請書を簡単に知りたい!初心者向けに誰でもわかる請書の説明

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初心者向け
イギリス ロンドン

請書について簡単にわかりやすく説明します。官公庁が契約手続きで使う請書とは、どのような書類なのでしょうか、なぜ請書が必要なのでしょうか、契約書との違いを含めて説明します。簡単に請書を知りたいときに役立つ情報です。

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そもそも請書とは、なぜ請書が必要になるのか

 

官公庁が契約手続きを進めるときに取り寄せる請書(うけしょ)は、契約書を省略するときに必要になる書類です。

 

契約書は、発注者と受注者が、お互いに契約内容を約束するものです。しかし請書は、一方的に相手方へ提出する誓約書になります。

 

お互いに約束しているわけではないので、相手に対して強制力はありません。そのため重要な契約であれば、契約金額に関係なく契約書を取り交わすべきです。

 

請書は、契約内容が簡単で契約不履行などが想定できない場合に使用します。

 

民間企業が使う注文請書は、注文に対する請書になるので契約書に近いです。官公庁の請書とは少し違います。

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請書はどのように依頼して取り寄せるのか

 

請書は、契約書の取り交わしを省略する場合に取り寄せます。通常、官公庁側から契約内容を記載した請書の様式を提示し、民間企業側で押印して提出してもらうことになります。

 

見積もり合わせを行った結果、契約の相手方が決定したときに請書の提出を依頼します。

 

契約の相手方として決定したことを伝える電子メールへ、請書の様式を添付して依頼することが多いです。電話で契約することを伝えて、請書の様式をメールで送ることもあります。

 

見積もり合わせの結果を伝えるときに、請書を依頼するときは次のようになります。

 

電子メールで請書を依頼する場合

 

◯◯株式会社御中

 

いつもお世話になっております。◯◯省契約係の◯◯と申します。

 

先日は見積もり合わせに参加して頂き、ありがとうございました。

◯◯の購入契約につきましては、見積もり合わせを行った結果、御社と正式に契約を締結することになりました。

 

つきましては、添付請書の提出をお願いいたします。

 

なお、このメールによって正式な契約締結になりますので、契約を進めてくださいますようお願いします。また、受信確認のため返信いただけるとありがたいです。

 

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請書を取り扱うときの注意点

 

請書は、契約の相手方が正式に決定したときに提出してもらう書類です。契約書の取り交わしを省略するときに、一方的に提出してもらう誓約書です。

 

契約不履行が考えられないような簡単な契約や、仮に契約不履行になっても支障のないような軽微な契約の場合に請書を提出してもらいます。請書は一方的に提出してもらう書類なので、相手への強制力はありません。

 

重要な契約内容であれば、契約金額が小さくても契約書を取り交わすべきです。また請書を依頼したときに、相手方が契約書を希望するのであれば、請書ではなく契約書を締結すべきです。

 

さらに詳しい内容を知りたいときは次の記事をご覧ください。

請書と契約書の違いを正しく知る、電子メール添付なら収入印紙は不要
官公庁の契約手続きに必要な「請書」の解説です。請書は、どのような書類なのか、請書の根拠法令、契約書と請書の違い、請書の強制力、請書による契約を変更する方法をわかりやすく解説します。官公庁の契約担当者、営業担当者に必須の知識です。

コメント

  1. 匿名希望 より:

    いつも参考になる記事、ありがとうございます。
    自治体の直営施設で、キャッシュレス決済導入を進めています。
    そこで疑問となっているのが、契約の方法です。
    通常、クレジット会社等に加盟店の申し込みをし、クレジット会社が審査し、その後契約となるかと思います。
    随意契約を予定していますが、通常の手続きは難しいと感じています。
    何かアドバイスいただけないでしょうか。

    • 矢野雅彦管理人 より:

