初めての出張!誰も教えてくれない「新人が注意したいこと」

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出張旅費
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初めて出張するときに、注意したい点です。新人時代は、先輩や上司と一緒のことが多いです。自分が一番年下のとき、どのように行動すれば良いか解説します。基本は、「積極的に動く」ことです。言われる前に動くことです。誰も教えてくれない対応方法です。

 

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出張するときの「事前準備」

 

初めての出張は、ひとりではなく、先輩や上司と一緒のケースが多いです。その時に、一番下っ端の自分が、どのように対応すべきか解説します。

 

職場の中で、グループで出張するときは、一番年齢の若い人、あるいは勤務経験が一番少ない人、どちらかがチケットの予約手配などの世話役を担当します。「一番下っ端が世話役」になるのが社会人としてのマナーです。これは、若いときに「いろいろなことを体験しておく」という意味でも、とても重要なことです。そして、この社会人としてのマナーは、誰も教えてくれません。特に2010年頃から、ハラスメントが社会問題になり、新人に対する厳しい指導は、できなくなりました。

 

先輩や上司は、口に出して言いませんが、「若い人が率先して動くこと」が大切です。わからないまま何もせずに、チケットや宿の予約を、先輩や上司へ任せてしまうと、「こいつは使えないヤツ」と思われてしまいます。すぐに職場の中で「社会常識に欠けた人」という噂が、一瞬で広まります。しかも自分にだけ見えないところで。

 

自分が一番若いときは、次のように対応しましょう。

 

最初に、グループの中で一番役職が上の人に対して、「今回の出張については、私の方で、チケットや宿の手配を担当させてもらってよろしいでしょうか。」とお伺いを立てます。

もし、「おお、そうか、よろしく頼むよ。」と言われれば、次の手順で準備を進めます。

事前準備の手順

訪問先への挨拶とアポイント(上司が担当)

現地到着日時の確定

宿泊場所の確保(全員から要望を聞く、シングルか)

チケットの予約と購入(宿と一緒に旅行代理店へ)

チケットの配布と、当日の集合時刻の確認

 

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最初に「出張日時」を確定させる

 

出張するときは、最初に訪問先への挨拶とアポイント(面会予約)が必要です。訪問先へのアポイントは、役職の上の人へ担当してもらいます。もし訪問日時などが決まっていなければ、グループの中で役職の上の人へ依頼します。参考に依頼方法です。(上司へ依頼するのは大変だと思いますが、これも仕事です。)

 

「〇〇課長、出張よろしくお願いします。お手数ですが、先方へのアポイントをお願いしてよろしいでしょうか。いつごろ訪問すれば良いか、電話してもらえないでしょうか。私のようなペーペー(新人)では、相手に失礼なので。その日時に合わせて、チケットや宿の手配を私の方で行いたいと思います。」

 

通常、訪問先への挨拶は、グループの中で責任者的な立場の人が行います。役職の上の人です。まれに責任感のない上司だと、訪問先のアポイントまで任せられてしまうこともあります。その時には「メールでやり取りしてよいか」確認しましょう。訪問先の相手が年上である場合、電話での会話はかなりきついです。緊張してしまい、必要なことを話せません。メールであれば、冷静に作成できます。文章の中に、失礼な部分がないか先輩などに事前チェックしてもらうことが可能です。

 

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旅行代理店を探す

 

訪問先の日時が確定したら、次に、宿と電車(飛行機)の確保です。

宿の予約と、電車や飛行機チケットの購入は、旅行代理店へ依頼します。まずは、旅行代理店を探しましょう。もし、近くに旅行代理店がないときは、自分で直接予約するしかありませんが、旅行代理店があるなら、必ず利用しましょう。旅行代理店の方が費用も安く、手続きも簡単です。特に宿の予約は、自分で手配する方が高いのが一般的です。

 

また、海外への出張であれば、自分で手配するのは危険です。海外の現地情報がわからずに、失敗し痛い目に遭います。必ず、旅行代理店へ依頼しましょう。

 

旅行代理店は、可能な限り「大手旅行代理店」へ依頼するのが安心です。できれば格安旅行会社は避けた方が良いです。格安旅行会社は、経費を極力安くするために、色々なプランを提案してくれますが、逆にチケットのキャンセルや、フライトスケジュールの変更ができないなどの制限が多数あります。出張は、相手方の都合で、日程が変わったり、キャンセルになることが多いです。特に訪問先が有名な組織だと、かなりの頻度で出張が変更になります。格安旅行会社では対応できないことが多いです。

 

出張の際には、旅費を安くするのはもちろん良いことですが、それよりも確実に訪問先へ到着し、無事に帰ってくることを最優先にします。また格安旅行会社は、書類手続きを簡略化しているケースが多く、必要な書類が入手できないこともあります。

 

旅行代理店を選ぶときは、次の内容を事前に確認しましょう。

グループで出張するときに、見積書、請求書や領収書などの書類を、個人ごとに作成してもらうことが可能か、

 

書類作成は無料か

 

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国内出張に必要な書類

国内出張で必要になる書類について解説します。飛行機を使う場合と、使わないときで、必要書類が変わります。また旅費の支払方式は、出張前に旅費を受け取る「概算払い」と、出張が終わった後に旅費を受け取る「精算払い」の2通りがあります。概算払いの場合には、出発日の2週間以上前に書類を提出する必要があります。概算払いを予定するときは、事前に、旅費事務担当者へ書類提出期限を確認しておきましょう。

