出張が終わってからでは遅い!「出張報告書」の正しい書き方

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出張旅費
2005年 グアム

官公庁の「出張報告書」についての解説です。なぜ「出張報告書」が必要なのか、どのように書いたら良いのか、わかりやすく説明します。出張先で注意しておきたいポイントを、事前に把握しておくと書きやすいです。訪問先や宿泊先で役立つ情報です。

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帰ってからでは間に合わない

初めての出張は、余裕がありません。新幹線や飛行機の予約 、宿の手配などで大変です。出張先での仕事のことで頭がいっぱいです。後で事務的に作成する出張報告書のことまで考えられません。

 

(出張報告書なんて、出張が終わった後で考えればいい!)

 

こう考えていると後悔することになります。出張から帰っって、出張報告書を提出する時期になって、初めて「どうやって書けばよいかわからない!」と悩むことになります。

 

事前に出張報告書の書き方を理解しておけば、出張中に注意したいポイントもわかります。後で悩むこともありません。出張へ行く前に、出張報告書の書き方を押さえておきましょう。

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そもそも「出張の目的」は

最初に、「出張の目的」について確認しましょう。出張は、電話やFAX、メールなどの通信手段を使用しても、公務が遂行できないことが前提です。現地へ行かないと、仕事の目的が達成できないときに出張命令を受けることになります。つまり現地での行動を、明確に書いた方がいいわけです。

 

実際の出張目的も、現地の人と会って意見交換したり、現地調査をしたり、資料を集めることです。自分の目で実物を見ないと判断できないときに出張します。インターネットが普及してテレビ会議も可能ですが、やはり、現地の環境の中で意見交換を行えば、見えてくるものが全然違います。自分の目で見て、耳で聞くことに意味があります。

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出張報告書は「事実を記載」

出張報告書は、必ずしも「成果」は必要ありません。出張したことによって、「これだけの成果が上がった」などの報告は必要ないです。

 

むしろ数日間で成果が出る方が不思議です。かなり嘘っぽいです。成果は、出張から帰った後に、さまざまな仕事を行う中で生まれるものです。

 

つまり出張報告書は、出張先で実際にどのような行動をとったか、記載するだけです。 どこで何を調べたのか、どこで誰に会ったのか、そのような事実を報告するだけで問題ありません。

 

出張報告書の提出が必要な理由は、出張命令を受けたことに対する「復命」のためです。命令に対して、状況を報告するのが仕事です。出張報告書という名称ではなく、「復命書」としている組織もあります。

 

そして2020年現在は、出張報告書の役割として、事実確認の比重が大きくなりました。

 

かなり昔(2000年の頃)のことですか、旅費の不正請求事件が、次々にマスコミで報道されたことがあります。ほとんどが「カラ出張」と呼ばれるものでした。2020年現在でも、研究費不正使用の典型例として、チェック事項に挙げられています。

 

「カラ出張」は、実際には出張していないのに、あたかも出張したように書類上見せかけて、旅費を受け取ってしまうものです 。そのため「カラ出張」を防止するためにも、出張報告書は、具体的な記載が求められています。出張報告書には「成果を書く必要はない」と述べましたが、これは、無理に成果を取り繕うと、「書類上だけ成果を強調しておけば、嘘でも良い」という事務手続きが蔓延し、「カラ出張」という重大な不正を誘発してしまうからです。

 

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出張先で注意したいこと

 

出張先で面会した人とは、可能な限り名刺交換を行いましょう。名刺をもらっておくと、報告書の作成も楽になります。

 

また、訪れた場所、何かを見たり訪問したときは、なるべくスマホ等で写真撮影しておきましょう。デジカメなら思い出にもなります。万が一「カラ出張」を疑われたとしても、重要な証拠書類になります。

 

宿泊先の旅館やホテルの名称、電話番号、室内の写真、宿泊代金を支払ったときは領収書も保存しておきます。

 

宿泊代金は定額で支給されます。役職に応じて単価が定まっているので、 領収書を提出する必要はありません。宿泊代の領収書を提出してしまうと、旅費事務担当者としては、逆に困ってしまいます。宿泊代の定額よりも安かった場合に、減額調整すべきか迷ってしまい、悩んでしまうのです。支給手続きも遅くなります。

 

宿泊代の領収書は、自分で保管しておきましょう。「カラ出張」などが問題になるのは、2年とか3年先です。忘れた頃に宿泊を証明することになります。自宅のファイルなどに、仕事関係の領収書をまとめて保存しておくと良いです。

 

出張報告書を書くときは、宿泊先のホテル名称、電話番号、所在地、訪問先相手方の所属氏名、所在地を記載する必要があります。資料収集であれば、いつどこで、どのような資料を収集したか、具体的に記載します。収集した資料をスマホで撮影し、写真として添付するのも良いです。このように事実どおりに記載しておけば、万が一、数年後に「カラ出張」などの疑いを持たれても、すぐに反論できます。

 

数日間、出張したときは、それぞれの日ごとに記載します。記載内容は簡潔で構いません、何月何日どこで何をした、どこで誰と会って意見交換した、などの記載で十分です。

 

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「成果」は不要、むしろ不正になる

 

まれに旅費事務担当者の中には、「出張の成果」を求める人がいますが、成果は関係ありません。むしろ嘘の報告を書くことになってしまいます。出張報告書は、出張の「事実を報告」するものです。出張の成果は、後日、日常の仕事をする中で、自然と生まれるものです。

 

例えば、たった3日間の出張だけで、成果が上がるでしょうか?そんなことはないです。無理に成果が上がったように書いてしまうと、嘘の報告書になってしまいます。「カラ出張」を勧めるようなものです。

 

出張報告書は、いつどこへ行って、どのようなことをしたか、事実どおりに記載するだけで問題ありません。(民間企業は、利益を追求する組織なので、出張報告書にも成果を記載することが多いようです。)

 

参考に、よくある出張用務(出張目的)の例です 。現地視察、会議への参加、資料収集、意見交換などです。

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