官公庁が契約手続きを始めるときに作成する仕様書の説明です。そもそも仕様書とはどのような書類なのか、仕様書の役割は何なのか、仕様書の注意点などをわかりやすく簡単に説明します。仕様書を簡単に知りたいときに役立つ情報です。
そもそも仕様書とは、なぜ仕様書が必要になるのか
仕様書とは、官公庁側が契約手続きを始めるとき、最初に作成する書類です。民間企業が契約金額を見積もるための書類になります。官公庁側の求める内容が書いてあります。
仕様書に基づいて民間企業が契約金額を見積もります。見積もり合わせや競争入札などの価格競争では、複数の民間企業が参加します。金額を積算するための前提条件を同じにするために必須です。
仕様書を作成せずに、口頭のみで依頼してしまうと、前提条件が変わってしまいます。条件が変わり公平な価格競争ができなくなってしまいます。
また契約を締結するときにも、仕様書がないと契約内容が明確になりません。官公庁側が相手に何を求めるのか明確にしたものが仕様書になります。契約書を取り交わすときは、仕様書を一緒に袋とじにします。
仕様書はどのように作成するのか
仕様書は、実際の契約内容をイメージして作成します。誰もが理解しやすいように書くのが仕様書の基本です。法律の条文のような難解な表現は使いません。
物品を購入する仕様書であれば、どのような物品を購入するのか明確に基準を示します。また納品する際には、どのように納品するのか明記します。大きい物品であれば解体して運ぶのか、廊下やエレベーターの養生はどのように行うのか、などを記載します。官公庁の契約では検収が必須です。納品のときに検収作業を行うことを義務づけます。
役務契約の仕様書では、実際の業務内容をイメージしながら記述することになります。
仕様書に記載してあることしか契約金額には反映できません。仕様書に記載してないことを相手方へ求めると別料金が発生します。
仕様書を作成するときの注意点
仕様書を作成する契約は、価格競争を前提にしていることが多いです。稀に、競争性のない随意契約でも仕様書を作成しますが、入札ほど細かく記述しません。
公平な価格競争のために仕様書を作るので、偏っていない内容であることが最重要です。特定の企業しか対応できないような内容は極力排除します。
誰もが簡単に対応できる契約内容が基本です。
さらに詳しい内容を知りたいときは次の記事をご覧ください。
コメント