できれば「会議費」はやめましょう!わかりやすい「支出基準」

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基礎知識
2006年 セブ島
基礎知識

官公庁の「会議費支出基準」の解説です。税金での会議費支出が認められる基準について説明します。通常の食事代や、接遇を目的とした懇親会費について、会議の定義や単価の考え方です。食事代は、旅費法の日当を目安に単価を設定します。接遇目的の懇親会費は、食卓料を目安に単価を設定します。

今回の内容は、税法上の「会議費」と「交際費」とは異なります。官公庁が公費で支払うときの「会議費」です。間違えないよう注意してください。

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「公私混同」に注意

 

2016年6月、東京都知事が公私混同問題で辞職に追い込まれました。政治資金の使い方に対して、都民や国民が納得せず、都知事が辞職する事態になりました。政治資金の具体的な使途は、法令等で定められたものはなく、違法ではありません。しかし国民の目は、都知事が想定する以上に厳しいものでした。曖昧な説明を許しませんでした。今回の一連の騒動は、マスメディアが世論を正確に捉え、民主主義を守った事例かもしれません。

 

「公私混同」を考えるときに思い浮かぶのが、税金を使用した飲食費です。多くの官公庁(国や地方公共団体など)では「会議費」という名目で支出しています。民間企業には、得意先を接待するための交際費がありますが、ほとんどの官公庁には「交際費」はありません。また官公庁の「会議費」については、法令等で統一的に定めた支出基準は存在しません。各組織によって「一定の基準」を設け、そのルールの中で「対外的な説明責任」を明確にして支払っています。

 

しかし、実際に会議費を支出するときは、会計担当者によって「ルールの解釈」が異なります。判断に迷う曖昧な部分が多く発生します。会計担当者は、「ほんとに良いのかな?」と判断に迷い、悩みながら支払処理を行なっているのが実情です。

 

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適正な「会議費支出基準」

 

そこで、会議費の支出基準について解説します。以下の説明は、官公庁限定の会議費支出基準です。民間企業は、会社独自の経営戦略や税務上の経費処理など別の観点になります。

 

最初に、この説明における「会議費」の定義を明確にします。会議費とは、会議を行なう中で必要な「飲食費部分」です。実際の会議費は、飲食費の他に会議を行なう場所代として「会場借料」や、音響機器・マイク借上代などの「機材借上費」も含まれます。今回は、わかりやすいよう「飲食費」のみを対象とする解説です。

 

「飲食費」は、主に次の2つに区分されます。

通常の「食事代」

儀礼(おもてなし)的な「接遇費」

 

「食事代」は、会議中の昼食代や夕食代です。社会通念上の価格基準として、国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)の「日当」を基に算出します。旅費法の「日当」は、単価の半分が「昼食代」です。

 

東京都内(行政職3級クラス)
日当 2,200円(昼食代+交通費・雑費)

 

昼食代は、この半額なので1,100円です。

 

そして食事をするときは、この他に味噌汁とお茶代として200円から300円程度必要です。合計で1,500円あれば、普通の食事代として十分です。これを食事代の基準金額とします。

 

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会議の「定義と範囲」

 

次に、この「食事代」を支出できる「会議」の定義と範囲です。

 

会議には様々な形態があります。多数の人が参加するものから、2~3人程度の小規模な会議まで様々です。そして参加する人の役職や地位も様々です。一概に会議を定義することは困難です。ただし、会議という名目だけで、「食事の時間帯に集まれば、会議費として支出できる」という考え方は問題です。「公私混同」の典型になってしまいます。

 

仕事の仲間や、職場の人が集まれば、私的な食事中でも、必ず仕事等の話題になります。それを理由として会議費を支出すれば「公私混同」です。職場の友人や知人との会食すべてが、税金による「会議費」の支払対象になってしまいます。そこで、次の観点で「会議の定義」を考える必要があります。

 

会議が、食事時間帯にしか開催できないものかどうか。

 

食事時間帯(朝食、昼食、夕食)を避けて会議を行なえば、公費での食事代支出は必要ありません。どうしても食事時間帯にしか開催できなければ、その理由が必要です。あるいは、長時間(3時間とか)とか継続して会議を行なわなければならない拘束性があり、自由に食事に出かける時間がない場合に限定されます。つまり「食事の時間帯に拘束されるか」という判断です。

