一般競争入札のすべて、契約手続きを具体例でわかりやすく解説

スポンサーリンク
契約手続き
イギリス ロンドン
この記事は約17分で読めます。

官公庁が実施する一般競争入札の解説です。契約手続きで一番多い物品購入契約を具体例にしています。仕様書の作成、予定価格の作成、入札や開札の方法、契約書の取り交わしなどです。一般競争入札の流れと手続きの基本を理解できます。

スポンサーリンク

一般競争入札の流れ

 

官公庁の契約手続きの中で一番多い物品購入契約を例に解説します。パソコンの購入を想定した一般競争入札です。入札手続きの主な手順は次のとおりです。それぞれの段階で書類を作成したり集めたりします。

一般競争入札の手順

1  仕様決定
2  仕様書の作成
3  入札伺の決裁
4  入札公告を公開・掲示
5  仕様説明会の開催(省略が多い)
6  値引率等の市場調査
7  予定価格調書を作成
8  入札・開札
9  契約締結伺いの決裁
10 契約書の取り交わし
11 納品検査・検収
12 支出決議(代金支払)

 

一般競争入札は、契約手続きの中で最も複雑で手間がかかります。手続きのすべてが会計法令(法律や条例など)で定められています。根拠法令を確認しながら事務手続きを進めることになります。当然のことながら会計法令を理解していなければ一般競争入札を実施できません。

スポンサーリンク

仕様決定

 

官公庁の契約手続きに必要な仕様とは、簡単にいうと、求める内容、欲しい内容という意味です。契約を締結するための条件になります。

 

官公庁の契約は、原則として特定の機種を選べません。運営財源は国民の税金です。税金を使うので公平でなければなりません。例えば〇〇会社製など特定のメーカーを指定するときは明確な理由が必要です。理由もなく特定のメーカーを指定するのは、公平性の観点から問題になります。官公庁の契約手続きでは、公平性と公正性が基本です。公平性とは、えこひいきしないこと。公正性とは、多くの人が正しいと思うことです。国会や議会で承認された会計法令に基づいて手続きを進めることが公正性を意味します。

 

仕様の検討は次のように行います。

 

最初に、いろいろなメーカーのカタログと定価表を取り寄せ、必要な性能を調べて比較検討します。そして、最低限必要な性能のみを抽出します。カタログに掲載してある性能すべてを選ぶのではありません。性能すべてを羅列してしまうと、必要のない性能まで含めてしまいます。結果として、最初から特定の機種を指定することになります。最初に特定の機種を指定しまうと競争性がなくなってしまいます。いろいろな民間企業が入札へ参加できるように競争性を確保し、必要最少限の性能のみを仕様とします。

 

仕様決定の具体例

 

品名 デスクトップパソコン

本体 形状は、タワー型であること。

CPU インテル  Core  i7-10700(8-コア, 16MB キャッシュ, 2.9GHz – 4.8GHz)以上

メモリー 8GB以上

ハードディスク 3GB以上

OS Windows 10 Pro

 

特定のメーカーに偏らないよう、購入したいパソコンの最少限の性能を必要条件とします。性能は、誰が見てもわかる客観的なカタログなどを基に作成します。なるべく複数メーカーの機種が候補となるよう、各メーカーの性能を比較し最少限とします。例えばCPUの処理スピードが大きく変わると、金額が倍くらい違うこともあります。官公庁側が必要とする最少限の性能を検討します。

スポンサーリンク

仕様書の作成

 

仕様書は、入札へ参加を希望する民間企業に対して契約条件を提示する書類です。仕様決定した内容に加えて、その他の契約条件をまとめたものです。

 

仕様書には次の項目を記載します。それぞれの契約内容により記載項目は変わります。

 

①パソコンの仕様(上記の求める性能等)
②納入期限
③納入場所
④納品検査の方法
⑤代金請求書の送付先
⑥パソコンの無償保証期間
⑦代金の支払方法、支払場所
⑧搬入設置時の遵守事項(注意事項)

 

