仕様書の書き方をわかりやすく解説、少額随意契約の仕様書サンプル

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契約手続き
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「仕様書」の書き方をわかりやすく解説します。ノートパソコンの購入を想定して、実際に仕様書を作成します。仕様書のサンプルも掲載しましたので、物品の購入契約であれば、そのまま利用できます。契約担当なら、仕様書の書き方を理解しておきましょう。

 

仕様書を作成する前の注意点を次の記事でまとめました。もし読んでいないときは、ぜひ最初に御覧ください。

 

「仕様書」を作成する前に知っておきたいこと、表現や記載方法
「仕様書」の書き方についての解説です。実際に仕様書を作成するときに、どのように表現し記載すれば良いのか、どこまで詳しく記載する必要があるのか解説します。仕様書は、「相手に求める内容」を書類としてまとめるものです。契約の中心的な書類です。

 

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少額随意契約の「仕様書」とは

 

官公庁の契約方式は、「入札」と「随意契約」に別れます。契約金額が高額なものは、原則として、一般競争入札、あるいは指名競争入札になります。

 

一方、事務簡素化を目的として、一定金額以下の契約については随意契約が可能です。国の場合は、予算決算及び会計令第九十九条により160万円、地方自治体の場合は、地方自治法施行令第百六十七条の二により、都道府県160万円以下、市町村80万円以下の金額で、各地方自治体が定めています。これらを「少額随意契約」と呼びます。

 

少額随意契約では、複数の会社から見積書を取り寄せて、「見積もり合わせ」を実施します。さらに契約金額が小さければ、「見積もり合わせ」をも省略して、少額随意契約が可能です。

 

この解説では、契約金額が小さい「少額随意契約」を締結するときの「仕様書の書き方」について、くわしく解説します。

 

少額随意契約を締結する前に、見積書を取り寄せます。見積書を提出してもらう依頼文書として「仕様書」が必要になります。仕様書は、見積書の提出を依頼する文書という役割があります。

 

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仕様書の「記載項目」

 

それでは実際に仕様書を作成してみましょう。ノートパソコンを1台購入する契約についての仕様書です。購入するノートパソコンが既に決定しているものとして解説します。

 

最初に、仕様書に記載する項目を確認します。主な項目は、次のとおりです。文書作成ソフトを使い、A4サイズで作成します。

仕様書の記載項目
1.契約件名
2.目的及び用途
3.調達物品および内訳
4.納入期限
5.納入場所
6.納品検査・代金の支払
7.無償保証期間
8.その他の遵守事項
(1)運送・搬入・据付
(2)機密事項及び個人情報

 

それでは、各項目をくわしく解説します。

 

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契約件名

 

最初に、「件名」を決めます。「件名」とは、一連の書類手続きを示す名称のことです。件名の付け方は、特にルールがあるわけではありません。自分の好きな名称をつけることができます。他の契約と区別できるように、わかりやすく表現します。今回はノートパソコンを例にします。

 

契約件名 ノートパソコン 1台

 

数量は、同じものを複数購入するのであれば、「◯台」や、「〇セット」とします。いろいろな種類の物品が含まれるときは、「一式」として、別途、内訳を記載します。

 

この契約件名は、見積書、請書、納品書など、すべての書類で使用する「識別のための名称」になります。

 

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目的及び用途

 

購入しようとする物品の使用目的や用途を簡単に記載します。使用目的によって、物品の内容が変わることがあります。何のために買うのか、簡単に記載します。どんなことに使うのかイメージできる内容で十分です。

 

今回は、会計課で使用するノートパソコンです。

目的及び用途

◯◯省会計課では、省内のネットワークに接続したノートパソコンを使用して、会計業務を行っている。今回、業務を拡張するために、新しく会計業務に使用するノートパソコンを購入する。

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調達物品および内訳

 

購入する物品を、すべて記載します。ここに記載してない物品は、納品対象になりません。カタログなどを調べて、本体以外にも必要なアプリケーションソフトや付属品なども明記します。また、接続用のケーブル類も記載します。

 

型式や性能を記載するときは、極力、メーカーサイトから「コピー」して「貼り付け」ます。キーボードで手打ちしてしまうと記載ミス等のトラブルになります。可能な限りコピーで作成します。

調達物品名および内訳

 

本体 NECパーソナルコンピュータ株式会社製 VersaPro J タイプVL 1台

 

本体の構成
CPU インテル® Core™ i5-8265U プロセッサー (1.60GHz)
OS Windows10 Pro 64ビット
ディスプレイ 15.6型ワイド HD液晶(1366×768ドット)
メモリ 8GB (4GB×2)
ハードディスク・SSD 暗号化機能付 約256GB SSD
アプリケーションソフト Office Home & Business 2019
ACアダプタ、標準添付品一式

 

LANケーブル カテゴリー7 3m 1本

 

搬入、据付調整、配線、梱包資材の撤去 一式

 

