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入札

開札のやり方、競争入札の開札手順をわかりやすく解説

入札会場のイメージ 入札
入札会場のイメージ
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 競争入札の開札手順です。官公庁が実施する入札手続きの中で、とても緊張するのが開札です。「契約の相手方を決定する」という重要な部分です。ところが開札のやり方について、わかりやすく解説した参考書がありません。実際の開札はどうやるのか、具体例で解説します。開札を行う際に使える開札チェックシート付きです。(この解説は、電子入札による開札ではありません。)

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開札に関係する会計法令

 

競争入札手続きにおける開札は、入札書を開封して、入札金額を読み上げることです。契約の相手方を決める重要な部分です。手続き全体の中では、契約書を作成する直前の手続き(下記4)になります。開札手続きは、1回目の入札で落札すれば、10分程度です。

 

入札手続きの主な流れ

1.仕様書・入札説明書の作成
2.入札公告を公開
3.予定価格調書の作成
4.入札・開札
5 契約書の作成
6 完了検査、検収
7 契約代金の支払い

 

入札書は、封書に入れて密封してあります。通常の封書をイメージしてください。開札は、封書をはさみで開けて、中に入っている入札書を取り出し、広げて内容を確認し、入札金額を読み上げることです。入札参加者全員の前で読み上げることで不正を防止しています。官公庁側の入札執行者、民間企業側の入札参加者、それぞれが相互に監視している中で、厳粛に開札が行われます。(2021年現在は、電子入札が普及しているので、このような公開の開札は少なくなっています。電子入札は、相手の顔が見えないので、誰が実際に入札しているかわかりません。)

 

最初に、開札に関係する法令を確認します。国の会計法令では次のとおりです。

 

予算決算及び会計令

第八十一条 契約担当官等は、公告に示した競争執行の場所及び日時に、入札者を立ち会わせて開札をしなければならない。この場合において、入札者が立ち会わないときは、入札事務に関係のない職員を立ち会わせなければならない。

第八十二条 契約担当官等は、開札をした場合において、各人の入札のうち予定価格の制限に達した価格の入札がないときは、直ちに、再度の入札をすることができる。

第八十三条 落札となるべき同価の入札をした者が二人以上あるときは、契約担当官等は、直ちに、当該入札者にくじを引かせて落札者を定めなければならない。
2 前項の場合において、当該入札者のうちくじを引かない者があるときは、これに代わつて入札事務に関係のない職員にくじを引かせることができる。

 

地方自治体の開札に関する会計法令は次のとおりです。上記に対応する条文です。

 

地方自治法施行令

第百六十七条の八 一般競争入札の開札は、(略)公告した入札の場所において、入札の終了後直ちに、入札者を立ち会わせてしなければならない。この場合において、入札者が立ち会わないときは、当該入札事務に関係のない職員を立ち会わせなければならない。

4 普通地方公共団体の長は、第一項の規定により開札をした場合において、各人の入札のうち予定価格の制限の範囲内の価格の入札がないとき(略)は、直ちに、再度の入札をすることができる。

第百六十七条の九 普通地方公共団体の長は、落札となるべき同価の入札をした者が二人以上あるときは、直ちに、当該入札者にくじを引かせて落札者を定めなければならない。この場合において、当該入札者のうちくじを引かない者があるときは、これに代えて、当該入札事務に関係のない職員にくじを引かせるものとする。

上記の会計法令では、開札時に次の3つの重要な点を定めています。

 

開札で重要なポイント

 

1.開札のときに入札者を立ち会わせること

2.落札しないときは、直ちに再度入札できること

3.予定価格以内で同価格の入札のときは、くじ引きで決めること

 

しかし、いざ自分が開札を担当するとなると、かなり不安になります。実際の開札のやり方がわからないのです。どのように進めれば良いのか、入札参加者を確認する方法や、入札書を提出してもらう方法などが、どこにも具体的に書いてないのです。つまり実際の開札手続きがわからないのです。

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おおまかに開札手順を把握する

 

