出張は旅行代理店へ依頼する方が安全!自分で予約すると手続きが大変

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出張旅費
2020年9月 忍野八海
この記事は約13分で読めます。

仕事で出張するときは、さまざまな書類が必要になります。さらにホテルや航空券などの予約も大変です。自分で直接予約するよりも、旅行代理店へ依頼したほうが効率的で安全です。旅行代理店へ依頼するときのチェックポイントをわかりやすく解説します。

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旅行代理店へ依頼するメリット

 

出張が決まった後は、旅行計画を立て、宿泊場所の予約や、電車や航空券などの手配を行うことになります。

 

自分で探して直接予約するよりも、旅行代理店へ依頼した方が料金が安いです。旅行代理店なら、豊富なデータベースから簡単に宿などを探して手配してくれます。

 

特に、公務を目的とした出張では、旅費の請求手続きに、様々な書類が必要になることがあります。旅行代理店へ依頼すれば、必要書類も簡単に入手できます。

 

出張するときは、最初に旅行代理店を探しましょう。旅行代理店が見つからない場合のみ、自分で直接予約しましょう。

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旅行代理店の選び方

 

出張のときに依頼する旅行代理店は、安さよりも、安全性を重視します。

 

プライベートな旅行であれば、安さを重視しても問題ありません。すべて自己責任です。

 

しかし出張の場合は、安全性を優先します。安全性とは、急な事情により、日程が変更になったり、予期しない事態が生じたときの対応を意味します。イレギュラーな事態に、どれだけ対応できるかです。

 

旅費法では、競争入札のように「安さを求める」という考え方はありません。そもそも旅費は、出張者個人へ支給するものです。競争入札を基本原則とする契約手続きとは関係ないのです。

 

むしろ激安なチケットを扱う旅行代理店は、注意が必要です。まず倒産などのリスクがあります。(もちろん一部の旅行代理店だけですが。)実際に私も、旅費実務を担当しているときに、数回、痛い経験をしました。

 

なんと旅行代理店が「夜逃げ」したのです。ある教授が、旅行代金を払ったのに、チケットを入手できなくなりました。初めて聞く名前の旅行代理店でしたが、旅行代金が信じられないほど安いため、安い方が良いと思い込み、教授が自分で申込みしたようです。しばらくすると、テレビニュースでも倒産したことが話題になってました。詐欺に近い行為として捜索が始まっていました。

 

こうなると事務手続きが、とてつもなく大変になります。事務側だけでなく出張者本人の教授にとっても、ものすごい事務負担が発生します。ホントに旅行代金を支払ったのか、なぜ、そんな危ない旅行代理店を選んだのか、などの理由書や証明書類が必要になります。関係各所への口頭説明も必要です。結果的には、支払った旅行代金は、「キャンセル料」と同様に扱うことが承認され、なんとか処理できました。でも、ものすごい労力(2ヵ月ほど)が必要な、かなり悲惨な事務処理になりました。

 

出張で利用する旅行代理店は、誰もが知っているような大手旅行代理店を選びましょう。旅行代理店は、出張者本人が自由に選べます。

 

参考に2020年現在の、大手旅行代理店です。売上額や従業員数の大きい会社が安全です。知名度のある旅行代理店を選びましょう。

JTB

H.I.S

近畿日本ツーリスト

日本旅行

阪急交通社

東武トップツアーズ

名鉄観光サービス

JR東海ツアーズ

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飛行機を使わない出張を依頼するとき

 

旅費の請求手続きに必要な書類は、飛行機を使わない場合と、飛行機を使う場合で異なります。最初に、飛行機を使わない出張を旅行代理店へ依頼するときのポイントです。

 

出張で利用する交通手段が、鉄道(新幹線など)やバスの場合です。

 

旅行代理店へ行く前に、次の事項を確認しておきます。

旅行代理店へ依頼する前の確認事項(電車・バスのみ)

 

出発日時  自宅を出発する日

 

到着日時  自宅へ帰る日

 

