官公庁が必要とする「書類の日付」で注意したいこと、税務調査を知る

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会計手続きに必要な「書類の日付」についての解説です。年度末などに、予算の残額を消化しようと書類の日付を操作すると、外部から指摘を受けます。特に税務署による調査では、民間会社の売上台帳と、官公庁側の購入書類のチェックが行われます。

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昔は「書類の日付」を官公庁側が決めていた

 

民間会社等から提出される書類(見積書、納品書、請求書など)の日付には注意が必要です。

 

20年ほど前(1990年代)までは、単年度予算の制約の中で支払処理を行なうため、請求書の日付は官公庁側が決めていました。日付を空欄にした書類を提出してもらい、官公庁側で事務処理が可能な日に合わせて、官公庁側が日付スタンプを押すことが実務上多く行われていました。この頃は、まだパソコンもなく会計システムも貧弱な時代でした。官公庁関係の会計手続きでは、支払期限が法律で定めてあるため、民間会社側が記入した日付では、支払い処理が間に合わないことが多かったのです。手書きの支払書類が多かったのです。当時は、会計検査院も特に問題視しませんでした。

 

一方、近年(2013年)は、競争的資金という単年度予算の研究費が増加してきました。本来「研究」は、1年程度の短期間では成果が見えないものです。しかし多くの研究費は、単年度予算として措置されます。無理に予算を使い切ろうとして、目的外使用してしまうなどの不適切な会計処理が多く見受けられるようになりました。

 

独立行政法人や国立大学法人で実施されるようになった「消費税の税務調査」は、官公庁側が保管する会計書類の日付と、民間会社側の実際の取引日を照合します。その結果、官公庁側の書類が日付操作され、実際の取引日と異なるケースが多数指摘され始めました。

 

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書類の日付操作は危険

予算消化を目的とした書類の日付操作等が、研究費の不正使用としてマスコミでも報道されるようになりました。架空取引や預け金など、社会的に批判される事例が起きています。

 

特に税務調査では、国税専門官が、官公庁側の書類と民間会社側の売上台帳を照合します。官公庁側で日付を操作(架空の日付を記入)すると、民間会社側の売上台帳の日付と乖離し、すぐに「不適切な会計処理」として指摘を受けてしまいます。

 

そのため現在は、民間会社側から提出される書類(見積書、納品書、請求書)は、実際の取引日に基づいて、会社側で日付を記入してもらう必要があります。「日付が空欄の書類は受理しない」とルール化している官公庁もあります。

 

不正を疑われないためにも、実際の取り引きどおり、日付の入った書類で支払手続きを行うことが重要です。

 

ただし、契約手続とは関係ない「予算要求用の参考資料」として提出する「参考見積書」は、契約取引を前提としていないので、日付は空欄でも問題ありません。

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