パソコンを購入するときは、搬入して設置するときに据付調整まで契約に含めます。ネットワークへの接続や附属ソフトのインストール、動作テストまで実施するように明記します。操作が複雑な機器の場合には、使用者に対する操作説明と、操作手順の写真入り簡易マニュアルの作成も含めます。

 

仕様書は、官公庁側が必要とする内容を、民間企業に対して契約条件として提示する書類です。なるべくわかりやすい表現で記述します。記述方法は普通の表現でかまいません。法律の条文のように難解な表現は避けます。

 

「②の納入期限」は、最終の納入期限を設定します。納入期日ではなく、納入期限です。納入期限に遅れたときは履行遅滞として違約金などが発生します。仕様書には余裕のある納入期限を設定します。注意したいのは無理な納入期限を設定すると料金が高くなる点です。通常のルート配送でなく、特別な配送が必要になり金額が高くなる可能性があります。メーカーの倉庫に製品が少なく、在庫が不足気味のときは要注意です。納入期限を設定するときは、無理のない期間を複数の会社へ確認します。

 

メーカーから問屋や代理店を通しての販売では、メーカーからの出荷時期が週1回とか月2回など定期便として設定されています。納入期限を短くしてしまうと、定期便では間に合わなくなります。そうなると特別に運搬しなければなりません。トラック費用、運搬作業員費用が別に必要になります。納入期限が契約金額に影響してしまいます。

 

次に「③の納入場所」です。

物品購入契約では、運搬経費は無料のことが多いです。台車を使ってエレベーターで搬入すれば簡単に設置できます。

 

しかし極端な例ですが、納品場所が山岳地帯ならどうでしょう?

 

火山活動をモニタリングするために、山岳地帯の高所にある山小屋へ納入する条件なら、相当な運搬費用が必要になります。自動車は山の麓までしか入れません。そこからはパソコンを1台ずつ担いで山を登らなければなりません。多額の人件費が運搬費用として必要になります。

 

納入に要する費用は、設置場所や運搬方法によって金額が大きく変わってしまうこともあります。実際の搬入風景をイメージすることが大切です。高層建物の階数や、搬入場所近くにトラックを駐車できるかなどを、実際に目で見て確認します。大きな形状の物品のときは、入口の大きさ、廊下を曲がれるか、ドアを通過できるかを確認します。

 

仕様書で想定される作業内容を明記しておかないとトラブルが生じることもあります。「最初の想定と話が違う」とか、「言った、言わない」ともめてしまいます。トラブルにならないよう、作業内容をイメージして仕様書に書き込みます。

スポンサーリンク

入札伺の決裁

入札とは、見積金額を書いた紙(入札書の様式)を提出してもらうことです。(2021年現在は、電子入札が普及しています。入札と落札はWEB上で完結することが多くなりました。)

 

官公庁側がパソコンを購入するときは仕様書によって条件提示します。民間企業側では、仕様書に従って契約金額を見積もり、この金額なら販売できる、という金額を入札書に記載します。官公庁側は少しでも安く買いたい、民間企業側は少しでも高く売って利益を確保したいのです。これが競争入札のときの心理状態で、かけひきになります。

 

一般競争入札を実施する前には入札伺(にゅうさつ うかがい)の決裁が必要です。どのような内容で入札するのか、原議書を作成します。官公庁の事務手続きは、何かを行うときには原則として原議書で決裁を受けます。組織としての仕事ですから、担当係員、係長、課長補佐、課長、部長までの承認が必要です。担当係員から契約権限を持つ役職までの決裁を受けます。

 

入札伺いに必要な書類

①入札公告の案文
②仕様書(または入札説明書)案文
③入札書様式
④委任状様式
⑤入札心得(にゅうさつこころえ)の案文
⑥契約書(案)

 

これらの書類をクリップで留めて、原議書(起案文書、稟議書ともいいます。)を表紙にして決裁を受けます。

 

入札公告の案文

一般競争入札を実施することを通知する公告です。通常は、インターネットの専用サイトに掲示することが多いです。その他に玄関や廊下の掲示板へ貼付したりします。入札公告には、簡単な契約内容と入札関係書類配布場所や説明場所、入札の実施日、入札に参加できる条件等を記載します。入札公告は記載内容が会計法令で決められているので、どの一般競争入札でもほぼ同じ内容です。

