官公庁の「入札手続き」をわかりやすく解説、実際の入札手順を理解!

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契約手続き
イギリス ロンドン

官公庁の「入札手続き」を実例で解説します。契約手続きで一番多い「物品購入契約」の例です。仕様書の作成、予定価格の作成、入札や開札、契約書の取り交わしなどを、わかりやすく解説します。「入札手続きの概略」が理解できます。

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入札手続きの手順

官公庁の契約手続きの中で一番多い「物品購入契約」パソコンの購入を例にして「入札手続き」を解説します。入札手続きの手順は次のとおりです。それぞれの段階で書類を作成したり集めたりします。

1  仕様決定
2  仕様書の作成
3  入札伺の決裁
4  入札公告を公開・掲示
5  仕様説明会の開催(省略が多い)
6  値引率等の市場調査
7  予定価格調書を作成
8  入札・開札
9  契約締結伺いの決裁
10 契約書の取り交わし
11 納品検査・検収
12 支出決議(代金支払)

「入札手続き」は、契約手続きの中で最も複雑です。これだけの手間が必要になります。これらのすべてが会計法令(法律や条例など)で定められているので、根拠法令を確認しながら事務手続きを進めることになります。当然のことながら会計法令を理解していなければなりません。

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仕様決定

官公庁の契約手続きに必要な「仕様」とは、簡単に言うと「求める内容、欲しい内容」という意味です。契約を締結するための条件になります。

 

官公庁の契約は、原則として特定の機種(メーカー)を選べません。運営財源は国民の税金です。税金を使うので公平に使わなければなりません。例えば「〇〇会社製」など特定のメーカーを指定するときは明確な理由が必要です。理由もなく特定のメーカーを指定するのは「公平性」の観点から問題になります。官公庁では「公平性」と「公正性」が基本となる考え方です。「公平性」とは、えこひいきしないこと。「公正性」とは、多くの人が正しいと思うことです。国会や議会で承認された会計法令に基づいて手続きを進めることが「公正性」を意味します。

 

「仕様」の検討は次のように行います。

最初に、いろいろなメーカーのカタログと定価表を取り寄せ、必要な性能を比較検討します。そして「最低限必要な性能」のみを条件として抽出します。カタログに掲載してある性能すべてを記載するのではありません。性能すべてを羅列してしまうと、「必要のない性能」まで含めてしまいます。結果として特定の機種を指定することになります。特定の機種を指定しまうと競争性がなくなってしまいます。いろいろな民間企業が入札へ参加できるように競争性を確保し、「必要最少限の性能のみ」を「仕様」とします。

 

品名 デスクトップパソコン

本体 形状は、タワー型であること。

CPU インテル  Core  i7-10700(8-コア, 16MB キャッシュ, 2.9GHz – 4.8GHz)以上

メモリー 8GB以上

ハードディスク 3GB以上

OS Windows 10 Pro

これが「仕様決定」です。

特定のメーカーに偏らないよう、購入したいパソコンの最少限の性能を「必要条件」として記載します。性能は、誰が見てもわかる客観的な資料(カタログなど)を基に作成します。なるべく複数メーカーの機種が候補となるよう、各メーカーの仕様を比較し「最少限の性能」を記載します。例えばCPUの処理スピードが大きく変わると、金額が倍くらい違うこともあります。官公庁側が必要と判断する最少限の性能を検討します。

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仕様書の作成

「仕様書」は、入札へ参加を希望する民間企業に対して契約条件を提示する書類です。仕様決定した内容に加えて、その他の契約条件をまとめたものです。

 

仕様書には次の項目を記載します。(それぞれの契約内容により記載項目は変わります。)

 

①パソコンの仕様(上記の求める性能等)
②納入期限
③納入場所
④納品検査の方法
⑤代金請求書の送付先
⑥パソコンの無償保証期間
⑦代金の支払方法、支払場所
⑧搬入設置時の遵守事項(注意事項)

 

通常、パソコンを購入するときは、搬入して設置するときに据付調整まで契約に含めます。ネットワークへの接続や附属ソフトのインストール、動作テストまで実施するように明記します。操作が複雑な機器の場合には「使用者に対する操作説明」と「操作手順のマニュアル作成」も契約条件にします。