      コメントありがとうございます。

      2つのコメントにお答えします。

      見積もり合わせのために、各社へ問い合わせした結果、「ホームページに載せている額から変わらないので、見積書は出せない」とのことであれば、該当サイトの画面をハードコピーして印刷すれば問題ありません。ただ、見積書の提出を依頼した事実、問い合わせた内容をハードコピーへメモしておく必要があります。

      WEBサイトでの公表価格でしか契約しない、(つまり値引きしない)という意味で見積書の提出を辞退しているのだと思います。値引きしないことを確認した状況のメモが必須です。日付、問い合わせ先、問い合わせ内容を記録として残せば、画面のハードコピーで問題ありません。

      次に、キャッシュレス決済の導入ですが、私も実際に2017年頃、キャッシュレス決済を導入した経験があります。現金よりも利便性が良く効率的ですし、現金紛失の心配もなく安全になります。

      当時、キャッシュレス決済を導入するときに検討したのは、大手クレジット会社を利用できる決済代行会社を使うこと、初期導入費用と、その後の維持費用です。維持費用は、主に決済代行会社の手数料であり、取り扱い金額に対して何パーセントかで決定します。

      見積もり合わせで決済代行会社を比較するときは、まず想定する取り扱い金額を予想します。取り扱い金額は予想なので、実際の金額と異なっても問題ありません。あくまで想定金額です。1年間あるいは数年間単位で、キャッシュレス決済した場合の手数料を予想し、初期導入コストと手数料による維持費部分の総計を計算します。総計で最も有利な(安い)会社を選定することになります。(顧客向けのカスタマイズなどの初期導入コストが不要な場合もあります。私が担当したときは、WEB画面を見やすいようにカスタマイズしてもらったので、初期費用が必要でした。)

      ただ比較する決済代行会社は、十分に信頼できる会社を選びましょう。できれば官公庁との契約実績のあるところが安心です。今は、多くのキャッシュレス決済代行会社が官公庁と取り引きしています。導入費用や手数料を確認するときに、官公庁との取引実績も確認すると良いです。

  2. 匿名希望 より:

    いつも参考にさせていただいております。
    見積り合わせの際の見積書についてお伺いします。
    キャッシュレス決済を導入したく、決済代行会社から見積書を取り寄せたいのですが、各社からは、ホームページに載せている額から変わらないので、見積書は出せないと言われました。
    見積書なしで、各社のホームページの情報を印刷したもので見積り合わせを行うことは可能でしょうか?(不適切な見積り合わせにならないでしょうか?)

  3. おばちゃんさん より:

    いつも参考に読ませていただき、とても助かっています。ありがとうございます。

    官公庁所有建築物の指定管理を受けている公益財団法人で、出向で官公庁の役人さんが常駐している団体になります。
    見積もり合わせの際に、所定の入札書(請書)の様式に記入してもらうのですが、
    請書に企業から押印してもらう印鑑は、代表書印(契約印)でなければならないのでしょうか。
    その場合の根拠法令等、教えていただければありがたいです。

    • 矢野雅彦管理人 より:

      コメントありがとうございます、管理人です。

      請書へ押印するときの印鑑は、会社の代表者の印になります。通常は代表取締役社長の印です。

      理由は、契約権限(契約を締結する権限)を持っているのは、会社の代表者になるからです。稀に、部長や課長などの部下へ契約権限を委任することがありますが、その場合には委任状が必要になります。代表者が権限を持つことは、会社法で定められています。株式会社以外でも組織の長が契約権限を持ちます。

      会社法
      (株式会社の代表)
      第三百四十九条
      4 代表取締役は、株式会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を有する。

      こちらの記事も参考になります。

      https://kaikei.mynsworld.com/inin-jou/

      • おばちゃんさん より:

        早速のご回答ありがとうございます。
        代表取締役の印でなければならないのですね。角印と私印を押されたものを受け取りましたが、契約権限者であることが明確にされている印が必要だということを得心できました。

        詳細なご説明も加えていただきましたお蔭で、より深く学べましたこと感謝のほかございません。誠にありがとうございました。