「仕様書」を作成する前に知っておきたいこと、表現や記載方法

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契約手続き
2005年 グアム

「仕様書」の書き方についての解説です。実際に仕様書を作成するときに、どのように表現し記載すれば良いのか、どこまで詳しく記載する必要があるのか解説します。仕様書は、「相手に求める内容」を書類としてまとめるものです。契約の中心的な書類になります。

 

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そもそも「仕様書」とは

 

官公庁が実施する入札などの契約手続きに必要な「仕様書」について解説します。この記事で解説する仕様書は、官公庁側(発注者)が求める内容をまとめた書類です。入札であれば、入札に参加するかの判断、入札金額の積算が可能になる書類です。少額な随意契約であれば、金額を見積もることができる書類です。

 

一般的な「仕様」は、製品の性能を表す言葉です。スペックや諸元表とも言います。しかし官公庁の契約手続きでは、発注者側が相手方へ求める内容を意味します。製品だけでなくサービス(清掃や警備などの役務契約)でも使用する言葉です。

 

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仕様書の目的

 

仕様書は、「お互いに守る約束」をまとめた書類です。契約の中心的な部分になります。契約は、約束を守ることです。お互いが守るべき内容は、わかりやすいことが必要です。理解が困難な内容や、表現が難しい内容であれば、約束を守ることができません。

 

つまり仕様書は、契約当事者が、わかりやすい内容であることが必要です。法律の条文のように一字一句を厳格に表現してしまい、かえって何を言っているかわからない内容ではいけません。法律家、弁護士などしか理解できないような内容であれば、仕様書として相応しくありません。仕様書は、誰が読んでも理解できるように、同じように解釈できることが理想です。

 

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仕様書の書き方、記載方法

 

上述したように、契約内容をわかりやすく表現することが、仕様書を書くときに一番重要になります。読んだ人が理解しやすいように、誤解しないように記載することが求められます。仕様書は、法律や規則と異なります。法令などで表現方法が定められているわけではありません。

 

「法律用語」という言葉があるように、法律などは、使う用語が厳格に決められています。「AまたはB」と「AかつB」では意味が全く違います。法律の基礎知識がないと、正しく理解できないのが条文です。難解な条文も多く、法律家以外が理解できないこともあります。

 

官公庁の契約手続きに必要な「仕様書」は、法律の条文とは全く違います。むしろ法律の条文のように難解な表現で記述することは避けなくてはいけません。仕様書は、誰が読んでも理解できる表現で記載することが重要です。理想は、普段会話している言葉と同じように表現することです。仕様書の書き方や記載方法について、ルールは一切ありません。わかりやすく、誤解されない表現であれば構いません。

 

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「詳細に書く」のは間違い

 

「相手方へ求める内容」を書くのが仕様書です。相手方は、仕様書に書いてあることを行います。仕様書に書いてないことは行わなくてよいわけです。そのため仕様書には「すべてのこと」を詳細に書かなくてはいけない、と思うかもしれません。

 

しかし、細かく記載してしまうと、逆に内容が狭くなってしまいます。法律や規則などを作るときも同じですが、細かく記述すればするほど、対象範囲が狭くなってしまうのです。ある程度、抽象的な記載にしておかないと、必要な内容が漏れてしまうことがあります。仕様書の記載は、必要なことは書きますが、最少限に留めて記載する(余計なことは書かない)のが正しい記載方法です。

 

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「仕様書に記載がない」とトラブルになるという誤解

 

仕様書にすべてを記載しておかないと、契約途中でトラブルになったり、契約不履行などの問題が発生する、と考えてしまう人がいます。しかし、そもそも「契約」というのは、相手方を信頼して締結するものです。「信義誠実の原則」が法原則です。相手が誠実に履行してくれるものと信じて契約するわけです。最初から信用できない相手とは契約しないわけです。

 

日本の民法では、「契約の成立」は、口頭のみで成立します。書類の取り交わしは必要としていません。しかし官公庁が締結する契約は、国民の税金を使っています。国民の財産を守るという意味で、一定金額以上の契約については、安全のために請書を取り寄せたり、契約書の取り交わしを行います。

 

ところが、仕様書をどれほど細かく書いても、契約書へ細かい条文を入れても、トラブルになるときはトラブルになります。仕様書や契約書を大雑把に書いても、トラブルにならないときは、トラブルになりません。つまり、仕様書や契約書というのは、いくら細かく書いても、トラブルになるときはトラブルのです。

 

もし、完璧な仕様書を作成したとしても、契約の相手方と意見が対立し、相手が約束を守らなくなることもあるのです。金額が大きければ裁判になってしまいます。どれほど完全な書類であっても、トラブルは防げないのです。トラブルが起きないよう、すべての内容を表現しようとして、何がなんだか意味のわからない記載になるのは本末転倒です。

 

つまり、仕様書に記載してあっても、記載してなくても、トラブルとは関係ないということです。神経質になって考える必要はありません。実際の仕様書の作成方法については次の記事で解説します。

「仕様書の書き方」をわかりやすく解説、少額随意契約の仕様書とは
「仕様書の書き方」をわかりやすく解説します。ノートパソコンの購入を想定して、実際に仕様書を作成します。仕様書のサンプルも掲載しましたので、物品の購入契約であれば、そのまま利用できます。契約担当なら、仕様書の書き方を理解しておきましょう。

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