会計年度所属区分の判断方法とは、旅費、給与、光熱水費、契約代金

年度末の会計処理には会計年度所属区分の知識が必要です。旧年度と新年度、どちらの予算になるのか判断しなくてはなりません。旅費、給与、光熱水費、契約代金について具体的に会計年度を区分する方法です。予決令第二条の歳出の会計年度所属区分の解説です。

スポンサーリンク

会計年度所属区分とは

 

官公庁の会計実務では、年度末の3月に注意すべき事務処理があります。

 

歳出予算に基づく支出では、4月1日から翌年3月31日までの会計年度による制約があります。年度末から新年度にかけては、会計年度所属区分を意識しなくてはなりません。

 

3月31日までの前年度予算を使うのか、4月1日からの新年度予算を使うのか、判断が必要になります。国の場合は予決令(予算決算及び会計令)、地方自治体は地方自治法施行令 第百四十三条で会計年度所属区分を定めています。

 

会計年度の判断方法を具体例で解説します。

 

スポンサーリンク

旅費の年度区分

 

旅費の年度区分については、予決令(予算決算及び会計令)第二条第一項第三号です。

予算決算及び会計令

 

第二条 歳出の会計年度所属は、次の区分による。

 

三 旅費はその支給すべき事実の生じた時の属する年度

 

支給すべき事実とは、実際の旅行日程という意味です。旅行日程によって年度を区分します。原則としての考え方は、3月31日までの旅行日程に係る分と、4月1日以後の旅行日程で区分します。3月31日までは前年度予算、4月1日からは新年度予算、それぞれからの支出になります。

 

ただし、 外国旅行については例外があります。旅費法(国家公務員等の旅費に関する法律)附則第3項です。

 

国家公務員等の旅費に関する法律 附則

3 外国旅行については、当該旅行の期間とその旅行開始直前十日間の準備期間とを通じた期間が二会計年度にわたる場合の旅費は、当分の間、当該二会計年度のうち前会計年度の歳出予算から概算で支出することができる。

 

通常、経常経費として毎年度措置される予算であれば、この附則が適用されます。外国旅行で年度をまたぐ場合は、前年度予算から支出することが可能です。任意規定なので、3月までの分と4月からの分を会計年度で区分して、それぞれの予算(前年度予算、新年度予算)から支出することも可能です。しかし支出手続きが倍になり煩雑なので前年度予算から支出することが多いです。

 

ここで注意したいことがあります。科学研究費補助金や政府系の委託費・補助金は、制約のある単年度予算です。科研費では、4月からの新年度分の旅費を、前年度予算から支出することはできません。政府系の競争的資金では、会計年度をまたぐ使い方は原則禁止です。やむを得ない場合でも、予算の配分元へ事前に確認する必要があります。

 

旅費の会計年度所属区分について具体例で考えてみましょう。

 

例えば、3月25日から31日までの旅行日程の旅費を、旅行終了後の新年度4月に支出するときは、前年度予算しか使用できません。「支給すべき事実」は、実際の旅行日程を意味するので、3月末までの旅行にかかる旅費は、支出する時期が新年度になっても、前年度予算からの支出になります。

 

地方自治体は、地方自治法施行令 第百四十三条 第二項で次のように定めています。

地方自治法施行令 第百四十三条

2 旅行の期間(外国旅行にあつては、その準備期間を含む。)が二年度にわたる場合における旅費は、当該二年度のうち前の年度の歳出予算から概算で支出することができるものとし、当該旅費の精算によつて生ずる返納金又は追給金は、その精算を行なつた日の属する年度の歳入又は歳出とするものとする。

年度をまたぐ旅費は、国の法令とは異なり、地方自治体では前年度予算からの支出が可能です。

 

スポンサーリンク

給与、賃金、謝金の年度区分

 

給与、賃金、謝金は、上記の旅費の考え方と同じです。

 

支出の時期に関係なく、実際に勤務した日(働いた日、業務を行なった日)によって年度区分します。3月に働いた分を新年度の4月に支払っても、前年度予算で支払います。支払時期が遅くなっても関係ありません。ただ前年度予算の最終支払期限は、翌年度の4月30日までという制約があります。それ以後は過年度支出という複雑な手続きになります。

 

予算決算及び会計令

 

第四条 支出官において毎会計年度に属する経費を精算して支出するのは、翌年度の四月三十日限りとする。

 

スポンサーリンク

光熱水料、電話料、賃貸借料、レンタル料、使用料などの年度区分

 

電気代、ガス代、水道代、電話代、通信費、オンラインデータ利用料、賃貸借料、レンタル代、リース代などは予算決算及び会計令第二条第一項第四号です。

 

予算決算及び会計令第二条

四 使用料、保管料、電灯電力料の類はその支払の原因たる事実の存した期間の属する年度

 

「支払の原因たる事実の存した期間」とは、実際に使用した期間によって区分するという意味です。光熱水料は、会計年度を超えた長期継続契約が締結されています。料金は検針日で集計され請求書が届きます。それぞれの使用期間で年度区分します。

 

電気代の4月請求

使用期間 3月20日~4月19日
基本料 4月分

 

このような内訳であれば、前年度予算で支出するのは3月20日から31日までの使用料のみです。4月1日から19日までの使用料と4月分基本料は、新年度予算からの支出です。もし基本料も使用料と同じように年度をまたぐ期間なら、手計算で基本料も按分して計算します。手計算はエクセルなどの表計算ソフトを使うのが便利です。

 

