「出張が重なる」ときの注意点、正しく旅費予算を区分する方法

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出張旅費
奈良
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他機関から依頼され、出張途中に、他の出張を行うことがあります。出張が重なったときに、どのように旅費を支給すればよいか、具体例で解説します。政府系の競争的資金などを使う旅費では、明確に旅費を区分する必要があります。

 

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「出張が重なる」ケースとは

 

極めて稀なケースですが、「出張が重なる」ことがあります。

 

出張を計画した後になって、他機関(他の公的組織など)から、別の出張を依頼されるケースです。

 

自分自身で計画した出張について、用務先を増やすような「出張用務の変更」は、今回の説明では除外します。この説明では、自分で計画していた出張の他に、他機関から依頼を受けて、別の用務で出張する場合です。旅費予算の負担方法、どこからどこまでの出張旅費を自分の予算で支払うべきか解説します。

 

自分が計画していた出張と、他機関から依頼された出張が重なるときは、それぞれの線引きが難しいことがあります。基本的な考え方についての解説です。

 

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なぜ、「出張が重なる」のか?

 

自分で計画する現地調査や視察では、出張が重なることはありません。出張が重なるのは公式な(大きな)会議や検討会、イベントなどへ参加する出張のときです。

 

日本中から人が集まるような大規模な会議は、早い時期から会場を確保するため、開催日時が半年以上前に決定します。会議で発表などを行うゲストスピーカーも、数ヶ月前から準備を始めます。このように出張日時を変更できないときに、他機関から、別の会議や検討会などへの出席を依頼されることがあります。特に、研究会などの開催事例が多いです。

 

自分の出張計画が決定した後であれば、他機関からの依頼を断れば、問題ありません。一番すっきりします。しかし他機関から依頼された用務が、自分の仕事に密接に関係する内容で、かなり重要なケースがあります。自分が調査している研究内容と同じ会合で、貴重な意見をもらえる機会だったり、相手との信頼関係を保つためにも、断ることができないことがあります。

 

どちらかの日程をずらせるのであれば、開催日時を少しずらして、それぞれ出張するのが最善の方法です。しかし大きな会議や、著名な研究者が集まる研究会などでは、事前の日程調整がむずかしく、開催日時を変更することは不可能です。

 

2つの出張について日程がずらせないときは、出張先から、もう一つの出張先へ向かうことになります。

 

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例えば、東京から京都へ出張中に、別用務で名古屋へ

 

出張が重なるケースは、様々な事例があります。一般的に多いのは、職場へ戻らずに、そのまま続けて他の用務へと出張するケースです。

 

例えば、東京で勤務している人が、京都へ出張するとします。半年以上前から日程が決定している国際会議に出席して、ゲストスピーカーとして発表するとしましょう。多数の参加者が予定されているので、よほどのことがない限り、欠席はできません。もしかしたら、ゲストスピーカーの発表を聞くためだけに、遠くから参加する人がいるかもしれません。

 

宿やチケットの手配、旅費の請求手続きなど、京都への出張手続きも終えました。スピーチの原稿や資料を準備していたところ、他の国立大学から、「名古屋で研究会を開催したいので、ぜひ参加して欲しい」と出張依頼がありました。名古屋の研究会でも講演してもらいたいと依頼されたとします。

 

名古屋の研究会が、京都の国際会議と同一日時であれば、物理的に出席不可能なので、当然、断ることになります。しかし、どちらかが翌日であれば、出席することは可能です。新幹線を使えば1時間ほどで参加できます。国際会議でスピーチした後には、質疑応答や懇談会なども開催され、通常、半日以上時間をとられますが、翌日であれば名古屋へ行って参加できます。

 

京都への出張は、自分の研究(自分の組織)を目的とした用務なので、当然ながら自分たちの旅費予算を使います。一方、名古屋への出張は、他機関からの依頼です。旅費予算は他機関が負担します。

 

実際に旅費を支給するときは、どこまでを自分の組織で負担するか、明確にしなければなりません。公的な組織の予算は、国民の税金を原資としています。あいまいな使い方は、「不適切な会計手続き」になってしまうのです。税金を使う以上、明確に使わなければなりません。

 

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原則、依頼する(招く)側が旅費を負担

 

官公庁の出張は、大きく2つに区分されます。「旅行命令」と「旅行依頼」です。自分の所属する組織の目的(自分の目的)で旅行する出張は、「旅行命令」になります。他機関から依頼されて旅行する出張は、「旅行依頼」です。

国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)