 

仕様書は、発注者(官公庁)側が必要とする内容を、民間企業に対して契約条件として提示する書類です。なるべくわかりやすい表現で記載します。記述方法は普通の表現でかまいません。法律の条文のように難解な表現は避けます。

 

「②の納入期限」は、最終の納入日を設定します。「納入期日」ではなく「納入期限」と記載します。納期に遅れたときは履行遅滞として違約金などが発生します。余裕のある納入期限を設定します。注意したいのは無理な納期を設定すると料金が高くなる点です。通常のルート配送でなく特別な配送が必要になるなど、金額が高額になる可能性があります。メーカーの倉庫に製品が少なく、在庫が不足気味のときは要注意です。納期を設定するときは、無理のない納入期間を、複数の会社へ確認して設定します。

 

メーカーから問屋や代理店を通しての販売では、メーカーからの出荷時期が、週1回とか月2回など定期便として設定されています。納期を短くしてしまうと、定期便では間に合わなくなります。そうなると特別に運搬しなければなりません。運搬費用(トラック費用、運搬作業員費用)が別に必要になります。販売価格(見積金額)に影響してしまいます。

 

次に「③の納入場所」です。

通常、運搬経費は無料のことが多いです。台車を使ってエレベーターで搬入すれば簡単に設置できます。

 

しかし極端な例ですが、納品場所が山岳地帯ならどうでしょう?

 

火山活動をモニタリングするために、山岳地帯の高所に設置してある山小屋へ納入する条件なら、相当な運搬費用が必要になります。自動車は山の麓までしか入れません。そこからはパソコンを1台ずつ担いで山を登らなければなりません。多額の人件費が運搬費用として必要になります。

 

納入に要する費用は、設置場所や運搬方法によって金額が大きく変わってしまうこともあります。実際の搬入風景をイメージすることが大切です。高層建物の階数や、搬入場所近くにトラックを駐車できるかなどを、実際に目で見て確認する必要があります。大きな形状の物品のときは、入口の大きさ、廊下で角を曲がれるか、ドアを通過できるかなども目で見て確認する必要があります。

 

仕様書で細かな条件を明記しておかないとトラブルが生じてしまいます。「最初の想定と話が違う」とか、「言った、言わない」ともめてしまいます。トラブルにならないよう、作業内容をイメージして可能なかぎり仕様書へ細かく条件を記載します。

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入札伺の決裁

「入札」とは、見積金額を書いた紙(入札書の様式)を提出してもらうことです。(2021年現在は、電子入札が普及しています。入札と落札はWEB上で完結することが多くなりました。)

 

官公庁側がパソコンを購入するときは仕様書によって条件提示します。民間企業側では、その条件に従って販売価格を見積もり、「この金額なら販売できる」という金額を入札書に記載し提出します。購入する側(官公庁)は、少しでも安く買いたい。売る側(民間企業)は、少しでも高く販売して「利益」を確保したいのです。これが入札のときの心理状態で「かけひき」になります。

 

入札を実施する前には入札伺の決裁が必要です。どのような内容で入札するのか「伺い(うかがい)」書類を作成します。官公庁の事務手続きは、何かを行うときには原則として「伺い」が必要です。組織としての仕事ですから、担当係員、係長、課長補佐、課長、部長までの決裁(承認)が必要です。担当係員から契約権限を持つ役職(組織により決裁範囲が異なります。)までの決裁(承認)を受けます。

 

「入札伺い」に必要な書類

①入札公告の案文
②仕様書
③入札書様式
④委任状様式
⑤入札心得(にゅうさつこころえ)の案文
⑥契約書(案)

 

これらの書類をクリップで留めて、原義書(起案文書、稟議書とも言います。)を表紙にして決裁を受けます。

 

入札公告の案文

購入する側(官公庁)が、入札についての参加条件を提示するための公告です。通常は、インターネットの公告専用サイトに掲示することが多く、その他に入札専用の掲示板へ貼付したりします。入札公告には、簡単な契約内容と入札関係書類配布場所や説明場所、入札の実施日、入札に参加できる条件等を記載します。

 

仕様書

これは上述のとおりです。

 