注意したい点は、実際に設置する場所をイメージして、ノートパソコンを動かすための、電源とネットワーク接続口が近くにあるか調べることです。設置場所は、目で見て確認する必要があります。頭の中だけで想像していると、実際は違うことがあります。

 

契約をした後、納品時に検収を行います。検収作業では、ノートパソコンの電源を入れて動作確認します。納品当日になって、電源が取れなかったり、ネットワークに接続できないと、検収(納品確認)ができなくなってしまいます。(コンセントが余っていると思っていたら、誰かに使われていたなど、よくある失敗です。周りの人へもコンセントを使う予定であることを伝えておきましょう。)

 

電源については、すぐ近くに余りのコンセント差し込み口があるか確認します。ネットワークの接続については、LAN の接続口が近くにあるか必ず確認します。もし電源やLANの接続口が近くにない場合は、納品日までに、この契約とは別に工事を実施しておく必要があります。ノートパソコンの購入契約の中へ「電源工事を入れる」ことも可能です。しかし契約金額が高くなってしまいます。一般的に考えても、電気工事は専門業者の方が安いです。ネットワーク工事についても同様です。

 

メーカー名や型式の指定については、少額な随意契約の場合、競争性が確保されていれば問題ありません。事実上、販売店が1社に限定されなければ問題ありません。上記のNEC製品であれば、代理店や販売店が多数存在し、競争性が十分に確保されています。

 

パソコンのOSなども「マイクロソフト社のWindows」と指定しても、販売店が多数あります。販売できる会社が多数存在し、競争性が確保されていれば、メーカー名を指定しても問題ないです。メーカー名を指定できないのは「政府調達協定」に該当する高額な入札などの場合です。(令和2年度は1,500万円以上)

 

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納入期限

 

「納入期限」は、「いつまでに納品してください」という期限です。「納入期日」とは違うことに注意して下さい。「納入期日」と表記してしまうと、その日しか納品できなくなってしまいます。

 

納品日には検収作業が必要です。もし「納入期日」と記載し、その日に体調が悪く休暇になったり、急な会議等で検収ができないと、かなり悲惨な状況になります。(万が一、納品してもらった後、検収前に盗まれたら、どちらの管理責任か不明になります。)

 

「納入期限」と記載してあれば、その日以前であれば、いつでも納品可能です。双方で納品日を調整して自由に決めることができます。早めに納品日を予定しておけば、急用で延期になっても問題ありません。必ず、「納入期限」と記載してください。土日や年末年始などは除外した日を設定します。

 

「納期」という表記は絶対やめましょう。「納入期限」なのか「納入期日」なのかわかりません。契約実務では意味不明の言葉です。トラブルの元になります。書かない方がましなくらいです。必ず「納入期限」としましょう。

納入期限 令和2年7月31日(金)

 

西暦(2020年)と和暦(令和2年)については、どちらでも問題ありません。ただ、ひとつの書類の中に、西暦と和暦が混在してしまうと、非常に読みにくい書類になってしまいます。西暦と和暦については、どちらかに統一します。官公庁が使用する書類は、一般的に和暦を使用します。2020(令和2)年7月1日のように、両方を併記する方法もあります。

 

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納入場所

 

納入場所は、具体的に記載します。建物が複数ある場合は、号館名や建物名まで記載します。建物の名称が同じで、住所が複数あるときは、住所も記載します。階数、部屋番号も分かる範囲で記載します。納品場所によって見積金額が変わることもあります。実際に設置する場所を、わかりやすく記載します。

納入場所

〇〇省 会計課 契約係
合同庁舎第2号館3階312号室

 

納入場所については、必ず設置場所を記載します。納品日に行う検収作業では、契約担当者が必ず立ち会います。契約担当者が立ち会うので、納入場所を契約担当部署とする人もいますが、これは間違いです。二度手間になってしまいます。一度契約担当部署まで運搬し、その後に実際の設置場所まで持って行かせるのは、相手方へ負担を押し付けることになってしまいます。最初から、設置する場所を「納入場所」欄へ記載すべきです。そして検収作業の時には、納入場所で待ち合わせし、納品に立ち合い、検収作業を行います。

 

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納品検査・代金の支払

 

納品日には、必ず契約担当者が立会い、契約内容と現物を照合し、確認する必要があります。これを納品検査や、検収(検査収納)と言います。型式、数量、実際の動作確認を行います。

 

納品検査を実施することについて、事前に契約条件として義務付けておきます。納品検査を義務付けないと、不良品でも代金を支払うことになってしまいます。

納品検査・代金の支払

納品時には、発注者が指定する契約担当者が立ち会い、納品検査を行う。代金の支払は、納品検査完了後、適法な請求書を受理した後に1回で支払う。

 

検収は、必ず発注者側が行います。検収を忘れたり、省略してしまうと、次のようなトラブルが発生します。検収してないと責任が不明になってしまいます。

◯物品がなくなった。
最初から納品されていなかったのか、納品後に誰かが持ち出したのか、あるいは盗まれたのか不明になります。

 

