請求書の金額訂正は可能か、会計実務担当者が知っておきたい基礎知識

イギリス コッツウォルズ
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書類の金額ミス

書類の金額訂正は可能なのか、請求書の合計金額が間違っていたときの対処方法について解説します。

官公庁の会計事務を行なっていると、支払処理を行うときに、請求書の合計金額が間違っていることがあります。

年度末などで時間的に余裕がなく忙しいと、相手方へ書類の差し替えを依頼するのは面倒です。

電話で金額の確認を行うと、計算ミスなどの単純な原因が多く、営業担当者から「すみません、そちらで請求書を修正して処理してもらえませんか?」と依頼されてしまいます。



会計書類の訂正方法

請求書などの金額部分、合計金額欄の訂正が可能なのか解説します。

一般的に字句を訂正する方法は、間違えた部分に二重線を引き、その上部に正しい字句を記入し、二重線に重ねて会計実務担当者が訂正印を押します。

しかし、合計金額部分について、この修正方法を認めてしまうと、悪意のある会計実務担当者による不正行為が可能となってしまいます。(合計金額の修正を認めてしまうと、内部牽制が働かず、コンプライアンス上問題となる行為になります。)

合計金額を修正する事務処理方法を許容すると、横領などの不正目的で、会計実務担当者が支払金額を意図的に操作できてしまいます。



合計金額の訂正は注意

金額訂正の可否について、国の会計制度では古い大蔵省令で次のように明確に定めています。

「会計法規ニ基ク出納計算ノ数字及記載事項ノ訂正ニ関スル件」(大正十一年五月三十日大蔵省令第四十三号)

第二条  会計法規ニ基ク出納計算ニ関スル諸書類帳簿ノ記載事項ハ之ヲ改竄スルコトヲ得ス

2 前項ニ規定スル諸書類帳簿ノ記載事項ニ付訂正、挿入又ハ削除ヲ為サムトスルトキハ二線ヲ画シテ其ノ右側又ハ上位ニ正書シ其ノ削除ニ係ル文字ハ仍明ニ読得ヘキ為字体ヲ存スルコトヲ要ス

但シ金銭又ハ物品ノ受授ニ関スル諸証書ノ数字ハ之カ訂正ヲ為スコトヲ得ス

数字以外ノ事項ニ付訂正、挿入又ハ削除ヲ為シタルトキハ其ノ字数ヲ欄外ニ記載シ作製者之ニ認印スルコトヲ要ス

最後の但し書き部分で、請求書の金額訂正はできないと定めています。金銭の授受に関する書類としては、「請求書」と「領収書」が該当します。

合計金額の訂正は法令で禁止されていますので、金額を訂正する必要があれば、面倒でも、書類を作り直してもらうのが適正な会計処理です。不正防止のためにも訂正は認めない方が安全です。

内訳の金額訂正は可能

合計金額ではなく、内訳の金額や数量については、(合計金額の修正ではないので)請求書の発行者(会社であれば社長などの代表者)の訂正印で修正可能です。

実際は、社長の訂正印を押してもらうなら、全て作り直してもらった方が(手間も同じなので)良いです。







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