「研究者」なら理解してないと大変なことに!「学会参加費」と「旅費」

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出張旅費
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出張旅費

「学会参加費」と「出張旅費」についての解説です。研究成果を発表する学会へ参加するとき、学会参加費に食事代が含まれていることがあります。特に海外で開催される学会では、昼食代や夕食代を含むことが多いです。出張旅費を請求するときの注意点です。

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「学会参加費」と「食事代」

研究者などが、研究成果を発表するために学会へ参加するときに注意したいポイントです。「出張旅費」と「学会参加費」の中には重複する部分があります。学会参加費に含まれる「食事代」です。特に海外で開催される学会では、食事代が含まれているケースが多く、出張旅費の「日当」や「宿泊料」と重複するのです。科研費などの政府系の研究費は、資金配分機関が実施する検査の際に、重複支払いとして指摘を受け、ミスが判明すると「研究費返還」になります。悪質(故意の重複請求)なときは「不適切な会計処理」として公表されてしまいます。

 

学会へ参加する用務で「出張旅費」を請求するときは、次の点を事前に確認します。この確認を行わずに、研究費から「出張旅費」と「学会参加費」を受領してしまうと、トラブルになります。最悪、「研究費の不適切使用」と看做され、疑いの目を向けられてしまいます。研究者も事務担当者も注意したいポイントです。

 

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「学会」へ参加するときのチェックポイント

 

チェックポイントは、「出張旅費」と「学会参加費」の予算(財源)が同一であるか、また、学会参加費の中に「食事代」が含まれているかです。出張者本人が申し出ないとわからないことなので注意しましょう。

 

「同一の予算」が使われているか確認

 

問題のある例(予算が異なる・・目的外使用)

出張旅費・・・科研費

学会参加費・・・政府系研究費

 

支払手続きは、請求書類が提出されれば行われます。しかし後日問題が発生するリスクがあります。

 

出張旅費が「科研費」から支払われるのであれば、学会参加費も「科研費」から支払わないと「目的」が矛盾してしまいます。科研費は、研究テーマが限定されています。そして「合算使用」が禁止されています。政府系研究費も同じように研究目的が限定しています。研究目的が異なる研究費からの支払いは、用務内容が矛盾し、検査で否認されます。(目的外使用と看做されます。

 

「科研費」や「政府系の研究費(競争的資金)」は、それぞれ別々の研究課題を実施するため研究費です。研究目的が異なっています。どちらかが「目的外使用」(補助金適化法違反)となってしまうのです。原則として、「出張旅費」と「学会参加費」は、同一の研究費を使用する必要があります。

 

あるいは片方の経費を、使用目的が限定されていない(用途の自由な)寄附金や運営費交付金で支払わなくてはなりません。

 

参考「競争的資金の適正な執行に関する指針」-抜粋-
(平成17年9月9日競争的資金に関する関係府省連絡会申し合わせ(平成29年6月22日改正))

 

2.不合理な重複・過度の集中の排除

(1)不合理な重複・過度の集中の考え方

① この指針において「不合理な重複」とは、同一の研究者による同一の研究課題(競争的資金が配分される研究の名称及び その内容)に対して、複数の競争的資金が不必要に重ねて配分される状態であって、次のいずれかに該当する場合をいう。

 

○実質的に同一(相当程度重なる場合を含む。以下同じ。)の研究課題について、複数の競争的資金に対して同時に応募があり、重複して採択された場合

 

○既に採択され、配分済の競争的資金と実質的に同一の研究課題について、重ねて応募があった場合

 

複数の研究課題の間で、研究費の用途について重複がある場合

 

 

「食事代」が含まれているか確認

 

さらに、ややこしいチェックポイントがあります。学会参加費の中に「食事代」が含まれていると、出張旅費の「日当(昼食代)」、「宿泊料(夕食代と朝食代)との重複リスクがあります。

 

出張旅費は、国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)の考え方が基本です。旅費の積算内訳の中には日当(半分が昼食代相当)が含まれています。宿泊料の中には夕食代と朝食代も含まれています。意外と勘違いしている人が多いのですが、旅費法の「日当」は、「昼食代」のことです。一般社会で使われる「日当(報酬や手当)」とは異なります。旅費の「日当」は、労働の対価や謝礼的意味の「日当」と違います。「日当」という言葉から、意味を誤解してしまうのです。学会参加費の中に、昼食代や夕食代が含まれていると、出張旅費との二重支払いになるのです。

 

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旅費の「構成内訳」

 

旅費法に基づく、旅費の構成内訳です。

 

  1. 交通費(鉄道賃、航空賃の実費)
  2. 日当(定額・・昼食代含む)
  3. 宿泊料(定額・・夕食、朝食代含む)

 

交通費は、実際の運賃なので、わかりやすいと思います。食事代が含まれる「日当」と「宿泊料」をくわしく解説します。

 

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旅費法上の「日当」とは

 

