学会参加費と旅費の支払時に注意すべきこと、日当と昼食代は同じ意味

国立競技場 出張旅費
国立競技場

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学会参加費と食事代

 

科研費や政府系の研究費は、資金配分機関が実施する検査の際に、目的外使用と判断されると、経費の使用が認められず返還になるケースがあります。

 

研究者などが、海外で開催される学会に参加する際に、出張旅費と学会参加費に使用することがありますが、学会参加費の中に食事代が含まれているケースが多いです。

 

研究者の海外出張では、次の点を事前に注意する必要があります。
この確認を行わずに研究費を支払ってしまうと、最悪、研究費の不適切使用と看做され、日常の真摯な研究まで疑いの目を向けられてしまいます。研究者も事務担当者も留意しましょう。

 

 

学会へ参加するときのチェックポイント

 

チェックポイントは、旅費と学会参加費の予算(財源)が同一であるか、また、学会参加費に食事代が含まれているかどうかです。

 

同一の予算が使われているか

 

外国出張の旅費・・・科研費

上記外国出張の学会参加費・・・政府系研究費

 

事務手続は、書類が整っていれば支払処理が行われますが、次のような問題が後日発生するリスクがあります。

 

旅費が科研費から支払われるのであれば、学会参加も科研費の研究を目的としており、政府系研究費からの支払は否認されます。(目的外使用、あるいは重複使用と看做されます。)

 

逆のケースであれば、科研費で支払った旅費が目的外使用となり科研費の不適切使用となってしまいます。

 

科研費や政府系の研究費は、それぞれ別々の研究課題を実施するために目的が限定されています。目的外使用となってしまうのです。

 

原則として、旅費と学会参加費は同一の経費を使用する必要があります。

 

あるいは片方の経費を、使用目的が限定されていない、用途の自由な寄附金や運営費交付金で支払いしなくてはなりません。

 

 

食事代が含まれているか確認

 

さらに、ややこしいことに、学会参加費に食事代が含まれていると、旅費との二重支給の問題があります。

 

旅費の積算内訳は、国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)の考え方が基本となります。旅費の積算内訳の中の日当には昼食代が含まれており、宿泊料の中には夕食代と朝食代が含まれています。

 

勘違いしている人が多いのですが、旅費法の中での日当は、昼食代のことです。一般的に使われる「日当」という言葉が、労働の対価や謝礼的意味なので、手当と誤解してしまうのです。

 

 

旅費の構成内訳

 

旅費法に基づく、旅費の積算内訳は次の内容です。

  1. 交通費(鉄道賃、航空賃の実費)
  2. 日当(定額)
  3. 宿泊料(定額)

 

交通費は、実際の運賃などの料金で、わかり易いと思いますので、日当と宿泊料を説明します。

 

 

日当とは

 

日当は、実費弁償ではなく、定額で支給されます。

 

国内旅費なら1日あたり2,600円、外国旅費は地域により金額が異なりますが、アメリカやヨーロッパなら1日当たり6,200円などです。(職務のクラスで細かく区分されています。)

 

そして、日当の構成内訳は、半分が昼食代、残り半分が出張先の市内など近場を回るための交通費や雑費です。

 

日当6,200円の例では、3,100円が昼食代、残り3,100円が近場を回るための交通費と雑費(休憩時のジュース代などです。)

日当=昼食代(50%)+近場の交通費・雑費(50%)

 

つまり、旅費法上の日当とは、昼食代と考えるのがミスのない処理になります。

 

旅費は、原則として実費弁償ですから、昼食が必要ない場合は、日当の半分を減額して支払うのが適正な事務処理です。

 

 

昼食が必要なければ半日当

 

職場を出発するのが夕方で、昼食代が必要ない場合は、日当を半額に減額調整します。

 

学会参加費などの中に、昼食代(ランチミーティングなど)が含まれている場合は、日当を半額として(あるいはランチ代を)減額しなければなりません。

 

そして、これらの事実は、出張者本人(研究者自身)が申出をしないと、事務部門では把握できず、重複支給となってしまい、旅費の不適切な支払と看做されてしまいます。

 

昼食代が不要な場合は、出張申請時に書類の余白などに「○月○日の日当は半額調整、昼食代不要のため」と記載して書類を提出しましょう。

 

 

学会参加費の注意点

 

また、学会参加費などを現金で支払い、後日、立替請求する場合は、参加費の内訳が掲載してあるWEBページの印刷、あるいはパンフレットのコピーなどを添付し、食事代が含まれているときは、その該当箇所に赤マークなどをつけ、「昼食代が含まれているので日当半額を減額調整願います。」とメモして提出しましょう。

 

事務処理を行う上では、食事代が含まれている場合は、日当を半額調整したり、学会参加費から食事代相当(金額が不明の場合は日当の半額相当)を減額して支払処理します。

 

提出書類のうっかりミスで、研究費の不適切な使用と看做され、研究までもが疑いの目を向けられることは、研究者にとって心外なことですし、事務処理のトラブルを避ける意味でも大切なことです。

 

 

宿泊料とは

 

宿泊料は、次の構成となっています。

宿泊料=宿泊代+夕食代+朝食代

 

次に、食事代の金額を算出する場合を説明します。

 

 

旅費法を基に計算する食事代

 

旅費業務に関する標準マニュアル(2016年12月各府省等申合せ)によれば、国内旅費の日当と食事代は次のとおりです。

日当 1700円クラス
朝食代600円、昼食代850円、夕食代1100円

日当 2200円クラス
朝食代700円、昼食代1100円、夕食代1500円

日当 2600円クラス
朝食代900円、昼食代1300円、夕食代1700円

 

上記のデータから、日当に占める食事代の割合は、およそ、次のとおりです。

朝食代35%、
昼食代50%、
夕食代65%

外国旅費の例
宿泊料(欧米地域の甲地方、9級以上)
18,800円
日当=6,200円
上記の食事代の割合から考えて、それぞれを算出すると

朝食代2200円、昼食代3100円、夕食代4000円

 

学会参加費に食事代が含まれている場合は、食事代が判明しないときに、これらの金額を元に、日当から減額調整するのが適正な事務処理です。

 

また、官用車の利用、レンタカーの利用、合宿形式の用務などで、出張先で近隣を回るための交通費が不要なときは、上述した趣旨から、日当の50%を減額調整する必要があります。

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