会議費の支出基準とは、官公庁が支払う会議費の許容範囲の検討

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基礎知識
2006年 セブ島

官公庁が支払う会議費の支出基準です。税金を使って会議費として支出できる範囲の解説です。会議の際の弁当代や、接遇を目的とした会議費の考え方です。食事代は、旅費法の日当を目安に単価を設定します。接遇費は、役職や地位で判断することになります。

 

今回の内容は、税法上の会議費や交際費とは異なります。官公庁が公費で支払うときの会議費です。考え方が違うので注意してください。

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会議費を支払うときは公私混同に注意

 

2016年6月、東京都知事が公私混同問題で辞職に追い込まれました。政治資金の使い方に対して、都民や国民が納得せず都知事が辞職する事態になりました。政治資金の具体的な使途は、法令等で定められたものはなく違法ではありません。しかし国民の目は、都知事が想定する以上に厳しいものでした。曖昧な説明を国民は許しませんでした。今回の一連の騒動は、マスメディアが世論を正確に伝え民主主義を守った良い例です。

 

公私混同を考えるときに思い浮かぶのが、税金を使用した飲食費です。多くの官公庁では会議費という名目で支出しています。民間企業には、得意先を接待するための交際費がありますが、ほとんどの官公庁には交際費はありません。また官公庁の会議費については、法令等で定めた支出基準も存在しません。各組織ごとに一定の基準を設け、そのルールの中で支払っています。

 

しかし実際に会議費を支出するときは、会計担当者によってルールの解釈が異なることがあります。判断に迷う曖昧な部分が多いのです。会計担当者は、ほんとに会議費で払って良いのかな?と迷いながら支払処理を行なっているのが実情です。

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適正な会議費支出基準とは

 

そこで会議費の支出基準について解説します。以下の説明は官公庁限定の会議費支出基準です。

 

最初に会議費の定義を明確にします。会議費とは、会議を行なう中で必要な飲食費部分です。実際の会議費は、飲食費の他に会場借料や、音響機器・マイク代なども含まれます。しかし今回の解説は、支出の可否について判断に迷う飲食費部分のみを対象とします。

 

飲食費は、主に次の2つに区分されます。

通常の食事代

 

儀礼(おもてなし)的な接遇費

 

食事代は、会議中の昼食代や夕食代です。社会通念上の価格基準として、国家公務員等の旅費に関する法律(旅費法)の日当から算出します。旅費法の日当は、単価の半分が昼食代です。

 

東京都内(行政職 3 級クラス)
日当 2,200 円(昼食代+交通費・雑費)

 

昼食代は、日当の半額なので 1,100 円です。

 

そして食事をするときは、この他に味噌汁とお茶代として 200 円から 300 円程度必要です。合計で 1,500 円あれば昼食代として十分です。これを食事代の基準金額とします。

 

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会議の定義と範囲

 

次に、この食事代を支出できる会議の範囲です。

 

会議には様々な形態があります。多数の人が参加するものから、2 ~ 3 人程度の小規模な会議まで様々です。そして参加する人の役職や地位もいろいろです。

 

ただ会議という名目だけで、食事の時間帯に集まれば会議費として支出できるという考え方は問題です。公私混同の典型になってしまいます。

 

仕事の仲間が集まれば、私的な食事中でも必ず仕事の話題になります。それを理由として会議費を支出すれば公私混同です。そうなれば、職場の友人との会食すべてが、税金による会議費の支払対象になってしまいます。そこで次の視点で会議費の対象を考えることになります。

 

食事の時間帯しか会議が開催できないのか。

 

昼食や夕食などの食事の時間帯を避けて会議を行なえば、公費で会議費を支出する必要はありません。どうしても食事時間帯にしか開催できないのであれば、その理由が必要です。あるいは3時間とか継続して会議を行なわなければならない拘束性があり、自由に食事に出かける時間がない場合に限定されます。つまり食事の時間帯に拘束されるか、という判断です。

 

昼食代を会議費として支出する例として、センター試験など大学の入学試験業務があります。入学試験当日は不測の事態に対応するため教職員に対して1日中待機命令が発せられます。実際に昼食の時間帯などに受験生が具合が悪くなったとか、会場に爆弾を仕掛けたなどの犯行予告も頻繁に発生します。教職員は試験実施本部を設置した会議室あるいは事務室待機となります。外出して食堂などに出かけられません。当然ながら、待機命令を受けた人には会議費から弁当やみそ汁が配布されます。寿司や刺し身を食べて腹痛を起こさないためにも食事は支給された弁当に制限されます。

