うわっ!金額を間違えた!「請求書」は訂正印で問題ないの?

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基礎知識
イギリス ロンドン

請求書の「金額訂正」についての解説です。単純な計算ミスや記載ミスを見つけたとき、「金額訂正」は認められるのか、会計実務担当者の訂正印で処理できるのか、わかりやすく解説します。訂正が認められない理由と根拠法令も理解しておきましょう。

 

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書類の「金額訂正」

 

会計書類の「金額訂正」は認められるのか、請求書の「合計金額が間違っていたとき」の処理方法についての解説です。

 

官公庁で会計実務を担当していると、支払処理を行うときに、請求書の金額ミスに気付くことがあります。稀にですが、民間会社から提出してもらった請求書の合計金額が間違っていることがあるのです。年度末などで処理期限が迫っていて、時間的に余裕がないと、相手方へ書類の再作成を依頼するのが面倒になります。

 

正しい金額を確認するため、会社の営業担当者へ電話すると、単純な記載ミスや計算ミスの場合がほとんどです。営業担当者から「すみません、そちらで請求書を訂正して処理してもらえませんか?」と依頼されてしまいます。

 

しかし当然ながら、請求書の金額訂正は、作成した民間会社側が行うべきものです。官公庁側の会計実務担当者が訂正できるものではありません。常識的に考えても、第三者が作成した書類を修正すれば「不正」を疑われてしまいます。

 

では、営業担当者が近くにいて、立ち寄って訂正してもらうことは可能でしょうか。手書きで請求書の合計金額を訂正し、営業担当者が訂正箇所にサインあるいは押印することは可能でしょうか。適正な手続きと言えるでしょうか。

 

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会計書類の「訂正」方法

 

請求書などの「金額部分の訂正」について、合計金額の訂正が可能か、解説します。

 

決裁書類などの字句を訂正するときは、間違えた部分に二重線を引き、その上部や右側に正しい字句を記入し、二重線に重ねて担当者の訂正印を押します。

 

しかし、請求書の合計金額部分について、この訂正方法を認めてしまうと、悪意ある会計実務担当者による「不正行為」が可能になってしまいます。訂正を認めることで内部牽制が機能しなくなり、コンプライアンス上も問題となります。訂正した金額について、「正当な金額なのか、誰も判断できなくなります。」訂正した担当者以外は、正当性を判断できません。

 

合計金額を訂正する事務処理方法を許容すると、横領や贈収賄などの不正目的で、会計実務担当者が支払金額を意図的に操作できてしまうのです。

 

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「合計金額の訂正」は要注意

 

金額訂正の可否について、国の会計法令では、古い「大蔵省令」で次のように明確に定めています。

 

「会計法規ニ基ク出納計算ノ数字及記載事項ノ訂正ニ関スル件」(大正十一年五月三十日大蔵省令第四十三号)

 

第二条  会計法規ニ基ク出納計算ニ関スル諸書類帳簿ノ記載事項ハ之ヲ改竄スルコトヲ得ス

 

2 前項ニ規定スル諸書類帳簿ノ記載事項ニ付訂正、挿入又ハ削除ヲ為サムトスルトキハ二線ヲ画シテ其ノ右側又ハ上位ニ正書シ其ノ削除ニ係ル文字ハ仍明ニ読得ヘキ為字体ヲ存スルコトヲ要ス

 

但シ金銭又ハ物品ノ受授ニ関スル諸証書ノ数字ハ之カ訂正ヲ為スコトヲ得ス

 

数字以外ノ事項ニ付訂正、挿入又ハ削除ヲ為シタルトキハ其ノ字数ヲ欄外ニ記載シ作製者之ニ認印スルコトヲ要ス

 

上記の第二項の但し書きに注目しましょう。「但シ金銭又ハ物品ノ受授ニ関スル諸証書ノ数字ハ之カ訂正ヲ為スコトヲ得ス」と記載されています。金銭の授受に関する書類としては、「請求書」と「領収書」が該当します。つまり、請求書の金額訂正はできないと定められています。

 

請求書の合計金額の訂正は、上述のように法令で禁止されています。金額を訂正する必要があれば、面倒でも、書類を作り直してもらうのが適正な会計処理です。不正防止のためにも「訂正は認めない」方が安全です。

 

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内訳部分の「金額訂正」は可能

 

合計金額ではなく、内訳の金額や、数量・文字については、訂正は可能です。合計金額の訂正でなければ、請求書の発行者(会社であれば社長などの代表者)の訂正印により訂正可能です。

 

実務上は、社長の訂正印が必要になります。それなら、全て作り直してもらった方が(手間も同じなので)良いです。

 

営業担当者の訂正印は、認めない方が安全です。通常、営業担当者は、会社としての「請求権限」を有していません。請求書の整理番号などの「請求内容に影響しない部分」であれば、営業担当者の訂正印で問題ありません。

なお、入札書や見積書は、金額訂正が可能です。「契約の申し込み」書類であり、金銭の授受を行うための書類ではありません。ただ見積書の訂正は、少しかっこ悪いですが。

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