年度区分の計算は、年度末に必要となる年に一度の会計処理です。通常の月は意識する必要はありません。

 

しかし面倒なので、できれば供給会社側と交渉し、請求書を年度区分ごとに分けてもらうと効率的です。請求書を年度ごとに区分して発行することが困難な場合は、手計算で区分して支出します。計算方法は日数を基に按分することが多いです。使用量に基づく按分の方が正確ですが、かなり煩雑な計算になってしまいます。

 

スポンサーリンク

工事代金、物品代金、運賃、清掃費、警備費、役務代金の年度区分

 

工事代金、製造代金、物品代金、消耗品代金、運送費、引越費用、清掃代金、警備代金、修理代金、保守代金などは、予決令第二条第一項第五号です。

 

予算決算及び会計令第二条第一項

五 工事製造費、物件の購入代価、運賃の類及び補助費の類で相手方の行為の完了があつた後交付するものはその支払をなすべき日の属する年度

 

「支払をなすべき日」とは、発注者である官公庁側で、代金を支払う債務が生じた日です。注意が必要な点は、物品の納品日や工事の完成日ではなく、発注者である官公庁側が給付の完了の確認(検収)を行なった日です。検収日で年度区分します。

 

物品の購入を例とします。

 

2月に契約を締結し、3月31日夜に納品。

 

すでに契約担当者が退庁して不在で、夜間の警備担当者が荷物だけ梱包したまま預かった。

 

翌日、新年度の4月1日になって契約担当者が出勤し、荷物を開け中身を確認し、契約内容どおりであることを4月1日に確認した。

 

このケースでは、納品は3月31日でしたが、検収は新年度の4月1日です。「支払をなすべき日」は4月1日になります。前年度予算は使用できません。新年度予算で支払わざるを得ません。前年度予算は、不用額として計上されてしまいます。

 

検収完了日は、契約の相手方が債務の履行を終え、所有権が官公庁側に移転した日です。所有権の移転に伴い代金を支払う債務が発生するので「支払をなすべき日」になります。所有権の移転については別記事でくわしく解説しています。

 

物品の購入契約や、製造契約などの年度区分は、納品日ではなく、納品後に官公庁側が納品検査を終えた検収日で区分します。単年度予算を使用して高額な契約を締結するときは、検収日までを考慮して、契約書の納入期限は、年度末に設定しない方が安全です。検収日を1日分以上確保し、3月30日以前の納入期限とします。

コメント

  1. 国の契約初心者 より:

    大変勉強になり有り難く拝読させていただいております。
    どうしても整理が分からず質問させてください。

    業者への委託業務を令和3年度分と令和4年度分とで切り分けて精算する必要が今後ございます。業者には証憑書類を提出させ所要費用の精算を行なっております。

    年度を跨る海外業務で、3月出発4月帰国の往復航空賃の請求が旅行会社から委託業者に4月に到来する場合、費用が発生するのは4月に入ってからなので、新年度分の委託費として精算していいものでしょうか。それとも往路分は旧年度、復路分は新年度と切り分ける必要があるでしょうか。

    また、業者が現地で使用する機材のレンタル代も上記航空賃のように年度を跨ぐ場合、切り分けの考え方はどのように考えればいいでしょうか。レンタルの事実は3月から発生していますが、レンタル会社から委託業務への請求は4月以降になります。

    どうぞよろしくお願い致します。

    • 矢野雅彦管理人 より:

      管理人です、コメントありがとうございます。

      委託業務の詳細を知りませんので、年度をまたぐ業務と、部分払いが問題ないという前提で回答します。

      国の会計年度所属区分を定めている予決令第二条では、委託業務の会計年度所属区分は第五号に該当します。

      五 工事製造費、物件の購入代価、運賃の類及び補助費の類で相手方の行為の完了があつた後交付するものはその支払をなすべき日の属する年度

      つまり業者への委託業務では、旅費やレンタルなどの年度をまたぐ「切り分け」という概念がありません。委託業務では、内訳についての年度区分は不要です。

      予決令第二条第一項第三号の旅費は、出張者本人へ旅費を支給する場合に適用されるものです。委託業務の中に旅費相当の内容が含まれていても該当しません。

      また予決令第二条第一項第四号のレンタル代についても、国がレンタル契約を締結するときに適用されるもので、委託業務の一部にレンタル代相当が含まれていても適用になりません。

      委託業務の中に旅費やレンタル相当の内容が含まれていても、原則は上記第五号により、すべての業務が完了した日で年度区分されます。つまり年度をまたがる海外業務であれば、すべての業務を完了した後に、新年度予算から支払うことになります。例えば、3月1日から4月10日までの委託業務であれば、検収完了日は4月10日以後の新年度になるので、会計年度の所属区分は新年度です。旧年度予算からは支払えないのが原則です。

      ただし数カ月間など長期間継続する業務委託であれば、人件費などの関係(労働基準法では給与は毎月支払う義務があります。)から毎月支払わなくてはならないことがあります。月払いなどのときは、契約時に各月の支払額を定めておくのが一般的ですが、3月分は旧年度、4月分は新年度と区分することもあります。最初の契約時に支払金額を定めずに月払いしなくてはいけないのであれば、その月までに終えた業務内容の分を支払います。旅費やレンタル代も、当該月の費用が判明していれば支払います。費用が未確定なら次月へ繰り越すこともあります。

      最後に繰り返しになりますが、年度をまたぐ業務委託が可能か、業務委託の部分払が可能かは別問題です。一般的には会計年度を超えて契約できません。