出張で「旅費請求」するときに「必要な書類」をわかりやすく解説

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イギリス上空出張旅費
イギリス上空

公費による「出張手続き」の解説です。「旅費請求」に必要な書類をわかりやすく解説します。出張者本人だけでなく、旅行会社の営業担当者にも役立つ内容です。官公庁が旅費を支給するときは、旅行会社が作成する「見積書」や「行程表」、「領収書」の提出が必要です。

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公費による出張とは

 

国家公務員が出張するときは、「国家公務員等の旅費に関する法律」(旅費法)に基づく書類手続きが必要です。この旅費法は、抽象的な表現が多くわかりにくいです。実際の「旅費請求に必要な書類」について説明します。

 

地方公共団体は、旅費法に準じて、都道府県や市区町村で独自の「条例」を定めています。考え方は旅費法とほぼ同じです。例えば、東京都や大阪府などは「職員の旅費に関する条例」を定めています。

 

参考に「出張」に関する定義部分について、それぞれを比較します。

 

国家公務員等の旅費に関する法律 第二条第一項第六号

六 出張 職員が公務のため一時その在勤官署(常時勤務する在勤官署のない職員については、その住所又は居所)を離れて旅行し、又は職員以外の者が公務のため一時その住所又は居所を離れて旅行することをいう。

 

東京都

職員の旅費に関する条例 第二条第一項第四号

四 出張 職員が公務のため一時その在勤庁(常時勤務する在勤庁のない職員については、その住所又は居所)を離れて旅行することをいう。

 

大阪府

職員の旅費に関する条例 第二条第一項第三号

三 出張 職員が公務のため一時その在勤公署を離れて旅行することをいう。

 

国の法律(旅費法)と、地方公共団体の「東京都」と「大阪府」の条例を比較してみると、ほぼ同じ内容です。公務のために旅行することを「出張」と定義しています。旅行の中には公務でない「私用の旅行(プライベートな遊びの旅行)」もあるという意味です。簡単に言えば、「出張」は公務で旅行することです。

 

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旅費の主な「構成内訳」

 

出張に必要な「旅費の構成」は、主に次のとおりです。

 

旅費=交通費+日当+宿泊料

 

「日当」と「宿泊料」は、通常、定額での支給です。「交通費」の部分が実費請求になります。地方公共団体は、「日当」でなく「旅行雑費」として支給するところもあります。

 

「交通費」は、職場から用務先までの「移動に必要な経費」です。鉄道や航空機、バスなどを使用するケースです。JRや私鉄などの公共の鉄道は、国土交通省が料金を認可して公開しています。インターネットが普及する前(1995年以前)は、「時刻表」で手計算してました。簡単な経路は「駅すぱあと」MS-DOS版で計算できましたが、複雑な経路は手計算でした。現在は「Yahoo」などで簡単に自動計算できます。

 

料金が公開されていて、誰が購入しても同一料金の場合は、旅行会社で作成してもらう書類は必要ありません。しかし「航空賃」については、正規料金が公開されていますが、実際の料金は様々です。航空会社や旅行会社、購入する時期により料金が異なります。一般的に考えても正規料金で航空機のチケットを購入する人は稀です。ほとんどの人が「割引運賃」でチケットを安く購入しています。そのため航空機を使用するときは、必ず「航空賃の見積書」と「領収書」が必要になります。ケースバイケースで料金が変わるものは、基本的に、その「料金を証明する書類」を提出しなければなりません。

 

「日当」は昼食代相当の費用です。「宿泊料」は、ホテルや旅館などへ支払う費用です。宿泊料は地域によって料金単価が異なることが多いです。いずれも事務簡素化のために、単価を定めていて、定額支給です。

 

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「航空機を使用する」ときに必要な書類

 

航空機を使用するときは、航空賃の「見積書」、「行程表」、航空チケットを購入したときの「領収書」、「搭乗券の半券」が必要です。「行程表」が必要になるのは、外国出張のときや、国内出張で「用務先が複数」のときです。用務先によって「日当」と「宿泊料」の単価が異なるため、旅費を計算する際に、「行程表」が必要になります。

 

出張へ行く前に旅費を請求(概算払い)する場合は、「見積書」と「行程表」を先に提出し、出張完了後の精算時に、チケットの「領収書」と「搭乗券の半券」を提出します。「搭乗券の半券」は、実際に搭乗したか確認するためです。「カラ出張」で旅費を不正請求することを防止するためです。

 

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航空賃の「見積書の明細」

 

下記のように、往復の航空便名と、料金の明細が記載してある「見積書」が必要です。航空賃は搭乗クラス(エコノミー、ビジネス、Jクラス等)があります。各官公庁のルールで「役職」によって、搭乗できるクラスが決められています。また旅客サービス施設使用料や税金なども全て記載した明細が必要です。旅費を計算するときに、課税や不課税など、「消費税の区分計算」を行わなくてはなりません。

 

航空賃「見積書の明細」が必要となる主な項目

発着日時と便名、搭乗クラス

往復の航空賃

空港使用料(成田空港、関西空港、各国の空港)

各国空港税(出国税や入国税など)

航空保険特別料金(任意で入る海外旅行保険以外のもの)

燃油特別付加運賃(燃油サーチャージ)

手数料と消費税

 

これらの明細は、旅行会社や旅行代理店でないと、記載できない内容です。必ず記載して欲しい部分です。記載してないと、後日電話で照会しなくてはなりません。

 

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海外出張のときは「行程表」が必要

日本から海外(アメリカやヨーロッパなど)へ航空機で出張するときは、「日付変更線」を超えることがあります。日本時間と異なる「現地時間」になります。旅費のうち「日当」と「宿泊料」は、「現地時間」と「到着地」によって計算します。出発の日時と到着の日時、それぞれの到着地を記載した旅行の「行程表」が必要です。

 

通常、海外旅行のときは、日本を出発してから日本へ帰るまでの詳細な「行程表」を旅行会社が作成してくれます。この「行程表」が旅費計算に必要です。

 

特に、「日当」と「宿泊料」は、現地の場所によって単価が異なります。滞在地が不明ですと旅費の計算ができません。物価の高い都市と、途上国などの物価の安い地域では、単価が異なります。

 

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「航空機を使用しない」出張

 

新幹線や特急電車、急行電車などの公共交通機関を利用する出張では、乗車料金や特別料金が公表されています。使用する「交通手段」と「出張の行程」を旅費請求書に記載するだけで旅費の請求が可能です。航空機を使用しない出張であれば、旅行会社から提出してもらう書類は、特に必要ありません。

 

ただし、パック旅行(電車とホテル代のセット)を使用するときは、各組織によって必要となる書類が異なります。事前に旅費担当者へ確認することをお薦めします。厳格な運用をしているところでは、パック旅行を禁止していたり、食事代など、明細が不明な部分が支給されないことがあります。「損」してしまうことがあります。

 

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まとめ 出張に必要な「旅行会社の書類」

 

航空機を使用する出張

見積書
行程表
領収書
搭乗券の半券

 

航空機を使わない出張

提出書類は特になし。
ただし、地方のバスやローカル路線を使用するときは、料金のわかるチケット等の写し(チケット現物や、チケット売り場などをスマホで撮影しておくこと)、インターネットで簡単に調べられない料金は、証明書類が必要です。

稀なケースですが、宿泊場所が指定されているときは、宿泊料金がわかる資料(料金表と領収書)が必要になります。

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