契約手続きに必要な「見積書」を正しく理解する、法的根拠と役割

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官公庁の契約手続きに必要な「見積書」についての解説です。契約手続きを担当していると、頻繁に必要な書類として「見積書」を取り扱うことになります。官公庁が必要とする「見積書」の根拠法令と役割について、契約実務担当者の視点から解説します。

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「見積書」を必要とする根拠法令

最初に「見積書」が、会計法令の中で、どのように規定されているか確認します。(「参考見積書」ではないので注意してください。)

 

国の会計法令の中で、「見積書」について定めがあるのは、次のとおりです。(地方公共団体については、後述します。)

 

財政法・・見積書の規定はありません。

 

会計法・・見積書の規定はありません。

 

予決令(よけつれい、予算決算及び会計令)は、第九十九条の六で規定されています。

 

予算決算及び会計令
第九十九条の六  契約担当官等は、随意契約によろうとするときは、なるべく二人以上の者から見積書を徴さなければならない。

 

これは「見積もり合わせ」についての条文です。

 

次に、支出負担行為等取扱規則を確認します。

 

別表甲号、支出負担行為の整理区分表7「物品費の類」の中で、支出負担行為に必要な主な書類として「見積書」が明記されています。

 

計算証明規則(会計検査院長が定めるもので、政令・省令と同じ)は、第二十四条で定めています。(歳入は十八条)

 

計算証明規則
第二十四条  随意契約によった財産の購入又は借入れその他の契約による支出については、予定価格及びその算出の基礎を明らかにした書類、見積書並びに契約書の附属書類を証拠書類に添付しなければならない。

 

これらを見ると、契約方式の中で「随意契約」として契約手続きを行うときに「見積書」が必要になることがわかります。(一般競争契約や指名競争契約などの「入札」では、見積書に相当するものが「入札書」です。)

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「地方公共団体」の根拠法令

上述の国の会計法令は、適用対象が各省庁などの政府機関のみです。都道府県や市町村などは次の法令によります。

 

地方自治法、地方自治法施行令、地方自治法施行規則・・見積書の規定はありません。

 

「見積書」については、各自治体の規則で定めています。東京都と大阪府の例で確認します。

東京都契約事務規則

第三十四条 契約担当者等は、随意契約によろうとするときは、契約条項その他見積りに必要な事項を示して、なるべく二人以上の者から見積書を徴さなければならない。ただし、法令により価格の定められている物件を買い入れるとき、その他その必要がないと認めるときは、この限りでない。

大阪府財務規則

第六十二条 契約担当者は、随意契約によろうとするときは、なるべく二人以上の者から見積書(当該見積書に記載すべき事項を記録した電磁的記録を含む。以下この条において同じ。)を徴さなければならない。ただし、契約の目的及び性質により見積書を徴する必要がないと認めて知事が別に定めるものについては、この限りでない。

東京都も大阪府も、国の会計法令である上記「予算決算及び会計令 第九十九条の六 」を基に作成していることがわかります。いずれも「随意契約」を締結するときに「見積書」を必要としています。

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見積書の「様式」について

では、見積書の様式(フォーマット)は決められているのでしょうか。

 

民間会社が取り引きに使用している見積書の様式は、会社独自のものです。民間会社の会計原則である「企業会計原則」でも定めはありません。
様式は自由です。しかし官公庁で取り扱う見積書は、最低限、次の項目が必須です。(契約の案件によっては、官公庁側で見積書の書式を定めていることがあります。記載もれや記載ミスなどを防止する目的です。)

 

見積年月日(会社側で作成した日)

 

会社の住所

会社の正式名称(法人の種類、法人名)

代表者の役職名、代表者の氏名

会社印(四角の印など)

代表者印(丸印など)

 

見積金額と消費税、見積金額の内訳(品名、型式、数量、単価、金額、通常は定価と値引き額が判明するよう記載。)

 

納品予定日(契約締結後2週間以内など)

 

代金の支払方法(銀行振込の場合は振込先銀行名)

 

特に注意したい部分は、「会社印」と「代表者印」です。

 

「会社印」は、法人であることを証明する印です。代表者の役職と氏名印は、法人を代表して、取引権限(契約締結権限)を有していることを表しています。

会社法
第三百四十九条

4 代表取締役は、株式会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を有する。

 

通常、法人との取引では、「代表取締役(社長)」などの法人のトップの人のみが契約権限を有しています。部長とか課長などの役職名の場合には、社長から契約権限を委任されていることを、委任状で確認する必要があります。

 

委任の確認は、口頭での確認だけでなく、社長からの委任状を文書として提出してもらいます。これを怠ると、後日契約上のトラブルが生じた場合に損害を被ってしまいます。契約金額の大きいときは委任状が必須です。

 

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見積書の「法的な役割」

 

次に、契約手続きの中で、見積書の「法的な役割」を考えてみます。

 

「契約」については、民法で定められています。売買契約(官公庁でパソコンを購入する場合など)を例に解説します。

 

民法では、売買契約について次のとおり定めています。

 

民法

第五百五十五条  売買は、当事者の一方がある財産権を相手方に移転することを約し、相手方がこれに対してその代金を支払うことを約することによって、その効力を生ずる。

 

商品を「売ります、買います」という約束が売買契約です。

そして「契約の成立」については、民法第五百二十一条です。

民法

第五百二十一条 承諾の期間を定めてした契約の申込みは、撤回することができない。

2 申込者が前項の申込みに対して同項の期間内に承諾の通知を受けなかったときは、その申込みは、その効力を失う。

 

簡単に言うと、民間会社からの「契約の申込み」(見積書の提出)に対して、発注者(官公庁)側が「承諾する」と契約が成立します。

 

日本の民法では、契約の成立については、書類の取り交わしは必須でなく、「口頭での合意」で契約が成立します。「申し込み」に対して「承諾」すると契約成立です。

 

パソコンを購入する例では、官公庁側の契約実務担当者が、購入したいパソコンの仕様書を作成し、民間会社へ見積書の提出を依頼します。見積書には、定価と値引き額、販売価格(見積価格)を記載してもらいます。提出された見積書の内容を確認し、民間会社に対して「この見積書でお願いします。」と承諾することで「契約が成立」します。

 

民間会社側へ仕様書を提示すること(○○メーカーの型式○○のパソコンを3台買いたい、納期は1ヶ月以内など)は、「契約の申込の誘引」です。

 

そして、民間会社が仕様内容(発注内容)を確認して、社内で検討し「この金額なら販売できる」と、官公庁側へ見積書を提出します。この見積書の提出が「契約の申込み」です。

 

官公庁の契約実務担当者は、民間会社から提出された見積書を確認し、上司とも相談し、予定価格の範囲内であれば、最も有利な見積書を提出した会社へ連絡し、正式に発注することになります。(契約の申込みの承諾)この時点で契約が成立します。

 

なお別記事で解説しますが、国の契約手続きでは、契約金額が150万円を超えるときは、「契約書の作成」が義務付けられています(予決令第100条の2)。契約書への記名押印前の段階は、完全な契約の成立ではなくて、契約書の取り交わしが完了するまでは「契約の部分的な成立」と考えられています。(これは国独自の規定です、民間会社同士の取引では関係ありません。独自の考え方であることに注意が必要です。)

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