請書について簡単にわかりやすく説明します。官公庁が契約手続きで使う請書とは、どのような書類なのでしょうか、なぜ請書が必要なのでしょうか、契約書との違いを含めて説明します。簡単に請書を知りたいときに役立つ情報です。
そもそも請書とは、なぜ請書が必要になるのか
官公庁が契約手続きを進めるときに取り寄せる請書（うけしょ）は、契約書を省略するときに必要になる書類です。
契約書は、発注者と受注者が、お互いに契約内容を約束するものです。しかし請書は、一方的に相手方へ提出する誓約書になります。
お互いに約束しているわけではないので、相手に対して強制力はありません。そのため重要な契約であれば、契約金額に関係なく契約書を取り交わすべきです。
請書は、契約内容が簡単で契約不履行などが想定できない場合に使用します。
民間企業が使う注文請書は、注文に対する請書になるので契約書に近いです。官公庁の請書とは少し違います。
請書はどのように依頼して取り寄せるのか
請書は、契約書の取り交わしを省略する場合に取り寄せます。通常、官公庁側から契約内容を記載した請書の様式を提示し、民間企業側で押印して提出してもらうことになります。
見積もり合わせを行った結果、契約の相手方が決定したときに請書の提出を依頼します。
契約の相手方として決定したことを伝える電子メールへ、請書の様式を添付して依頼することが多いです。電話で契約することを伝えて、請書の様式をメールで送ることもあります。
見積もり合わせの結果を伝えるときに、請書を依頼するときは次のようになります。
電子メールで請書を依頼する場合
◯◯株式会社御中
いつもお世話になっております。◯◯省契約係の◯◯と申します。
先日は見積もり合わせに参加して頂き、ありがとうございました。
◯◯の購入契約につきましては、見積もり合わせを行った結果、御社と正式に契約を締結することになりました。
つきましては、添付請書の提出をお願いいたします。
なお、このメールによって正式な契約締結になりますので、契約を進めてくださいますようお願いします。また、受信確認のため返信いただけるとありがたいです。
請書を取り扱うときの注意点
請書は、契約の相手方が正式に決定したときに提出してもらう書類です。契約書の取り交わしを省略するときに、一方的に提出してもらう誓約書です。
契約不履行が考えられないような簡単な契約や、仮に契約不履行になっても支障のないような軽微な契約の場合に請書を提出してもらいます。請書は一方的に提出してもらう書類なので、相手への強制力はありません。
重要な契約内容であれば、契約金額が小さくても契約書を取り交わすべきです。また請書を依頼したときに、相手方が契約書を希望するのであれば、請書ではなく契約書を締結すべきです。
さらに詳しい内容を知りたいときは次の記事をご覧ください。
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