急行料金、特急料金(新幹線料金)が支給可能か。

旅費法では次のとおりですが、職場で独自のルールを定めていることがあります。距離数は、列車の乗車区間の距離数です。

 

特急料金(新幹線含む) 片道100km以上
急行料金 片道50km以上

 

宿泊料金は一泊いくらか。
給与や宿泊先によって単価が定められています。

 

旅行代理店で相談するときは、旅行の目的を伝えます。仕事で出張することを明確に伝えてください。旅行代理店の担当者は、出張目的と、レジャー(観光や遊び)目的では、提案する内容が違ってきます。レジャー目的であれば、遊べる場所、遊ぶためのオプションツァーなども提案してくれます。しかしビジネス目的であれば、最少限のプランを提案してくれます。

 

次に出発日時と宿泊数を伝えます。宿泊はシングルなのか、2人部屋なのか人数も伝えます。通常、出張であればシングルです。出張のときは、男女でひとつの部屋に宿泊することはできません。ハラスメントで問題になります。宿泊場所は、出張先に近い最寄り駅が便利です。できれば繁華街の方が食事がしやすいです。

 

宿泊場所を決めるときは、用務先への交通手段も確認しましょう。宿泊場所と用務先が離れていると、疲れてしまいます。用務先まで、片道30分から1時間までのエリアで、宿泊場所を探しましょう。

 

電車を使うときは、職場の旅費ルールで、特急(新幹線)や急行が利用可能か事前に調べておきます。もし使えない場合でも、自己負担で乗車することも可能ですが、あまり、おすすめしません。(後で、トラブルになる可能性があります。職場のルールどおりに乗車しましょう。)

 

乗車する列車が決定したら、チケットの予約と宿泊場所の予約を旅行代理店へ依頼します。

 

飛行機を使わない場合は、特に必要な書類はありません。旅行代理店側で作成してもらう書類は、旅行代金を支払った時の領収書のみです。領収書は、出張者個人が保管するだけです。職場へ提出する必要はありません。領収書の宛名は、旅行代金を支払った出張者本人です。

 

なお職場によっては、職場から旅行代理店に対して、直接旅行代金を支払うことを認めていることもあります。組織として支払う場合には、請求書が必要になります。本来、旅費は、出張者本人へ支給するものです。旅行会社へ直接支払うのは、例外的な取り扱いです。旅行会社へ直接支払う場合は、事前に旅費事務担当者へ確認が必要です。旅費は、本人あての口座しか支払えない職場もあります。

 

電車と宿泊代がセットになったパック旅行を使うときは、注意しましょう。パック旅行は安いですが、職場のルールでは対応できないことがあります。職場によってはパック旅行を禁止していることがあります。事前に、旅費事務担当者へ確認しておきましょう。

 

パック旅行が問題になる原因は、宿泊料金が不明なことが多いからです。交通費と宿泊料金がセットになってパック料金として設定されているためです。旅費法上は、宿泊料金は定額で支給し、交通費部分は実費支給することになっています。通常は、実際の交通費 + 宿泊料定額 で旅費を計算します。そして旅費法には、必要のない旅費(計算できない料金)は支給できないという考え方があります。

 

パック旅行は、交通費と宿泊料がセットなので、宿泊料金が不明です。宿泊料を算出するために、パック料金から交通費相当額を差し引くと、異常に安い宿泊料になってしまいます。すると定額の宿泊料を支給できなくなってしまうのです。安く泊まれるなら、高い宿泊料は支給できません。

まとめ 飛行機を使わない出張

以上をまとめると、次のようになります。

 

旅行の目的を最初に伝える。

 

出発日時と宿泊数(シングル利用)を伝える。

 

宿泊場所は、用務先に近い(1時間以内)繁華街が望ましい。

 

特急(新幹線)、急行を使えるか、職場の旅費規程を事前に確認しておく。

 

旅行代金を支払ったときは、必ず領収書を受け取り保管する。

 

パック旅行(鉄道・航空賃+ホテル代)を使うときは、事前に旅費担当者へ確認が必要。

 

