開札のやり方とは、競争入札の開札手順をわかりやすく解説

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入札
2002年 ハワイ

競争入札の開札手順です。官公庁が実施する入札手続きの中で、とても緊張するのが開札です。契約の相手方を決定するという重要な部分です。ところが開札のやり方について、わかりやすく解説した参考書がありません。現場で使える開札チェックシート付きです。

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そもそも開札とは

 

競争入札における開札とは、入札書を開封して、入札金額を読み上げることです。入札書は封書に入れて密封してあります。通常の封書をイメージしてください。開札は、封書をはさみで開けて、中に入っている入札書を広げて確認し、入札金額を読み上げることです。入札参加者全員の前で読み上げることで不正を防止しています。官公庁側の入札執行者、民間企業側の入札参加者、それぞれが相互に監視している中で厳粛に行われます。(2021年現在は、電子入札が普及しているので、このような公開の開札は少なくなっています。)

 

最初に開札に関係する法令を確認します。

予算決算及び会計令(予決令)

第八十一条 契約担当官等は、公告に示した競争執行の場所及び日時に、入札者を立ち会わせて開札をしなければならない。この場合において、入札者が立ち会わないときは、入札事務に関係のない職員を立ち会わせなければならない。

第八十二条 契約担当官等は、開札をした場合において、各人の入札のうち予定価格の制限に達した価格の入札がないときは、直ちに、再度の入札をすることができる。

第八十三条 落札となるべき同価の入札をした者が二人以上あるときは、契約担当官等は、直ちに、当該入札者にくじを引かせて落札者を定めなければならない。
2 前項の場合において、当該入札者のうちくじを引かない者があるときは、これに代わつて入札事務に関係のない職員にくじを引かせることができる。

 

予決令 第八十一条では、開札のときに入札者を立ち会わせること、第八十二条では、落札しないときは再度入札できること、第八十三条では、同じ価格の入札のときは、くじ引きで決めることを定めています。(地方自治体は、地方自治法施行令 第百六十七条の八と第百六十七条の九です。予決令とほぼ同じです。)

 

会計法令で開札に関することが定められています。しかし、いざ自分が開札を担当するとなると、かなり悩みます。実際の開札のやり方がわからないのです。どのように進めれば良いのか、入札参加者を確認する方法や、入札書を提出してもらう方法などが、どこにも具体的に書いてないのです。つまり実際の開札手続きがわからないのです。

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おおまかに開札手順を把握する

 

そこで実際の開札手続きを、わかりやすく解説します。自分が入札執行者として開札する立場のときは、開札会場では緊張してしまうので、手元にチェックシートを置くことをおすすめします。チェックシートは自由にダウンロードしてお使いください。(下記のチェックシートを見ながら読み進めると、開札に関する理解も深まります。)

 

おおまかな開札手順は次のとおりです。

1.あいさつ 入札担当職員の紹介
2.競争参加資格の確認
3.入札の開始宣言
4.開札(1回目)
5.予定価格調書の開封
6.落札結果の発表
7.「落札内訳書」の提出を依頼

 

開札のときに必要な手続きは、おおまかに見てもこれだけあります。いずれも会計法令には具体的に記載してありません。開札手続きは自分で経験して覚えるしかありません。でも、このサイトを見ている人はラッキーです。簡単に開札ができるようになりますから。

 

では、実際の開札手続きのくわしい解説です。

 

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最初にあいさつ、入札担当職員の紹介

 

官公庁側で入札を実施する職員は、入札執行者と呼びます。通常、各組織の内部規則で官職指定されています。課長補佐、課長などが多いです。そして入札執行者を補助する職員として係長と担当係員が出席します。入札参加者が多いときは、官公庁側の人数を多くします。入札参加者が10名以内であれば、官公庁側は3名程度です。

 

入札担当職員の紹介が必要な理由は、入札会場が、関係者以外立入禁止だからです。不正行為を防止する目的で、入札者(法人の代表1人)と入札執行者、補助職員しか会場へ入れません。そして、関係者以外がいないことを証明するためにも、職員の紹介が必要になります。入札参加者の方は紹介しません。入札結果を発表するときに会社名として発表します。

 

開札時刻の5分前に入場し席へ座って待ちます。入札公告や予定価格などの入札関係書類をすべて持ち込みます。入札関係書類は手元に置き、不測の事態に備えます。そして開始時刻前にアナウンスします。

 

「すみません、皆さんへのアナウンスです。今回は競争入札なので、開始時刻ちょうどに始めます。よろしくお願いします。」

 

開始時刻になったら開始です。私は秒針まで確認してました。公正さを保つために時間厳守で開始します。

 

最初に、官公庁側の職員が全員起立してあいさつします。

 

