出張報告書の書き方とは、初めて出張する前に知っておきたいこと

スポンサーリンク
出張旅費
2005年 グアム

出張報告書の書き方です。官公庁の出張では出張報告書が必要になります。なぜ出張報告書が必要なのか、どのように書いたら良いのか、わかりやすく解説します。出張先で注意したい点を事前に把握しておくと書きやすいです。訪問先や宿泊先で役立つ情報です。

スポンサーリンク

帰ってからでは間に合わない

 

初めての出張は余裕がありません。新幹線や飛行機の予約 、宿の手配などで大変です。出張先での仕事のことで頭がいっぱいになります。帰った後に作成する出張報告書のことまで考えられません。

 

(出張報告書なんて、出張が終わった後で考えればいい!)

 

こう考えていると後悔することになります。出張から帰って報告書の提出を催促され、どうやって書けばよいかわからない!と悩むことになります。

 

事前に出張報告書の書き方を知っておけば、出張中に注意したいポイントもわかります。後で悩むこともありません。出張へ行く前に、出張報告書の書き方を押さえておきましょう。

スポンサーリンク

そもそも出張の目的とは

最初に出張の目的について確認しましょう。出張は、電話やFAX、メールなどの通信手段を使用しても公務が遂行できないときに認められています。現地へ行かないと仕事の目的が達成できないときに出張命令を受けることになります。つまり出張報告書には、現地での行動を書いた方がいいわけです。

 

実際の出張目的も、現地の人と会って意見交換したり、現地で調査したり資料を集めることです。自分の目で実物を見ないと判断できないときに出張します。インターネットが普及してテレビ会議も可能ですが、やはり現地の環境の中で意見交換を行えば、見えてくるものが全然違います。自分の目で見て、耳で聞くことに意味があります。

スポンサーリンク

出張報告書には事実を記載

 

出張報告書には、必ずしも成果は必要ありません。出張したことによって、これだけの成果が上がったという報告は必要ないです。

 

むしろたった数日間の出張で成果がある方が不思議です。かなり嘘っぽいです。仕事の成果は、出張から帰った後にさまざまな仕事を行う中で生まれるものです。

 

つまり出張報告書は、出張先で実際にどのような行動をとったかを記載するだけです。 どこで何を調べたのか、どこで誰に会ったのか、どのような意見交換を行ったのかなどの事実を報告するのが出張報告書です。出張報告書は成果報告書ではありません。成果がないと出張が無駄になったと勘違いしている人が多いです。無理やり成果を書かせている旅費担当者もいるようですが考え方が間違っています。

 

出張報告書が必要な理由は、出張命令を受けたことに対する復命のためです。命令に対して結果を報告するのが仕事です。出張報告書という名称ではなく、復命書としている組織もあります。

 

そして2020年現在は、出張報告書の役割として事実確認の比重が大きくなりました。

 

かなり昔(2000年の頃)のことですか、旅費の不正請求事件が、次々にマスコミで報道されたことがあります。ほとんどがカラ出張と呼ばれるものでした。2020年現在でも、研究費不正使用の典型例としてカラ出張が挙げられています。

 

カラ出張は、実際には出張していないのに、書類上だけ出張したように見せかけて旅費を受け取ってしまうものです 。そのためカラ出張を防止するために、出張報告書への記載は具体性が求められています。出張報告書には成果を書く必要はないと述べましたが、これは無理に成果を作り上げるリスクを防ぐためです。書類上だけ成果を強調しておけば旅費を受け取れる、という誤った事務手続きが蔓延し、カラ出張という重大な不正を誘発してしまうからです。

スポンサーリンク

出張先で注意したいこと

 

出張先で面会した人とは、可能な限り名刺交換を行いましょう。名刺をもらっておくと出張報告書の作成も楽になります。

 

また訪れた場所や、何かを見たりしたときは、なるべくスマホやデジカメで自分も入れて写真撮影しておきましょう。デジカメなら思い出にもなります。万が一カラ出張を疑われたとしても、写真があれば問題ありません。

 

宿泊先の旅館やホテルの名称、電話番号、室内の写真、宿泊代金を支払ったときは領収書も保存しておきます。

 

旅費法では、宿泊代金を定額で支給します。役職に応じて単価が決まっているので、 領収書を提出する必要はありません。宿泊代の領収書を提出してしまうと、旅費事務担当者としては逆に困ってしまいます。宿泊代の定額よりも安かった場合に減額調整すべきか迷ってしまうのです。よけいな領収書を提出すると内容のチェックに時間がかかり、支給手続きも遅くなります。

 

宿泊代の領収書は自分で保管しておきましょう。カラ出張などが問題になるのは、2年とか3年先です。忘れた頃に宿泊を証明することになります。自宅のファイルなどに、出張関係の領収書をまとめて保存しておくと良いです。

 

出張報告書を書くときは、宿泊先のホテル名称、電話番号、所在地、訪問先相手方の所属氏名、所在地を記載します。現地での資料収集であれば、いつどこで、どのような資料を収集したか具体的に記載します。収集した資料をスマホで撮影し、写真として添付するのも良いです。事実どおりに記載しておけば、万が一数年後にカラ出張などの疑いを持たれてもすぐに立証できます。

 

数日間出張したときは、それぞれの日ごとに記載します。記載内容は簡潔で構いません、何月何日どこで何をした、どこで誰と会って〇〇の意見交換した、などの記載で十分です。

スポンサーリンク

成果は不要、むしろ不正になる

 

まれに旅費担当者の中には、出張の成果を求める人がいます。しかし成果は関係ありません。むしろ嘘の報告を書くことになってしまいます。出張報告書は、出張の事実を報告するものです

 

くどいですが、出張の成果は、後日、日常の仕事をする中で自然と生まれるものです。例えば、たった3日間の出張だけで成果が上がるでしょうか?そんなことはないです。無理に成果が上がったように書いてしまうと、嘘の報告書になってしまいます。嘘を書いても良いという風潮は、カラ出張を勧めるようなものです。

 

出張報告書は、いつどこへ行って、どのようなことをしたか、事実を記載するものです。民間企業は利益を追求する組織なので、出張報告書にも成果を記載することが多いようです。公的組織とは考え方が根本的に異なります。

コメント