官公庁の会計実務は年度末に注意、会計年度所属区分を正しく理解

会計法令の解説

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年度末の会計年度所属区分の解説です。官公庁の会計実務で注意が必要なことは、年度をまたぐ時期の単年度予算の支出処理です。前年度予算と新年度予算の区分を正しく理解することが重要です。予決令第二条について具体例を基にくわしく説明します。

会計年度所属区分とは

 

官公庁の会計実務では、年度末の3月に注意を要する事務処理があります。

 

国の歳出予算に基づく支出については、4月1日から3月31日までの会計年度による制約があります。特に年度末から新年度にかけての会計処理に必須となる知識が「会計年度所属区分」です。3月31日までの前年度予算を使うのか、4月1日からの新年度予算を使うのか、正しい判断ができるよう理解することが重要です。

 

旅費の年度区分

 

旅費の年度区分については、予決令(予算決算及び会計令)第二条第一項第三号です。

予算決算及び会計令
第二条 歳出の会計年度所属は、次の区分による。
三 旅費はその支給すべき事実の生じた時の属する年度

 

「支給すべき事実」とは、実際の旅行日程という意味です。旅行の日程によって年度を区分します。原則としての考え方は、3月31日までの旅行日程に係る分と4月1日以後の旅行日程で区分します。3月31日までは前年度予算、4月1日からは新年度予算、それぞれからの支出となります。

 

ただし、 外国旅行については例外があります。旅費法(国家公務員等の旅費に関する法律)附則第3項です。

 

国家公務員等の旅費に関する法律 附則

3 外国旅行については、当該旅行の期間とその旅行開始直前十日間の準備期間とを通じた期間が二会計年度にわたる場合の旅費は、当分の間、当該二会計年度のうち前会計年度の歳出予算から概算で支出することができる。

 

通常、経常経費として毎年措置される予算であれば、この例外が適用されます。外国旅行で年度をまたぐ場合は、前年度予算から支出することが可能です。任意規定なので、3月までの分と4月からの分を会計年度で区分して、それぞれの予算(前年度予算、新年度予算)から支出することも可能です。しかし支出手続きが倍になり煩雑なので前年度予算から支出することが多いです。

 

ただし、科学研究費補助金や政府系の委託費や補助金については、単年度予算として厳格に制限されています。4月からの新年度分の旅費を前年度予算で支出することはできません。予算が、単年度予算かどうかは、必ず予算の配分元に確認する必要があります。

 

旅費の会計年度所属区分の考え方は、一般的に次のとおりです。

 

3月25日から31日までの旅行日程の旅費を、旅行終了後の新年度4月に支出するときは、前年度予算しか使用できません。「支給すべき事実」は、実際の旅行日程を意味するので、3月末までの旅行にかかる旅費は、前年度予算からの支出となります。

 

給与、賃金、謝金の年度区分

 

給与、賃金、謝金は、上記の旅費の考え方と同じです。

 

支出の時期に関係なく、実際に勤務した日(働いた日、業務を行なった日)によって年度区分します。3月に働いた分を新年度の4月に支払っても、前年度予算で支払うこととなります。支払時期が遅くなっても関係ありませんが、支払時期に関しては、翌年度の4月30日まで(出納整理期限、予決令第四条)という別の制限があります。それ以後は「過年度支出」という、さらに複雑な処理になります。

 

予算決算及び会計令
第四条 支出官において毎会計年度に属する経費を精算して支出するのは、翌年度の四月三十日限りとする。

 

光熱水料、電話料、賃貸借料、レンタル料、使用料などの年度区分

 

電気代、ガス代、水道代、電話代、通信費、オンラインデータ利用料、賃貸借料、レンタル代、リース代などは予算決算及び会計令第二条第一項第四号です。

 

予算決算及び会計令第二条
四 使用料、保管料、電灯電力料の類はその支払の原因たる事実の存した期間の属する年度

 

「支払の原因たる事実の存した期間」とは、実際に使用した期間(利用した日)によって区分するという意味です。光熱水料は、通常、会計年度を超えた長期継続契約が締結されています。料金は検針日で集計され請求書が届きます。それぞれの使用期間で年度区分します。

 

例えば、電気代の4月請求の例です。
使用期間 3月20日~4月19日
基本料 4月分

 

このような内訳であれば、前年度予算で支出するのは3月20日から31日までの使用料のみです。4月1日から19日までの使用料と4月分基本料は、新年度予算からの支出です。もし基本料も使用料と同じように年度をまたぐ期間なら、手計算で基本料も按分して計算します。手計算はエクセルなどの表計算ソフトを使うのが便利です。

 

この年度区分の計算は、年度末に必要な年に一度の処理です。通常の月は意識する必要はありません。しかし面倒なので、可能なら、供給会社側と交渉し、請求書を年度区分ごとに分けてもらうと効率的です。請求書を年度ごとに区分して発行することが困難な場合は、手計算で区分して支出します。計算方法は日数を基に按分することが多いです。使用量に基づく按分の方が、より正確ですが、かなり煩雑な計算式になってしまいます。

 

工事代金、物品代金、運賃、清掃費、警備費、役務代金の年度区分

 

工事代金、製造代金、備品代金、消耗品代金、運送費、引越費用、清掃代金、警備代金、修理代金、保守代金、修繕代金などは、予決令第二条第一項第五号です。

 

予算決算及び会計令第二条第一項

五 工事製造費、物件の購入代価、運賃の類及び補助費の類で相手方の行為の完了があつた後交付するものはその支払をなすべき日の属する年度

 

「支払をなすべき日」とは、発注者である官公庁側で、代金を支払う義務(債務)が生じた日です。ここで注意が必要な点は、物品の納品日や工事の完成日ではなく、その後に、発注者である官公庁側が給付の完了の確認(検収)を行なった日です。その検収日で年度区分します。

 

物品の購入を例とします。
2月に(入札で)契約を締結し、3月31日夜に納品があった。
すでに契約担当者が退庁して不在で、夜間の警備担当者が荷物だけ梱包したまま預かった。

翌日、新年度の4月1日になって契約担当者が出勤し、荷物を開け中身を確認し、契約内容どおりであることを4月1日に確認した。

 

このケースでは、納品は3月31日でしたが、給付の完了の確認(検収)は新年度の4月1日です。「支払をなすべき日」は4月1日です。前年度予算は使用できません。新年度予算で支払わざるを得ません。前年度予算は不用額として計上されてしまいます。

 

検収の日は、契約の相手方が債務の履行を終え、所有権が官公庁側に移転した日(検収日)です。所有権の移転に伴い代金を支払う債務が発生した日が「支払をなすべき日」です。所有権の移転については別記事でくわしく解説しています。

 

物品の購入契約や製造契約などの年度区分は、納品日ではなく、納品後に官公庁側が納品検査(完了検査)を終えた日で判断します。単年度予算を使用して高額な契約を締結するときは、検収日を考慮して、契約書の納入期限は年度末に設定しない方が安全です。検収日を1日分以上確保し、3月30日以前の納入期限とするのが一般的です。

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