必要書類は特になし。旅行代金を支払ったときは領収書を保管しておく。

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飛行機を使う出張を依頼するとき

 

飛行機を使う出張では、必要書類が異なります。航空賃の料金設定が、電車やバスのように公共料金として定められていないこと、外国出張では現地時間との時差があることから、次の書類が必須です。

 

航空賃の領収書(出張前に旅費を受け取る、概算払いのときは、見積書、請求書が別に必要です。)
搭乗クラス、便名、出発時刻、到着時刻、搭乗者名が記入されている領収書です。

 

搭乗券の半券(実際に飛行機に乗ったときのチケットです。)

 

外国出張の場合は、さらに行程表(フライト便、現地時間が記載してある、毎日のスケジュール表)

 

旅行代金を支払った時は領収書(職場から旅行代理店へ直接支払う時は、旅行代金の請求書)

 

また旅行代理店へ行く前に確認する事項は、次のとおりです。

旅行代理店へ依頼する前の確認事項(飛行機を使う場合)

 

現地到着日時(行き)

 

現地出発日時(帰り)

 

日本(自宅)到着日時

 

現地の宿泊場所

 

宿泊料金の単価上限額

 

日当(昼食代)の単価上限額

 

フライト便の搭乗クラス(エコノミークラス、ビジネスクラスなど、どのクラスを使えるか)

 

旅行代理店で相談するときは、最初に出張目的であることを明確に伝えます。

 

次に、上記の必要書類の作成が可能か、事前に確認します。書類が作成できなかったり、有料になる場合は、別の旅行代理店を探しましょう。有料の会社は、職場で旅費請求手続きを行う際に、トラブルの原因になります。大手旅行代理店であれば、無料で作成可能です。

 

書類が作成できることを確認した後、用務先に到着する日時を伝えます。「〇月〇日、何時頃に〇〇へ到着したい」と伝えます。外国出張は、現地時間で伝えます。入国手続きや、出国手続き、税関などで待ち時間が必要になることもあります。これらの待機時間も考慮してスケジュールを計画します。

 

宿泊場所は、用務先や空港に近い方が便利です。海外の場合は、宿泊できるエリアが限定されます。また宿泊先ホテル内にレストランがあること、空港までのアクセス、用務先までのアクセスが簡単か確認します。

 

もしグループで海外出張するのであれば、マイクロバスなどをチャーターすることも検討しましょう。海外では、交通の便が悪い場所があります。電車もバスもなく、タクシーも走ってないような場所がたくさんあります。日本のように電話一本でタクシーを呼べると思っていると、大失敗します。海外は車社会です。移動はマイカーが基本なので、公共交通機関のないエリアが多いです。タクシーなどの交通手段を確保できるホテルを選びましょう。

 

飛行機とホテルをセットにしたパック旅行は、原則として使うのはやめましょう。旅費を計算するときに、航空賃が計算できず、旅費の事務手続きでトラブルになります。もしパック旅行を使わざるを得ないときは、事前に旅費担当者へ確認しましょう。職場の旅費規程として、パック旅行を認めているか確認が必要です。国内旅行のみパック旅行を認めている場合や、外国出張では、(旅費計算が不可能になるため)パック旅行を認めていない場合などもあります。

 

パック料金は、航空賃とホテル代をセットにした料金体系です。しかし旅費を支給する際には、航空賃と宿泊料は、分けて計算します。旅費法で認めている航空賃は、実際に支払った料金です。そのためホテル代とセットになった料金では、航空賃が把握できず、旅費計算が不可能になるのです。

 

また、航空券を予約するときは、エコノミークラス、ビジネスクラスなどの搭乗クラスを再確認しましょう。エコノミークラスであれば問題ありませんが、ビジネスクラスは、搭乗できる条件が限定されています。またファーストクラスは原則として認められていません。自己負担によるファーストクラスへのアップグレードも認めないことが多いです。ファーストクラスに乗ってしまうと、税金の無駄遣いと批判されます。

