「入札手続き」を簡単に知りたいとき、作成書類と手続きの手順

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イギリスのロンドン塔 2015年契約手続き
イギリスのロンドン塔 2015年

「入札手続き」を実例で解説します。官公庁の契約で一番多い「購入契約」の手続き例です。仕様書の作成から、入札や開札、契約書の取り交わしなどを簡単に説明します。パソコンを20台購入する想定で、総額280万円の入札手続きの解説です。

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「入札手続き」の、おおまかな「手順」

 

物品を購入するときの、おおまかな「入札手続きの流れ」は、次のとおりです。

1  「仕様」決定
2  「仕様書」作成
3  「入札伺」作成
4  「入札公告」掲示
5  「仕様説明会」開催
6  市場調査
7  「予定価格」作成
8  入札・開札
9  「契約伺い」作成
10 「契約書」の取り交わし
11 納品検査・検収
12 支出決議(支払)

 

官公庁では、これだけの書類作成と事務手続きが必要になります。手続きは、すべて会計法令などの法律や規則で定められています。会計法令などを確認しつつ手続きを進めます。

 

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「仕様」決定

 

契約手続きに必要な「仕様」とは、簡単に言うと「求める内容、欲しい内容」という意味です。

 

官公庁の契約は、原則として特定の機種(メーカー)を選べません。税金を使うので、例えば「○○会社製」など特定のメーカーを指定するのは「公平性」の観点から問題になります。「公平性」と「公正性」が契約手続きで基本となる考え方です。

 

具体的な「仕様」の検討は、次のように行います。

最初に、いろいろなメーカーのカタログと定価表を取り寄せ、必要な性能を比較検討します。そして「最低限必要な性能」のみを条件として抽出します。カタログに掲載してある性能すべてを記載してしまうと、「必要のない性能」まで含めてしまい、結果として特定の機種を指定することになります。競争性を確保するためには「必要最少限の性能のみ」を「仕様」とします。

 

品名 パソコン (昔の記事なのでスペックが低いです。)

本体 形状は、タワー型であること。

CPU ペンティアム 400MHZ以上
メモリー 64MB以上
ハードディスク 3GB以上
OS Windows95が動作すること。
24倍速以上のCD-ROMを搭載すること。3モード(1.44,1.25,760)フロッピー装置を搭載していること。

カラーモニター 17インチ以上
解像度 1024×768 Truecolor以上
ビデオメモリを6MB以上搭載していること。

 

これが「仕様決定」です。

特定のメーカーに偏らず、買おうとするパソコンの最少限の性能を「必要条件」として記載します。性能は、誰が見てもわかる客観的な資料(カタログなど)を基に作成します。なるべく複数メーカーの機種が候補となるよう、各メーカーの仕様を比較し「最少限の性能」とします。例えばCPUの処理スピードが200MHZと500MHZでは、金額が倍くらい違うこともあります。

 

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「仕様書」作成

 

「仕様書」は、入札に参加を希望する販売会社へ条件提示できるように、仕様決定で決めた内容を書面としてまとめたものです。

 

パソコン購入の場合は、仕様書に次の項目を記載します。

 

①パソコンの仕様(上記の求める性能等)
②納入期限
③納入場所
④納品検査の方法
⑤代金請求書の送付先
⑥パソコンの無償保証期間
⑦代金の支払方法、支払場所
⑧搬入設置時の遵守事項(注意事項)

 

通常、パソコンを購入するときは、搬入して設置した後に、ネットワークへの接続や附属ソフトのインストール、動作テストまで実施するように明記します。複雑な機器の場合には「使用者に対する操作説明」と「操作手順のマニュアル作成」まで義務付けます。

 

仕様書は、発注者側が必要とする内容を、販売会社などの相手方へ、契約の条件として提示するものです。なるべくわかりやすい表現で記載します。記述方法は、普通の表現でかまいません。法律の条文のように難解な表現は避けます。

 

「②の納入期限」は、最終の納入期日を設定します。納期に遅れたときは契約遅滞として違約金などが発生します。余裕のある納入期限を設定します。注意したいことは、無理な納期を設定すると、特別な配送が必要になるなど、金額が高額になる可能性があります。メーカーの倉庫に製品がなく、在庫が不足しているときは要注意です。納期を設定するときは、無理のない納入期間を、複数の会社へ確認して設定します。

 

メーカーから問屋や代理店を通しての販売では、メーカーからの出荷時期が、週1回とか月2回とか定期便として設定されています。納期を短くしてしまうと、仕様書に記載してある「納入期限」では、定期便が間に合わなくなります。そうなると特別に運搬しなければなりません。運搬費用(トラック費用、運搬作業員費用)が必要になります。販売価格(見積金額)に影響する可能性があります。

 

次に「③の納入場所」です。

通常の建物への納入は、無料サービスのことが多いです。建物の1階とか高くてもせいぜい5階くらいです。高い所でもエレベーターがあれば搬入は簡単ですぐに設置できます。

 

しかし極端な例ですが、納品場所が山岳地帯ならどうでしょう?

