あるいは無線接続し、既存の会計処理システムに接続して使用する。業務の拡大に伴い、新規に増設するために調達する。

 

2 調達物品名及び構成内訳

ノートパソコン  一式

 

構成内訳

ノートパソコン本体  30台
AC電源接続用アダプター及びケーブル 30セット
USBマウス 有線接続 解像度 4000dpi以上、6ボタン式 30セット

 

搬入、据付、配線、調整(インストール作業)、空き箱の処分を含む。

 

3 技術的要件の概要

 

(1)本調達物品にかかる性能、機能及び技術等(以下「性能」という。)の要求要件(以下「技術的要件」という。)は「Ⅱ調達物品に備えるべき技術的要件」に示すとおりである。

(2)技術的要件は全て必須の要求要件である。

(3)必須の要求要件は、発注者が必要とする最低条件を示している。入札機器の性能等がこれらを満たしていないとの判断がなされた場合には不合格となり、落札決定の対象から除外する。

(4)入札機器の性能等が技術的要件を満たしているか否かの判断は、発注者が設置する技術審査委員会において、提案資料の内容を審査して行う。

(5)提案資料の内容が明確でない場合、判断に迷う場合も不合格となる。必須の要求要件を満たすことは、明確に証明しなければならない。

(6)発注者が指定する例示規格品を提案するときは、技術的要件の記載を省略できる。

 

4 その他

(1)技術仕様等に関する留意事項
提案する機器、ソフトウェア及び周辺機器は、入札時点で製品化されていること。製品化とは、すでに市販されている製品であることを示す。
ただし、新製品により応札する場合には、技術的要件を満たすこと及び納入期限までに製品化され納入できることを証明できる書類を添付すること。なお、新製品は、信頼性の証明が不確実であるため、技術審査で不合格になる可能性がある。

(2)納入に関する留意事項

① 物品の搬入据付等の日時については、発注者と事前に打合せし、その指示に従うこと。

② 物品を搬入するときは、必要な養生を行い、建物や設備等を破汚損しないこと。また破汚損した場合は、供給者側の負担において原状に復すること。

(3)提案に関する留意事項
①記述内容が不明確である場合は、有効な提案書と見做さない。特に審査にあたって、提案の根拠が不明確であったり、説明が不十分であるなど、発注者が設置した技術審査委員会が技術審査に支障があると判断した場合は、不合格とする。

② 提出資料に対する照会先を明記すること。

③提出された書類等について、必要に応じて、問い合わせやヒアリングを行うことがある。問い合わせやヒアリングに対応できないときは不合格とする。

(4)その他留意事項

搬入、据付、配線、調整に要する全ての費用は本調達に含まれる。

 

 

Ⅱ 調達物品に備えるべき技術的要件

 

(性能、機能に関する要件)
本物品は、以下の要件を満たしていること。

 

1 ノートパソコン本体 30台

以下は1台あたりの仕様

 

1-1 CPU インテル® Core™ i7-1185G7 プロセッサー (12MB キャッシュ, up to 4.8 GHz)相当以上

1-2 メモリー 32GB以上

1-3 グラフィックボード NVIDIA® GeForce® RTX 2080 SUPER

1-4 内臓ハードディスク SSD 512GB以上

1-5 OS Windows 10 Pro (64ビット) 日本語

1-6 画面サイズ 17インチ

本体の例示規格品
A社製  〇〇型
B社製  〇〇型
C社製  〇〇型

 

 

2 USBマウス 有線接続 解像度 4000dpi以上、6ボタン式 30セット

マウスの例示規格品
A社製  〇〇型
B社製  〇〇型
C社製  〇〇型

 

 

(性能・機能以外に関する要件)
3 設置場所

東京都港区丸の内1-2 〇〇省〇〇室 A庁舎3号棟35階 3501室

 

4 納入期限 2020年12月24日(木)

 

5 修理・操作支援体制

(1)本物品の保証期間は、納入検査完了後1年とし、保証期間中に生じた故障や不具合については、無償にて速やかに修理、または交換を行うものとする。

(2)納品後、使用予定者に対する操作説明会を開催すること。開催日時については発注者が指定する日時で行うこと。取扱説明書は原本1部、簡易版10部を提供すること。

(3)納品後、使用者から操作についての問い合わせがあったときは、2営業日以内に対応すること。


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