請求書の金額訂正は可能か、会計実務担当者が知っておきたい基礎知識

イギリス コッツウォルズ
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会計手続きに必要な請求書の金額が間違えていたときの訂正方法の解説です。単純な計算ミスによる訂正は可能なのか、会計実務担当者の訂正印で処理可能か解説します。一般常識として、請求書のミスは再作成を行いますが、その法的根拠などの解説です。

書類の金額ミス

書類の金額訂正は可能なのか、請求書の合計金額が間違っていたときの処理方法について解説します。

官公庁で会計実務を担当していると、支払処理を行うときに、民間会社から提出してもらった請求書の合計金額が間違っていることがあります。年度末などで処理期限が迫っていて、時間的に余裕がなく忙しいと、相手方へ書類の再作成を依頼するのが面倒になります。

正しい金額を確認するために電話すると、単純な計算ミスの原因が多く、営業担当者から「すみません、そちらで請求書を訂正して処理してもらえませんか?」と依頼されてしまいます。

請求書の金額訂正は、作成した民間会社側が行うべきもので、会計実務担当者が訂正できるものではありません。これは常識的に考えても、第三者が作成した書類を訂正すれば不正になります。

では、営業担当者が近くにいて、立ち寄って訂正してもらうことは可能でしょうか。手書きで請求書の合計金額を訂正し、営業担当者が訂正箇所にサインあるいは押印することは適正でしょうか。



会計書類の訂正方法

請求書などの金額部分の訂正について、合計金額欄の訂正が可能か解説します。

一般的に決裁書類などの字句を訂正するときは、間違えた部分に二重線を引き、その上部や右側に正しい字句を記入し、二重線に重ねて担当者の訂正印を押します。

しかし、請求書の合計金額部分について、この訂正方法を認めてしまうと、悪意ある会計実務担当者による不正行為が可能になってしまいます。訂正を認めることで内部牽制が機能しなくなり、コンプライアンス上も問題となる行為になります。正当な金額なのか誰も判断できなくなります。

合計金額を訂正する事務処理方法を許容すると、横領などの不正目的で、会計実務担当者が支払金額を意図的に操作できてしまいます。



合計金額の訂正は注意

金額訂正の可否について、国の会計制度では古い大蔵省令で次のように明確に定めています。

「会計法規ニ基ク出納計算ノ数字及記載事項ノ訂正ニ関スル件」(大正十一年五月三十日大蔵省令第四十三号)

第二条  会計法規ニ基ク出納計算ニ関スル諸書類帳簿ノ記載事項ハ之ヲ改竄スルコトヲ得ス

2 前項ニ規定スル諸書類帳簿ノ記載事項ニ付訂正、挿入又ハ削除ヲ為サムトスルトキハ二線ヲ画シテ其ノ右側又ハ上位ニ正書シ其ノ削除ニ係ル文字ハ仍明ニ読得ヘキ為字体ヲ存スルコトヲ要ス

但シ金銭又ハ物品ノ受授ニ関スル諸証書ノ数字ハ之カ訂正ヲ為スコトヲ得ス

数字以外ノ事項ニ付訂正、挿入又ハ削除ヲ為シタルトキハ其ノ字数ヲ欄外ニ記載シ作製者之ニ認印スルコトヲ要ス

上述の2項但し書き部分で、請求書の金額訂正はできないと定めています。金銭の授受に関する書類としては、「請求書」と「領収書」が該当します。

請求書の合計金額の訂正は、上述のように法令で禁止されていますので、金額を訂正する必要があれば、面倒でも、書類を作り直してもらうのが適正な会計処理です。不正防止のためにも訂正は認めない方が安全です。

内訳の金額訂正は可能

合計金額ではなく、内訳の金額や数量については、(合計金額の訂正ではないので)請求書の発行者(会社であれば社長などの代表者)の訂正印で訂正可能です。

実際は、社長の訂正印を押してもらうなら、全て作り直してもらった方が(手間も同じなので)良いです。

営業担当者の訂正印は、認めない方が良いです。会社としての請求権限を有していません。請求書の整理番号部分などの内容に影響しない箇所であれば、営業担当者の訂正印で問題ありません。







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