自分が入札執行者として開札する立場のときは、開札会場では緊張してしまうので、手元にチェックシートを置くことをおすすめします。チェックシートは自由にダウンロードしてお使いください。(下記のチェックシートを見ながら読み進めると、開札に関する理解も深まります。)おおまかに開札手順を理解しておきましょう。

 

おおまかな開札手順

1.あいさつ 入札担当職員の紹介
2.競争参加資格の確認
3.入札の開始宣言
4.開札(1回目)
5.予定価格調書の開封
6.落札結果の発表
7.「落札内訳書」の提出を依頼

 

開札のときに必要な手続きは、おおまかに見てもこれだけあります。いずれも会計法令には具体的な定めがありません。上述の予算決算及び会計令と、地方自治法施行令で定めているだけです。つまり開札手続きは、自分で経験して覚えるしかありません。でも、このサイトを見ている人はラッキーです。簡単に開札ができるようになりますから。

 

では、実際の開札手続きのくわしい解説です。

 

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最初にあいさつ、入札担当職員の紹介

 

官公庁側で入札を実施する職員は、「入札執行者」といいます。通常、各組織の内部規則で、補助者指定簿などで官職が指定されています。課長補佐、課長などが多いです。そして入札執行者を補助するために係長と担当係員が出席します。入札参加者が多いときは、官公庁側の人数も多くします。入札参加者が10名以内であれば、官公庁側は3名程度で十分です。ただ、必ず2名以上で開札します。官公庁側が1名だけでは、万が一、(談合や入札妨害などの)不正行為があったときに証明できなくなってしまいます。

 

入札担当職員の紹介が必要な理由は、入札会場が、関係者以外立入禁止だからです。不正行為を防止する目的で、入札者(法人の代表者1名)と入札執行者、補助職員しか会場へ入れません。関係者以外が会場内にいないことを証明するためにも、職員の紹介が必要になります。入札参加者は紹介しません。入札結果を発表するときに、会社名を読み上げるからです。

 

また、入札会場へは関係者以外は入れません。これは不測の事態が発生するのを防ぐためです。見学者のような人を入室させてしまうと、大声で会話したり、他の入札者を覗いたり、入札を妨害するような行為を誘発しやすくなります。そのため、関係者以外は禁止した方が安全です。例えば文部科学省では次のように定めています。

 

文部科学省発注工事請負等契約規則

第八条
契約担当官等は、競争加入者(その代理人を含む。以下同じ。)及び入札執行事務に関係のある職員の外、入札場に入場させてはならない。

 

各国立大学では、文部科学省の規則を受けて、学内規則や入札心得で関係者以外は会場へ入れないよう明記しています。

 

東京大学契約事務取扱規程

第18条 競争参加者等、入札執行事務に関係ある職員(以下「入札関係職員」という。)(略)以外の者を、入札場に入場させてはならない。

 

会場への入室は、開始時刻の5分前に入り、席へ座って待ちます。あまり早く会場へ入室してしまうと、世間話などをしてしまうことがあり、かえって癒着などの疑いを持たれてしまいます。厳粛に開札するためにも、5分前くらいが入室に最適です。(当然ながら会場は事前に準備がしてある前提です。着席するのが5分前ということです。)

 

会場へ入るときは、入札公告や予定価格などの入札関係書類をすべて持ち込みます。入札関係書類は手元に置き、不測の事態(不意な質問など)に備えます。そして開始時刻前にアナウンスします。

 

「すみません、皆さんへのアナウンスです。今回は競争入札なので、開始時刻ちょうどに始めます。よろしくお願いします。」

 

開始時刻になったら始めます。私は秒針まで確認してました。公正さを保つために時間厳守で開始します。

 

最初に、官公庁側の職員が全員起立してあいさつします。

 

「それでは、開始時刻になりましたので、ただ今から入札を開始します。

本日は、お忙しい中、参加いただきましてありがとうございます。最初に、当方の職員の紹介をいたします。本日、入札を実施するのは 私 〇〇 〇〇、副事務長をしております。よろしくお願いします。そして、こちらが〇〇会計係長(軽く会釈)、〇〇係員(軽く会釈)です。以上〇〇名で行います。よろしくお願いします。」

 

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競争参加資格の確認

 