第四条 左の各号に掲げる旅行は、当該各号に掲げる区分により、(略)「旅行命令権者」(略)の発する旅行命令又は旅行依頼(略)によつて行われなければならない。

一 前条第一項の規定に該当する旅行(自分の組織の出張) 旅行命令

二 前条第四項の規定に該当する旅行(他機関からの依頼出張) 旅行依頼

 

そして、「旅行命令」と「旅行依頼」を行うときは、旅費予算が十分に確保されていることが前提です。旅費予算が不足するなら出張できません。

国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)第四条 第二項

2 旅行命令権者は、電信、電話、郵便等の通信による連絡手段によつては公務の円滑な遂行を図ることができない場合で、且つ、予算上旅費の支出が可能である場合に限り、旅行命令等を発することができる。

 

つまり、(常識と言えばそうですが・・)依頼する組織が、旅費予算を負担しなくてはいけません。依頼する組織の目的のための出張なので、当然、「依頼する側が旅費を負担し支給する」わけです。

 

注意したい点は、科研費などの政府系競争的資金による出張です。目的外使用が禁止されています。そして、目的の違う予算を使ってしまうと「不正使用」になってしまいます。

 

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「重なる出張」は、どこまで負担すべきか

 

他機関のための出張は、依頼する他機関側が旅費予算を負担します。

 

では、どこまでの旅費を負担するのでしょうか?

 

実際に旅費を支給する手続きでは、旅費予算で支給する範囲を明確にしなければなりません。税金を使用するときは、曖昧な使い方は問題になってしまいます。具体的には、旅行経路に沿って判断することになります。

 

上記の出張(京都と名古屋)については、次のように旅行経路を区切って判断します。京都への出張の帰りに、名古屋へ出張するケースです。

東京 ⇒ 京都

京都 ⇒ 名古屋

名古屋 ⇒ 東京

 

わかりやすいように、それぞれの位置関係を、参考に記載します。

東京 ━ 名古屋 ━ 京都

 

それでは、具体的に確認します。

東京 ⇒ 京都

 

京都への出張は、そもそも最初から計画していた自分の組織の出張です。自分の旅費予算を使います。

 

もし、名古屋出張を依頼してきた他機関の担当者から「京都出張の分も、こちらで負担します。」と申し出があっても断りましょう。相手方は親切心で言っているかもしれませんが、重大な「公費の不正使用」になるリスクがあります。相手方の旅費予算の内容まではわかりません。目的外使用の可能性もあり、かなり危険です。特に会計実務を知らない人が申し出ているなら、断りましょう。はっきり言って危ないです。

 

京都 ⇒ 名古屋

 

名古屋への出張は、他機関から依頼された旅行になります。「招いた側」「依頼した側」が負担します。

 

ここで、次の疑問が生じます。

そもそも、東京から京都までの往復旅費は、当初の出張計画で旅費予算を確保していたのだから、京都までの往復旅費は支出して問題ないのでは?

 

しかし、この考え方は間違っています。次の条文を理解する必要があります。

旅費法

第十条 私事のために在勤地又は出張地以外の地に居住又は滞在する者が、その居住地又は滞在地から直ちに旅行する場合において、居住地又は滞在地から目的地に至る旅費額が在勤地又は出張地から目的地に至る旅費額より多いときは、当該旅行については、在勤地又は出張地から目的地に至る旅費を支給する。

 

旅費法第十条は、すでに旅行している場合、旅行先から目的地へ旅行する場合の旅費について定めています。簡単に言えば、旅行先から出発する場合でも、職場から目的地までの旅費を上限として支給することを定めています。ここでは次の2点に注意する必要があります。

旅行先から出張できること

旅行先からの出張経費が多額の場合には、職場から目的地までの旅費額が上限になること

つまり、今回の例にあてはめると、すでに京都に滞在しています。京都を出発地として、目的地を名古屋までとする旅費を、(旅費法第十条の趣旨によって)他機関が「旅費として支給」すべきなのです。万が一、名古屋までの旅費を、自分の予算から支給してしまうと、場合によっては「目的外使用」になります。名古屋への出張は、他機関からの依頼(他機関の用務)なのですから。

 

名古屋 ⇒ 東京

 

名古屋での出張用務は、他機関のものです。出張用務が終わり、職場へ戻るまでの旅費は、他組織が負担します。

 

旅費は、職場から離れた場所へ行くまでの「行き」の旅費と、「帰り」の旅費、両方を支給します。今回のケースでは「行き」は、自分の組織から支給されているので、「帰り」は、他機関から支給されます。

 

なお、経路によっては、「途中下車できる場合」と、「新たに切符が必要になる場合」があります。実際に必要とした交通費を支給することになるので、旅費を請求するときに「出張者本人が申し出る」ことが必要です。旅費は実費弁償が原則です。


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