仕様書を作成するときのチェックポイント、仕様書・予定価格同一の原則

仕様書を作成するときに注意したいポイントです。官公庁が実施する一般競争入札では、最初に仕様書を作成します。仕様書は契約金額に直接影響します。仕様書に基づいて予定価格を作成します。仕様書を作るときのチェックポイント、予定価格との関係です。

仕様書を作成するときは、予定価格まで考慮

一般競争入札を実施するときは、官公庁側で要求する契約内容を仕様書として作成します。そして開札の前までに予定価格調書を作成します。

契約手続きの流れは、仕様書作成　→　予定価格作成　→　入札　→　開札です。

仕様書を作成するときに、つい忘れてしまいがちなことがあります。それは仕様書に記載してないことは、予定価格の積算に含められないことです。

早く入札公告を公開したいと思い、仕様書を作成することのみに集中してしまい、その後に作成する予定価格の存在を忘れてしまうのです。仕様書の内容で、契約金額に影響する部分は明記しなくてはなりません。ここは注意が必要です。

仕様書に記載していない内容は、予定価格では積算できません。仕様書に記載してある部分のみ予定価格で積算可能です。

予定価格の積算を行なうとき、仕様書に記載していないことを含めてしまうと、予定価格の過大積算として、会計検査院などから指摘を受けてしまいます。

簡単に言えば、仕様書と予定価格は同一でなければなりません。仕様書・予定価格同一の原則といいます。

本体だけでなく、周辺のことにも注意

一般競争入札へ参加しようとする民間企業は、官公庁側から提示された入札説明書や仕様書に基づいて入札金額を見積もります。

例えば仕様書の中で、機器を接続するケーブル類などの記載を忘れてしまうと、かなり大きなミスになってしまいます。

多量のノートパソコンを購入し、職場内のネットワークへ接続しようと考えていたのに、接続に必要なLANケーブルやスイッチングHUBなどが仕様書に含まれていないと、民間企業側は官公庁側で既に用意してあると思い、契約の対象外と考えます。

民間企業側としては、仕様書に記載がないので、契約金額にも含めないですし納品物にも含めません。

そして、これらのミスは契約手続きの最終段階の納品当日になって判明します。

LANケーブルがなければ、物品を設置して性能検査を行うときに、ノートパソコンをネットワークに接続できません。動作確認ができません。近くにコンセントがなければ、ノートパソコンを起動できません。契約内容どおりの物品か確認できないのです。完了検査が実施できなければ代金の支払が不可能になります。

単年度予算の物品購入契約で、納品日が３月３１日で上記の状況であれば、年度内の納品検査を断念することになります。新年度予算で支払うことになり、他の予算を使ってしまいます。とても残念な契約になります。（本来、新年度で購入予定だった物品を断念することになります。）

仕様書に記載してないので、契約の相手方である販売会社にミスはありません。発注者である官公庁側のミスです。慌てて次年度に別途予算を確保して、追加でLANケーブルを購入することになってしまいます。

仕様書を作成するときは、本体のみでなく、運送費、梱包費、現地作業費、機器を接続するケーブル類、電源工事（一次側、二次側工事）などの確認が必要です。事前に参考見積書を取り寄せ、動作確認までイメージして内容を確認することが重要です。

特に参考見積書などで、据付調整費一式という表記があったときは、内訳を問い合わせて内容を確認し、必要となる接続ケーブル類や電気、ガス、水道工事などを仕様書で明示する必要があります。

仕様書を作成するときのチェックポイント

物品購入を例に、契約金額に影響することが多い部分、仕様書を作成するときに確認すべきポイントを参考に記載します。

仕様書のチェックポイント

 

購入する本体

 

本体の附属品（本体を動かすのに必要なもの）

 

インストールが必要なソフト類（仕事で必要なもの、インストール費用も検討が必要です。）

 

本体を動かすために必要な環境（接続ケーブル類、電気、ガス、水道、排気が必要か確認）

 

設置のときの搬入経路、特に本体の大きさと、エレベーターや廊下、ドアの間口を確認します。大きな物品のときは、専門会社と一緒に歩いて実測します。