 あいさつを終えたら着席し、まず入札参加者の資格を確認します。ここは落ち着いてゆっくり行います。

 

「では、最初に、参加資格の確認を行います。皆さん、名刺は提出して頂きましたでしょうか?」

 

 名刺の数と、入札参加者の数が一致していることを確認します。もし一致しなければ、名刺を基に名前を読んで出欠をとります。入札会場は、権限を持つ代表者一人しか入れません。もし2名以上で出席している会社があれば、代表者を残し退出してもらいます。不正防止のためにも開札会場内に入っている人の確認は必須です。名刺がない人は身分証明書をコピーします。

 

 次に、「全省庁統一資格と委任状を確認します」とアナウンスし、入札公告に記載した等級と、参加者の資格の写しを照合します。委任状が提出されている会社については、受任者と名刺の名前が同一か確認します。復代理人のときは、代理人の委任項目の中に、「復代理人の選任に関すること」が含まれていなければなりません。これらの確認は重要なので、ゆっくりと焦らずに行います。もし委任状を忘れた人がいれば、契約権限が確認できないので会場から退室してもらいます。

 

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入札書の提出を依頼する

 

参加資格の確認を終えたら、入札書を提出してもらいます。入札書は、事前に受理している場合と、入札会場で提出してもらう場合があります。入札書の提出期限は入札公告に明記してあります。

 

「参加資格の確認が終わりましたので、ただ今から、第1回目の入札を開始します。」

 

「(事前に提出してもらっているときは省略)それでは、こちらの入札箱へ入札書を提出してください。」

 

入札者の人数が少なければ(5人以下くらい)、担当職員が決裁箱などを持って周り、入札書を入れてもらう方が効率的です。入札参加者の人数が多ければ、入札箱のところまで来てもらい、入札書を箱の中へ入れてもらいます。入札の多い職場では、木製の本格的な入札箱を用意してあるところが多いですが、たまにしか入札しない職場では、決裁箱を代用します。入札箱はどんな形態でも問題ありません。

 

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開札1回目

 

「皆さん、入札書は提出してもらったでしょうか?」念のため口頭で確認します。もし、未だ提出してない人がいれば待ちます。全員が入札したことを確認してから入札書を開封します。

 

「それでは、開封させて頂きます。」

 

開封する前にアナウンスします。ハサミで封筒の端を切り、入札書を取り出します。入札者が多いときは、担当職員で手分けして開封します。5人くらいなら執行者ひとりで開封することもあります。

 

手分けして入札書の内容を確認します。確認ポイントは次のとおりです。

 

入札書のチェックポイント

入札件名が正しいか?(通常は、入札様式を事前配布しているので問題ありません。)

入札金額が、きちんと書かれているか?

代表者印が押印されているか?(代理人の場合は、代理人の表示と印)

入札年月日が正しく記載されているか(事前提出のときは、提出期限までの日でもOK)

 

これらを手分けして確認します。確認を終えたら入札金額の発表です。不公平にならないよう、社名の「あいうえお順」などが良いです。事前に入札金額を記入するための一覧表を作成しておくと簡単に並べられます。

 

「それでは、入札結果を発表します。

A株式会社さん 〇〇円、A株式会社さん 〇〇円

B株式会社さん 〇〇円、B株式会社さん 〇〇円」

 

必ず、入札金額は2回読みします。入札参加者が数十人と多数の場合は、時間を短縮するために最安値の発表だけ行うこともあります。その場合は、事前に入札参加者全員の同意を得ます。もし1社でも「全社の入札金額を知りたい」との要望があれば、全社の発表を行います。私は過去に、30社ほどの入札を実施したとき、入札参加者の方から「時間節約のために、最安値一社のみの発表ではいかがでしょうか?」との提案があり、各社とも同意してもらい、だいぶ助かった経験があります。30人を超えると、入札金額の発表だけで疲れてしまいます。30社以上の口頭発表は、疲れて思考回路まで停止してしまいます。(もちろん聞いている入札参加者の皆さんも大変ですよね。)

 