 

昼食代を会議費として支出する例として、センター試験など「大学の入学試験業務」があります。入学試験の際には、不測の事態に対応するため(爆弾を仕掛けたなどの犯行予告は頻繁です。)、教職員に対して試験時間中(ほぼ1日)は「待機命令」が発せられます。試験実施本部を設置した会議室あるいは事務室待機となります。外出して食堂などに出かけられません。当然ながら、待機命令を受けた人には「会議費」から弁当やみそ汁が支給されます。

 

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食事代が「会議費として認められる」条件とは

 

まとめると、食事代が「会議費」として認められる条件は、次のとおりです。

 

食事に行くことができない状況で、かつ長時間の拘束性がある場合

 

そして食事代の単価は1,500円以内です。

 

食堂や飲食店内で行なう会議は、そもそも会議ではありません。「会食」です。(下記で説明する接遇目的は別です。)公式な会議の場所として不適切です。飲食店ですから、単なる「会食」です。当然ながら食事代は各自の「自己負担」です。会議の場所として飲食店は適切ではありません。もし税金で支払えば「公私混同」という疑惑を招きます。日本では、居酒屋やレストランで会議を行うのは「非常識」「屁理屈」と看做されます。会議は、職場の会議室で行うものです。また仕事中ですから、ビールやワイン、日本酒などのアルコール類も飲まないのが一般常識です。

 

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「接遇」目的の会議費

 

次に、儀礼(おもてなし)的な「接遇」のための会議費です。

 

来賓・来客など「外部の偉い人」を招いて、ワインやビール、日本酒などのアルコールを飲みながら食事するケースです。いわゆる懇親会的な飲み会です。(注意が必要な点は、政府系の補助金などは、原則として、アルコール類の支出を禁止しています。実施前に資金配分元へ確認する必要があります。)

 

外部の人を招いて、ワインやビールを飲みながら夕食会などを行なうことが認められるのは、次の条件です。

 

会議費として支払う「予算」が、アルコール類の支出を認めていること。

 

公式な行事として、組織として儀礼的に対応する必要があるもの。(組織の長が必要と判断したもの)

 

つまり、組織の長や役員クラスなどが参加し、儀礼的に行なう必要があるもので、5人以上の参加者があることです。5人以下の少人数であれば、公式な行事(おもてなし)とは言えず、一般的に考えて「仲間うちの会食」と看做されます。

 

1人当たりの単価が、「社会通念上」の範囲内であること。

 

「社会通念」という概念は、曖昧で判断が難しいです。時代と共に基準が変わります。その時代に、「多くの人が納得できる」ということです。1人当たりの単価は、参加する人の社会的ステータスで異なりますし、判断は人によって変わるでしょう。

 

客観的な根拠による「単価」設定として、旅費法上の「食卓料」を判断基準とした判例がいくつかあります。

 

泉南市食糧費等返還請求事件・平成六年(行コ)第九四号・平成八年-一月二二日・大阪高等裁判所判決

「1人当り6,000円」を超える額について賠償責任を命じています。

 

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「接遇」目的の会議費単価

 

「食卓料」を基にした1人当たりの会議費単価は、次のように考えます。

 

大臣クラス 3,800円

一般 2,200円

 

しかし、これでは少し「みすぼらしい」気がします。実態社会と大きくズレます。

 

大臣クラス(要人)であれば、食事の場所も帝国ホテルクラスです。帝国ホテルの普通の宴会コースは、1人当たり16,500円です。(2020年1月現在、着席ブフェスタイル、個室宴会場20名~)

 

実際の利用を想定すると、次の上限基準が妥当です。

 

大臣等の政府要人 帝国ホテルクラス 17,000円

教授などの学者 東京ドームホテルクラス 11,000円

それ以外の人 湯島東京ガーデンパレスクラス 6,700円

 

接遇費(儀礼的な懇親会)の基準は、居酒屋とホテルで単価が異なるなど、開催場所に左右されます。上限価格を考えるときは、その人が「どのクラスのホテル」に宿泊するか、そして、「ホテルの宴会コースはいくらか」で判断します。

 

特に注意したい点は、接遇費(儀礼的な懇親会)については、可能なら自己負担とすることです。どうしても公費で支出するときは、開催場所、単価などの検討資料(上述のような考え方)を、証拠書類として保存しておきましょう。


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