 

火山活動をモニタリングするために、山岳地帯の高所に設置してある山小屋へ納入する条件なら、相当な運搬費用が必要になります。自動車は山の麓までしか入れません。そこからはパソコンを1台ずつ担いで山を登らなければなりません。多額の人件費が運搬費用として必要になります。

 

納入に要する費用は、運搬内容によって金額が2倍くらい変わってしまうこともあります。搬入経路をイメージすることが大切です。高層建物の階数や、搬入場所近くにトラックを駐車できるかなどを、実際に目で見て確認する必要があります。大きな形状の物品のときは、入口の大きさ、廊下で角を曲がれるか、ドアを通過できるかなども考慮する必要があります。

 

仕様書で細かな約束毎を明記しておかないと、後々トラブルが生じてしまいます。「最初の想定と話が違うとか、言った、言わない」ともめてしまいます。トラブルにならないよう、作業内容をイメージして可能なかぎり仕様書へ細かく記載します。

 

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「入札伺」作成

 

「入札」とは、見積金額を書いた紙(入札書の様式)を提出してもらうことです。

 

官公庁側がパソコンを購入したいとき、仕様書によって条件提示します。販売会社側では、その条件に従って販売価格を見積もり、「この金額なら販売できる。」という見積金額を入札書に記載し提出します。買う側(官公庁側)は、少しでも安く買いたい。売る側(民間企業)は、少しでも高く販売して「利益」を確保したいのです。これが入札のときの心理状態で、「かけひき」です。

 

「入札」を実施するときの具体的な手続きを解説します。

 

まず、どのような入札をするか「伺い(うかがい)」書類を作成します。官公庁の事務手続きは、何かを行うときには、必ず「伺い」が必要です。組織としての仕事ですから、担当係員、係長、課長補佐、課長、部長まで、決裁手続きが必要です。担当係員から契約権限を持つ役職の部長までの承認(決裁)を受けます。

 

「入札伺い」に必要な書類

①入札公告の案文
②仕様書
③入札書様式
④委任状様式
⑤入札心得(にゅうさつこころえ)の案文
⑥契約書(案)

 

これらの書類をクリップで留めて、原義書(稟議書)を表紙にして、決裁を受けます。

 

入札公告の案文

買う側(官公庁側)が、入札についての参加条件を提示するための公告です。通常は、インターネットの公告専用サイトに掲示することが多く、その他に入札専用の掲示板に掲示したりします。内容としては、入札の簡単な内容と入札関係書類配布場所や説明場所、入札の実施日、入札に参加できる条件等を記載します。

 

仕様書

 

これは上述のとおりです。

 

「入札書様式」作成

入札書には、件名、入札金額(見積金額)、入札年月日、入札者の住所、会社名、役職名、氏名、押印が必要です。あらかじめ「様式」として作成しておきます。

 

「委任状様式」作成

入札は、契約の権限を有する「法人の代表者」が可能です。しかし通常は、代表者(社長)から営業担当者への「委任状」を提出してもらい、営業担当者が入札することが多いです。会社の社長が、自ら入札へ参加するときは不要です。

 

「入札心得」の案文作成

入札に際しての「一般的注意事項」です。入札金額は消費税抜きで記載するようにとか、入札書に印鑑を押してないと無効になるとか、金額を記載し忘れると無効になるとか、いわゆる入札へ参加するときの注意事項を記載した書類です。

 

「契約書(案)」作成

開札の結果、落札したときに締結する契約書の案文です。契約内容を事前に承諾した上で、入札に参加することになります。案文は契約の相手方欄を空欄にしておき、落札後に会社名などを記載します。

入札伺の決裁が完了した後に入札公告を掲示し、入札手続きを開始します。

 

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「入札公告」掲示

 

入札公告の掲示場所は、WEBサイトと職場の掲示板が主に利用されます。また高額な「特定調達契約」は官報に掲載します。新聞はあまり利用されません。

 

公告の内容は、入札事項(パソコン20台)、入札方法(総額なのか1台あたりの単価なのか)、参加資格、納入期限、納品場所、入札説明会の開催日時、入札が無効となる条件、契約書の取り交わし要否などを記載します。

 

掲示版へ貼るときは、A4版の大きさで作成し、画鋲とかセロテープで固定します。

 

官報への掲載は、事前に原稿を提出したり掲載費用が必要になります。特定調達契約に該当する高額な契約の場合のみ掲載します。

 

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「仕様説明会」開催(しようせつめいかいかいさい)

 