発表したときに、入札書の右隅に①など入札回数を鉛筆で書いておきます。再度入札(2回目の入札)は②と記載しておきます。後日、書類整理するとき、混乱しないためにも必須です。また入札金額の発表と同時に、入札結果一覧表へ金額を記載すると効率的です。事前に担当係員へ会社名を入れて、3回くらい入札金額が書けるように作成を依頼しておきます。

 

入札金額の発表を終えた段階で、担当職員と一緒に確認しながら、最安値の入札書を抜き出します。

 

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予定価格調書の開封

 

入札金額の発表を終えた後に、予定価格との比較を行います。予定価格の範囲内であれば落札になるからです。

 

「それでは、当方で作成しました予定価格調書を開封します。」

 

予定価格を事前公表していないときは、封書に入れて秘密扱いになっています。開札のときは予定価格を会場内で開封します。ハサミを入れる前に、密封した予定価格調書を入札参加者へ見せます。(中身は見せません。開封していない状態で封筒だけ見せます)そしてハサミで開封します。予定価格の存在を入札参加者へ見せることで、公正さ(厳粛な手続きで行われていること)を証明することになります。

 

予算決算及び会計令

第七十九条 契約担当官等は、その競争入札に付する事項の価格(略)を当該事項に関する仕様書、設計書等によつて予定し、その予定価格を記載し、又は記録した書面をその内容が認知できない方法により、開札の際これを開札場所に置かなければならない。

 

地方自治体はそれぞれの規則で定めています。

 

東京都契約事務規則

第十二条
契約担当者等は、一般競争入札により契約を締結しようとするときは、その競争入札に付する事項の価格を、当該事項に関する仕様書、設計書等(略)によつて予定し、その予定価格を記載した書面(略)を封書にし、開札の際これを開札場所に置かなければならない。

 

ここで注意が必要なことは、予定価格調書(内訳明細も含む)を秘密扱いにしているときは、金額が入札者へ見えないようにします。金額を確認するとき以外は、常に書類を伏せておきます。秘密扱いの予定価格は、絶対に入札者へは見せません。

 

封筒から予定価格調書を取り出し、最安値の入札書と比較します。このときは担当職員と一緒に確認します。担当職員には隣に座ってもらい、予定価格の金額を確認するときは、伏せてある予定価格調書を、金額欄までめくるように見ると良いです。さっとひっくり返しても大丈夫です。そのためにも入札者との間隔は2メートル以上離しましょう。

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落札結果の発表

 

最初に落札の場合です。予定価格より安い入札金額なら落札になります。

 

「それでは、落札結果を発表します。最も安い入札金額は、〇〇会社さんの〇〇円でした。当方で作成した予定価格の範囲内です。落札とさせて頂きます。どうもありがとうございました。

〇〇会社さんのみ残って頂き、契約手続きの打合せをお願いしたいと思います。本日は、皆様、お忙しい中、誠にありがとうございました。これで入札を終了いたします。」

 

入札参加者全員へお礼を言い、落札しなかった人たちは会場から退出してもらいます。予定価格調書は、金額が見えないように、すぐに封書へしまいます。

 

この後、落札内訳書の提出依頼へ移ります。

 

入札金額が予定価格を超えていて、落札しないときは再度入札に入ります。

 

「それでは、落札結果を発表します。最も安い入札金額は、〇〇会社さんの〇〇円でした。しかし残念ながら、当方で作成した予定価格を超えています。2回目の入札を実施します。

 

2回目の入札は、最安値の〇〇会社さんの〇〇円より安い金額で入札をお願いします。もし、これ以上の入札金額が無理であれば、入札金額欄に辞退と記載して提出をお願いします。」

 

再度入札を行うことをアナウンスして、入札書の様式を配布します。すでに会社側で再度入札用の入札書を用意している会社も多いです。入札書へ書く間、しばらく(5分くらい)待ちます。書き終えたら金額が見えないように入札書を折って提出してもらいます。再度入札は、3回目くらいで入札打ち切りの判断を行います。

 

もし再度入札を実施しても、予定価格との金額差が大きくて、落札しないと予想されるときは入札を打ち切ります。そのときは次のように発言します。

 

