旅費の請求に必要な書類、飛行機を使うときは領収書と搭乗券の半券

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出張旅費
イギリス ロンドン

官公庁の旅費請求に必要な書類の解説です。国家公務員は旅費法、地方自治体はそれぞれの規則で旅費の請求手続きが決められています。飛行機を使う出張、外国出張では必要書類が変わります。出張者本人だけでなく、旅行会社の担当者にも役立つ内容です。

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公費による出張とは

 

国家公務員が出張するときは、国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)に基づいて旅費を請求します。出張旅費は、出張命令に基づくものですが、本人からの請求手続きが必要です。

 

しかし旅費法は、抽象的な表現が多くてわかりにくいです。そこでわかりやすく旅費請求に必要な書類を解説します。

 

なお地方自治体は、旅費法に準じて、都道府県や市区町村で独自の条例を定めています。基本的な考え方は旅費法とほぼ同じです。例えば、東京都や大阪府などは、職員の旅費に関する条例を定めています。

 

参考に、出張の定義部分について、それぞれを比較します。

 

国家公務員等の旅費に関する法律 第二条第一項第六号

六 出張 職員が公務のため一時その在勤官署(常時勤務する在勤官署のない職員については、その住所又は居所)を離れて旅行し、又は職員以外の者が公務のため一時その住所又は居所を離れて旅行することをいう。

 

東京都

職員の旅費に関する条例 第二条第一項第四号

四 出張 職員が公務のため一時その在勤庁(常時勤務する在勤庁のない職員については、その住所又は居所)を離れて旅行することをいう。

 

大阪府

職員の旅費に関する条例 第二条第一項第三号

三 出張 職員が公務のため一時その在勤公署を離れて旅行することをいう。

 

旅費法と、東京都と大阪府の条例を比較すると、ほぼ同じ内容です。公務のために旅行することを出張と定義しています。(当たり前のことですが・・)

 

逆に言えば、旅行の中には公務でない、私用の旅行(プライベートな遊びの旅行)もあるという意味です。簡単に言えば、出張は公務で旅行することです。

 

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出張旅費の主な構成内訳

 

出張に必要な旅費の内訳は次のとおりです。

 

旅費 = 交通費 + 日当 + 宿泊料

 

日当と宿泊料は、単価が決まっているので定額で支給します。交通費の部分が実費になります。地方自治体によっては、日当でなく旅行雑費として支給するところもあります。

 

交通費は、職場から用務先までの移動に必要な経費です。鉄道や航空機、バスなどです。JRや私鉄などの公共の交通手段は、国土交通省が料金を認可して公開しています。WEB上で簡単に交通費を調べることができます。インターネットが普及する前(1995年以前)は、時刻表で手計算でした。簡単な経路は、駅すぱあとのMS-DOS版で計算できましたが、複雑な経路は交通費を計算できないため手計算でした。現在はYahooなどで簡単に自動計算できます。便利な時代です。

 

料金が公開されていて、誰が購入しても同一料金の場合は、旅費を請求するときに特別な書類は必要ありません。しかし、航空賃については、正規料金が公開されていますが、実際の料金は様々です。航空会社や旅行会社、購入する時期により料金が異なります。一般的に考えて、高い正規料金で航空機のチケットを購入する人は稀です。ほとんどの人が割引運賃で航空機のチケットを安く購入します。そのため航空機を使用するときは、必ず、航空賃の見積書と領収書が必要です。ケースバイケースで料金が変わるものは、領収書を提出しなければなりません。

 

日当は昼食代相当の費用です。宿泊料は、ホテルや旅館などへ支払う費用です。宿泊料は地域によって料金単価が異なります。大都市の方がホテル代も高いです。日当と宿泊料は、事務簡素化のために、単価が定められています。

 

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航空機を使用するとき、旅費請求に必要な書類

 

航空機を使用するときは、航空賃の見積書、代金を支払ったときの領収書、搭乗券の半券が必要です。外国出張では現地時間のわかる行程表も必要です。用務先(滞在地)によって日当と宿泊料の単価が変わるため、旅費を計算する際に行程表(旅行スケジュール)が必要になります。

 

出張へ行く前に旅費を請求(概算払い)する場合は、航空賃の見積書と行程表を先に提出します。出張が終わった後の精算手続きで、航空チケットの領収書と搭乗券の半券を提出します。搭乗券の半券は、実際に航空機に搭乗したことを証明するために必要です。カラ出張で旅費を不正請求することを防止するためです。

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航空賃の見積書に必要な記載項目

 

航空賃を旅費として請求するときは、往復の航空便名と、料金の明細が記載してある見積書が必要です。

 

航空賃には搭乗クラス(エコノミー、ビジネス、Jクラス等)があります。各官公庁の内部規則で役職によって、搭乗できるクラスが決められています。また旅客サービス施設使用料や税金なども全て記載した明細が必要です。旅費を計算するときに、課税や不課税など、消費税の区分計算を行わなくてはなりません。

 

航空賃の見積書に必要な記載項目

 

発着日時と便名、搭乗クラス

往復の航空賃

空港使用料(成田空港、関西空港、各国の空港)

各国空港税(出国税や入国税など)

航空保険特別料金(任意で入る海外旅行保険以外のもの)

燃油特別付加運賃(燃油サーチャージ)

旅行代理店の手数料と消費税

 

これらの明細は、旅行会社や旅行代理店でないと記載できない内容です。必ず記載して欲しい部分です。内訳がないと後日電話で照会しなくてはなりません。

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海外出張のときは行程表が必要

日本から海外へ航空機で出張するときは、日付変更線を超えることがあります。日本時間と異なる現地時間になります。旅費のうち日当と宿泊料は、現地時間と到着地によって単価が変わります。出発の日時と到着の日時、それぞれの到着地を記載した旅行の行程表が必要です。

 

通常、海外旅行のときは、日本を出発してから日本へ帰るまでの詳細な行程表(スケジュール表)を旅行会社が作成してくれます。この行程表が旅費計算に必要です。

 

日当と宿泊料は、現地の場所によって単価が異なります。滞在地が不明な場合は旅費を計算ができません。物価の高い都市と、地方の物価の安い地域では、単価が異なります。

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航空機を使用しない出張

 

新幹線や特急電車、急行電車などの公共交通機関を利用する出張では、乗車料金や特別料金が公表されています。使用する交通手段と出張の行程を旅費請求書に記載するだけで旅費の請求が可能です。航空機を使用しない出張であれば、旅行会社から提出してもらう書類は、特に必要ありません。

 

ただし、パック旅行(電車とホテル代のセット)を使用するときは、各組織によって必要となる書類が異なります。事前に旅費担当者へ確認することをお薦めします。厳格な運用をしているところでは、パック旅行を禁止していたり、旅行代金の明細が不明な部分が支給されないことがあります。パック旅行を使うと実際に必要な旅費が減額され、損してしまうことがあります。

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まとめ 出張旅費を請求するときに必要な書類

 

航空機を使用する出張

見積書
行程表
領収書
搭乗券の半券

 

航空機を使わない出張

提出書類は特になし。
ただし、地方のバスやローカル路線を使用するときは、料金のわかるチケット等の写し(チケット現物や、チケット売り場などをスマホで撮影しておくこと)、インターネットで簡単に調べられない料金は、証明書類が必要です。

 

稀なケースですが、宿泊場所が指定されているときは、宿泊料金がわかる資料(料金表と領収書)が必要になります。

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