「それでは、開始時刻になりましたので、ただ今から入札を開始します。

本日は、お忙しい中、参加いただきましてありがとうございます。最初に、当方の職員の紹介をいたします。本日、入札を実施するのは 私 〇〇 〇〇、副事務長をしております。よろしくお願いします。そして、こちらが〇〇会計係長(軽く会釈)、〇〇係員(軽く会釈)です。以上〇〇名で行います。よろしくお願いします。」

 

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競争参加資格の確認

 

あいさつを終えたら着席し、入札参加者の資格を確認します。ここは落ち着いてゆっくり行います。

「では、最初に、参加資格の確認を行います。皆さん、名刺は提出して頂きましたでしょうか?」

 

名刺の数と、入札参加者の数が一致していることを確認します。もし一致しなければ、名刺を基に名前を読んで出欠をとります。入札会場は、代表者一人しか入れません。もし2名以上で出席している会社があれば、代表者を残し退出してもらいます。不正防止のためにも開札会場内に入っている人の確認は必須です。名刺がない人は身分証明書をコピーします。

 

次に、「全省庁統一資格と委任状を確認します」とアナウンスし、入札公告に記載した等級と、参加者の資格の写しを照合します。委任状が提出されている会社については、受任者と名刺の名前が同一か確認します。復代理人のときは、代理人の委任項目の中に、復代理人の選任が必要です。これらの確認は重要なので、ゆっくりと焦らずに行います。もし委任状を忘れた人がいれば、契約権限が確認できないので会場から退室してもらいます。

 

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入札書の提出を依頼する

 

参加資格の確認を終えたら、入札書を提出してもらいます。入札書は、事前に受理している場合と、入札会場で提出してもらう場合があります。入札公告に入札書の提出期限が明記してあります。

 

「参加資格の確認が終わりましたので、ただ今から、第1回目の入札を開始します。」

 

「(事前に提出してもらっているときは省略)それでは、こちらの入札箱へ入札書を提出してください。」

 

入札者の人数が少なければ(5人以下くらい)、担当職員が決裁箱などを持って周り、入札書を入れてもらう方が効率的です。入札参加者の人数が多ければ、入札箱のところまで来てもらい、入札書を入れてもらいます。

 

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開札1回目

 

「皆さん、入札書は提出してもらったでしょうか?」念のため確認します。もし、未だ提出してない人がいれば待ちます。全員が入札したことを確認してから入札書を開封します。

 

「それでは、開封させて頂きます。」

 

開封する前にアナウンスします。ハサミで封筒の端を切り、入札書を取り出します。入札者が多いときは担当職員で手分けして開封します。5人くらいなら執行者ひとりで開封することもあります。

 

入札書の内容を手分けして確認します。確認ポイントは次のとおりです。

入札件名が正しいか?(通常は、入札様式を事前配布しているので問題ない)

入札金額が、きちんと書かれているか?

代表者印が押印されているか?(代理人の場合は代理人の印でもOK)

入札年月日が正しく記載されているか(事前提出のときは、提出期限までの日)

 

これらを手分けして確認します。確認を終えたら入札金額の発表です。不公平にならないよう、社名の「あいうえお順」などが良いです。

 

「それでは、入札結果を発表します。

A株式会社さん 〇〇円、A株式会社さん 〇〇円

B株式会社さん 〇〇円、B株式会社さん 〇〇円」

 

必ず、入札金額は2回読みします。入札参加者が数十人と多数の場合は、時間を短縮するために最安値の発表だけ行うこともあります。その場合は、事前に入札参加者全員の同意を得ます。もし1社でも「全社の入札金額を知りたい」との要望があれば、全社の発表を行います。私は過去に、30社ほどの入札を実施したとき、入札参加者の方から「時間節約のために、最安値一社のみ発表」の提案があり、各社とも同意してもらい、だいぶ助かった経験があります。30人を超えると、入札金額の発表だけで疲れてしまいます。30社以上の口頭発表は、疲れて思考回路が停止してしまいます。

 

発表したときに、入札書の右隅に①など入札回数を鉛筆で書いておきます。再度入札(2回目の入札)は②と記載しておきます。後日、書類整理するとき、混乱しないためにも必須です。また入札金額の発表と同時に、入札結果一覧表へ金額を記載すると効率的です。事前に担当係員へ依頼しておきます。

 

入札金額の発表を終えた段階で、担当職員と一緒に確認しながら、最安値の入札書を抜き出します。

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予定価格調書の開封

 

入札金額の発表を終えた後に、予定価格との比較を行います。予定価格の範囲内であれば落札になるからです。

 

「それでは、当方で作成しました予定価格調書を開封します。」

 

