3点セット「見積書、納品書、請求書」は注意が必要、正しい日付とは

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国立競技場契約手続き
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官公庁の会計実務に必要な「書類の日付」についての解説です。3点セット(見積書、納品書、請求書)として書類を依頼すると、後日、トラブルになり「不適切な会計処理」として指摘されるリスクがあります。それぞれの書類を正しく理解しましょう。

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「3点セット」のリスクとは

 

官公庁で契約実務を担当していると、「3点セット」という言葉を聞くことがあります。「3点セット」とは、見積書、納品書、請求書のことです。支払い手続きを行うために必要な書類です。官公庁側の実務担当者が使うこともありますし、契約の相手方である民間会社の営業担当が使うこともあります。

 

特に、ベテランの会計実務担当者になると、支払手続きを早期に処理するために、「3点セットでお願いします。」と書類の提出を依頼することが多くなります。

 

「3点セット」という言葉を聞いて、「違和感」を持つ人は、会計実務の基本姿勢が守られている人です。しかし、残念なことに現在(2019年)は極めて少数派です。多くの職場で「3点セット」という言葉が、当然のように使われています。しかし、これは「書類さえ整えれば良い」という危険な合理主義です。

 

契約の取引相手である民間会社へ「3点セット」を依頼するときは、そのほとんどが、納品後の代金支払時です。支払実務担当者から不足書類として指摘され、「見積書、納品書、請求書」の「3点セット」をまとめて揃えることになります。書類を依頼された民間会社の営業担当は、官公庁との取引経験が浅ければ、「3点セット」の書類を、依頼された日付で作成してしまいます。

 

すると、困った事態が発生します。

 

納品後の日付で書類を作成してしまいます。見積書、納品書、請求書が同一の作成日になってしまうのです。

 

契約手続きについての正しい基礎知識がないまま、「書類さえ整っていれば良い」と考え、書類を取り寄せて、支払手続きを行なってしまいます。そして、後日、税務調査などの外部の検査で、「支払書類の日付」と「実際の取引日」が異なる、と指摘を受けることになります。

 

書類の提出を依頼するときは、「見積り、納品、請求書類をお願いします。」と伝えます。また各書類の日付も、双方で「実際の日」を確認して作成を依頼します。

 

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正しい書類の知識「見積書、納品書、請求書」

 

「見積書」は、契約(正式発注)を行う前に、金額や内容を確認する目的で、民間会社から提出してもらう書類です。当然のことながら納品前に作成してもらう書類です。発注前に、電話やメールで「内容と金額」を確認したときに作成してもらう書類です。例えば、電話で発注前に次のようなやりとりがあったとします。

官公庁側 「〇〇製のパソコンは、いくらで販売できますか?」

民間会社側「定価の25%引き(あるいは〇〇円)で販売できます。」

官公庁側 「それでは正式発注しますので、〇月〇日までに納品をお願いします。」

 

これらの発注前の行為が「見積り」です。そして書面として提出してもらうのが「見積書」です。作成年月日は、実際に金額の提示を受けた日です。書類作成が遅れたとしても、実際には発注前に「やりとり」しているはずです。その日で作成してもらうのが「見積書の正しい日付」です。メール等が残っていれば、最初に「見積金額」を提示してもらった日で作成するのが正しい処理です。

 

「納品書」は、実際に物品等を受け取る時点で、提出してもらう書類です。実際の納品日で作成してもらうものです。官公庁側の契約実務担当者は、納品検収を行なうために、発注内容と現物が同一かどうか確認して、納品書へ「検収サイン」を記載します。納品書には、「受領年月日」と「検収者のサイン」が必須です。特に税務調査では重要な書類になります。

 

「請求書」は、官公庁側の納品検収が終わった後に提出してもらう書類です。代金の支払手続きに必要となる重要な書類です。特に法律で、請求書に基づかなければ支払いできないことが明記されてます。

政府契約の支払遅延防止等に関する法律

第六条 (対価の支払の時期)は、国が給付の完了の確認又は検査を終了した後相手方から適法な支払請求を受けた日から工事代金については四十日、その他の給付に対する対価については三十日以内の日としなければならない。