 

仕様書

これは上述のとおりです。

 

入札書の様式を作成

入札書には、件名、入札金額、入札年月日、入札者の住所、会社名、役職名、氏名、押印が必要です。あらかじめ入札書様式として作成しておきます。入札書の記載ミスによって入札が無効になることがあります。記載ミスや記載もれを防止するためにも、入札書の様式を指定した方が安全です。

 

委任状の様式を作成

入札は、契約権限を持つ法人の代表者が行います。会社組織そのものは人間ではないので判断できません。会社を代表する人間が意思を持ち判断します。会社であれば代表取締役社長が契約権限を持っています。しかし通常は、代表者の社長から営業担当者へ契約締結権限を委任し、入札前に委任状を提出してもらいます。取り引きに慣れている営業担当者が入札へ参加することが多いです。会社の社長が自ら入札へ参加するときは委任状は不要です。

 

入札心得の案文作成

入札心得は、入札時の一般的注意事項です。入札金額は消費税抜きで記載するとか、入札書に印鑑を押してないと無効になるとか、読みにくい金額は無効になるとか、いわゆる入札へ参加するときの注意事項です。入札心得は、入札案件ごとに作成するのではなく、共通的に使用する書類です。最新版の電子ファイルを探しておくだけです。

 

契約書の案分を作成

開札の結果、落札すると契約が自動的に成立します。そのため事前に契約書の案文を民間企業側へ提示しておく必要があります。実際に締結する契約書の様式です。契約内容を事前に承諾した上で入札へ参加してもらうことになります。契約書の案文は、契約金額、契約の相手方欄を空欄にしておき、落札後に契約金額と会社名などを記載します。

 

入札伺の決裁が完了した後に入札公告を掲示し、入札手続きを開始します。

スポンサーリンク

入札公告を公開・掲示

入札公告の掲示場所は、WEBサイトと職場の掲示板が主に利用されます。高額な国際入札では官報に掲載します。新聞はあまり利用されません。

 

入札公告の内容は、入札事項(パソコン20台)、入札方法(総額なのか1台あたりの単価なのか)、入札参加資格、納入期限、納品場所、入札説明会の開催日時、入札が無効となる条件、契約書の取り交わし要否などです。

 

掲示版へ貼るときは、A4版縦で作成し、画鋲とかセロテープで固定します。

 

官報への掲載は、事前に原稿を提出し掲載料金も必要になります。国際入札に該当する高額な契約のときに掲載します。

スポンサーリンク

仕様説明会の開催(省略が多い)

 

仕様説明会(入札説明会)は、入札へ参加を希望する民間企業の営業担当者が参加します。開札のように代表者1名という入場制限はありません。誰でも参加できます。いつも取り引きしている営業担当者が参加することもあれば、初めての営業担当者が勉強のために参加することもあります。入札を一度も経験したことのない人に対しては丁寧な説明が必要です。特に入札参加資格は、入札の無効に直接関係する重要な部分なので時間をかけて説明します。

 

仕様説明会を開催するときは、参加者の名刺と引き換えに、入札関係書類を配布します。なぜ名刺と交換に入札説明書を渡すかというと、仕様書等の記載ミスが判明したときの連絡に必須だからです。入札を妨害しようとしている者を排除する(ひやかしなどを牽制する)意味もあります。また、この後で実施する予定価格の作成手続きにも関係してきます。

 

配布する書類は、仕様書(入札説明書)、入札書様式、委任状様式、入札心得、契約書案です。説明内容は、仕様そのもの(パソコンの性能面)、入札書の記入方法、入札に参加する資格、開札当日に持参するものです。

 

入札書の記入方法は簡単です。入札金額、住所、社名、役職名、代表者名、押印です。

 

開札当日に持参するものは、印鑑、筆記用具、入札書、委任状、競争参加資格認定通知書の写しです。会社の住所スタンプがあると記入が楽です。

 

しかし仕様説明会(入札説明会)は、談合の温床になるとの見方もあり、開催しないことが多くなりました。

スポンサーリンク

値引率等の市場調査

 

