仕様書を作成する前に知っておきたいこと、表現や記載方法

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契約手続き
2005年 グアム
この記事は約4分で読めます。

仕様書の書き方についての解説です。実際に仕様書を作成するときに、どのように表現し記述すれば良いのか、どこまで詳しくする必要があるのか解説します。仕様書は、相手に求める内容を書類としてまとめるものです。契約の中心的な書類になります。

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そもそも仕様書とは

 

官公庁が実施する競争入札に必要な仕様書についての解説です。この記事で解説する仕様書は、官公庁側(発注者)が求める内容をまとめた書類です。仕様書によって、競争入札への参加可否や、入札金額の積算を行います。少額な随意契約であれば、見積金額を積算するための書類です。

 

一般的な仕様は、製品の性能を表すことが多いです。スペックや諸元表などといいます。しかし官公庁の契約手続きで使用する仕様書は、相手方へ求める内容を意味します。製品だけでなくサービス(清掃や警備などの役務契約)でも使用します。

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仕様書の目的

 

仕様書は、お互いに守る約束をまとめた書類です。契約条件を記載しています。契約は約束を守ることです。お互いが守るべき内容は、わかりやすく理解できなくては意味がありません。理解が困難な内容や、むずかしい表現では約束を守ることができません。

 

つまり仕様書は、契約当事者が、わかりやすい内容であることが最重要です。法律の条文のように一字一句を厳格に表現し、かえって何を言っているかわからない内容ではいけません。法律家、弁護士などしか理解できないような内容であれば、仕様書ではありません。仕様書は、誰が読んでも理解できるように、同じように解釈できることが理想です。

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仕様書の書き方と表現方法

 

契約内容をわかりやすく表現することが、仕様書を書くときに一番重要です。読んだ人が理解しやすいように、誤解しないように記述します。仕様書は、法律や規則と異なります。法令のように、表現方法が定められているわけではありません。

 

法律用語という言葉があリますが、法律の条文では、使う用語が厳格に決められています。「AまたはB」と「AかつB」では意味が全く違います。法律の基礎知識がないと、正しく理解できないのが条文です。難解な条文も多く、法律家以外は理解できないこともあります。

 

官公庁の契約手続きに必要な仕様書は、法律の条文とは全く違います。むしろ法律の条文のように難解な表現で記述することは避けなくてはいけません。仕様書は、誰が読んでも理解できる表現で記載することが重要です。理想は、普段会話している言葉と同じように表現することです。仕様書の書き方や記載方法についてのルールは何もありません。わかりやすく、誤解されない表現であれば良いわけです。

 

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条件を詳細に書くのは間違い

 

相手方へ求める内容を書くのが仕様書です。相手方は、仕様書に書いてあることを行います。仕様書に書いてないことは行わなくてよいわけです。そのため仕様書には、すべてのことを詳細に書かなくてはいけない、と思うかもしれません。

 

しかし、細かく記載してしまうと、逆に内容が狭くなってしまいます。法律や規則などを作るときも同じですが、細かく記述すればするほど、対象範囲が狭くなってしまうのです。ある程度、抽象的な記載にしておかないと、必要な内容が漏れてしまうことがあります。仕様書には、必要なことは書きますが、最少限に留めて記載する(余計なことは書かない)のが正しい書き方です。

 

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仕様書に記載がないとトラブルになるという誤解

 

仕様書にすべてを記載しておかないと、契約途中でトラブルになったり、契約不履行などの問題が発生する、と考えてしまう人がいます。しかし、そもそも契約というのは、相手方を信頼して締結するものです。信義誠実の原則が、契約の原則です。相手が誠実に履行してくれるものと信じて契約するわけです。最初から信用できない相手とは、そもそも契約しないわけです。

 

日本の民法では、契約は口頭のみで成立します。書類の取り交わしは必要としていません。しかし官公庁が締結する契約は、国民の税金を使っています。国民の財産を守るという意味で、一定金額以上の契約については、安全のために請書を取り寄せたり、契約書の取り交わしを行います。

 

ところが、仕様書をどれほど細かく書いても、契約書へ細かい条文を入れても、トラブルになるときはトラブルになります。仕様書や契約書を大雑把に書いても、トラブルにならないときは、トラブルになりません。つまり仕様書や契約書というのは、いくら細かく書いても、トラブルになるときはトラブルのです。

 

もし完璧な仕様書を作成したとしても、契約の相手方と意見が対立し、相手が約束を守らなくなることもあるのです。金額が大きければ裁判になってしまいます。どれほど完全な書類であっても、トラブルは防げないのです。トラブルが起きないよう、すべての内容を表現しようとして、何がなんだか意味のわからない仕様書になるのは本末転倒です。

 

仕様書に記載してあっても、記載してなくても、トラブルとは関係ないということです。神経質になって考える必要はありません。実際の仕様書の作成方法については次の記事で解説します。

仕様書の書き方をわかりやすく解説、少額随意契約の仕様書とは
官公庁が少額随意契約を締結するときに作成する仕様書の解説です。少額随意契約では、見積もり合わせを実施します。見積書を依頼するときには仕様書を提示します。仕様書の作成方法を具体例で解説します。物品購入契約の仕様書サンプル付きです。

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