正しい「旅費」の請求手続き、「旅費法」のポイントを理解する

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イギリス上空出張旅費
イギリス上空

「旅費請求」についての解説です。公務員等が出張するときは、旅費の請求手続きが必要です。提出が必要な書類や、公務出張かどうかの判断をくわしく解説します。旅費の不正使用を疑われないためにも必須の知識です。日当は、「昼食代」と覚えましょう。

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旅費の「構成内訳」と「公務の判断」

 

官公庁の公務員等が、出張するときに必要な「旅費請求手続き」について、基本的なポイントを解説します。出張に必要な経費が旅費ですが、ルールが複雑です。この解説では「国家公務員等の旅費に関する法律」(以下「旅費法」と省略します。)に基づく旅費に限定して説明します。国の組織だけでなく、地方公共団体や独立行政法人なども「旅費法」をベースとしてルール化されています。

 

交通手段として「電車」あるいは「飛行機」を利用する旅費を前提にします。旅費の「構成内訳」は、次のとおりです。

 

交通費(電車代や飛行機代)+日当(昼食代)+宿泊料

 

最初に、「出張」と「旅行」の違いを解説します。

「旅行」は広い概念です。ある場所から、他の場所へ移動することです。プライベートな旅も「旅行」です。旅行のうち、公務目的の旅行が「出張」です。概念的には次のようになります。

 

旅行 > 出張(公務目的)

 

「公務」とは、官公庁などの公的組織の仕事を目的としたものです。出張は、旅費法第二条で定義されています。

 

国家公務員等の旅費に関する法律

第二条
六  出張 職員が公務のため一時その在勤官署を離れて旅行し、又は職員以外の者が公務のため一時その住所又は居所を離れて旅行することをいう。

 

「出張」は、旅行命令に基づいて行なうものです。所属長からの命令行為によって「公務」となります。一番多い目的は「視察や調査」です。組織の用務として、何かの政策を実現するとき、その情報収集のために目的地へ行きます。事業を実施するための「情報収集」という役割が多いです。そして、旅行命令を発することができるのは、旅費予算が確保されている場合のみです。つまり、出張へ行く前に、旅費予算の範囲内で旅行命令が発せられて「公務」の出張になります。

 

国家公務員等の旅費に関する法律

第四条
2  旅行命令権者は、電信、電話、郵便等の通信による連絡手段によつては公務の円滑な遂行を図ることができない場合で、且つ、予算上旅費の支出が可能である場合に限り、旅行命令等を発することができる。

 

「旅行命令権者」は、通常、組織の長です。組織としての用務で旅行するので、旅行命令の権限は、組織の長にあります。勤務命令として、「通常の勤務場所を離れて、用務先で勤務すること」を命令するわけです。

 

次に「公務の判断」について説明します。

 

事務職員は、上司からの命令によって出張するケースが多いので理解しやすいです。しかし教授などの教員や研究者は、公務の判断に迷うことがあります。

 

国立大学に所属する教員(教授、准教授、講師、助教など)や研究者は、「裁量労働制」による労働形態です。研究者は、自分の研究を実施するために出張します。その研究内容は、公的なものか私的なものか、区別が困難なことが多いです。

 

研究者は、職場でも自宅でも(24時間365日)研究を行なっています。特に、人文科学系や社会科学系などの「文系の研究」は、一般の人が趣味としている文学や美術鑑賞なども広く研究対象になっています。コンサートや芸能人まで全てが研究対象です。休日に美術館を訪問するときも公務(研究)になっていることがあります。一例ですが、神戸大学経済経営研究所では、平成29年3月8日にAKB48チームのアイドルを招いてシンポジウムを実施しました。「AKB48の計算社会科学 ~かよよん(AKB48チームA)を迎えて」

 

教員や研究者の旅行が、「公務かどうか」の判断は、次の視点で検討することになります。

 

「家族や友人と一緒に楽しむような旅行であれば公務ではない」

 

