見積書は社会人の常識!仕事で恥ずかしくないように正しい知識を

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基礎知識
2014年 奈良

見積書についての解説です。社会人になると、見積書を取り扱うことが多くなります。知っていて当たり前の見積書ですが、正しく理解している人は意外に少ないです。恥をかかないためにも、社会人として正しく見積書を理解しておきましょう。

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なぜ見積書が必要なのか

 

社会人になると仕事の中で見積書を使うことが多くなります。特に営業担当であれば、見積書の知識は基本中の基本です。

 

普段、それほど深く考えずに使っている見積書ですが、目的や法的な役割を正しく理解できているでしょうか?

 

見積書は、ビジネスの場面で金額を知るために使います。物を買ったり、何かを依頼するときに、値段がどのくらいか知るために見積書を使います。

 

また見積書は、誰かに提出するための書類です。必ず提出する相手が存在します。つまり相手方との取り引きに使う書類です。見積書を作成し提出する側と、見積書を受け取る側に分かれます。

 

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金額、価格、値段の違いとは

 

見積書は、お金を取り扱うときの基本的な書類です。お金に関する知識も把握しておきましょう。

 

金額、価格、値段は、どれも同じように使います。しかし厳格に使い分ける場合もあります。意識して使い分けるときは次のように考えます。

 

金額・・数値そのものを指す。価格や値段も含みます。使い分けがわからないときは金額を使います。

 

価格、値段・・価値を示す金額です。通常は値引きした後の金額です。

 

定価 ー 値引 = 価格(値段)です。

 

見積書を扱うときには、見積金額、見積価格という表現が多いです。見積という言葉自体に値引きという意味が含まれています。見積金額が知りたい、と依頼されたときは、定価ではなく、値引き後の金額を提示します。定価をそのまま提示すると、ふざけていると激怒されます。

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見積書とは? 見積書の法的根拠とは?

 

見積書は、ビジネスの場面で、相手との取り引きで使う書類です。

 

見積書の役割や法的な根拠は何でしょうか?

 

相手との取り引きに使う書類ということは、契約に使うという意味になります。契約とは、お互いに約束を守ることです。例えばパソコンの売買契約を想定してみましょう。

 

パソコンを購入したい顧客側から見れば、いくらで購入できるか、知りたいわけです。お店の人に対して、このパソコンはいくらですか、と尋ねます。

 

お店の人が、思い切って値引きして 7 万円です、と見積金額を示します。

 

顧客は、7 万円という見積金額が自分の予想していた金額であれば購入を決断します。納得できる金額ならお店の人に対して、それでは7万円で買います、と正式に注文します。

 

提示された見積価格に対して承諾し、正式に注文することで契約が成立します。

 

契約の成立は、民法で定めています。

民法

第五百二十二条 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。)に対して相手方が承諾をしたときに成立する。

 

2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

 

見積書を提出すること、見積金額を相手方に示すことが、契約の申込みです。

 

その前段階の見積金額を聞いたり、見積書の提出依頼は、契約の申込みの誘引です。誘引とは、相手へ依頼することです。

 

契約が成立するまでの流れは次のとおりです。

見積書の提出依頼 (契約の申込みの誘引)

見積書提出 (契約の申込み)

注文 (承諾、契約の成立)

 

つまり見積書は、相手方と契約するために必要な書類です。

 

日本の民法では、口頭での約束だけで契約が成立します。契約書などの書面は必要としません。ただし官公庁との契約では、契約書の作成を義務付ける場合もあります。

 

契約の成立について、書面を必要としないのは手軽で便利です。しかし逆に注意しなければならない点もあります。

 

気軽に承諾してしまうと、契約を取り消しできなくなったり、違約金や損害賠償が発生してしまうことがあるのです。例えば、受け取った見積書を十分に確認せず、これでお願いしますと伝えれば契約が成立します。後になって上司に反対され、やっぱりやめたいと思っても、違約金や損害賠償の対象になってしまうのです。見積書を確認するときは、上司へ相談するのが基本です。注文する前に上司の承認を得るのが社会のルールです。

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見積書を作成する前の注意点

 

見積書の作成を依頼されたときの注意点です

 

まず見積書を依頼されたときは、依頼目的を把握します。

 

一般的に使う見積書は、契約の前段階になる契約の申込みとしての見積書です。提出した見積書について相手方が納得すれば、契約が成立する書類です。

 

しかし時々、契約とは関係なく、ただ単に見積金額が知りたいだけで依頼することがあります。予算要求の資料などに使うケースです。契約とは関係ないため参考見積書と呼び、あまり値引きしない一般的な価格で提出します。

 

契約に必要な見積書であれば、思い切った値引きで提出します。ところが契約とは関係ない参考見積書は、値引きしない金額で提出することが多いです。この点は注意する必要があります。

 

見積書の提出依頼を受けたときは、契約に必要なものか、そうではなく単なる参考程度のものか、見極めることが大切です。また契約に必要な見積書の提出依頼は、自分の会社以外にも数社依頼していることが多いです。他社への見積書依頼状況も把握できるとなお良いです。

 

ライバルが多ければ、思い切った値引き金額で見積書を提出しましょう。

 

もし見積書の依頼目的が不明のときは、担当者へ聞いても問題ありません。次のように尋ねましょう。

もし見積金額が安ければ、契約は可能でしょうか?

または

弊社以外にも、見積書の提出を依頼されてますでしょうか?

ただし他社の社名は絶対に聞いてはいけません。談合を疑われ、さらに卑しい会社だと思われてしまいます。

 

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見積書を作成するときのチェックポイント

 

見積書は、受け取った相手方が簡単に内容を理解できることが重要です。見積書の内容がわからないのは論外です。誰が見てもわかるように見積書を作成します。

 

作成時のチェックポイントです。

 

見積金額には、消費税が明記されているか。

 

品名や数量は、具体的に記載してあるか。

 

作業員などの人件費が必要な項目は、内訳が記載してあるか。
例えば、3人 × 4時間 × 時間単価 など、積算内容がわかるようにします。内訳を記載しない一式表示は、一般管理費や利益の諸経費部分だけです。

 

宛先、会社の住所、社名、代表者の役職、氏名、社印、社長印、見積年月日が漏れてないか。

 

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見積書を受け取ったときのチェックポイント

 

見積書を受け取ったときに、チェックしたい点です。

 

見積金額が予算の範囲内か。(消費税が含まれているか。)

 

品名や数量、内容に不明な点がないか。

 

金額が妥当か。
物品の価格はネットでも調べられます。また、人件費の単価も、厚生労働省の賃金構造基本統計調査の公表データなどで推定可能です。

 

履行期間(納入期限)の確認。

 

見積年月日、見積有効期間、社長印が押されているか。

 

正式に発注する前に、必ず上司へ相談しましょう。

 

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見積書の様式や記載項目

 

見積書の様式は任意です。法令で定めたものはありません。ただし官公庁が実施する契約では、様式を指定していることもあります。

 

見積書に記載する必須項目は次のとおりです。

 

見積年月日

宛先

会社の住所、電話番号、社名、代表者の役職名と氏名、社印と代表者印

見積金額、消費税額

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