研究者の学会参加費と出張旅費で注意すべきこと、日当と昼食代の重複

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国立競技場出張旅費
国立競技場

学会参加費と出張旅費の会計手続きの解説です。研究者が研究成果を発表する学会へ参加するとき、参加費に食事代が含まれることがあります。海外の学会では夕食代まで含む参加費もあります。旅費として食事代が支給されているときは減額調整が必要です。

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学会参加費と食事代

 

研究者などが、研究成果を発表するために学会に参加するときに注意したい事務手続きです。出張旅費と学会参加費の中に重複する項目があります。学会参加費の中に食事代が含まれているケースが多く、出張旅費の日当と重複するのです。科研費などの政府系の研究費は、資金配分機関が実施する検査の際に、目的外使用や重複支払いなどのミスが判明すると返還になります。

 

研究者が学会に参加する用務での出張のときは、次の点を事前に確認します。この確認を行わずに研究費から旅費と学会参加費を支払ってしまうと、最悪、研究費の不適切使用と看做され、疑いの目を向けられてしまいます。研究者も事務担当者も注意したいポイントです。

 

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学会へ参加するときのチェックポイント

 

チェックポイントは、出張旅費と学会参加費の予算(財源)が同一であるか、また、学会参加費に食事代が含まれているかどうかです。

 

同一の予算が使われているか

 

問題のある例

出張旅費・・・科研費

学会参加費・・・政府系研究費

 

支払手続きは、書類が提出されれば行われます。しかし後日問題が発生するリスクがあります。

 

出張旅費が科研費から支払われるのであれば、学会参加費も科研費から支払わないと「目的」が矛盾してしまいます。科研費は、研究テーマが限定されています。そして政府系研究費も同じように研究目的が限定しています。研究目的が異なる研究費からの支払いは矛盾し、検査で否認されます。(目的外使用、あるいは重複使用と看做されます。)

 

科研費や政府系の研究費(競争的資金)は、それぞれ別々の研究課題を実施するために目的が限定されています。目的外使用となってしまうのです。原則として、出張旅費と学会参加費は同一の研究費を使用する必要があります。

 

あるいは片方の経費を、使用目的が限定されていない、用途の自由な寄附金や運営費交付金で支払いしなくてはなりません。

 

参考「競争的資金の適正な執行に関する指針」-抜粋-
(平成17年9月9日競争的資金に関する関係府省連絡会申し合わせ(平成29年6月22日改正))

 

2.不合理な重複・過度の集中の排除

(1)不合理な重複・過度の集中の考え方

① この指針において「不合理な重複」とは、同一の研究者による同一の研究課題(競争的資金が配分される研究の名称及び その内容)に対して、複数の競争的資金が不必要に重ねて配分される状態であって、次のいずれかに該当する場合をいう。

 

○実質的に同一(相当程度重なる場合を含む。以下同じ。)の研究課題について、複数の競争的資金に対して同時に応募があり、重複して採択された場合

 

○既に採択され、配分済の競争的資金と実質的に同一の研究課題について、重ねて応募があった場合

 

○複数の研究課題の間で、研究費の用途について重複がある場合

 

 

食事代が含まれているか確認

 

さらに、ややこしいチェックポイントがあります。学会参加費に食事代が含まれていると、出張旅費の「日当」との二重支払いのリスクがあります。

 

出張旅費は、国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)の考え方が基本です。旅費の積算内訳の中には日当(半分が昼食代相当)が含まれています。宿泊料の中には夕食代と朝食代も含まれています。意外と勘違いしている人が多いのですが、旅費法の「日当」は、昼食代のことです。一般社会で使われる「日当」という言葉が、労働の対価や謝礼的意味なので、手当と誤解してしまうのです。学会参加費の中に、昼食代や夕食代が含まれていると出張旅費との二重支払いになるのです。

 

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旅費の構成内訳

 

旅費法に基づく、旅費の積算内訳です。

 

