契約手続きに必要な見積書、見積書の法的根拠、契約の成立時期

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民間の見積書と官公庁の見積書

官公庁の会計実務に必要な見積書についての解説です。

契約手続きに関する事務処理を行っていると、頻繁に必要となる書類として「見積書」があります。民間企業の間で取引に使用される見積書と、官公庁における見積書では、取扱いなどで異なることがあるのでしょうか。

 

最初に、見積書が会計法令の中で、どのように規定されているか確認します。

 

「見積書」に関する定めがある会計法令は次のとおりです。

 

財政法・・見積書の規定はありません。

 

会計法・・見積書の規定はありません。

 

予決令(よけつれい、予算決算及び会計令)は、第九十九条の六で規定されています。

 

予算決算及び会計令
第九十九条の六  契約担当官等は、随意契約によろうとするときは、なるべく二人以上の者から見積書を徴さなければならない。

 

これは「見積もり合わせ」についての条文です。

 

次に、支出負担行為等取扱規則を確認します。

 

別表甲号、支出負担行為の整理区分表7「物品費の類」の中で、支出負担行為に必要な主な書類として「見積書」が明記されています。

 

計算証明規則(会計検査院長が定めるもので、政令・省令と同じ)は、第二十四条で定めています。(歳入は十八条)

 

計算証明規則
第二十四条  随意契約によった財産の購入又は借入れその他の契約による支出については、予定価格及びその算出の基礎を明らかにした書類、見積書並びに契約書の附属書類を証拠書類に添付しなければならない。

 

 

では、見積書の様式(フォーマット)は決められているのでしょうか。

 

民間企業で使用されている見積書は、会社独自のもので、民間企業の会計原則である企業会計原則でも定めはありません。

 

様式は自由ですが、官公庁で取り扱う見積書は、最低限、次の項目が必須です。

 

見積年月日(会社側で作成した日)

 

会社の住所

会社の正式名称(法人の種類、法人名)

代表者の役職名、代表者の氏名

会社印(四角の印など)

代表者印(丸印など)

 

見積金額とその内訳(品名、型式、数量、単価、金額、通常は定価と値引き額が判明するよう記載。)

 

納品予定日(契約締結後2週間以内など)

 

代金の支払方法(銀行振込の場合は振込先銀行名)

 

特に注意が必要なのは、会社印と代表者印です。

 

会社印は、法人であることを証明する印です。代表者の役職と氏名印は、法人を代表して、取引権限(契約締結権限)を有していることを表しています。

 

通常、法人の取引は、「代表取締役(社長)」などの法人のトップの人のみが契約権限を有しています。部長とか課長などの役職名の場合には、社長から契約権限を委任されていることを、委任状で確認する必要があります。

 

委任の確認は、口頭での確認だけでなく、社長からの委任状を文書として提出してもらいます。これを怠ると、後日契約上のトラブルが生じた場合に損害を被ってしまいます。

 

 

見積書の法的役割

 

次に、契約手続きの中で、見積書の法的な役割を考えてみます。

 

契約については、民法で定められていますので、売買契約(官公庁でパソコンを購入する場合など)を例に解説します。

 

民法では、売買契約について次のとおり定めています。

 

民法

第五百五十五条  売買は、当事者の一方がある財産権を相手方に移転することを約し、相手方がこれに対してその代金を支払うことを約することによって、その効力を生ずる。

 

物品を売ります、買いますという約束が売買契約です。

そして契約の成立については、民法第五百二十一条です。

民法

第五百二十一条 承諾の期間を定めてした契約の申込みは、撤回することができない。

2 申込者が前項の申込みに対して同項の期間内に承諾の通知を受けなかったときは、その申込みは、その効力を失う。

 

簡単に言うと、民間企業からの契約の申込み(見積書の提出)に対して、発注者(官公庁)側が承諾すると契約が成立します。

 

日本の民法では、書類の取り交わしは必要なく、口頭での合意のみで契約が成立します。

 

パソコンを購入する例では、官公庁側の契約実務担当者が、購入したいパソコンの仕様書を作成し、民間企業へ見積書の提出を依頼します。見積書には、定価と値引き額、販売価格(見積価格)を記載してもらいます。

 

提出された見積書の内容を確認し、民間企業に対して「この見積書でお願いします。」と承諾することによって契約が成立します。

 

民間企業側へ仕様書を提示すること(○○メーカーの型式○○のパソコンを3台買いたい、納期は1ヶ月以内など)は、「契約の申込の誘引」となります。

 

そして、民間企業が仕様内容(発注内容)を確認して、社内で検討し、いくらなら売れる、と官公庁側へ見積書を提出します。この見積書の提出が「契約の申込」となります。

 

官公庁の契約実務担当者は、民間企業から提出された見積書を確認し、上司とも相談し、予定価格の範囲内であれば、最も有利な見積書を提出した企業へ、正式に発注することになります。(契約の申込の承諾)この時点で契約が成立します。

 

また、官公庁の契約手続きでは、契約金額が150万円を超えるときには、契約書の作成と取り交わしが義務付けられています(予決令第100条の2)。契約書の記名押印前の段階は、完全な契約の成立ではなくて、契約書の取り交わしが完了するまでは「契約の部分的な成立」となります。(これは官公庁独自の規定です、民間企業同士の取引では関係ない考え方であることに注意が必要です。)

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