予定価格を事前公表していないときは、封書に入れて秘密扱いになっています。開札のときは予定価格を会場内で開封します。ハサミを入れる前に、密封した予定価格調書を入札参加者へ見せます。(中身は見せません。封筒だけ見せます)そしてハサミで開封します。予定価格の存在を入札参加者へ見せることが公正さ(厳粛な手続きで行われていること)を裏付けることになります。

 

予定価格調書(内訳明細も含む)は、秘密扱いのときは、金額が入札者へ見えないよう注意します。金額を確認するとき以外は、常に書類を伏せておきます。予定価格は入札者へは見せません。

 

封筒から予定価格調書を取り出し、最安値の入札書と比較します。このときは担当職員全員で確認します。

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落札結果の発表

 

最初に落札の場合です。予定価格より安い入札金額なら落札になります。

 

「それでは、落札結果を発表します。最も安い入札金額は、〇〇会社さんの〇〇円でした。当方で作成した予定価格の範囲内でした。落札とさせて頂きます。どうもありがとうございました。

 

〇〇会社さんのみ残って頂き、契約手続きの打合せをお願いしたいと思います。本日は、皆様、お忙しい中、誠にありがとうございました。これで入札を終了いたします。」

 

入札参加者全員へお礼を言い、落札しなかった人たちは会場から退出してもらいます。

 

この後、落札内訳書の提出依頼へ移ります。

 

入札金額が予定価格を超えていて、落札しないときは再度入札に入ります。

 

それでは、落札結果を発表します。最も安い入札金額は、〇〇会社さんの〇〇円でした。しかし残念ながら、当方で作成した予定価格を超えています。2回目の入札を実施します。

 

2回目の入札は、最安値の〇〇会社さんの〇〇円より安い金額で入札をお願いします。もし、これ以上の入札金額が無理であれば、入札金額欄に辞退と記載して提出をお願いします。」

 

再度入札を行うことをアナウンスして、入札書の様式を配布します。すでに会社側で用意している会社も多いです。入札書へ記載する間、しばらく待ちます。書き終えたら入札書を折って提出してもらいます。再度入札は、3回目くらいで入札打ち切りの判断を行います。

 

もし再度入札を実施しても、予定価格との金額差が大きくて、落札しないと予想されるときは入札を打ち切ります。そのときは次のように発言します。

 

「開札の結果、まだ予定価格との開きが大きく、落札の見込みがありません。つきましては、今回の入札はここで打ち切ります。入札不調になりました。この後は、最安値の会社様から順に、再度価格交渉させて頂きます。本日は、お忙しい中、参加いただきましてありがとうございました。」

 

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落札内訳書の提出を依頼

落札決定した後に、契約手続きの打合せに入ります。提出してもらう書類は次のとおりです。開札当日は依頼するだけです。書類は会社に戻ってから作成し、後日提出してもらいます。


落札金額の内訳を記載した、落札内訳書

 

落札内訳書は、特に様式はありません。見積書のタイトルを、落札内訳書として、見積金額欄を金額に修正してもらいます。落札金額の積算内容を提出してもらいます。この落札内訳書に基づいて契約書を取り交わすことになります。もし、落札内訳が多数あるときは電子データでもらった方が楽です。契約書を作成するときにコピーできます。

 

落札内訳書の役割は、契約内容を確認するためです。入札金額は合計額しか記載してありません。契約内容がわからないと契約書の取り交わしができません。落札金額の内訳を提出してもらい、契約書を取り交わすことになります。また変更契約などのときには、落札内訳書が必要になります。

 

次に、契約書の契約年月日を確認します。落札日と同日で良いか再度確認します。後日、契約書を渡すので押印をお願いしたいことを伝えます。契約日を落札日とすることで問題なければ、すぐに契約の準備を開始してもらいます。

 

ごく稀ですが、契約年月日は社内決裁の後でないと決められないという申し入れもあります。そのときは、事情を聞きメモしておきます。落札年月日と契約年月日が離れてしまうと、必ず、会計検査等で指摘されるので内容を聞き取りメモしましょう。官公庁の落札決定時は、契約が部分的に成立しています。契約書の記名押印で契約が確定します。通常は同一日で処理しないと、ややこしいです。

 

以上が開札手続きです。

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開札チェックシートの無料ダウンロード

 

上記の手順を記載した開札チェックシートを無料でダウンロードできます。開札時に机の上に置き、チェックしながら進めると安心です。

 

「開札チェックシート」(ワード形式 kaisatu.docx)

 

開札チェックシートは、実際の入札にあわせて、内容を修正してお使いください。入札会場で机の上に置いておき、読みながら進めると安心です。

 

なお開札チェックシートの利用は、利用者自身の責任でお願いします。管理人は一切の責任を負いません。参考資料として提供するものです。電子ファイルを誰かへ渡すときは著作権表示を残したままコピーしてください。実際に入札で使用するときは著作権表示を削除して問題ありません。

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