市場調査とは、予定価格を作成するための資料を準備することです。予定価格とは、官公庁側であらかじめ見積もる金額です。入札手続きでは、落札の基準価格になります。実際に取り引きされた過去の契約金額を調べます。

 

入札へ参加する民間企業(仕様説明会で名刺もらっている。)から納入実績表を提出してもらいます。参加条件として開札前に納入実績表の提出を義務付けることも多いです。

 

納入実績表とは、民間企業の販売実績です。納品年月日、納品した物品名、納品金額、その当時の定価(カタログなどにメーカー希望小売価格と書いてある標準価格)を一覧表にして提出してもらいます。そして、その納品先へ官公庁側が購入実績を照会します。

 

納入とは、民間企業側が販売する(納入する)ときに使う言葉です。購入とは、官公庁側が買うときに使用する言葉です。あなたがパソコンを買ったときは、納入したとは言わず、購入したとなります。購入実績を照会するときは言葉の違いに注意しましょう。

 

購入実績の照会は、納入実績表に記載されている金額が正しいか確認するために実施します。値引率を正確に把握するために購入実績を照会します。稀に、消費税の有無等で金額を間違えて記載してあることがあります。

 

納入実績一覧表に記載されている官公庁へ電話して、FAX等で当時の契約書や見積書を送ってもらいます。納入場所の相手先を調べて電話で事前確認してから文書で正式に照会します。調査に1週間くらい必要です。これらの調査資料は予定価格作成に必要な資料です。後日実施される会計検査等のために必ず保存しておかなければなりません。

スポンサーリンク

予定価格調書を作成

 

市場調査によって取引価格や値引率が確認できたら、予定価格を作成します。

 

予定価格は、官公庁側が事前に作成する、この価格なら購入できるという基準価格です。まず予算の範囲内であること、次に実際の取引価格を考慮して予定価格を設定します。また直近の実勢価格を調べる意味でも、入札参加希望者から参考見積書を提出してもらいます。パソコンなどの物品購入契約であれば、市場調査の中で一番安い値引率と、参考見積書を比較して予定価格を設定します。

 

ここで、あまり深く考えすぎるとジレンマに陥ります。市場調査のデータの完全性で悩むのです。日本全国のデータを調べることは物理的に不可能です。どこまでの範囲を市場調査として調べるか、ここが悩みどころです。昔の会計検査院の調査官は、日本全国の価格を調べてください、などと平然と言ってました。予定価格を自分で作成した経験のない人の発言は現実的ではありません。(そもそも会計検査院へ情報が集まっているわけですから、値引率を検索するシステムを開発できるはずです。そうすれば業務負担が劇的に改善され、会計検査院の指摘金額を上回る経済効果になるでしょう。)

 

実際には近隣の公的組織の実績を調べて、参考見積書と比較することになります。購入実績は過去3年以内で5件ほど調べられれば十分です。ただし契約金額が大きいものは、調査件数も多くしたいところです。

 

パソコンの予定価格作成例

 

定価 20万円 × 20台=400万円(定価表とカタログを添付)

 

納入実績による値引率 400万円 × 0.6 = 240万円 (別紙として調査資料)

 

参考見積金額 230万円(別紙として参考見積書を添付)

 

上記を比較検討した結果、2,300,000円を採用する。
消費税相当額(10%)230,000円
予定価格 2,530,000円

 

予定価格調書は封筒に入れて密封し、開札時まで金庫に保管します。

 

大きな契約(数億円とか高額な契約)になると、市場調査だけでも数ヶ月かかります。予定価格を作成するための資料も数百枚になります。

スポンサーリンク

入札・開札

 

入札は、簡単にいうと、見積金額の書いてある紙を提出する(入札箱へ入れる)ことです。実際の入札・開札手順は次のとおりです。事前に郵送入札を認めているときは開札のみになります。最近(2021年)は電子入札が普及し、入札と開札はWEB上で行われることが多くなりました。

 

(電子入札は、スマホ片手に談合し放題な気がして心配です。紙ベースの入札と開札は、関係者が会場に集まり実施していました。入札執行者、入札参加者が相互に牽制しあい不正を防止していました。表情だけで不正はわかるものです。最近の顔が見えないWEB上での電子入札はかなり危険だと感じています。誰にも見つからずに不正ができてしまうような気がします。)