それ以外で、研究者本人のみ、あるいは、分野が同じ研究者のみで訪問し、研究テーマに関連していれば「公務」という判断です。

 

この他にも、自分の組織の「公務でない旅行」として、他の組織から依頼される用務(他の組織側から見れば公務ですが、自分の組織の仕事ではないケース)、兼業承認を受けた民間会社の用務、私的な研修(旅費は自己負担)等があります。

 

「公務でない旅行」のときは、休暇の手続きを事前に行なう必要があります。休暇手続きを忘れると、就業規則違反(職務専念義務違反)となってしまいます。一般的に、裁量労働制の勤務形態であれば、勤務時間管理は不要です。1日のうち数時間だけ他の用務を行なうときは、休暇手続きは必要ありません。「在室時間申告書」あるいは「勤務状況等申告書」で自分で管理しておけばOKです。

 

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旅費の「請求手続き」

 

出張旅費の請求手続きは、通常、旅行者本人が行います。実際の交通手段や宿泊先は、出張者本人しかわかりません。

 

国家公務員等の旅費に関する法律

第十三条  旅費の支給を受けようとする旅行者は、所定の請求書に必要な資料を添えて、これを当該旅費の支出又は支払をする者に提出しなければならない。

 

旅費は、原則として「実費弁償」です。しかし旅費法では、事務簡素化の観点から、定額支給としている部分があります。「日当」と「宿泊料」が定額支給です。定額支給にかかる部分は、領収書の提出は不要です。

 

鉄道賃やバス賃は、時刻表やインターネットで、料金が公開されています。公共的な運賃です。誰が乗っても同じ料金で、簡単に計算できる交通費は、領収書の提出が不要です。しかし公開されてない運賃は、領収書の提出が必要になります。

 

「日当」は、昼食代と近隣の交通費などの雑費です。定額支給です。もし日当を実費精算としてしまうと、食事のたびに領収書を集めたり、隣駅まで200円程度のチケット領収書まで集めて提出しなければなりません。旅費の支払事務担当者も、領収書をチェックするのに手間がかかります。これらの煩雑さを避ける目的で定額支給としています。

 

また、旅費法上の日当は、昼食代です。給与の「手当」と同じように考えてしまうと、大きなミスを招きます。例えば、昼食代が含まれた会議参加費を公費で支払い、旅費を請求するときに日当も含めてしまうと、日当部分が「重複支給」になります。日当は、昼食代と理解しておくことが大切です。

 

「宿泊料」も定額支給です。事務簡素化の観点から、ホテルなどの宿泊施設の領収書は不要です。チェックを省略しています。

 

一方、「航空賃」は実費支給です。

 

航空賃(飛行機代)は、航空会社によって料金がまちまちです。また割引料金でチケットを購入するのが一般的です。航空会社や旅行代理店によって料金が異なるので、領収書に基づく「実費精算」になります。航空賃は、領収書の提出が必須です。万が一、航空賃の領収書を提出せず、正規料金で旅費の支給を受け、実際は割引運賃で安く旅行したとなれば、虚偽請求による「不正使用」になってしまいます。航空賃の「領収書」と「搭乗券の半券」が提出書類になります。

 

国家公務員等の旅費に関する法律
第十八条  航空賃の額は、現に支払つた旅客運賃による。

 

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旅費の「不正事件」

 

マスコミなどで報道されることがありますが、カラ出張は不正使用として懲戒処分の対象です。実際には出張してないのに、証拠書類の提出が不要な新幹線での旅費として請求し、受領するのは「詐欺」行為です。これらの不正が判明するのは、ほとんどが「内部告発」です。

 

また、旅費の請求書類に記載した旅行日と、実際の旅行日が異なると、旅費の不正使用を疑われてしまいます。かなりまずい事態になるので注意しましょう。旅行日が変更になったときは、例え、旅費の総額が変わらないとしても、速やかに旅行命令の変更手続き(日程変更)が必要です。手続きを怠ると、後日痛いことになります。出張が多いと日程を勘違いすることがあります。注意しましょう。

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