初めて出張するときの心構えです。新人のときは、先輩や上司と一緒に出張することが多いです。自分が一番年下のとき、どのように行動すれば良いか解説します。基本は、積極的に動く、ことです。先輩や上司との連絡調整は自分を鍛える良いチャンスです。
初めて出張するときの事前準備
初めての出張は、ひとりではなく先輩や上司と一緒のケースが多いです。その時に、一番下っ端の自分がどのように対応すべきか解説します。
グループで出張するときは、一番年齢の若い人、あるいは勤務経験が一番少ない人、どちらかがチケットの予約手配などの世話役を担当します。一番下っ端が世話役になるのが社会人としてのマナーです。これは若いときに、いろいろなことを体験しておくという意味でも重要なことです。そして、この社会人としてのマナーは誰も教えてくれません。2010年頃から、ハラスメントが社会問題になり、新人に対する厳しい指導はできなくなりました。
先輩や上司は、口に出して言いませんが、若い人が率先して動くことが大切です。わからないまま何もせずに、チケットや宿の予約を、先輩や上司へ任せてしまうと、こいつは使えないヤツ、二度と一緒に出張しないと思われてしまいます。すぐに職場の中で社会常識に欠けた人という噂が広まります。しかも自分にだけ見えないところで。
自分が一番若いときは、次のように対応しましょう。
最初に、グループの中で一番役職が上の人に対して、今回の出張については、私の方で、チケットや宿の手配を担当させてもらってよろしいでしょうか、とお伺いを立てます。
もし、おお、そうか、よろしく頼むよと言われれば、次の手順で準備を進めます。
事前準備の手順
訪問先への挨拶とアポイント（上司が担当）
現地到着日時の確定
宿泊場所の確保（全員から要望を聞く、シングルか）
チケットの予約と購入（宿と一緒に旅行代理店へ）
チケットの配布と、当日の集合時刻の確認
はっきり言って、かなり大変な作業になります。しかし、それ以上に自分自身が成長できます。汗をかくことは、必ず、周りが見ています。
最初に出張日時を確定させる
出張するときは、最初に訪問先への挨拶と面会予約（アポイント）が必要です。訪問先へのアポイントは、役職の上の人へ担当してもらいます。もし訪問日時などが決まっていなければ、グループの中で役職の上の人へ次のように依頼します。（上司へ依頼するのは大変だと思いますが、これも仕事ですし、上司からは礼儀正しいやつだなと思われるでしょう。）
「〇〇課長、出張よろしくお願いします。お手数ですが、先方へのアポイントをお願いしてよろしいでしょうか。いつごろ訪問すれば良いか、電話してもらえないでしょうか。私のようなペーペー（新人）では、相手に失礼なので。その日時に合わせて、チケットや宿の手配を私の方で行いたいと思います。」
訪問先への挨拶は、グループの中で責任者的な立場の人が行います。役職の一番上（あるいは年齢の上）の人です。まれに責任感のない上司だと、訪問先のアポイントまで部下へ任せられてしまうこともあります。その時には、メールでやり取りしてよいか確認しましょう。訪問先の相手が年上である場合、電話での会話はかなりきついです。緊張してしまい、必要なことを話せません。メールであれば冷静に作成できます。文章の中に、失礼な部分がないか先輩などに事前チェックしてもらうことも可能です。
旅行代理店を探す
訪問先の日時が確定したら、次に宿と電車や飛行機の確保です。
予約は旅行代理店へ依頼します。まずは近くの旅行代理店を探しましょう。もし旅行代理店がないときは、自分で直接予約するしかありませんが、旅行代理店があるなら必ず利用しましょう。旅行代理店の方が費用も安く手続きも簡単です。特に宿の予約は、自分で手配する方が高くなることが多いです。
また海外出張であれば、自分で手配するのは危険です。海外の現地情報がわからずに失敗し痛い目に遭います。必ず、旅行代理店へ依頼しましょう。
旅行代理店は、可能な限り大手旅行代理店へ依頼するのが安心です。できれば格安旅行会社は避けた方が良いです。格安旅行会社は、経費を極力安くするために、色々なプランを提案してくれますが、逆にチケットのキャンセルや、フライトスケジュールの変更ができないなどの制約が多いです。出張は、相手方の都合で日程が変わったり、キャンセルになることも珍しくないです。特に訪問先が有名な組織だと、かなりの頻度で出張が変更になります。格安旅行会社では対応できないことが多いです。
旅費を安くしようと考えるよりも、確実に訪問先へ到着し、無事に帰ってくることを最優先にします。また格安旅行会社は書類手続きを簡略化しているケースも多く、必要な書類が入手できないこともあります。
旅行代理店を選ぶときは、次の内容を事前に確認しましょう。
旅行代理店へ最初に確認すること
◯グループで出張するときに、見積書、請求書、領収書などの書類を、個人ごとに作成してもらうことが可能か。
◯見積書や請求書などの書類作成は無料か。
国内出張に必要な書類
国内出張で必要になる書類です。飛行機を使う場合と、飛行機を使わない場合で必要書類が変わります。また旅費の支払方式は、出張前に旅費を受け取る概算払いと、出張が終わった後に旅費を受け取る精算払いの2通りがあります。概算払いの場合には、出発日の2週間以上前に書類を提出する必要があります。概算払いを予定するときは、事前に、旅費事務担当者へ書類提出期限を確認しておきましょう。概算払いは、実質的に旅費の請求手続きを２回行うことになります。担当者へも負担をかけるので可能な限り精算払いをおすすめします。
飛行機を使う出張
飛行機を使う出張では、航空賃の領収書（概算払いのときは、見積書と請求書）と、実際に飛行機に乗ったことを証明するための、搭乗券の半券、あるいは搭乗証明書が必要です。
