公費による出張で旅費請求に必要な書類、旅行会社へ依頼すべき内容

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公費による出張手続きに必要な書類の解説です。今回は、旅行会社の担当者向けにわかりやすく解説します。官公庁が旅費を支給するときは法律や条令などで定められた書類手続きが必要です。出張者が事前に準備する書類の中には、旅行会社で作成してもらう見積書や行程表があります。

 

公費による出張とは

 

国家公務員が出張するときは、「国家公務員等の旅費に関する法律」(旅費法)に基づく書類手続きが必要です。この旅費法は、抽象的な表現が多いので、実際の書類を準備する方法を解説します。

 

地方自治体は、旅費法に準じて独自の条例を定めています。考え方は旅費法とほぼ同じです。東京都や大阪府などは「職員の旅費に関する条例」を定めています。

 

参考に「出張」に関する定義について、それぞれを比較して確認します。

 

国家公務員等の旅費に関する法律 第二条第一項第六号

六 出張 職員が公務のため一時その在勤官署(常時勤務する在勤官署のない職員については、その住所又は居所)を離れて旅行し、又は職員以外の者が公務のため一時その住所又は居所を離れて旅行することをいう。

 

東京都

職員の旅費に関する条例 第二条第一項第四号

四 出張 職員が公務のため一時その在勤庁(常時勤務する在勤庁のない職員については、その住所又は居所)を離れて旅行することをいう。

 

大阪府

職員の旅費に関する条例 第二条第一項第三号

三 出張 職員が公務のため一時その在勤公署を離れて旅行することをいう。

 

国の法律(旅費法)と東京都と大阪府の条例を比較してみると、ほぼ同じ内容です。公務のために旅行することを「出張」と定義しています。旅行の中には公務でない私用の旅行(遊びの旅行)もあるという意味です。

 

旅費の主な内訳

 

出張に必要な旅費の計算方法は、主に次のとおりです。

 

旅費=交通費+日当+宿泊料

 

日当と宿泊料は定額での支給です。交通費の部分が実費請求になります。

 

交通費は、職場から用務先までの移動に必要な経費です。鉄道や航空機、バスなどを使用するケースです。JRや私鉄などの公共の鉄道は、国土交通省が料金を認可して公開されています。インターネットが普及する前は「時刻表」で手計算してましたが、現在はYahooなどで簡単に自動計算できます。

 

料金が公開されていて、誰が購入しても同一料金の場合は、旅行会社で作成してもらう書類は特にありません。

 

しかし、航空賃については、正規料金が公開されていますが、航空会社や旅行会社、購入するタイミングで料金が異なります。一般的に考えても正規料金で航空機のチケットを購入する人は稀です。ほとんどの人が割引運賃でチケットを安く購入しています。そのため航空機を使用するときは、必ず航空賃の見積書や領収書が必要になります。

 

日当は昼食代相当の費用です。宿泊料はホテルや旅館などへ支払う費用です。宿泊料は地域によって料金単価が異なることが多いです。

 

航空機を使用するときに必要な書類

 

航空機を使用する旅費を請求するときは、航空賃の見積書、行程表、航空チケットを購入したときの領収書、搭乗券の半券が必要です。

 

出張へ行く前に旅費を請求(概算払い)する場合は、見積書と行程表を先に提出し、旅行終了後の精算時に、チケットの領収書と搭乗券の半券を提出します。

 

航空賃の見積書の明細

 

往復の航空便と料金の明細が具体的に記載してある見積書が必要です。航空賃は搭乗クラス(エコノミー、ビジネス、Jクラス)によって、旅費の支給対象が異なります。また旅客サービス施設使用料や税金なども全て記載した明細が必要です。旅費を計算するときに消費税の区分計算を行わなくてはなりません。

 

明細が必要となる主なもの

発着日時と便名、搭乗クラス

往復の航空賃

空港使用料(成田空港、関西空港、各国の空港)

各国空港税(出国税や入国税など)

航空保険特別料金(出張者が任意で入る旅行障害保険以外のもの)

燃油特別付加運賃(燃油サーチャージ)

手数料と消費税

 

これらの明細は、旅行会社や旅行代理店でないとわからない部分なので、必ず記載して欲しいところです。

 

海外出張のときは行程表

日本から海外へ出張するときは、航空機で飛行しているときに日付変更線を超えます。日本時間と異なる現地時間になります。日当や宿泊料は、現地時間と到着地によって判断し計算しますので、出発の日時と到着の日時、それぞれの到着地を記載した旅行の行程表が必要です。

 

通常、海外旅行のときは、日本を出発してから日本へ帰るまでの詳細な行程表を旅行会社が作成してくれます。この行程表が旅費計算に必要です。

 

特に、日当と宿泊料は、現地の場所によって単価が異なりますので、滞在地が不明ですと旅費の計算ができません。

 

航空機を使用しない旅費請求に必要な書類

 

新幹線や特急電車、バスなどを利用する出張では、鉄道賃などは公共料金として公表されています。使用する交通手段と出張の行程を明示するだけで旅費の請求が可能です。

 

航空機を使用しない出張であれば、旅行会社から提出してもらう書類は特に必要ありません。

 

ただし、パック旅行(電車とホテル代)を使用するときは、各組織によって必要となる書類が異なるので、事前に旅費担当者へ確認することをお薦めします。厳格な運用をしているところでは、パック旅行を禁止していたり、食事代など部分的な費用が支給されないことがあります。

 

まとめ 出張に必要な旅行会社の書類

 

航空機を使用する出張

見積書
行程表
領収書
搭乗券の半券

 

航空機を使わない出張

提出書類は特になし、ただし、地方のバスやローカル路線を使用するときは、料金のわかるチケット等の写し(チケット売り場などをスマホで撮影しておくこと)

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