「入札書様式」作成

入札書には、件名、入札金額(見積金額)、入札年月日、入札者の住所、会社名、役職名、氏名、押印が必要です。あらかじめ「様式」として作成しておきます。

 

「委任状様式」作成

入札は、契約権限を有する「法人の代表者」が行います。しかし通常は、代表者(社長)から営業担当者への「委任状」を提出してもらい、営業担当者が入札へ参加することが多いです。高額な契約などで、会社の社長が自ら入札へ参加するときは不要です。

 

「入札心得」の案文作成

「入札心得」は、入札時の一般的注意事項です。入札金額は消費税抜きで記載するとか、入札書に印鑑を押してないと無効になるとか、読みにくい金額を記載すると無効になるとか、いわゆる入札へ参加するときの注意事項を記載した書類です。

 

「契約書(案)」作成

開札の結果、落札すると契約が自動的に成立します。そのため事前に契約書の案文を民間企業側へ提示しておく必要があります。実際に締結する契約書の案文です。契約内容を事前に承諾した上で入札へ参加してもらうことになります。案文は契約の相手方欄を空欄にしておき、落札後に会社名などを記載します。

 

入札伺の決裁が完了した後に入札公告を掲示し、入札手続きを開始します。

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入札公告を公開・掲示

入札公告の掲示場所は、WEBサイトと職場の掲示板が主に利用されます。また高額な「特定調達契約(国際入札)」は官報に掲載します。新聞はあまり利用されません。

 

公告の内容は、入札事項(パソコン20台)、入札方法(総額なのか1台あたりの単価なのか)、入札参加資格、納入期限、納品場所、入札説明会の開催日時、入札が無効となる条件、契約書の取り交わし要否などを記載します。

 

掲示版へ貼るときは、A4版たてで作成し、画鋲とかセロテープで固定します。

 

官報への掲載は、事前に原稿を提出したり掲載費用が必要です。特定調達契約に該当する高額な契約のときに掲載します。

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仕様説明会の開催(省略が多い)

仕様説明会(入札説明会)は、入札へ参加を希望する民間企業の営業担当者が参加します。開札のように入場制限はありません。誰でも参加できます。いつも取り引きしている営業担当者が参加することもあれば、初めての営業担当者が勉強のために参加することもあります。入札を一度も経験したことのない人に対しては丁寧な説明が必要になります。特に入札参加資格は、「入札の無効」に直接関係する重要な部分なので十分に説明します。

 

仕様説明会を開催するときは、参加者の名刺と引き換えに、入札関係書類を配布します。なぜ名刺と交換するかと言うと、仕様書等の記載ミスが判明したときの連絡に必須だからです。入札を妨害しようとしている者を排除する(ひやかしなどを牽制する)意味もあります。また、この後で実施する予定価格の作成手続きにも関係してきます。

 

配布する書類は、仕様書、入札書様式、委任状様式、入札心得、契約書案です。説明内容は、仕様そのもの(パソコンの性能面)、入札書の記入方法、入札に参加する資格、当日持参するものなどを丁寧に説明します。

 

入札書の記入方法は簡単です。入札金額(見積金額)、社名、役職名、代表者名、押印です。

 

開札当日に持参するものは、印鑑、筆記用具、入札書、委任状、競争参加資格認定通知書の写しです。

 

しかし仕様説明会(入札説明会)は、談合の温床になるとの見方もあり、開催しないことが多くなりました。

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値引率等の市場調査

市場調査とは、予定価格を作成するための資料を準備することです。予定価格とは、官公庁側であらかじめ見積もる金額です。入札手続きでは「落札の基準価格」になります。実際に取り引きされた過去の金額を調べます。

 

入札へ参加する民間企業(仕様説明会で名刺もらっている。)から「納入実績表」を提出してもらいます。契約条件として「納入実績表」の提出を義務付けることもあります。

 

「納入実績表」とは、民間企業の販売実績です。納品年月日、納品した物品名、納品金額、その当時の定価(カタログなどにメーカー希望小売価格と書いてある標準価格)を一覧表にして提出してもらいます。そして、その納品先へ官公庁側が購入実績を照会します。

 