 

入札を開始するときは、最初に入札参加資格の確認を行います。委任状、名刺、競争参加資格認定通知書の写しを提出してもらい内容を確認します。参加資格があるかどうか、参加者に入札権限があるかどうかチェックします。

 

確認を終えたら入札開始です。

 

「それでは、第1回目の入札を行います。入札書を入札箱へ入れてください。」

 

入札参加者は、入札箱(木製の箱を用意しているところや、書類決裁箱を代用しているところなど様々です。)へ、封書で密封した入札書を入れます。

 

全員が入札を終えたことを確認した後、

「それでは、開封させて頂きます。」

と発言し、封書をはさみで切って開封します。はさみを入れる前に、開封させて頂きますと発言するのがマナーです。

 

封筒の中身の入札書を切らないよう、封筒の一片をトントンしはさみで開封します。中の入札書を取り出し、記載もれや印もれがないかじっくりと確認します。通常は入札執行者と担当者の複数で確認します。

 

「それでは、入札金額を発表します。〇〇会社さん250万円、〇〇会社さん260万円・・・」

 

間違いのないよう、金額は2回続けて発表します。発表が終わったところで、予定価格をはさみで開封します。

 

「それでは当方で作成した予定価格調書を開封します。」

 

予定価格調書は、入札参加者から金額が見えないよう注意します。特に座席の配置は気をつけます。入札執行者と入札参加者の距離は2m以上が安全です。

 

入札金額と予定価格を比較し、予定価格以下であれば落札です。予定価格より高ければ、入札書の用紙を再度配布して再度入札を行います。再度入札は3回ほどが目安です。

 

落札した時の手順

 

「〇〇会社さん、入札金額〇〇円は、当方の予定価格の範囲内ですので落札とさせていただきます。」

 

「落札した〇〇会社様のみ、お残り頂き、契約手続きの打合せをお願いします。皆さん本日はお忙しいところ入札に参加して頂き、ありがとうございました。」

 

これで入札(開札)は完了です。開札手続きは、会社間のかけひきもあり、また私語は談合を疑われるため、無言の中で厳粛に行なわれます。会場内は、かなり緊張した雰囲気が漂います。雰囲気を和らげようとジョークなどは言わないようにします。会場内でのジョークは官製談合の合言葉と疑われます。開札会場では無駄な発言は控えましょう。

 

落札後は、落札内訳書の提出を依頼し、契約書の取り交わし手続に移ります。

スポンサーリンク

契約締結伺いの決裁

契約締結伺いの決裁に必要な書類は、入札伺い決裁済書類、入札公告、予定価格調書、各社からの入札書、入札結果一覧表、落札内訳書、契約書の案文(押印前のもの)です。落札した民間企業と契約書を取り交わして良いか、上層部(契約権限を持つ支出負担行為担当官など)までの決裁・承認を受けます。

 

契約伺いが決裁完了になった後、契約書を取り交わします。実際の取り交わしは、双方の決裁手続きが必要なので、落札決定日から1~2週間後です。通常、契約日は落札日とします。落札時に部分的に契約が成立し、契約書を両当事者が押印することによって完全に契約が確します。契約日は、事前に相手方と打ち合わせし双方で確認しておきます。

スポンサーリンク

契約書の取り交わし

 

契約書本文、契約基準(契約の細目)、仕様書などを袋とじにします。原本を2通作成し、先に民間企業の方で押印してもらい、最後に官公庁側が押印します。押印を終えたら1部を民間企業へ渡します。押印済みの契約書を双方で保管し、契約書の取り交わしが完了します。

 

これらの入札手続きの中で、一番手間のかかる大変な手続きは、入札・開札前までです。仕様書と予定価格の作成が大きな負担になります。作成する書類の数が多く、さらに待ち時間(公告期間など)があります。契約書の取り交わしが完了すれば、契約手続きは、ほぼ完了といえます。

スポンサーリンク

納品検査・検収

 