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食事代が会議費として認められる条件とは

 

まとめると、食事代が会議費として認められる条件は次のとおりです。

 

会議費(飲食代)支出基準

 

食事に行くことができない状況で、かつ、長時間の拘束性がある場合

 

食事代の単価は 1,500 円以内

 

食堂やレストランで行なう会議は、そもそも会議とはいいません、会食です。(下記で説明する接遇目的は別です。)

 

レストランなどは公式な会議の場所として不適切です。そもそも飲食店ですから単なる会食です。会食であれば食事代は自己負担です。何より会議の場所として飲食店は適切ではありません。もし税金で支払えば公私混同という疑惑を招きます。日本では飲食店で会議を行うのは非常識です。居酒屋で会議を行っておきながら、会議費の支出が必要だという理由書でも作れば屁理屈と看做されます。会議は職場の会議室で行うものです。また仕事中ですから、ビールやワイン、日本酒などのアルコールも飲まないのが一般常識です。

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接遇目的の会議費とは

 

次に、儀礼(おもてなし)として接遇するための会議費です。

 

ここで、接遇と接待の違いを簡単に整理しておきます。

 

接遇は、相手に対して失礼にならないようにもてなす行為です。海外でいろいろお世話になった人が来日したときなどに、感謝の意味を込めて儀礼的に行うことが多いです。

 

接待は、お得意様に対して失礼がないようにふるまうことです。相手の方が立場が上になります。こちら側がへりくだってもてなすことです。接待する方が立場が下になります。接遇は立場の上下はありません。官公庁では接待のケースは少ないと思います。

 

接遇は、来賓・来客など外部の偉い人を招いて、ワインやビール、日本酒などのアルコールを飲みながら楽しく食事するケースです。いわゆる懇親会的な飲み会です。(政府系の補助金などは、アルコール類の支出を禁止しています。アルコール類を支出するときは事前に資金配分元へ確認しましょう。)

 

外部の人を招いて、ワインやビールを飲みながら夕食会などを行なうことが認められるのは次の条件です。

 

接遇費の支出基準

 

会議費として支払う予算が、アルコール類の支出を認めていること。

 

5人以上の公式な行事として、組織が儀礼的に対応する必要があるもの。(組織の長が必要と判断したもの)

 

つまり、組織の長や役員クラスなどが参加し、儀礼的に行なう会食で参加者が 5 人以上であることです。5人以下の少人数であれば公式な行事とはいえません。一般的に考えて仲間うちの会食と看做されます。

 

接遇費の考え方

ひとり当たりの単価が、社会通念上の範囲内であること。

 

社会通念上とは、曖昧で判断が難しいです。時代と共に基準が変わります。その時代に、多くの人が納得できるということです。1人当たりの単価は、参加する人の社会的ステータスで異なりますし、判断は人によって変わるでしょう。

 

客観的な根拠による単価設定として、旅費法上の食卓料を判断基準とした判例がいくつかあります。

 

泉南市食糧費等返還請求事件・平成六年(行コ)第九四号・平成八年-一月二二日・大阪高等裁判所判決

1人当り6,000円を超える額について賠償責任を命じています。

 

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接遇目的の会議費単価

 

旅費法の食卓料を基準にして単価を考えると次のようになります。

 

大臣クラス 3,800円

 

一般 2,200円

 

しかし、これでは少しみすぼらしい気がします。実態社会と大きくズレます。若い人の飲み会でもひとり5千円します。そこで役職や地位を考慮するためにホテルの料金を参考にします。

 

大臣クラス(要人)であれば、食事の場所も帝国ホテルクラスです。帝国ホテルの普通の宴会コースは、1人当たり16,500円です。(2020年1月現在、着席ブフェスタイル、個室宴会場20名~)

 

実際の利用を想定すると、次の上限基準が妥当です。

 

大臣等の政府要人 帝国ホテルクラス 17,000円

教授などの学者 東京ドームホテルクラス 11,000円

それ以外の人 湯島東京ガーデンパレスクラス 7,000円

 

接遇費の基準は、居酒屋とホテルで単価が異なるなど開催場所で変わります。上限価格を考えるときは、その人が、どのクラスのホテルに宿泊するか、そして、ホテルの宴会コースはいくらかで判断します。

 

しかし可能なら接遇費は自己負担としたいところです。税金を使うと批判されてしまうリスクが残ります。しかし、どうしても公費で支出しなければならないときは、開催場所、単価などの検討資料を上述のような考え方で整理し、支払書類と一緒に保存しておきましょう。

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