◯製品が動作しない。
そもそも欠陥品だったのか、納品後に発注者側の誰かが、過失(操作方法を間違えたり、別の場所で使おうと思い、運んでいる最中に落として割ってしまったなど)で壊したのか不明です。

 

検収を忘れてしまうと、これらのトラブルが発生したときに、責任の所在(危険負担)がわからなくなってしまいます。販売会社を疑うことにもなります。また、盗まれる以外にも地震や暴風雨などで壊れることもあります。検収さえ完了していれば、販売会社側に責任がないことがわかります。万が一のときに、余計な調査が必要なくなります。

 

検収が完了すれば、所有権が官公庁側へ移転し、官公庁側へ管理責任も移ります。

 

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無償保証期間

 

通常の使用によって、物品が故障した場合、無償で修理してもらう保証期間を定めます。一般的な無償保証期間は1年間です。製品によっては1年以内の保証期間のこともあります。

 

無償保証期間は、明確に記載し、修理が必要になったときは販売会社が責任を負うことを明記します。ただし修理対象となるのは、通常の使用の場合のみです。一般的に考えられないような使い方、あるいは過失(落としたり、何かにぶつけたりしたとき)の場合は、補償の対象外です。別途有料で修理しなければなりません。

無償保証期間

物品の無償保証期間は、検査を完了した日から1年とし、当該保証期間中に生じた故障等については、発注者の故意又は過失による場合を除き、無償にて修理するものとする。

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その他の遵守事項

 

搬入設置時の注意事項や、機密情報(個人情報)の取り扱いなどを記載します。 契約の主要な部分には直接関係ないですが、万が一、事故が起きたときの責任などを明記しておきます。

その他の遵守事項

(1)運送・搬入・据付
運送・搬入・据付作業中、建築物、工作物等に損傷を与えた場合は、速やかに契約担当者へ連絡し、供給者の責任においてこれを原状に復すること。

(2)機密事項及び個人情報
契約の履行中に知り得た機密事項及び個人情報については、持ち出したり、他の目的に利用しないこと。機密事項又は個人情報の漏洩等が発生したことを知った場合には、直ちに契約担当者へ連絡し、供給者の責任において対応すること。

(3)その他、定めのない事項
この契約に定めのない事項について、これを定める必要がある場合は、発注者と供給者とが協議のうえ、定めるものとする。

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仕様書のサンプル

 

以上が仕様書の書き方についての説明です。参考に上記の内容をまとめた仕様書を記載しておきます。コピーして自由にお使いください。レイアウトを見栄えよく整えれば、そのまま使用できます。

 

この仕様書は「入札以外」で使用するものです。入札の場合には、特定の機種を指定せずに競争性を確保する目的から、書き方が変わります。

 

仕様書(少額随意契約のサンプル)

1.契約件名 ノートパソコン 1台

2.目的及び用途

◯◯省会計課では、省内のネットワークに接続したノートパソコンを使用して、会計業務を行っている。今回、業務を拡張するために、新しく会計業務に使用するノートパソコンを購入する。

3.調達物品名および内訳

本体 NECパーソナルコンピュータ株式会社製 VersaPro J タイプVL 1台

本体の構成
CPU インテル® Core™ i5-8265U プロセッサー (1.60GHz)
OS Windows10 Pro 64ビット
ディスプレイ 15.6型ワイド HD液晶(1366×768ドット)
メモリ 8GB (4GB×2)
ハードディスク・SSD 暗号化機能付 約256GB SSD
アプリケーションソフト Office Home & Business 2019
ACアダプタ、標準添付品一式

LANケーブル カテゴリー7 3m 1本

搬入、据付調整、配線、梱包資材の撤去 一式

4.納入期限 令和2年7月31日(金)

5.納入場所

〇〇省 会計課 契約係
合同庁舎第2号館3階312号室

6.納品検査・代金の支払

納品時には、発注者が指定する契約担当者が立ち会い、納品検査を行う。代金の支払は、納品検査完了後、適法な請求書を受理した後に1回で支払う。

7.無償保証期間

物品の無償保証期間は、検査を完了した日から1年とし、当該保証期間中に生じた故障等については、発注者の故意又は過失による場合を除き、無償にて修理するものとする。

8.その他の遵守事項

(1)運送・搬入・据付
運送・搬入・据付作業中、建築物、工作物等に損傷を与えた場合は、速やかに契約担当者へ連絡し、供給者の責任においてこれを原状に復すること。

(2)機密事項及び個人情報
契約の履行中に知り得た機密事項及び個人情報については、持ち出したり、他の目的に利用しないこと。機密事項又は個人情報の漏洩等が発生したことを知った場合には、直ちに契約担当者へ連絡し、供給者の責任において対応すること。

(3)その他、定めのない事項
この契約に定めのない事項について、これを定める必要がある場合は、発注者と供給者とが協議のうえ、定めるものとする。


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