仕様説明会(入札説明会)は、入札公告を見て、入札へ参加を希望する民間会社の営業担当者が参加します。開札のときのように人数制限はありません。誰でも参加できます。いつも取り引きしている営業担当者が参加することもあれば、初めての営業担当者が参加することもあります。入札を一度も経験したことのない人に対しては説明が必須です。特に入札参加資格は、「入札の無効」に直接関係しますから十分に説明します。

 

説明会を開催するときは、参加者の名刺と引き換えに、入札関係書類を配布します。なぜ名刺と交換するかと言うと、仕様書等の記載ミスが判明したときの連絡に必須だからです。入札を妨害しようとしている者を排除する(ひやかしなどを牽制する)意味もあります。また、この後で実施する予定価格の作成手続きにも関係してきます。

 

配布する書類は、仕様書、入札書様式、委任状様式、入札心得、契約書案です。説明内容は、仕様そのもの(パソコンの性能面)、入札書の記入方法、入札に参加する資格、当日持参するものなどを丁寧に説明します。

 

入札書の記入方法は簡単です。入札金額(見積金額)、社名、役職名、代表者名、押印です。

 

開札当日に持参するものは、印鑑、筆記用具、入札書、委任状、競争参加資格認定通知書の写しです。

 

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市場調査

 

市場調査とは、予定価格を作成するための資料を準備することです。

 

予定価格とは、何かの契約をする時に、官公庁側であらかじめ見積もる金額です。入札では、落札の基準価格になります。パソコン購入契約では、実際に取り引きされた金額を調べることです。

 

入札に参加しそうな会社(仕様説明会で名刺もらっている。)から、納入実績表を提出してもらいます。納入実績表とは、パソコンの販売実績です。納品年月日、納品物品名、納品金額、その当時の定価(カタログなどにメーカー希望小売価格と書いてある標準価格)を一覧表にして提出してもらいます。そして、その納品先へ官公庁側が購入実績を照会します。

 

「納入」とは、民間会社側が販売する(納入する)ときに使う言葉です。「購入」とは、官公庁側が買うときに使用する言葉です。あなたがパソコンを買ったときは「納入した」とは言わず「購入した」となります。言葉の違いに注意しましょう。

 

購入実績の照会は、納入実績表に記載されている金額(値引率)が正しいか、確認するために実施します。稀に、消費税の有無等で金額を間違えることがあります。正しい値引率等を把握するのに必要な調査です。

 

納入実績一覧表に記載されている納品場所へ電話して、FAX等で当時の契約書や見積書を送ってもらいます。納入場所の相手先を調べて電話で事前確認してから文書で正式に照会します。調査に1週間くらい必要です。これらの調査資料は、予定価格作成に必要な資料です。後日実施される会計検査等のために必ず保存しておかなければなりません。

 

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「予定価格」作成

 

市場調査によって、取引価格や値引率が判明したら、予定価格を作成します。

 

予定価格は、官公庁側であらかじめ作成する「この価格なら購入できる」という価格の基準です。まず予算の範囲内であるかどうか、次に実際の取引価格を考慮して予定価格を設定します。パソコンなどの物品購入契約であれば、市場調査の中で一番安い値引率を採用して作成します。

 

さらに直近の実勢価格を調べる意味でも、入札参加希望者から「参考見積書」を提出してもらいます。

 

そして一番有利な値引率を基にした「実績額」と「参考見積書」の金額を比較し、安い方を予定価格として設定します。

 

ここで、あまり深く考えすぎるとジレンマに陥ります。市場調査の「データの完全性」で悩むのです。日本全国のデータを調べることは物理的に不可能です。どこまでの範囲を市場調査として調べるか、ここが悩みどころです。昔の会計検査院の調査官は、「日本全国の価格を調べてください」と平然と言ってました。予定価格を自分で作成した経験のない人の発言で現実的ではありません。実際には、近隣の公的組織の実績を調べて、参考見積書と比較することになります。過去3年以内で5件ほど調べれば十分です。ただし契約金額が大きいものは、調査件数も多くした方が無難です。

 

パソコンの予定価格作成例

 

定価 20万円 × 20台=400万円 (定価表とカタログを添付)

 

納入実績による値引率 400万円×0.6=240万円 (別紙として調査資料)

 

参考見積金額 230万円 (別紙として最も安い参考見積書)

 

上記を比較検討の結果、2,300,000円を採用する。
消費税相当額(8%)184,000円
予定価格 2,484,000円

 

予定価格調書は、封筒に入れて密封し、開札時まで金庫に保管します。

 

大きな契約(数億円とか高額な契約)になると、市場調査だけでも数ヶ月必要になります。集める資料だけでも数百枚です。

 

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入札・開札

 