日当は、実費弁償ではなく、定額で支給されます。

 

例えば、国内旅費なら1日あたり2,600円、外国旅費は地域により金額が異なりますが、アメリカやヨーロッパなら1日当たり6,200円です。職務のクラスで細かく区分されています。日当の構成内訳は、半分が「昼食代」、残り半分が出張先の市内などを回るための「交通費や雑費」です。

 

外国旅費の日当6,200円の例では、3,100円が「昼食代」、残り3,100円が「交通費と雑費(電話代や飲料代など)」です。

日当=昼食代(50%)+交通費・雑費(50%)

 

つまり、旅費法上の「日当」とは、「昼食代」と理解しておくのがミスのない考え方です。旅費の考え方は、原則として実費弁償です。事前に夕方出発することが確定していて、明らかに昼食が必要ない場合は、日当の半分を減額調整して支払うのが適正な事務処理です。(前泊のために出張するときなど)

 

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昼食が必要なければ「半日当」

 

翌日の用務のために(前泊のため)職場を出発するのが夕方で、昼食代が必要ない場合は、日当を半額に減額調整します。

 

また「学会参加費」の中に、昼食代(ランチミーティングなど)が含まれている場合は、日当を半額に減額調整します。(あるいは学会参加費の支払い手続きの方で、食事代を控除します。)注意したいポイントは、これらの事実は、出張者本人(研究者自身)が申し出ないと、事務部門では把握できないところです。申し出がなく「出張旅費」と「学会参加費」を請求してしまうと、そのまま、食事代相当額を重複して支払ってしまいます。後日、外部の検査等で、「旅費の不適切な支払い」と看做され指摘されてしまいます。

 

例えば、「学会参加費」の中に昼食代が含まれている場合は、旅費申請時の書類余白に「○月○日の日当は半額調整、昼食代不要のため」と明記して書類を提出しましょう。(夕食代や朝食代が含まれているときも同様です。)

 

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学会参加費の「立替払」に注意

 

本人が学会参加費を現金で支払い、後日、「立替払」として請求する場合は、学会参加費の内訳が記載してある資料を必ず提出します。学会参加申込書のWEBページの印刷、あるいはパンフレットのコピーなどを添付し、食事代が含まれているときは、その該当箇所にマーカーして提出します。「昼食代が含まれているので、旅費は、日当半額を減額調整願います。」とメモ書きして提出します。

 

申し出があれば、事務部門が支払手続きを行うときに、旅費の日当を半額調整したり、あるいは学会参加費の方から、食事代相当(金額が不明の場合は日当の半額相当)を減額します。

 

提出書類のうっかりミス(申し出を忘れるなど)で、「研究費の不適切な使用」と看做され、自身の研究までもが疑いの目を向けられることは、研究者にとって「痛い」ことです。外部から指摘を受けると、事務部門だけでなく組織の上層部へも報告されます。すぐに組織全体へ知れ渡ります。本人にとって大きな傷になります。トラブルを避ける意味でも必要なチェックポイントです。

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「宿泊料」とは

旅費法上の「日当」や「宿泊料」には、食事代が含まれています。昼食代は日当の半額相当なのでわかりやすいです。では宿泊料に含まれる夕食代と朝食代は、どのように区分されるのか解説します。

 

宿泊料の構成内訳は、次のとおりです。

 

宿泊料=宿泊代+夕食代+朝食代

 

次に、食事代の金額算出方法を説明します。

 

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「旅費法」を基に計算する「食事代」

 

「旅費業務に関する標準マニュアル(2016年12月各府省等申合せ)」によれば、国内旅費の日当と食事代は次のとおりです。

https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/ryohi_kaikei/kanjikai_dai2/siryou1.pdf

 

日当 1700円クラス
朝食代600円、昼食代850円、夕食代1100円

 

日当 2200円クラス
朝食代700円、昼食代1100円、夕食代1500円

 

日当 2600円クラス
朝食代900円、昼食代1300円、夕食代1700円

 

上記のデータから、日当に占める食事代の割合は、およそ次のとおりです。

朝食代 35%相当
昼食代 50%相当
夕食代 65%相当

 

この割合で、外国旅費の宿泊料を計算します。

外国旅費の例

宿泊料(欧米地域の甲地方、9級以上)
18,800円

日当=6,200円
上記の食事代の割合から考えて、それぞれの食事代を、日当を基に算出すると、次のようになります。

朝食代2200円、昼食代3100円、夕食代4000円

 

学会参加費に食事代が含まれているときに、食事代の金額が判明しないときは、これらの金額を基に減額調整するのが望ましいです。これは、ひとつの計算例です。客観的に証明できる資料等があれば、別の方法でも問題ありません。ただし減額調整するときも根拠となる計算式は必要です。

 

また、官用車の利用や、レンタカーの利用、合宿形式の用務などで、出張先で近隣を回るための交通費等が不要なときは、上述した趣旨から、日当の50%を減額調整する必要があります。


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