「納入」とは、民間会社側が販売する(納入する)ときに使う言葉です。「購入」とは、官公庁側が買うときに使用する言葉です。あなたがパソコンを買ったときは「納入した」とは言わず「購入した」となります。購入実績を照会するときは言葉の違いに注意しましょう。

 

購入実績の照会は、納入実績表に記載されている金額(値引率)が正しいか確認するために実施します。稀に、消費税の有無等で金額を間違えることがあります。正しい値引率等を把握するのに必要な調査です。

 

納入実績一覧表に記載されている納品場所の官公庁へ電話して、FAX等で当時の契約書や見積書を送ってもらいます。納入場所の相手先を調べて電話で事前確認してから文書で正式に照会します。調査に1週間くらい必要です。これらの調査資料は予定価格作成に必要な資料です。後日実施される会計検査等のために必ず保存しておかなければなりません。

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予定価格調書を作成

市場調査によって取引価格や値引率が確認できたら、予定価格を作成します。

 

予定価格は、官公庁側が事前に作成する「この価格なら購入できる」という基準価格です。まず予算の範囲内であること、次に実際の取引価格を考慮して予定価格を設定します。パソコンなどの物品購入契約であれば、市場調査の中で一番安い値引率を採用して作成します。

 

さらに直近の実勢価格を調べる意味でも、入札参加希望者から「参考見積書」を提出してもらいます。

 

そして一番安い値引率を基にした「実績額」と「参考見積書」の金額を比較し、安い方を予定価格として設定します。

 

ここで、あまり深く考えすぎるとジレンマに陥ります。市場調査の「データの完全性」で悩むのです。日本全国のデータを調べることは物理的に不可能です。「どこまでの範囲を市場調査として調べるか」ここが悩みどころです。昔の会計検査院の調査官は、「日本全国の価格を調べてください」などと平然と言ってました。予定価格を自分で作成した経験のない人の発言は現実的ではありません。(そもそも会計検査院へ情報が集まっているわけですから、値引率を検索するシステムが欲しいものです。そうすれば業務負担が劇的に改善され、会計検査院の指摘金額を上回る経済効果になるはずです。)

 

実際には近隣の公的組織の実績を調べて、参考見積書と比較することになります。過去3年以内で5件ほど調べれば十分です。ただし契約金額が大きいものは、調査件数も多くしたいところです。

 

パソコンの予定価格作成例

 

定価 20万円 × 20台=400万円(定価表とカタログを添付)

 

納入実績による値引率 400万円 × 0.6 = 240万円 (別紙として調査資料)

 

参考見積金額 230万円(別紙として参考見積書を添付)

 

上記を比較検討した結果、2,300,000円を採用する。
消費税相当額(10%)230,000円
予定価格 2,530,000円

 

予定価格調書は封筒に入れて密封し、開札時まで金庫に保管します。

 

大きな契約(数億円とか高額な契約)になると、市場調査だけでも数ヶ月必要になります。集める資料だけでも数百枚です。

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入札・開札

「入札」は、簡単に言うと、見積金額(入札金額)の書いてある紙を提出する(入札箱に入れる)ことです。実際の入札(開札)手順は次のとおりです。事前に郵送入札を認めているときは開札のみになります。最近(2021年)は電子入札が普及し、入札と開札はWEB上で行われることが多くなりました。

 

(電子入札は、スマホ片手に「談合し放題」な気がして心配です。紙ベースの入札と開札は、関係者が会場に集まり実施していました。入札執行者、入札参加者が相互に牽制しあい不正を防止していました。表情だけで不正はわかるものです。最近のWEB上で顔が見えない電子入札はかなり危険だと感じています。)

 

入札を開始するときは、最初に入札参加資格の確認を行います。委任状、名刺、競争参加資格認定通知書の写しを提出してもらい内容を確認します。参加資格があるかどうか、参加者に入札権限があるかどうかチェックします。

 

確認を終えたら入札開始です。

 

「それでは、第1回目の入札を行います。入札書を入札箱へ入れてください。」

 

入札参加者は、入札箱(木製の箱を用意しているところや、書類決裁箱を代用しているところなど様々です。)へ、封書で密封した入札書を入れます。

 

