書類の日付について注意すべきこと、見積書や納品書や請求書の日付

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会計手続きに必要な書類の日付についての解説です。予算を有効に使うために残額をなくそうと書類の日付を操作すると外部から指摘を受けることになります。特に税務署による調査では民間企業の売上台帳と官公庁側の支払書類のチェックが行われます。

昔は書類の日付を官公庁が決めていた

 

会計手続きに必要な民間企業等から提出される見積書や納品書や請求書の日付には注意が必要です。

 

20年ほど前(1990年代)までは単年度予算の制約の中で支払処理を行なうため、請求書の日付は官公庁側が決めていました。日付を空欄にした書類を提出してもらい、官公庁側の処理可能な日に合わせて官公庁側が日付スタンプを押すことが実務上多く行われていました。

 

当時は会計検査院も特に問題として指摘しませんでした。

 

ところが、近年は競争的資金という単年度予算の研究費が増加してきました。すぐに成果が見えない研究という特殊性を考慮してない単年度の予算です。予算を消化するため目的外使用してしまうなどの不適切な会計処理が多く見受けられるようになりました。

 

近年実施されるようになった消費税の税務調査は、官公庁側が保管する書類の日付と民間企業側の実際の取引日を照合します。その結果、官公庁側の書類が日付操作され実際の取引日と書類の日付が異なるケースが多数指摘され始めました。

 

書類の日付操作が問題になる最近

会計年度内の予算消化を目的とした書類の日付操作が、研究費の不正使用としてマスコミでも報道されるようになりました。架空取引や預け金など社会的に批判される事例が起きています。

 

特に税務調査は、国税専門官が官公庁側の契約書類と取引先民間企業側の売上台帳などの書類との日付を照合して行います。官公庁側で日付を操作(架空の日付を記入)すると企業側の売上台帳の日付と乖離し、すぐに不適切な会計処理として指摘を受けるようになっています。

 

そのため現在は企業側から提出される書類(見積書、納品書、請求書)は、実際の取引に基づいて企業側で日付を記入してもらう必要があります。
日付が空欄の書類は受理しないとルール化している官公庁もあります。

 

不正を疑われないためにも、実際の取引どおりの日付の入った書類で支払手続きを行うことが大切です。

 

ただし契約手続とは関係ない予算要求用の参考資料として提出する参考見積書などは、契約取引を前提としていないので日付は空欄でも問題ありません。

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