少額随意契約のおおまかな処理手順をイメージ、根拠法令と必要書類

国立競技場 契約手続き
国立競技場

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官公庁の契約手続きで一番多い少額随意契約の流れについての解説です。正しい契約手続きを行うためには根拠法令の理解とおおまかな処理手順をイメージすることが大切です。仕様書の作成から見積もり合わせや支払書類の決裁までを説明します。

少額随意契約とは

 

官公庁の契約実務で一番多い契約手続きは、少額随意契約という100万円未満の随意契約です。

 

ほとんどの官公庁で該当する契約手続きなので、物品購入契約を例におおまかな手順を解説します。100万円という金額は、予定価格調書の作成を省略できる基準額として各省庁が通知で定めています。異なる基準額の場合もあります。

 

少額随意契約の根拠法令は、会計法第29条の3第5項、予決令第99条第3号です。

 

会計法
第二十九条の三
5  契約に係る予定価格が少額である場合その他政令で定める場合においては、第一項及び第三項の規定にかかわらず、政令の定めるところにより、指名競争に付し又は随意契約によることができる。

 

政令とは予算決算及び会計令(予決令・・よけつれい)です。

 

予算決算及び会計令
第九十九条  会計法第二十九条の三第五項 の規定により随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。
三  予定価格が百六十万円を超えない財産を買い入れるとき。

 

契約手続きの流れ

 

1.仕様の確定(仕様書の作成)

 

購入する物品のメーカーや型式を検討し選定します。

仕様書は、品名、型式、数量、納入期限、納入場所、搬入設置方法、代金支払方法などの契約条件を記載します。近年はメールに添付して見積書を依頼することが多いです。昔はFAXでした。

 

2.見積合わせ、見積書の提出依頼

 

2社以上の複数の企業(販売店)へ、1~2週間程度の提出期限で見積書を依頼します。依頼するときは、必ず仕様書を提示し、見積もり合わせで契約の相手を決めるということを事前に明確に伝えます。メール本文に書くと良いです。

 

各社の見積書が提出された後に見積金額を比較して最安値の会社に決定します。

 

契約の相手方を正式に決定したときは、不合格となった会社へ最初に連絡し、最後に決定した企業へ正式に発注することを伝えます。

 

3.請書の提出依頼

 

契約書の取り交わしは150万円以上(予決令第100条の2)から必要になりますので、契約書の作成を省略するときは請書(うけしょ・・契約の相手方となった会社から一方的に提出される誓約書)を提出してもらうのが望ましいです。

 

4.納品、検収

 

納品されたら検査を行います。見積書や請書の内容と同じか確認し問題がなければ納品書を受領し、請求書の提出を依頼します。

 

5.請求書受理と支払

 

請求書(作成年月日と法人の会社印と代表者印を押印したもの)を受理し支払手続きを行います。

 

契約関係書類の順番

 

支払書類に契約関係書類を添付する順番は日付順に整理します。一連の契約手続きの流れがわかるように書類を保存します。

 

一般的な書類の順番は日付の新しい書類を上から並べるのが基本です。これを間違えると手続きが不適切などの不正を疑われる可能性があるので注意が必要です。

 

支払時の決裁書類の順番
1.決裁書類のかがみ(支出負担行為・支出決議書)
2.請求書
3.納品書(検収日付、検収者のサイン入り。)
4.請書(省略の場合もある。)
5.見積書
6.他社の見積書(不採用、不合格などの表示をしておく。)
7.予定価格調書(100万円未満は省略可能)
8.定価表、納入実績表
9.カタログ

 

以上が少額随意契約の手続きの概略です。詳細は別記事を参照してください。

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