  1. 交通費(鉄道賃、航空賃の実費)
  2. 日当(定額・・昼食代含む)
  3. 宿泊料(定額・・夕食、朝食代含む)

 

交通費は、実際の運賃です。わかり易いと思いますので、日当と宿泊料をくわしく説明します。

 

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日当とは

 

日当は、実費弁償ではなく、定額で支給されます。

 

国内旅費なら1日あたり2,600円、外国旅費は地域により金額が異なりますが、アメリカやヨーロッパなら1日当たり6,200円です。職務のクラスで細かく区分されています。日当の構成内訳は、半分が昼食代、残り半分が出張先の市内など近場を回るための交通費や雑費です。

 

日当6,200円の例では、3,100円が昼食代、残り3,100円が近場を回るための交通費と雑費(電話代や飲料代など)です。

日当=昼食代(50%)+近場の交通費・雑費(50%)

 

つまり、旅費法上の日当とは、昼食代と考えるのがミスのない考え方です。旅費の考え方は、原則として実費弁償です。昼食が必要ない場合は、日当の半分を減額調整して支払うのが適正な事務処理です。

 

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昼食が必要なければ半日当

 

職場を出発するのが夕方で、昼食代が必要ない場合は、日当を半額に減額調整します。研究費で支払う学会参加費の中に、昼食代(ランチミーティングなど)が含まれている場合は、日当を半額として(あるいは学会参加費のランチ代を)減額しなければなりません。そして、これらの事実は、出張者本人(研究者自身)が申し出ないと、事務部門では把握できず、重複支給してしまいます。後日、旅費の不適切な支払いと看做されてしまいます。

 

学会参加費に含まれる昼食代が不要な場合は、出張申請時の書類余白に「○月○日の日当は半額調整、昼食代不要のため」と明記して書類を提出しましょう。

 

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学会参加費の注意点

 

また、学会参加費を研究者が現金で支払い、後日、立替請求する場合は、参加費の内訳が記載してある資料を提出します。学会WEBページの印刷、あるいはパンフレットのコピーなどを添付し、食事代が含まれているときは、その該当箇所に赤マークなどをつけ、「旅費については、昼食代が含まれているので日当半額を減額調整願います。」とメモ書きして提出しましょう。

 

事務処理を行う上では、食事代が含まれているとき、旅費の日当を半額調整したり、あるいは学会参加費から食事代相当(金額が不明の場合は日当の半額相当)を減額して支払処理します。

 

提出書類のうっかりミスで、研究費の不適切な使用と看做され、研究までもが疑いの目を向けられることは、研究者にとって心外なことです。事務処理のトラブルを避ける意味でも必要なチェックポイントです。

 

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宿泊料とは

 

宿泊料の構成内訳は、次のとおりです。

 

宿泊料=宿泊代+夕食代+朝食代

 

次に、食事代の金額算出方法を説明します。

 

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旅費法を基に計算する食事代

 

旅費業務に関する標準マニュアル(2016年12月各府省等申合せ)によれば、国内旅費の日当と食事代は次のとおりです。

 

日当 1700円クラス
朝食代600円、昼食代850円、夕食代1100円

 

日当 2200円クラス
朝食代700円、昼食代1100円、夕食代1500円

 

日当 2600円クラス
朝食代900円、昼食代1300円、夕食代1700円

 

上記のデータから、日当に占める食事代の割合は、およそ次のとおりです。

朝食代35%、
昼食代50%、
夕食代65%

外国旅費の例
宿泊料(欧米地域の甲地方、9級以上)
18,800円
日当=6,200円
上記の食事代の割合から考えて、それぞれを算出すると

朝食代2200円、昼食代3100円、夕食代4000円

 

学会参加費に食事代が含まれているときに、食事代が判明しないときは、これらの金額を基に、日当から減額調整するのが適正な事務処理です。

 

また、官用車の利用やレンタカーの利用、合宿形式の用務などで、出張先で近隣を回るための交通費が不要なときは、上述した趣旨から、日当の50%を減額調整する必要があります。

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