飛行機を使う出張

飛行機を使う出張では、航空賃の領収書(概算払いのときは、見積書と請求書)と、実際に飛行機に乗ったことを証明するために、搭乗券の半券、あるいは搭乗証明書が必要になります。

概算払い・・見積書(請求書)、出張完了後に領収書、搭乗券の半券

 

精算払い・・領収書、搭乗券の半券

また、旅費計算に必要な「航空賃の見積書(あるいは領収書)」は、宿泊代金などが含まれていないものです。往復の航空賃だけの見積書(領収書)が必要です。なお、自分が乗れる座席クラス(エコノミークラス、ビジネスクラス)も事前に確認しておきましょう。ビジネスクラスに乗るには、一定の条件があります。

飛行機を使わない出張

JRや新幹線は、証明書類は必要ありません。ただし、インターネットのWEB上に料金が公開されていないようなローカル線は、料金を証明する書類が必要になります。ローカル線に乗るときは、チケット売り場でスマホで写真を撮るのが安全です。後日、旅費計算するとき、旅費事務担当者はインターネットで料金を調べます。料金が掲載されていないと、旅行者本人へ問い合わせするしかありません。その時の対応用に写真が必要になります。料金を証明する書類がないと(実際に支払ったか不明なため)旅費として支給されません。

 

飛行機を使わない場合で、一般的な路線のみを利用するときは、証明する書類は必要ありません。また現地で、公共交通機関がなく、タクシーに乗ったときには、必ず領収書を受け取りましょう。タクシーは、領収書の原本を提出しないと、旅費として支給されません。

海外出張に必要な書類

海外出張のときは、必ず旅行代理店に依頼しましょう。可能な限り大手の旅行代理店にします。英語が話せる人がいないときは、搭乗する飛行機はJALかANAにしましょう。格安航空会社は日本語が通じないことがあります。

 

必要書類は、上記国内出張の他に、旅程表(スケジュール表)です。

 

概算払いの場合
航空賃の見積書(請求書)と旅程表、出張完了後に領収書、搭乗券の半券

精算払いの場合
航空賃の領収書、搭乗券の半券、旅程表

 

旅程表(スケジュール表)が必要になるのは、現地時間を把握するためです。フライト便の発着時刻が記載してあるスケジュール表が必要です。いつ日本を出発して、現地に何時に到着するのか、どこのホテルに何泊するのか、帰りの便は、何時の便に乗るのかなど、細かいスケジュールが必要です。現地時刻によって日当と宿泊料を計算します。現地の日時と場所がわからないと、旅費が計算できません。つまり、現地の情報に詳しい旅行代理店が作成したスケジュール表がないと、旅費の計算ができないのです。

 

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「パック旅行」には注意

 

もしパック旅行を使う場合は、旅費事務担当へ事前に確認します。各組織の旅費ルールによっては、パック旅行を認めないことがあります。組織ごとにルールが異なります。

 

パック旅行は、交通費(電車や飛行機)と宿泊料が、セットになっています。セットにすることで通常の料金より安くなっています。ところが旅費法等に基づく旅費は、交通費と宿泊料は区分して計算します。そのためパック旅行のように、交通費と宿泊費を区分できない場合に、計算不能になり、支払えない可能性があります。組織によっては、パック旅行に夕食代相当だけ加算して支払うこともあります。

 

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チケット代金を「まとめて支払う」ときの注意

 

旅費は、出張者が自分で旅費を請求し、旅費事務担当者が内容を確認して旅費を支給します。つまり出張者本人が請求するのが原則です。誰かがまとめて請求し、受け取ることはできません。これは旅費の不正使用を防止するためです。(大昔ですが、名前だけ借りて旅費を不正に受け取る事例が多数ありました。)

 

そのため職場で出張するときに、先輩や上司の分をまとめて書類手続きするときは、事前に旅行会社への確認が必要です。書類の作成について、それぞれ個人ごとに分けて作成できるか確認する必要があります。もし個人ごとの書類作成が無理であれば、その旅行代理店を使うとトラブルになってしまいます。

 

特に航空賃の領収書などは、出張者それぞれに対する領収書が必要です。チケット代金を旅行会社へ支払う場合は、まとめて支払ったとしても、見積書や領収書は、個人ごとに必要になります。

 

まとめて支払うときは、クレジットカードで支払うか、事前にお金を集めて支払うことになります。

 

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宿とチケットの手配が終わったら

 

旅行代理店を使えば、日時と場所を伝えるだけで、宿と電車や飛行機の予約が可能です。料金も安く、手続きも簡単です。旅行代理店に作成してもらう書類は、航空賃の見積書(領収書)、海外出張のときは、さらに旅程表です。

 

代金の支払いも終え、チケットが手に入ったら、必ず全員で集まって最終確認をします。出発当日の集合場所を決めておきます。

 

また、出張先を訪問するときは、手土産を持参することが多いです。グループでお金を出し合って、お土産を買います。

 

グループのメンバーが全員アルコール好きであれば、現地での居酒屋も予約しておいた方が楽です。そうでないと若い人の部屋で飲み会になってしまい、寝れなくなってしまいます。私は昔、不眠症の先輩と出張に行き、一晩中お酒につきあわされたことがあります。もう眠くて死にそうでした。出張先で寝れないと、かなりキツイです。

 

チケット代金などをまとめて支払ったときは、旅費を受け取ってから集金することになります。出張報告会などで集めると良いです。旅費事務担当者は、個人間のお金のやりとりは関知しません。個人の責任で行います。

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