なんと!年度末に海外出張とは!「科研費」で支払うときの注意

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出張旅費
箱根
出張旅費

海外への出張旅費を、科研費で支払うときに注意したい点です。科研費(補助金)は単年度予算のため、年度をまたぐ支出が認められていません。旅費法では、一定の条件を満たせば、前年度予算から支出可能ですが、科研費は適用されません。宿泊料の年度区分など旅費についての解説です。

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「基金化」された科研費とは

 

科学研究費補助金(科研費)は、ほとんどが単年度予算です。平成23年度からは一部が基金化され、年度に関係なく使用することが可能になりました。しかし基金化された科研費は、ごく一部だけです。

 

(年度の制約なく基金化された主な科研費)
基盤研究C、挑戦的萌芽研究、若手研究B、若手研究、研究活動スタート支援、特別研究促進費、国際共同研究加速基金

ただし、科研費の交付決定を受けた年度で、取り扱いが異なったりするので、JSPSのサイトで確認が必要です。(制度が複雑すぎて誰も把握できない状況です。)

 

これ以外の多くの科研費(補助金分)は、従来どおり単年度予算です。年度(4月1日から3月31日までの1年間)ごとに使用して、研究しなければなりません。

 

科研費の研究期間は、3年間などの複数年で研究を実施します。海外で現地調査が必要なときには、出張することになります。3月に出発して4月に帰国するなどの「年度をまたぐ出張」では注意が必要です。年度をまたぐ海外出張の手続きについて、単年度予算の科研費でどのように処理するか解説します。

 

旅費に関する法律では、次の規定があります。

 

国家公務員等の旅費に関する法律 (旅費法)

附則の3

外国旅行については、当該旅行の期間とその旅行開始直前十日間の準備期間とを通じた期間が二会計年度にわたる場合の旅費は、当分の間、当該二会計年度のうち前会計年度の歳出予算から概算で支出することができる。

 

この旅費法では、「年度をまたぐ海外出張」の旅費は、前年度の予算から概算で支出することができると規定されています。この法律は、科研費では適用されません。

 

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科研費には「旅費法が適用されない」

 

科研費や政府系の受託研究などの競争的資金は、ほとんどが単年度予算です。そのため、この「旅費法が適用されない」という矛盾があります。注意が必要です。

科研費FAQ(H30.9.版)から抜粋

【Q4439】 年度をまたいでの出張を行う場合に、科研費から旅費を支出できますか?

 

【A】 科研費(補助金分)にあっては、年度をまたぐ旅費のうち当該年度分を支出することはできますが、次年度に係る出張の経費を、前年度の補助金から支出することはできませんので注意してください。
一方、科研費(基金分)にあっては、年度をまたぐ支出について制約はありませんので、旅費を年度によって分けて支出する必要はありません。

 

つまり、科研費(補助金分)で、「年度をまたぐ出張」の場合には、それぞれの年度区分で支払わなくてはなりません。実際の例で説明します。

 

科研費(補助金分)で3月30日から4月3日まで海外出張のケース

(例)

3月30日 成田出発、外国到着
3月31日 外国で会議
4月 1日 外国で会議
4月 2日 外国出発
4月 3日 成田到着

 

前年度の科研費で支払うもの

  • 行きの航空賃、鉄道賃
  • 3月30日~31日までの日当と宿泊料
    (日当は昼食代なので悩みませんが、宿泊料は夜数、午前0時が基準なので前年度か新年度か迷います。3月31日夜の宿泊料は「前年度」として支払う必要があります。)

 

新年度の科研費で支払うもの

  • 4月1日の日当から、4月3日までの日当、宿泊料、帰りの航空賃、鉄道賃です。

 

旅費法では、上記の「附則の3」に基づき、全額を前年度から支出可能ですが、科研費(補助金)には適用されないので注意しましょう。

 

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宿泊料の「年度区分」

 

3月31日から4月1日にかけての、「年度をまたぐ出張」のときに、3月31日にチェックインする「宿泊料」は、旧年度なのか新年度なのか、判断に迷うことがあります。「3月31日夜の宿泊料」の年度区分について解説します。

 

宿泊料の規定は次のとおりです。

国家公務員等の旅費に関する法律

第六条
7 宿泊料は、旅行中の夜数に応じ一夜当りの定額により支給する。

 

結論から先に解説します。3月31日夜の宿泊料は、旧年度として処理するのが一般的です。法令には明確に記載されていません。

 

なぜ「一般的」なのかというと、新年度と判断する、次の考え方があるからです。(厳密に考えると新年度になります。)

 

「夜数に応じ」という意味は、午前0時を1秒でも経過すれば「一夜」とみなします。真夜中の午前0時を過ぎた時点は翌日です。カレンダーも切り替わります。つまり、宿泊料は午前0時を経過したときに発生するので「翌日の宿泊料」と考えます。3月31日夜の宿泊料は、午前0時を経過した4月1日に入ってから「一夜」とみなされます。そのため新年度の宿泊料とも考えられるのです。

 

間違えやすいのは、旅費法第十二条で「旅行中に年度が経過したときは、最初の目的地に到着するまでの分を前年度予算」と定めている条文です。電車や飛行機に乗っているときは、ずっと動いているので明確に年度区分できません。そのため目的地までの料金で区分しています。一方、宿泊料は時刻(午前0時)を基準に判断するので明確に区分できます。

 

国家公務員等の旅費に関する法律

第十二条 鉄道旅行、水路旅行、航空旅行又は陸路旅行中における年度の経過、職務の級の変更等のため鉄道賃、船賃、航空賃又は車賃を区分して計算する必要がある場合には、最初の目的地に到着するまでの分及びそれ以後の分に区分して計算する。

旅費の計算は、その判断基準、科研費との関係など複雑です。十分に理解したい部分です。

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出張の行程日時は「現地時間」で記載

 

海外出張(外国旅費)の「行程」を確認するとき、初心者がミスしやすい部分があります。行程の年月日を、日本時間で考えてしまうのです。これは大きな間違いです。

 

海外出張の旅費は、日当や宿泊料を計算するときの行程は、「現地時間」を記載します。日本時間ではありません。

 

例えば、成田空港を昼13時に出発して、飛行機に12時間乗って、日付変更線を超えて、現地時間では同日の朝10時に海外へ到着したとします。日本時間では翌日到着ですが、現地時間では当日です。この場合、日本時間の行程を記載し計算してしまうと、日本時間では夜中(午前0時)を過ぎたので宿泊料を加算してしまいます。しかし実際は、現地には同日に到着してます。機中泊になり宿泊料は不要です。実際にホテル代は払ってません。

 

海外出張の行程は、全て現時時間で記載します。通常は、旅行会社から、往復の航空便発着時刻が記載された行程表が提出されます。旅行会社が作成した行程表を基に旅費を計算します。


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