契約どおりに、納入期限までに物品が納品されたら検収を行います。検収は、検査収納を意味します。契約内容が履行されたことを確認することです。

 

搬入から据え付け調整までを契約書で義務付けておき、納品検査時に物品が正常に稼動するか、民間企業の営業担当者立会いのもとに確認します。すべてOKなら納品検査が完了し、給付の完了確認になります。納品検査が完了したことを書類として残すために検査調書を作成します。

スポンサーリンク

支出決議(代金支払)

納品検査(検収)を完了したら、民間企業から請求書を提出してもらい、代金の支払い手続きを行います。

 

支出手続きは、請求書、検査調書、納品書、契約書、落札内訳書、開札までの書類を全て添付し、支出決議書で決裁します。決裁が完了したら銀行へ代金を振り込みます。支払い手続きは別の係が担当します。(内部牽制のため)

 

以上が一般競争入札の実際の手順です。

会計実務の基本を学ぶ本サイトの電子書籍


仕事がわからない!

見積書の依頼方法がわからない!

予定価格の作り方がわからない!


疑問や悩みはすぐに解決できます。本サイトの電子書籍なら、会計実務の基本を学ぶことができます。官公庁で働く人たちや営業担当者に必須の情報を集約しています。悩む時間はもったいないです。すぐに始めましょう。


初めて担当する仕事はわからないことだらけです。新人のときは、見積書を取り寄せるだけでも大変です。何をしたらよいかわかりません。わからないところが、わからないのです。毎日が不安で仕事がつらくなってしまいます。


仕事の不安は、自分の知識が少ないことが原因です。知識が不足しているために不安になります。基本がわからないので理解できないのです。本書籍で会計実務の基本を学べば、知識が着実に身につきます。そして加速度的に仕事を覚えられるようになります。知識が自分の財産に変わり、疑問や悩みが消えます。次第に仕事も楽しくなってきます。


本サイトの電子書籍は、実際に実務を担当してきた管理人自身が執筆しています。実務経験者による実務担当者向けの本格的な書籍です。40年間のノウハウを凝縮しています。自分で書類作りを行った経験から、悩み迷う部分をわかりやすく解説しています。(ただし、本サイトが対象外としている工事契約の予定価格作成方法は記載していません。)


なお紙の書籍は、印刷経費が高くなるために販売していません。多くの方へ安くお届けしたいので電子書籍のみです。また(言い訳になりますが・・)料金を安くするために校正作業も節約しています。多少の誤字脱字などもあるかと思います。ご容赦ください。


 

初めて契約担当になるときに読む本 980円

初めて契約担当になるときに読む本

初めて契約担当になるときに読む本 980円

官公庁の契約手続きを基礎から学ぶための書籍です。初めて契約担当になるときに、事前に知っておきたい基礎知識を集約しました。初心者向けにわかりやすく書かれています。契約実務研修にも最適な内容です。官公庁向け営業担当者にも役立つ書籍です。
 

誰も教えてくれない官公庁会計実務1,250円

誰も教えてくれない官公庁会計実務

誰も教えてくれない官公庁会計実務 1,250円

本サイトの人気記事を集めた電子書籍です。官公庁の会計実務を学ぶためのノウハウが集約されています。すきま時間に記事を繰り返し読むだけで会計実務の基本を学ぶことができます。
 

官公庁会計実務の基礎用語 980円

官公庁会計実務の基礎用語

官公庁会計実務の基礎用語 980円

官公庁で日常的に使う基礎用語集です。基礎用語を理解することで、効率的に仕事を覚えることができます。


電子書籍のくわしい内容(目次など)については、次の記事をご覧ください。
官公庁の会計実務を学ぶ電子書籍、実務経験者が書いたノウハウ集
(どうしよう、仕事がわからない・・) 初めての仕事は不安ばかりで焦ってしまいます。先輩たちは忙しそうで聞きづらかったり、教えてもらっても理解できないことがあります。本書籍を読むことで、会計実務の基本と書類作りのノウハウを着実に学べます。
契約手続き
スポンサーリンク
スポンサーリンク
誰も教えてくれない官公庁会計実務

コメント

タイトルとURLをコピーしました