入札会場の正しい設営方法、わかりやすい会場への案内図が必要な理由

国立競技場 入札
国立競技場

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入札会場の正しい設営方法の解説です。官公庁が実施する入札は公平でなければなりません。入札当日に会場までの道順がわからず迷子になったりすれば大きなトラブルになります。会場の設営方法を具体的に解説します。

入札会場の選定

 

官公庁などが実施する入札は、会場として会議室が使われることが多いです。入札の前日や入札開始時間の一時間前に会場設営を行います。参加が見込まれる会社数に応じて会場を選定します。

 

例えば入札参加者が5名(5社)であれば10名以上がゆったり座れる会場を選定します。

 

通常の入札は、事前に入札者数を把握できます。入札を実施するときは事前に入札公告を掲載します。入札公告を見て来訪した参加希望者に対して名刺と引き換えに入札説明書の配布を行っています。参加希望者の名刺をもらうのは、入札までの間に仕様書の変更があったときに連絡するためです。そのため事前に入札参加者数が把握できるのです。

 

ただし、WEB上で入札説明書や仕様書をダウンロードして配布する場合は、事前に入札参加者数の把握は困難です。

 

入札会場の座席配置

 

再度入札のときは入札書に金額を書くことになりますので、座席配置は他社の入札金額が見えない距離を保つ必要があります。入学試験などのように座席は一人分以上空けて着席してもらいます。

 

座席の並べ方は授業形式です。

 

会場の前方の中央に入札を実施する官公庁側関係者(入札執行者)の席を設けて机の上に入札箱を置きます。

 

そして向かい合うように入札参加者の机と椅子を並べます。授業で先生と生徒が並ぶような対面形式です。

 

入札参加見込者数と予備の数を含めて机と椅子を並べ、入札箱を置き終えたら次に案内表示を行ないます。

 

入札会場の表示

 

入札会場の入口ドア付近に「入札会場」の掲示をします。

 

入札件名(契約の内容)と入札日時を記載した立看板を置いたり、入口ドアにセロテープで貼り付けます。

 

入札会場の表示例

 

縦書きでも横書きでも自由です。見やすいように見栄え良く作成します。

 

A4くらいの用紙に拡大文字でプリントアウトします。

 

入札会場

 

件名:○○○○ 一式

 

開札日時:平成24年11月1日(木)14:30~

場所  ○○省○○号館○階○号室

 

入札会場までの案内標識

 

入札会場までの道順の案内板を設置します。

 

この案内板を設置しないと会場がわからず迷子になってしまう入札参加者(営業担当者)が発生し大きなトラブルになります。

 

万が一入札の開始時間までに会場に入れないと、かなりややこしい事態に陥ります。特にライバル企業が多い入札の場合は、迷子になって入札に参加できなかった会社からクレームが出ます。また逆に、遅刻は無効にすべきなどと早く到着した会社からクレームが出ることもあります。

 

「意図的に入札会場をわかりづらくして特定の企業を落札させた」などとクレームを言われても抗弁できませんし、最悪、入札自体をやり直すことにもなりかねません。

 

そのため官公庁の玄関にいる守衛さんにも案内をお願いし、正面玄関から入って方向を変える場所々に入札会場への矢印案内を出さなければなりません。

 

矢印案内は「入札会場 ⇒」のように設置します。入札会場までの順路に沿って、立て看板を置いたり廊下に紙で貼ります。そしてスマホやデジカメで掲示案内の写真を残しておくのが安全です。

 

大きな契約金額の入札や参加者の多い入札では、入札当日の様子をなるべくデジカメで撮影しておきます。後日トラブルになったときの貴重な資料になります。

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