「入札会場」の設営方法がわからない!これが実際の「入札会場」

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入札会場の正しい設営方法です。官公庁が実施する入札は、公平・公正でなければなりません。入札当日に、会場までの道順がわからず迷子になったりすれば大きなトラブルになります。入札会場の設営方法を具体的に解説します。

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入札会場の選定方法

入札会場で行う実際の業務内容は、各社から提出された「入札書の開札」と「再度入札」です。官公庁が実施する入札では、入札会場として会議室を使うことが多いです。開札日の前日や、開始時刻の1時間前までに会場を設営します。入札会場の選定は、参加が見込まれる会社数に応じて判断します。例えば、入札参加者が5名(5社)のときは、10名以上がゆったり座れる会場を選定します。

 

通常の入札は、事前に入札参加者数を把握できます。事前に公開した入札公告を見て来訪した参加希望者に対して、名刺と引き換えに入札説明書を配布します。参加希望者の名刺を事前にもらうのは、入札日時までの間に、仕様書の変更があったときに連絡するためです。仕様書の変更に伴い、入札金額が大きく変更する可能性があります。当初の入札関係書類(仕様書等)を修正したり、補足説明するときは、公平性の観点から、参加希望者全員へ連絡します。そのため事前に入札参加者数が把握できるのです。(ただし、談合を防止するために入札参加希望者は公表しません。ライバル会社へは教えません。)

 

しかし、WEB上で入札説明書や仕様書をダウンロードして配布する場合は、事前に入札参加者数の把握は困難です。特殊な契約内容等で、参加希望者が少ないときにWEBでの配布を行います。

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入札会場の座席配置

 

1回目の開札で、全員の入札金額が予定価格を超えてしまい、落札者がいないときは「再度入札」になります。「入札書」に金額を書くことになりますので、隣の人の書類が見えない配置にします。他社の入札金額が見えない距離を保つ必要があります。入学試験などのように、座席は1人分以上空けて着席してもらいます。

 

座席の並べ方は「授業形式」です。

 

会場の前方中央に、入札を実施する官公庁側関係者(入札執行者)の席を設けて、机の上に「入札箱」を置きます。そして向かい合うように入札参加者の机と椅子を並べます。授業で先生と生徒が並ぶような対面形式です。入札参加見込者数と予備の数を含めて机と椅子を並べ、入札箱を設置したら、次に、会場までの案内表示を行ないます。

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入札会場であることの表示

 

入札会場の入口ドア付近に「入札会場」の掲示をします。

 

入札件名(契約の内容)と入札日時を記載した立看板を置いたり、入口ドアにセロテープで貼り付けます。

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入札会場の表示例

 

縦書きでも横書きでも自由です。見やすいように見栄え良く作成します。

 

A4くらいの用紙に拡大文字でプリントアウトします。

 

入札会場

 

件名:○○○○ 一式

 

開札日時:平成24年11月1日(木)14:30~

場所  ○○省○○号館○階○号室

 

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入札会場までの道順を案内

 

会場の設営が終わったら、入札会場までの道順について、案内板を設置します。正面玄関から入札会場までの案内です。この案内板を設置し忘れると、入札会場がわからず迷子になってしまう入札参加者(営業担当者)が発生し、大きなトラブルになります。

 

万が一、入札の開始時刻までに会場に入れないと、かなりややこしい事態に陥ります。特にライバル企業が多い入札の場合は、迷子になって入札に参加できなかった会社からクレームが出ます。また逆に、「遅刻は無効にすべき」などと、早く到着した会社からクレームが出ることもあります。

 

「意図的に入札会場をわかりづらくして、特定の企業を落札させた」などとクレームを言われると、案内表示を忘れたときは抗弁できません。最悪、入札自体を中止し、やり直すことにもなりかねません。

 

そのため守衛さんにも案内をお願いし、正面玄関から入って方向を変える場所に、入札会場への矢印案内を配置します。矢印案内は「入札会場 ⇒」のように設置します。入札会場までの順路に沿って、立て看板を置いたり、廊下に紙で貼ります。

 

そしてスマホやデジカメで、案内を掲示した写真画像を残しておくのが安全です。大きな契約金額の入札や、参加者の多い入札では、会場設営の様子を、なるべくデジカメで撮影しておきます。後日トラブルになったときの貴重な資料になります。ただし、理由もなく、入札参加者を撮影することは失礼です。肖像権の侵害にもなりますので、参加者を撮影することは控えましょう。


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