概算払い・・航空賃の見積書と請求書、出張完了後に領収書、搭乗券の半券
精算払い・・航空賃の領収書、搭乗券の半券
また、旅費計算に必要な航空賃の見積書や領収書は、宿泊代金や食事代が含まれていないものです。往復の航空賃だけの見積書と領収書が必要です。なお、自分が乗れる座席クラス（エコノミークラス、ビジネスクラス）も事前に確認しておきましょう。ビジネスクラスに乗るには一定の条件があります。
飛行機を使わない出張
JRや新幹線は証明書類は必要ありません。ただし、インターネットのWEB上に料金が公開されていないようなローカル線は、料金を証明する書類が必要になります。ローカル線に乗るときは、チケット売り場で、スマホで料金表の写真を撮ると良いです。後日、旅費計算するときに、旅費事務担当者はインターネットで料金を調べます。料金がWEB上に掲載されていないと、旅行者本人へ問い合わせするしかありません。その時の対応用に写真が必要になります。料金を証明する書類がないと、実際に支払ったか不明なため旅費として支給できません。
飛行機を使わない場合で、JRなど一般的な路線のみを利用するときは証明書類は必要ありません。また現地で公共交通機関がなく、タクシーに乗ったときには必ず領収書を受け取りましょう。タクシーは、領収書の原本を提出しないと旅費として支給されません。
海外出張に必要な書類
海外出張のときは、必ず旅行代理店に依頼しましょう。可能な限り大手の旅行代理店にします。また出張メンバーの中に英語が話せる人がいないときは、搭乗する飛行機は JAL か ANA にしましょう。格安航空会社は日本語が通じないことがあります。
必要書類は国内出張の書類に加えて旅程表（スケジュール表）です。
海外出張に必要な書類一覧
概算払いの場合
航空賃の見積書、請求書、旅程表、出張完了後に領収書、搭乗券の半券
精算払いの場合
航空賃の領収書、搭乗券の半券、旅程表
旅程表は、現地時間を把握するために必要です。フライト便の発着時刻が記載してある旅程表になります。何時に日本を出発して、現地に何時に到着するのか、どこのホテルに何泊するのか、帰りの便は、何時の便に乗るのかなど、細かいスケジュールが必要です。現地時刻によって日当と宿泊料を計算します。現地の日時と場所がわからないと旅費が計算できません。つまり現地の情報に詳しい旅行代理店が作成したスケジュール表がないと、旅費の計算ができないのです。
パック旅行には注意
もしパック旅行を使う場合は、旅費事務担当へ事前に確認します。各組織の旅費規則によっては、パック旅行を認めてないことがあります。組織ごとにパック旅行のルールが異なります。
パック旅行は、電車や飛行機などの交通費と宿泊料がセットになっています。セットにすることで通常の料金より安くなっています。
ところが旅費法に基づく旅費は、交通費と宿泊料を区分して計算します。そのためパック旅行のように、交通費と宿泊費を区分できない場合、旅費の計算ができず支払えないことがあります。あるいはパック旅行を認めているところでは、パック料金に食卓料相当だけ加算して支払うこともあります。
チケット代金をまとめて支払うときの注意
出張旅費は、出張者本人が自分で請求し、旅費事務担当者が内容を確認して旅費を支給します。つまり出張者本人が旅費を請求するのが原則です。誰かがまとめて請求し受け取ることはできません。これは旅費の不正使用を防止するためです。大昔ですが単年度予算を消化するために、名前だけ借りて旅費を不正に受け取る事例が多数ありました。
そのため職場で出張するときに、先輩や上司の分をまとめて書類手続きするときは、事前に旅費事務担当者と旅行会社への確認が必要です。旅費の請求書類を個人ごとに分けて作成するのか確認が必要でがあります。もし個人ごとの書類作成が必要なのに、旅行会社が対応できなければ、その旅行代理店は変えるしかありません。
特に航空賃の領収書などは、出張者それぞれに対する領収書が必要になります。チケット代金を直接旅行会社へまとめて支払う場合でも、見積書や領収書が個人ごとに必要になることがあります。旅費事務担当者へ事前に確認しましょう。
そして、もしまとめて支払うときは、クレジットカードで支払うか、事前にお金を集めて支払うことになります。
宿とチケットの手配が終わったら
旅行代理店へ依頼すれば、日時と場所を伝えるだけで宿と電車や飛行機の予約が可能です。料金も安く手続きも簡単です。旅行代理店に作成してもらう書類は、航空賃の見積書と領収書、海外出張のときは、さらに旅程表です。
代金の支払いも終えチケットが手に入ったら、必ず全員で集まって最終確認をします。出発当日の集合場所などを決めておきます。
また出張先を訪問するときは、手土産を持参することが多いです。グループでお金を出し合ってお土産を買います。
グループのメンバー全員がアルコール好きであれば、現地での居酒屋も予約しておいた方が楽です。そうでないと若い人の部屋で飲み会することになってしまい、寝れなくなってしまいます。私は昔、不眠症の先輩と出張に行き、一晩中お酒につきあわされた経験があります。話の面白い先輩なのですが、もう眠くて死にそうでした。出張先で寝れないと、かなりキツイです。
チケット代金などをまとめて支払ったときは、旅費を受け取ってから集金することになります。出張報告会や打ち上げなどの機会に集金すると良いです。旅費事務担当者は、個人間のお金のやりとりは関知しません。出張社個人の責任で行います。
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