第十四条 この法律(第十二条及び前条第二項を除く。)の規定は、地方公共団体のなす契約に準用する。

 

上記の遅延防止法第六条「・・適法な支払請求を受けた日・・」とは、請求書を受理した日です。また第十四条で、国の組織だけでなく、地方公共団体(都道府県や市区町村)も対象であることが明記されています。遅延防止法は、官公庁全体が適用対象です。(納品書については遅延防止法第五条です。)

 

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書類の正しい「日付」

 

官公庁の会計実務担当者は、これらの時系列的な流れを意識して、事務処理を行なうことが重要です。

 

見積書 → 納品書 → 請求書

 

実際の取り引きどおりに、時系列に沿って書類を作成し提出してもらわないと、契約手続きが適正に行われたとは看做されません。書類の日付は、事実と合っていなければなりません。

 

取引相手である民間会社の売上台帳などの帳簿と、官公庁側の会計手続き書類の日付が合致せず、後日、(日付操作を疑われ)問題となることがありますので注意が必要です。

 

年度末などに、日付を操作してしまうと、不適切な会計処理(不正行為)と見做されてしまうリスクがあります。事実どおりの「日付」が正しい処理であり、そのためには「正しい知識」が必須です。

コメント

  1. 新人 より:

    管理人様
    いつも参考にさせていただいております。
    2点お聞きしたことがございます。

    ①見積書の形式について
    当方の部署では次のような形式でもらうように上司より指導を受けております。
    ・比較見積もりで不採用になった見積書・・・PDFのコピー
    ・比較見積もりで不採用になった見積書・・・原紙
    果たしてこれは正しいのでしょうか。

    ②日付について
    残念ながら、当方の部署では3点セットで依頼するよう上司より指導を受け
    これまで納品時に3点セット「見積書(原紙)」「納品書」「請求書」を契約依頼書の決裁日より後の同じ日付で貰っていました。
    今後は、

    見積書(発注前に郵送でもらう) → 納品書(納品時にもらう) → 請求書(納品後、検収完了してからもらう)

    のタイミングで日にちをずらして貰ったほうが良いのでしょうか。

    • 管理人 より:

      コメントありがとうございます、管理人です。

      ①について
      従来から実施しているのであれば問題ないと思います。

      PDFと原本の取り扱いについては、会計法令での定めはありません。100万円以下などの金額の少ない見積もり合わせ(比較見積もり)では口頭見積もり可能です。電話で見積もり金額を聞きメモすることもあります。そして一番有利な会社と正式契約するときに見積書原紙を提出してもらいます。おそらくPDFレベルで比較検討し、正式契約のときに原紙を提出してもらう取り扱いだと思います。

      ②について
      見積書、納品書、請求書の日付については、実際の日付で作成してもらいます。例えば、極端な例ですが、近くの販売店で小さな物品を購入し、その場で請求書を発行してもらえれば、見積書、納品書、請求書は同じ日になります。即納品は同日のことが多いです。

      発注から納品までに数日間必要なときは、見積書は発注日以前、納品書と請求書が同日のこともあります。

      いずれも、実際の日で処理します。事実と異なる作成日を指定すると「不正」になります。

      見積書=発注日以前

      納品書=納品日(購入日)

      請求書=検収確認後に提出してもらいます。

      取引相手の会社へ「請求書の提出は、当方での納品確認後に連絡があってから提出して欲しい」旨の協力依頼をしておくと効率的です。

  2. 新人 より:

    ※管理人様
    大変わかりやすい解説ありがとうございました。
    今後ともよろしくお願い致します。

  3. 新人 より:

    ※管理人様
    大変わかりやすい解説ありがとうございました。
    今後ともよろしくお願い申し上げます。

  4. 新人 より:

    ※管理人様

    ご回答誠にありがとうございました。

    >正式契約のときに原紙を提出してもらう取り扱いだと思います。
    こちらに関しては、根拠となる法令や勧告等はございますでしょうか。
    もしあればご教示いただけますと幸いです。

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