まとめ 飛行機を使う出張

必要書類

航空賃の領収書(概算払いのときは、見積書、請求書)

搭乗券の半券

外国出張の場合は行程表

旅行代金を支払ったときは領収書(職場から旅行代理店へ直接支払うときは、押印のある請求書)

 

旅行代理店へ依頼する前の確認事項(飛行機の場合)

現地到着日時(行き)

現地出発日時(帰り)

日本(自宅)到着日時

宿泊場所

宿泊料金の単価上限額

日当(昼食代)の単価上限額

フライト便の搭乗クラス(エコノミークラスなど)

 

旅行代理店へ依頼するときのポイント(飛行機の場合)

必要書類を無料で作成できるか。

日程、用務先、宿泊先を伝える。

飛行機の搭乗クラスに注意する。

外国出張では、ホテル内にレストランがあるか、タクシー手配が簡単か、移動手段(鉄道やバス、タクシー)を確認しておく。

パック旅行を使うときは、事前に、旅費担当者へ使用できるか確認しておく。

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概算払いに必要な書類

 

外国出張などで、多額の旅費が必要になるときは、出発前に概算払いとして旅費を受け取ることができます。ただし書類手続きに時間が必要なので、出張開始日の1ヶ月前までに書類を提出しなければならないなど、概算払いには多くの制約があります。また、出張を終えた後に精算手続きが必要です。概算払いは、旅費の事務手続きが2倍になります。出張者本人にとっても、旅費事務担当者にとっても、相当な事務負担を覚悟しなければなりません。

 

さらに、出張を終えた後の精算手続きを忘れてしまうと、旅費の不正受給になるリスクがあります。概算払いでは、実際に必要な旅費よりも多く支給されることが多いです。精算手続きを忘れると、そのまま「旅費の不正受給」になってしまうのです。

 

概算払いは、出張者本人にとってもリスクのある事務手続きです。旅費事務担当者へも負担になる手続きなので、嫌がられます。可能な限り概算払いは、使わない方が良いです。

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旅費手続に必要な書類一覧

 

旅費手続きに必要な書類一覧です。ひとつの封筒などで保管しましょう。出張が複数あると、どの出張の書類か、わからなくなります。

 

領収書(旅行代金を支払ったときは、必ず保管しておきます。)

 

「飛行機を使わない」出張

必要書類はありません。

 

「飛行機を使う」出張

航空賃の領収書(概算払いのときは、見積書、請求書)

搭乗券の半券

外国出張の場合は日程表

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旅行代理店へ依頼するときの「チェックシート」

上記の事前確認事項や、旅費請求手続きのために職場へ提出しなければならない書類などをチェックシートとしてまとめました。

 

この記事を読んだ後、チェックシートに基づいて、旅行代理店へ行けば、効率的に予約が可能となります。

 

なお、このチェックシートは、官公庁だけでなく、一部修正すれば民間企業でも使えると思います。

出張チェックシート

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参考「宿泊料金の領収書」について

職場によっては、「宿泊したときの領収書」を提出するよう依頼されることがあります。

 

これは過去(2005年頃)に「旅費の不正使用」が問題になったために、ホテル等の領収書を確認するよう指導されたためです。当時は、マスコミ報道もあり、全国的に「カラ出張」が問題になりました。実際は出張してないのに、書類だけ作成して旅費を不正に受け取っていた事例が多数発見されました。単年度予算を使い切るために、多くの官公庁で行われていました。「カラ出張」でないことを証明するために、職場によっては、宿泊料の領収書を提出することがあります。

 

しかし本来、宿泊料は定額支給です。旅費法上は、宿泊料の領収書は必要ありません。むしろホテルの領収書を提出してしまうと、精算しなければならず、多くの事務負担を発生させてしまいます。旅費事務担当者から提出するよう指示されない限り、通常、ホテルの領収書は提出しません。自分で保管しておきましょう。

 

出張した時は、関係書類をまとめて保存しておきます。後日、会計検査などで必要になることもあるので、必ず保存しておきましょう。ひとつの封筒に入れておくと良いです。

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