研究者が学会へ出席するときの必須知識、旅費と学会参加費の重複支給

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出張旅費
国立競技場

学会へ出席するときの旅費と学会参加費には注意が必要です。学会参加費の中に食事代が含まれていると重複してしまうリスクがあります。特に海外で開催される学会では、参加費に食事代が含まれるケースが多いです。食事代を減額調整する方法です。

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学会参加費と食事代

研究者が学会へ出席するときに注意したいポイントです。出張旅費と学会参加費の中に重複する部分があります。学会参加費に含まれる食事代です。特に海外で開催される学会では、食事代が含まれているケースが多く、出張旅費の日当や宿泊料と重複するのです。科研費などの政府系の研究費は、検査の際に重複支払いとして指摘を受け研究費返還になります。故意に重複請求するなど悪質であれば研究費の不正使用として公表されてしまいます。

 

学会へ出席するときに出張旅費を請求するときは、次の点を事前に確認します。この確認を行わずに、研究費から旅費と学会参加費を受領してしまうとトラブルになります。研究費の不適切な使用と看做され、疑いの目を向けられてしまいます。研究者も事務担当者も注意したい点です。

 

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学会へ出席するときのチェックポイント

 

チェックポイントは、旅費と学会参加費の予算(財源)が同一であるか、また学会参加費の中に食事代が含まれているかです。出張者本人が申し出ないとわからない内容なので注意しましょう。

 

同一の予算が使われているか確認

 

目的外使用になる例(予算が異なる)

出張旅費・・・科研費

学会参加費・・・政府系委託費

 

請求書類が提出されれば支払い手続きは問題なく行われます。しかし後日問題が発生するリスクがあります。

 

出張旅費が科研費から支払われるのであれば、学会参加費も科研費から支払わないと出張目的が矛盾してしまいます。科研費は研究テーマが決まっています。そして他の経費との合算使用が禁止されています。政府系委託費も同じように研究テーマが決まっています。研究テーマが異なる研究費からの支払いは、出張目的が相互に矛盾し検査で否認されます。(目的外使用と看做されます。)

 

科研費や政府系の委託費は、それぞれ別々の研究課題を実施するための研究費です。研究目的が異なっています。学会へ参加するために両方の研究費を使ってしまうと、どちらかが目的外使用になってしまうのです。原則として、出張旅費と学会参加費は、同一の研究費を使わなければなりません。

 

あるいは片方の経費を、使用目的が限定されていない、用途の自由な寄附金や運営費交付金で支払わなくてはなりません。

 

参考「競争的資金の適正な執行に関する指針」-抜粋-
平成17年9月9日競争的資金に関する関係府省連絡会申し合わせ(平成29年6月22日改正)

 

2.不合理な重複・過度の集中の排除

(1)不合理な重複・過度の集中の考え方

① この指針において「不合理な重複」とは、同一の研究者による同一の研究課題(競争的資金が配分される研究の名称及び その内容)に対して、複数の競争的資金が不必要に重ねて配分される状態であって、次のいずれかに該当する場合をいう。

 

○実質的に同一(相当程度重なる場合を含む。以下同じ。)の研究課題について、複数の競争的資金に対して同時に応募があり、重複して採択された場合

 

○既に採択され、配分済の競争的資金と実質的に同一の研究課題について、重ねて応募があった場合

 

複数の研究課題の間で、研究費の用途について重複がある場合

 

 

学会参加費に食事代が含まれているか確認

 

さらに、ややこしいチェックポイントがあります。学会参加費の中に食事代が含まれていると、旅費の日当・宿泊料と重複するリスクがあります。

 

旅費は、国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)の考え方が基本です。旅費の中には、半分が昼食代相当の日当が含まれています。宿泊料の中には夕食代と朝食代が含まれています。意外と勘違いしている人が多いのですが、旅費法の日当は昼食代のことです。一般社会で使われる報酬や手当を意味する日当とは違います。旅費の日当は、労働の対価や謝礼的意味の日当ではありません。日当という言葉から、意味を誤解している人が多いです。そのため学会参加費の中に昼食代や夕食代が含まれていると、出張旅費との二重払いになるのです。

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旅費の構成内訳とは

 

旅費法に基づく、旅費の構成内訳です。

 

  1. 交通費(鉄道賃、バス賃、航空賃の実費)
  2. 日当(定額・・昼食代含む)
  3. 宿泊料(定額・・夕食、朝食代含む)

 

交通費は実際の運賃なのでわかりやすいと思います。食事代が含まれる日当と宿泊料をわかりやすく解説します。

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旅費法上の日当とは

 

旅費法上の日当は、実費弁償ではなく定額支給です。

 