「入札」は、簡単に言うと、見積金額(入札金額)の書いてある紙を、提出してもらう(入札箱に入れる)ことです。実際の入札(開札)手順は次のとおりです。事前に郵送入札を認めているときは開札のみになります。

 

最初に入札参加資格の確認を行います。委任状、名刺、競争参加資格認定通知書の写しを提出してもらい、内容を確認します。参加資格があるかどうか、参加者に入札権限があるかどうかチェックします。

 

確認を終えたら入札開始です。

 

「それでは、第1回目の入札を行います。入札書を入札箱へ入れてください。」

 

入札参加者は、入札箱(木製の箱を用意しているところや、書類決裁箱を代用しているところなど様々です。)へ、封書で密封した入札書を入れます。

 

全員が入札を終えたことを確認した後、

「それでは、開封させて頂きます。」

と発言し、封書をはさみで切って開封します。はさみを入れる前に発言するのがマナーです。

 

封筒の中身の入札書を切らないよう、封筒の一片をトントンし、はさみで開封します。中の入札書を取り出し、記載もれや印もれがないかじっくりと確認します。通常は入札執行者と担当者の複数で確認します。

 

「それでは、入札金額を発表します。○○会社さん250万円、○○会社さん260万円…」

 

間違いのないよう、金額は2回続けて発表します。

 

発表が終わったところで、予定価格をはさみで開封します。

 

「それでは当方で作成した予定価格調書を開封します。」

 

予定価格調書は、入札参加者から金額が見えないよう注意します。特に座席の配置には注意します。入札執行者と入札参加者の距離は2m以上とします。

 

入札金額と予定価格を比較し、予定価格以下であれば「落札」です。予定価格より高ければ、入札書の用紙を再度配布して「再度入札」を行います。再度入札は3回ほどが目安です。

 

落札した時の手順

 

「○○会社さん、入札金額○○円は、当方の予定価格の範囲内ですので落札とします。」

 

「落札した○○会社様のみ、お残り頂き、この後の契約手続きの打合せをお願いします。本日はお忙しいところ入札に参加して頂き、ありがとうございました。」

 

これで入札(開札)は完了です。開札手続きは、会社間のかけひきもあり、また私語は談合を疑われるため、「無言の中で厳粛」に行なわれます。かなり緊張した雰囲気が漂います。雰囲気を和らげようとジョークなどは言わないようにします。「官製談合」の「合言葉」と疑われます。開札会場では「無駄な発言」は控えましょう。

 

落札後は、落札者へ「落札内訳書」の提出を依頼し、契約書の取り交わし手続に移ります。

 

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「契約伺い」作成

 

契約伺い(原義書、稟議書)の決裁に必要な書類は、入札伺い決裁済み文書、入札公告、予定価格調書、各社からの入札書、入札結果一覧表、落札内訳書、契約書の案文(押印前のもの)です。落札した会社と契約書を取り交わして良いか、上層部(契約権限者の支出負担行為担当官)までの決裁・承認を受けます。

 

契約伺いが決裁完了になった後、契約書の取り交わしを落札会社と行います。実際の取り交わしは、落札決定から1~2週間程度後になることが多いです。通常、契約日は落札日で処理します。落札時に「部分的に契約が成立」し、契約書を両当事者が押印することによって「完全に契約が確定」します。契約日は事前に(落札したとき)相手方へ説明し、双方で確認しておきます。

 

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「契約書」の取り交わし

 

契約書本文、契約基準(契約の細目)、仕様書などを「袋とじ」にします。原本を2通作成し、先に落札者(契約の相手会社)に押印してもらってから、官公庁側で押印します。1部を落札者へ渡します。押印済みの契約書を双方で保管し、契約書の取り交わしが完了します。

 

これらの一連の契約手続きで、一番手間(時間)のかかる大変な手続きは、「入札・開札」までです。仕様書と予定価格の作成が、大きな負担になります。待ち時間(公告期間など)が費やされます。契約書の取り交わしが完了すれば、契約手続きは、ほぼ完了です。

 

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納品検査・検収

 

契約どおりに、納入期限までに物品(パソコン)が納品されたら、検収を行います。

 

「搬入」から「据え付け調整」までを契約書に記載したときは、納品検査で、物品が正常に稼動するか、契約の相手方立会いのもとに確認します。すべてOKなら納品検査が完了し「給付の完了確認」となります。検査が終了したことを書類として残すために「検査調書」を作成します。

 

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支出決議(支払)

 

納品検査(検収)を終えたら、契約の相手方から請求書を提出してもらい、代金の支払い手続きを行います。

 

支出手続きは、請求書、検査調書、納品書、契約書、落札内訳書、開札までの書類を全て添付し、決裁(支出決議)します。決裁が完了したら銀行へ代金を振り込みます。

以上が「入札手続き」のおおまかな流れです。

契約手続き
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誰も教えてくれない官公庁会計実務

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