全員が入札を終えたことを確認した後、

「それでは、開封させて頂きます。」

と発言し、封書をはさみで切って開封します。はさみを入れる前に「開封すること」を発言するのがマナーです。

 

封筒の中身の入札書を切らないよう、封筒の一片をトントンしはさみで開封します。中の入札書を取り出し、記載もれや印もれがないかじっくりと確認します。通常は入札執行者と担当者の複数で確認します。

 

「それでは、入札金額を発表します。〇〇会社さん250万円、〇〇会社さん260万円・・・」

 

間違いのないよう、金額は2回続けて発表します。発表が終わったところで、予定価格をはさみで開封します。

 

「それでは当方で作成した予定価格調書を開封します。」

 

予定価格調書は、入札参加者から金額が見えないよう注意します。特に座席の配置に注意します。入札執行者と入札参加者の距離は2m以上が安全です。

 

入札金額と予定価格を比較し、予定価格以下であれば「落札」です。予定価格より高ければ、入札書の用紙を再度配布して「再度入札」を行います。再度入札は3回ほどが目安です。

 

落札した時の手順

 

「〇〇会社さん、入札金額〇〇円は、当方の予定価格の範囲内ですので落札とします。」

 

「落札した〇〇会社様のみ、お残り頂き、契約手続きの打合せをお願いします。皆さん本日はお忙しいところ入札に参加して頂き、ありがとうございました。」

 

これで入札(開札)は完了です。開札手続きは、会社間のかけひきもあり、また私語は談合を疑われるため、「無言の中で厳粛」に行なわれます。かなり緊張した雰囲気が漂います。雰囲気を和らげようとジョークなどは言わないようにします。「官製談合」の「合言葉」と疑われます。開札会場では「無駄な発言」は控えましょう。

 

落札後は、落札者へ「落札内訳書」の提出を依頼し、契約書の取り交わし手続に移ります。

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契約締結伺いの決裁

契約締結伺い(原義書、稟議書)の決裁に必要な書類は、入札伺い決裁済み文書、入札公告、予定価格調書、各社からの入札書、入札結果一覧表、落札内訳書、契約書の案文(押印前のもの)です。落札した民間企業と契約書を取り交わして良いか、上層部(契約権限者の支出負担行為担当官)までの決裁・承認を受けます。

 

契約伺いが決裁完了になった後、契約書を取り交わします。実際の取り交わしは、双方の決裁手続きなので落札決定日から1~2週間程度後になることが多いです。通常、契約日は落札日とします。落札時に「部分的に契約が成立」し、契約書を両当事者が押印することによって「完全に契約が確定」します。契約日は事前に(落札したとき)相手方へ説明し双方で確認しておきます。

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「契約書」の取り交わし

契約書本文、契約基準(契約の細目)、仕様書などを「袋とじ」にします。原本を2通作成し、先に落札者(民間企業)に押印してもらってから官公庁側で押印します。押印を終えたら1部を民間企業へ渡します。押印済みの契約書を双方で保管し、契約書の取り交わしが完了します。

 

これらの一連の契約手続きで、一番手間(時間)のかかる大変な手続きは、「入札・開札」前までの手続きです。仕様書と予定価格の作成が大きな負担になります。作成する書類の数が多く、さらに待ち時間(公告期間など)が多いのです。契約書の取り交わしが完了すれば、契約手続きは「ほぼ完了」です。

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納品検査・検収

契約どおりに、納入期限までに物品(パソコン)が納品されたら「検収」を行います。「検収」は、検査収納を意味します。

 

「搬入」から「据え付け調整」までを契約書に記載したときは、納品検査時に物品が正常に稼動するか、民間企業の営業担当立会いのもとに確認します。すべてOKなら納品検査が完了し「給付の完了確認」となります。納品検査が完了したことを書類として残すために「検査調書」を作成します。

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支出決議(代金支払)

納品検査(検収)を終えたら、民間企業から請求書を提出してもらい、代金の支払い手続きを行います。

 

支出手続きは、請求書、検査調書、納品書、契約書、落札内訳書、開札までの書類を全て添付し、決裁(支出決議)します。決裁が完了したら銀行へ代金を振り込みます。

以上が「入札手続き」の流れです。

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