「開札の結果、まだ予定価格との開きが大きく、落札の見込みがありません。つきましては、今回の入札はここで打ち切ります。入札が不調になりました。この後は、最安値の会社様から順に、再度価格交渉させて頂きます。本日は、お忙しい中、参加いただきましてありがとうございました。」

 

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落札内訳書の提出を依頼

 

落札決定した後に、契約手続きの打合せに入ります。提出してもらう書類は次のとおりです。開札当日は依頼するだけです。書類は、会社に戻ってから作成し、後日提出してもらいます。

 

落札金額の内訳を記載した、落札内訳書

 

落札内訳書は、特に様式はありません。いつも使っている「見積書」のタイトルを、「落札内訳書」として、「見積金額」欄を「入札金額」に修正してもらいます。落札した入札金額の積算内訳を提出してもらいます。この落札内訳書に基づいて契約書を取り交わすことになります。もし、落札内訳が多数あるときは電子データでもらった方が楽です。契約書を作成するときにコピーできます。

 

落札内訳書の役割は、契約内容を確認するためです。入札金額は合計額しか記載してありません。契約内容がわからないと、契約書の取り交わしができません。落札した入札金額の内訳を提出してもらい、契約書を取り交わすことになります。また変更契約などのときには、落札内訳書に基づいて変更部分を計算するので、必ず内訳が必要になります。

 

次に、契約書の契約年月日を確認します。落札日と同日で良いか再度確認します。後日、契約書を渡すので押印をお願いしたいことを伝えます。契約日を落札日とすることで問題なければ、すぐに契約の準備を進めてもらいます。

 

ごく稀ですが、「社内決裁の後でないと契約年月日を決められない」という申し入れもあります。そのときは、事情を聞きメモしておきます。落札年月日と契約年月日が離れてしまうと、必ず、会計検査等で指摘されるので、内容を聞き取りメモしましょう。

 

官公庁の落札決定時は、契約が部分的に成立しています。契約書の記名押印で契約が確定します。通常は同一日にしないと、ややこしいです。落札決定日と契約書の日付が離れていると、その理由を説明しなければなりません。何かまずいことでも起こったのかと思われてしまうのです。

 

以上が開札手続きです。

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開札チェックシートの無料ダウンロード

 

上記の手順を記載した開札チェックシートを無料でダウンロードできます。開札時に机の上に置き、チェックしながら進めると安心です。

 

「開札チェックシート」(ワード形式 kaisatu.docx)

 

開札チェックシートは、実際の入札にあわせて、内容を修正してお使いください。入札会場で机の上に置いておき、読みながら進めると安心です。

 

なお開札チェックシートの利用は、利用者自身の責任でお願いします。管理人は一切の責任を負いません。参考資料として提供するものです。電子ファイルを誰かへ渡すときは著作権表示を残したままコピーしてください。実際に入札で使用するときは著作権表示を削除して問題ありません。

コメント

  1. 匿名希望 より:

    こちらのサイトの記事が大変参考になるので、時折拝見させていただいております。

    さて、入札金額の確認作業に関することですが、「落札金額の内訳を記載した、落札内訳書」は後日提出してもらうの旨の記載がありました。

    平成27年4月1日の改正入札契約適正化法により、すべての公共工事の入札において入札金額の内訳書の提出及び確認が必要となっていることと思いますが、公共工事でなければ、こちらの記事に記載されているとおり開札時における内訳書の提出及び確認は必要ないという認識でよろしいでしょうか。

    • 矢野雅彦 管理人 より:

      コメントありがとうございます、管理人です。

      はい、その通りです。「公共工事の入札及び契約の適正化の促進に関する法律」は、工事契約のみが対象です。施工能力の低い会社が入札へ参加するのを防ぐための措置です。きちんと工事を履行できる積算金額なのかを確認するために「入札金額の内訳」を提出することになっています。

      売買契約や役務契約などの契約では、一般的に特別な耐久性や強度を求めることはない(もし必要であれば詳細に仕様書に盛り込める)ので、落札決定後に内訳書を提出してもらいます。

      • 匿名希望 より:

        管理人 様

        早速ご回答いただきありがとうございます。
        工事契約が特殊である理由も大変よくわかりました。
        今後とも拝見させていただきたいので、よろしくお願いいたします。

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