官公庁がレンタルやリース契約を締結するときは注意が必要です。単年度予算では、会計年度を超えた契約は締結できません。レンタル契約であれば中途解約可能なので、契約期間を年度末に設定できます。レンタルとリースの違いをわかりやすく解説します。
会計年度を超えた契約の可否
官公庁では、単年度予算が原則になっています。単年度予算とは、ひとつの会計年度内でしか予算が有効にならない、ということです。つまり、4月1日から翌年3月31日までの分しか予算を使うことができないわけです。官公庁の予算自体が、国会や議会での事前承認が必要なために、単年度予算になっています。毎年、翌年度の予算を審議し、承認を得なければ事業を実施できません。
もし、ひとつの会計年度のみではなく、複数の会計年度にわたって契約や事業を行うときには、特別な承認を必要とします。例えば、数年かかる大規模な工事契約や製造契約などは、国庫債務負担行為として承認されています。複数年度の契約が認められるのは、国庫債務負担行為、継続費、繰越明許費として承認されたものや、長期継続契約など法律や条例で特別に定めている場合だけです。
官公庁の契約担当者は、単年度予算を常に意識していなければなりません。もし会計年度を超えた契約が必要になった場合、特別に承認を得ている予算なのか、あるいは法律や条例などにより認められている契約なのか、確認しなければならないのです。
複数年度で使える予算でない場合は、当然ながら、会計年度ごとに契約を締結しなければなりません。
レンタルとリースの違い
レンタルもリースも、賃貸借契約です。賃貸借（ちんたいしゃく）契約とは、料金を支払って借りることです。レンタカーをイメージするとわかりやすいです。レンタル料金を支払って、８時間とか２日間とか車を借りるわけです。
賃貸借契約が必要になるのは、半年とか1年とか、一定期間だけ使いたい場合です。期間経過後は不要になるものは、賃貸借契約とすることが多いです。借りるだけなので、所有権も持ちません。契約期間終了後は返却するのが原則です。
レンタル契約は、途中で解約できます。事前に相手方へ申し出ることによって契約を終了することが可能です。短期間の契約は、レンタル契約がほとんどです。
一方、リース契約は、途中での解約ができません。3年とか5年とか、予め設定した借入期間中、ずっと借りなければなりません。もし途中で返却するときは、残りの料金を払うことになります。そのため単年度予算の官公庁では、原則としてリース契約はできません。複数年度のリース契約を締結するときは、国会や議会での承認が必要になります。
レンタルとリースの違いは、借入期間の途中で解約できるかどうかです。途中で解約できるのがレンタル契約、解約できないのがリース契約になります。リース契約は分割払いと同じようなものです。一般的にレンタル契約の方が料金が高いです。
レンタル契約を締結するときのチェックポイント
いつでも契約を解約できるのがレンタル契約です。単年度予算の場合には、契約期間を年度末までに設定することも可能です。しかしまれに、レンタル契約なのか、リース契約なのか、よく分からないことがあります。その時には次のポイントでレンタル契約をチェックすることになります。
１．事前に申し出ることで契約期間満了前に解約できること。途中で解約したときは違約金や解約後の残金支払いなど、新たな金銭の負担が不要なこと。当初の契約料金のまま、使った分だけ日割り計算できるか確認が必要です。
２．通常の使用で故障した場合、無償で修理（あるいは交換）できること。電話一本で、すぐに修理対応してくれること。ただし消耗品は利用者の負担が一般的です。例えば、コピー機のレンタルでは、用紙代やインク代は別料金が多いです。
３. 搬入設置費、レンタル終了後の撤去搬出費が無料なこと。通常、レンタル料金に含まれます。
レンタル契約が必要と判断できるのは、使用期間を前提に考えて、購入するよりも、レンタルした方が安い場合です。レンタル期間の料金と、購入予想価格で比較します。もし、レンタル料金と購入予想価格が同じくらいであれば、資産として価値を持つ購入の方を選びます。ただ稀なケースですが、一定期間しか使わず、その後に置いておくスペースがなくて邪魔になり、所有しているだけで負担になるようであればレンタルを選びます。
賃貸借契約と使用貸借契約の違い
何かを借りる契約では、賃貸借契約の他に、使用貸借（しようたいしゃく）契約があります。使用貸借契約は、無料で借りる契約です。使用貸借契約なら、契約代金を支払う必要がないので単年度予算を使うこともありません。予算を気にすることなく、複数年度の契約が可能です。
使用貸借契約は、物品が壊れるまで使用することが多いです。長期間の契約になるため、契約を途中で終了できるよう、事前に相手方へ申し出ることで契約が終了する旨の契約条件を入れておきます。
ライバル製品が存在しない研究用機器などで使用貸借契約を締結することが多いです。メーカー側としては、使用者である研究者の意見を聞きながら性能を確認できること、研究者側としては、最先端の機能を無料で使うことができ、研究を効率化できるメリットがある場合に使用貸借契約を締結します。稀に、メーカー側が社会貢献として無償で研究用機器を貸し出してくれることもあります。
ただ官公庁で使用貸借契約を締結する場合は、次の点に注意します。
１．ライバル製品が存在しない物品であること（もしライバル製品があるのであれば、逆に建物使用料や、使用に伴うアドバイス料などの収入を得ることを検討して、価格競争で選定することになります。ジュースの自動販売機設置料などと同じです。）
２．使用に伴い、新たな負担が生じないこと。期間終了後に新製品を買わなければならないとか、別の契約が義務付けられるなど、将来の負担になる条件があれば契約できません。
３．設置に伴い、通常よりも高額な料金（光熱水料や消耗品費）が発生するなら契約できません。
４．返却時の費用負担が必要な場合は、事前に金額を把握しましょう。高額な撤去運搬費が必要なら契約しない方が安全です。
なお、無料の使用貸借契約は、すでに製品化されている商品が対象になります。開発途中の製品であれば、試験目的になるので受託試験料として収入になります。
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