国と地方自治体の検査調書が省略できる場合、検査調書と検収の違い

官公庁が契約代金を支払うときは、検収が完了していなければなりません。また一定金額以上の契約では、検査調書の作成が義務付けられています。検査調書を省略できる場合、検査調書と検収の違いをわかりやすく解説します。契約担当者に必須の知識です。

検査調書を省略できる場合とは

官公庁が契約代金を支払うときは、納品時に検査が必要です。物品が納品されたとき、工事が完成した時点で、給付の完了を確認するために検査を実施します。そして契約金額が大きい場合は、検査調書の作成が義務付けられています。検査調書がないと、契約代金の支払いができません。

予算決算及び会計令

第百一条の九 　（略）契約担当官等から検査を命ぜられた補助者は、検査を完了した場合においては、財務大臣の定める場合を除くほか、検査調書を作成しなければならない。

2 前項の規定により検査調書を作成すべき場合においては、当該検査調書に基づかなければ、支払をすることができない。

上記の検査調書を省略できる「・・財務大臣の定める場合・・」は、契約事務取扱規則の第二十四条で定められています。

契約事務取扱規則

第二十四条 　令第百一条の九第一項 に規定する財務大臣の定める場合は、請負契約又は物件の買入れその他の契約に係る給付の完了の確認のための検査であつて、当該契約金額が二百万円を超えない契約に係るものである場合とする。

つまり契約金額が200万円以下（消費税等すべてを含む）であれば、検査調書の作成を省略できます。

地方自治体の検査調書を省略できる場合

都道府県や市町村などの地方自治体は、それぞれの条例で定めています。参考として東京都と大阪府の例です。

東京都契約事務規則

第五十一条　検査員は、（略）検査を完了した場合においては、次条に定める場合を除くほか、検査調書（略）を作成し、その結果を契約担当者等に報告しなければならない。

 

第五十二条　請負契約又は物件の買入れその他の契約に係る給付の完了の確認(略)のための検査であつて、当該契約金額（略）が二百万円未満の契約に係る検査調書の作成は、これを省略することができる。

東京都の検査調書を省略できる契約金額200万円は、国と同じです。大阪府も確認します。

大阪府財務規則
第六十九条　第四項
4　（略）職員は、（略）検査をしたときは、直ちに検査調書（略）を作成しなければならない。ただし、当該検査に係る契約の契約代金が百五十万円以下であるとき（略）は、納品書、工事の完了届書、請求書等にその旨を記載の上記名押印し、又は知事が別に定める方法により当該契約担当者若しくはその指定する職員が検査したことを示すことによってこれに代えることができる。

大阪府では、検査調書を省略できる契約金額が150万円以下です。国や東京都よりも検査調書を省略できる金額が微妙に低いです。検査調書の省略は、事務簡素化の観点から認めているものなので、各組織の人員配置や年間の契約件数などから金額を決定しています。

検査調書と検収の違い

注意したいポイントは、検査調書は省略できますが、検収（完了の確認検査）は省略できないことです。わかりにくいので詳しく解説します。検収は、「検査収納」を意味します。この解説では、検査と検収は同じ意味です。いずれも契約の履行を確認する行為です。

検査調書とは、契約の履行が終えたことを確認し、検査を行った結果を、正式な書面として作成するものです。検収作業は、発注者と受注者が一緒になり、契約内容と同じか、書面と現物を照合して検査します。納品日や完了日に関係者が集まって、契約書や仕様書に基づいて内容を確認します。

数万円の小さな契約では、官公庁側の契約担当者と営業担当者の二人だけで検収しますが、数千万円の契約になると、契約担当者以外にも上司や使用部署の人たちも集まります。民間企業側も、営業担当者だけでなく技術者なども集まり、十数人で検収作業を行います。大規模な契約ほど、検収作業の人数が多くなります。

物品購入契約の検査調書の例です。（書式は任意で、A４横が多いです。）

検査調書

 

契約件名　　◯◯◯◯　一式
（内訳は契約書記載のとおり）

 

契約金額　　金◯◯◯◯◯◯◯円也
（うち消費税及び地方消費税相当額　金◯◯◯◯円也）

 

契約の相手方　◯◯◯◯株式会社
代表取締役社長　◯◯◯◯

 

契約年月日　　　平成◯◯年◯◯月◯◯日

 

納入期限　　平成◯◯年◯◯月◯◯日

 

納入日　　　平成◯◯年◯◯月◯◯日

 

上記の物品は、検査の結果、契約書と相違なく納品されたことを確認する。
平成◯◯年◯◯月◯◯日

 

検査職員
◯◯省◯◯課　◯◯◯◯課長 印

例えば物品購入契約の検収では、納品された物品が、当初の契約内容と相違がないか確認する作業です。メーカー名、型式、数量、試運転による性能確認などが検査内容です。契約書と仕様書のコピーを全員が持参し、ひとつひとつ現物と書類を照合しながら確認します。仕様書に性能が記載してあれば、その性能についても動作確認します。官公庁側の契約担当者だけでなく、必ず契約の相手方と一緒に確認します。

不具合が見つかったときに、契約の相手方がその場に立ち会っていないと、不具合を双方で確認できません。官公庁側の誤操作が原因で不具合が発生したなどと言われてしまいます。発注者と受注者が一緒に検収しないと、不具合を確認できず、直すよう依頼できないのです。官公庁側だけで検収してはいけません。

検査調書には、物品の内訳すべてを記載することもありますが、「内訳は契約書記載のとおり」と表示する方が多いです。この検査調書を作成するのが、契約金額が200万円を超える契約です。（国や東京都の場合）

ただ、ここが間違えやすい点なのですが、すべての契約について検収が必要です。そして契約金額が一定以上（上記の200万円など）の場合には検査調書を作成します。

検査調書を省略したとき

契約金額が200万円以下（国の場合）のときは、検査調書の作成を省略し、納品書（あるいは完了通知書など）へ、納品確認の検査を行った日付、氏名を手書きし、検査完了とします。上記の大阪府財務規則では具体的に定めています。

納品書への記載例（書類をファイルなどへ綴じても見える余白に記載します。）

◯年◯月◯日　検収完了　役職名　氏名　サイン（又は押印）

昭和55年に大蔵大臣から各省庁あてに通達された「会計事務簡素化のための法令の実施について」においても、検査調書を省略したときは、給付の完了の確認を証する適宜の書面を作成するか、請求書等の余白に検査年月日を記入し押印するよう求めています。

なお消費税の税務調査では、検収サインは自筆で行うことが求められています。押印ではなく署名が必要です。いつ誰が検収したかわかるように書類を保存します。