契約書への正しい「押印の順番」、先に民間会社側へ押印依頼する

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イギリスのロンドン契約手続き
イギリスのロンドン

国が締結する契約書への「押印の順番」についての解説です。通常の契約実務では、当事者双方が一緒に押印することはありません。契約書へ押印する順番は、契約事務取扱規則により、最初に民間会社側が押印します。正しい「押印の順番」の解説です。

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契約書の「取り交わし」方法

 

国と民間会社等が契約を締結するとき、契約金額の大きいものは、契約書を取り交わします。契約書を作成し記名押印する場合、実務上は、契約書を郵送で送り記名押印することが多いです。数千万円以上の大きな契約とか、調印式のようなセレモニーでない限り、契約の当事者自身が揃って記名押印することはありません。

 

通常、契約書の当事者(締結名義人)は、法人の代表者です。しかし会社の社長は多忙ですし、代表者印を社外へ持ち出すことも簡単ではありません。大企業では、社長名の契約書押印が毎日多数あります。社長印を持ち出してしまえば業務が停滞します。

 

そのため、日常業務で必要な「契約書の取り交わし」は、社長が自ら押印するのではなく、営業担当者が社内決裁(稟議)などを経て記名押印します。社長までの決裁を受け、営業担当者や総務担当者が押印するのが一般的です。

 

官公庁側も同じです。国の契約実務では、「支出負担行為担当官」と呼ばれる契約権限を持つ人が「官職指定」されています。局長や部長など幹部職員の官職指定が多いです。実際に契約書を作成し取り交わすのは、契約実務担当者です。係長や係員クラスです。民間会社等と契約を締結するときは、「契約締結伺い」を決裁書類として作成し、「支出負担行為担当官」の承認を受けます。決裁を完了した後に、契約実務担当者の係長や係員が契約書へ公印を押します。

 

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契約書の「作成手順」

契約書の作成手順は、通常、国側の契約実務担当者が「契約書の案文」をワードなどで作成し、内容を相互に確認します。メール添付で相手方へ送信します。契約書の個々の条文について不明な部分や疑義があるときは、メールや電話などで打合せします。条文を修正することで大きな影響(リスクなど)があるときは、それぞれの担当者が上司に相談します。最終的に合意できる「契約書の案文」が完成したら、正式な決裁手続きを、それぞれで行います。

 

決裁が完了した後、契約書を印刷して「袋とじ」を行い、2通を民間会社側へ送付し、最初に民間会社側で押印してから、2通を返送してもらいます。その後、国側で押印し、民間会社側へ契約書1通を送ります。これが、契約書の正しい「作成手順」です。

契約書の作成手順

1.国側 契約書の案文を作成し、会社側へメール添付送信

2.国・会社側 個々の条文など契約書の内容を確認

3.国・会社側 内部決裁

4.国側 袋とじの契約書2通を作成し、会社側へ郵送(近くなら取りに来てもらう)

5.会社側 契約書2通へ押印。国側へ2通返送

6.国側 契約書2通へ押印。会社側へ1通返送

 

次の規定は、「記名押印の順番」を定めています。最初に国側が押印するのではなく、民間会社側に押印することを義務付けています。

 

契約事務取扱規則

第十四条  契約担当官等は、契約の相手方を決定したときは、遅滞なく、契約書を作成しなければならない。

2  契約担当官等が前項の契約書を作成する場合において、当該契約の相手方が隔地にあるときは、まず、その者に契約書の案を送付して記名押印させ、さらに、当該契約書の案の送付を受けてこれに記名押印するものとする。

3  前項の場合において、契約担当官等が記名押印をしたときは、当該契約書の一通を当該契約の相手方に送付するものとする。

 

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契約書への「押印の流れ」

 

契約書への押印手続きの部分を、少し詳細に解説します。

 

国側の契約実務担当者が、契約年月日と契約当事者の氏名を記載した契約書を2通作成します。印刷出力して、「袋とじ」にします。「袋とじ」にする理由は、差し替え防止のためです。内容を改ざんされないよう「袋とじ」にします。まだ押印はしません。押印は、上記の契約事務取扱規則で定めているように、民間会社側が先に押印します。

 

契約の相手方である民間会社側へ、契約書2通を郵送します。事前に電話しておき、簡易書留などで郵送するのが望ましいです。もし、営業担当者が近くに立ち寄ることがあれば、取りに来てもらいます。その方が安全です。

 

民間会社側で、社内決裁し、契約書2通に押印します。印紙税が必要なときは1通のみに貼付します。押印した2通を国側の契約実務担当者へ郵送します。(簡易書留、あるいは持参が安全です。)

 

国側の契約実務担当者は、民間会社側の押印を確認し、決裁完了後に契約書2通に押印します。ここで両者の押印が完了します。印紙税が貼付してない方の契約書を、会社側へ郵送します。官公庁は印紙税法上の非課税法人なので、送る方の契約書には印紙税は不要です。押印が完了した契約書は、郵送でなく、都合の良い時に取りに来てもらうこともあります。この時、民間会社側へ渡す方の契約書をコピーしておきます。

 

以上が実際の契約書への「押印の流れ」です。

 

注意したいポイントは、押印の順番です。国側は、後で押印します。これは、「最終の契約確定行為を国側が行なう」ためです。国側に契約手続の安全性を担保しています。

 

通常は考えられませんが、先に国側が押印して相手方に郵送してしまうと、万が一、悪質な(詐欺的な)民間会社が、契約内容を書き換えることを許してしまいます。その結果、国側に不利な契約が確定してしまう恐れがあります。

 

また、「公印の不正使用防止」のためにも必須です。

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