例えば国内旅費なら、1日あたり2,600円、外国旅費は地域により金額が異なりますが、アメリカやヨーロッパなら1日当たり6,200円です。日当の単価は職務のクラスで細かく区分されています。日当の構成内訳は、半分が昼食代、残り半分が出張先の市内などを巡回するための交通費、電話代やジュース代などの雑費です。

 

外国旅費の日当6,200円の例では、3,100円が昼食代、残り3,100円が交通費と雑費です。

日当 = 昼食代(50%)+ 交通費・雑費(50%)

 

つまり旅費法上の日当は昼食代と理解しておくと安全です。旅費の考え方は原則として実費弁償です。事前に夕方出発することが確定していて、明らかに昼食が必要ない場合は、日当の半分を減額します。午前中の会議に出席するために、前日の勤務終了後に出発する前泊が該当します。

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昼食が必要なければ半日当

 

翌日の用務のために職場を出発するのが夕方で、昼食代が必要ない場合は日当を半額に減額します。

 

また学会参加費の中に、ランチミーティングなどの昼食代が含まれている場合は、日当を半額に減額します。あるいは学会参加費の支払い手続きの方で食事代相当額を控除します。

 

注意したい点は、食事代相当額の減額は、研究者自身が申し出ないと事務部門では把握できません。食事代が重複していることを申し出ないまま旅費と学会参加費を請求してしまうと、そのまま食事代相当額を重複して支払ってしまいます。後日、外部の検査等で旅費の不適切な支払いと看做され指摘されてしまいます。

 

例えば学会参加費の中に昼食代が含まれている場合は、旅費申請時の書類余白に、◯月◯日の日当は半額調整、昼食代不要のためと明記して書類を提出しましょう。夕食代や朝食代が含まれている場合も同様です。

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学会参加費の立替払に注意

 

研究者本人が学会参加費を現金で支払い、後日、立替払として請求することが多いです。立替払いとして請求するときは、学会参加費の内訳が記載してある資料を必ず提出します。学会参加申込書のWEBページの印刷、あるいはパンフレットのコピーなどを添付し、食事代が含まれているときは、その該当箇所にマーカーして提出します。そして昼食代が含まれているので、旅費の日当を半額に調整願いますと旅費請求書の余白にメモ書きして提出します。

 

申し出があれば、事務部門が支払手続きを行うときに、旅費の日当を半額にしたり、あるいは学会参加費の方から食事代相当額を減額します。

 

申し出を忘れるなど提出書類のうっかりミスで、研究費の不適切な使用と看做され、自身の研究までもが疑いの目を向けられることは、研究者にとって致命的なことです。外部から指摘を受けると、事務部門だけでなく組織の上層部へも報告されます。すぐに組織全体へ知れ渡ります。どれほど研究に打ち込んでいても、本人にとって大きな傷になります。学会へ出席するときに重要なチェックポイントです。

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旅費法上の宿泊料とは

旅費法上の日当と宿泊料には食事代が含まれています。昼食代は日当の半額相当なのでわかりやすいです。では宿泊料に含まれる夕食代と朝食代はどのように区分されるのでしょう。

 

宿泊料の構成内訳は、次のとおりです。

 

宿泊料 = 宿泊代 + 夕食代 + 朝食代

 

食事代の金額算出方法を説明します。

 

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旅費に含まれる食事代の算出方法

 

「旅費業務に関する標準マニュアル(2016年12月各府省等申合せ)」によれば、国内旅費の日当と食事代は次のとおりです。

https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/ryohi_kaikei/kanjikai_dai2/siryou1.pdf

 

国内旅費の日当に含まれる食事代

 

日当 1700円クラス
朝食代 600円、昼食代 850円、夕食代 1100円

 

日当 2200円クラス
朝食代 700円、昼食代 1100円、夕食代 1500円

 

日当 2600円クラス
朝食代 900円、昼食代 1300円、夕食代 1700円

 

上記のデータから、日当に占める食事代の割合を算出すると次のとおりです。

日当に占める食事代の割合

朝食代 35 % 相当
昼食代 50 % 相当
夕食代 65 % 相当

 

この割合で外国旅費の食事代を計算します。

外国旅費の食事代相当額

 

日当 6,200円 甲地方の例

上記の食事代の割合から考えて、それぞれの食事代を日当を基に算出すると次のようになります。

 

朝食代2200円、昼食代3100円、夕食代4000円

 

学会参加費に食事代が含まれているときに、食事代の金額が判明しないときは、この金額を基に減額する方法もあります。これはひとつの計算例です。客観的に証明できる資料等があれば別の方法でも問題ありません。重要なのは、重複した食事代をきちんと控除していることです。ただし減額するときも根拠となる資料や計算式は必須です。

 

また官用車の利用や、レンタカーの利用、合宿形式の用務などで、出張先で近隣を巡回する交通費が不要なときも、日当の半額を減額します。

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