公平公正な入札手続きとは、開札時の入札金額発表、仕様書の変更連絡

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会計法令の解説
イギリス ロンドン
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官公庁が実施する一般競争入札は、公平・公正でなければなりません。競争入札の開札を例にして、公平性と公正性をわかりやすく解説します。また入札関係書類を配布するときに、名刺をもらい忘れると大変です。仕様書の修正は全員へ伝えなければなりません。

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公平公正な開札手続きとは

 

官公庁が実施する競争入札は公平公正でなければなりません。開札するときは、公平公正であることを確認するため、入札者の立会いが必要です。入札者が立ち会わない場合は、第三者を立ち合わせなければなりません。

 

予算決算及び会計令

第八十一条  契約担当官等は、公告に示した競争執行の場所及び日時に、入札者を立ち会わせて開札をしなければならない。この場合において、入札者が立ち会わないときは、入札事務に関係のない職員を立ち会わせなければならない。

 

開札時刻も厳守します。また開札結果は読み上げます。入札参加者全員へ金額を知らせることが重要です。

 

入札手続きは、公平かつ公正に行います。官公庁側の入札執行者、入札参加者双方が、お互いをチェックします。

 

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公平と公正の違いとは

 

公平と公正は同じように感じますが、意味は違います。何と比較するかで異なります。

 

公平とは、比較の対象が存在し取扱いに差がないことです。平等と似ていますが、誰に対しても平等であるのが公平です。

 

開札手続きであれば、入札に参加した全ての会社に対して平等に扱うことです。差別しないこと、特定の会社を有利に扱わない、えこひいきしないことです。

 

開札結果を発表するときに、最も安い入札金額だけを発表することがあります。しかし公平性の観点から問題です。入札者全員の金額を発表できる状況であれば発表すべきです。入札者が50社とか多い場合は、時間を節約する意味で最安値のみで問題ありませんが数社なら発表すべきです。ライバル会社の入札金額は知りたいものですし、その後の営業にも役立つ情報です。入札金額の発表がないと、本当に入札しているのか不信感も生まれます。

 

入札に参加した会社の入札金額がわからないというのは、価格競争が正しく実施されたのか疑念が生じます。

 

もし入札者が多数であって、全員の入札金額を発表するのに時間がかかり負担になる状況であれば、事前に全員の了承を得て最安値の発表だけにします。結果を発表する前に、入札参加者全員に対して、今回の入札は20社と多数なので、皆さんの負担を軽減するために最も安い金額だけを発表することでよろしいでしょうか?と事前了承を求めるべきです。1社でも全員の入札金額を知りたい人がいれば発表するべきです。

 

公正とは、比較の対象は必要でなく、あることに対して誰もが正しいと考え納得できることです。

 

開札手続きを例にすれば、法律や規則に基づいて手続きが進められていることです。

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入札者の立ち会いを事前確認する理由

 

実際の開札手続きでは、開札日の前日に参加の有無を電話確認します。開札した結果、1 回目の入札金額が予定価格を超えて落札しない場合に、直ちに 2 回目の再度入札を行うからです。

 

一部の入札者が参加しないと、2 回目の再度入札を実施することができません。再度入札を保留し、あらためて入札参加者全員の日程を調整し、別の日に2回目以後の再度入札を実施することになります。これは官公庁側だけでなく、入札に参加する会社にとっても相当な負担です。契約締結時期も遅れてしまい、極めて効率の悪い入札手続きになってしまいます。そのため前日には開札に立ち会うか必ず確認しておきます。

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入札説明書は名刺と引き換えに渡す

 

入札公告を見て尋ねてきた営業担当者に対しては、入札説明書の配布と引き換えに必ず名刺を受け取ります。営業担当者の名刺は、入札参加資格の事前確認、入札説明書を修正した場合の連絡に必須です。

 

会社名と営業担当者を確認せずに、入札関係書類を渡してはいけません。隣の係も含めて周りの人へ名刺と引き換えに渡すことを徹底しておきます。入札関係書類を取りに来た人がいたら、必ず、名刺と交換で関係資料を渡すように周知しておきます。

 

入札関係書類は、配布する分をセットにしておき、大きな封筒に入れ、封筒の表紙に必ず名刺と引き換えに渡すことと注意書きしておくと忘れません。配布した時は一覧表に社名を記載するようにしておくと安全です。

 

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入札者の連絡先が不明で取りやめに

 

万が一、名刺を受け取らずに入札関係書類を渡してしまうと、次のように悲しい事態になります。

 

入札関係書類を持ち帰った会社が、矛盾している内容に気付き連絡してきたとします。官公庁側で仕様書の内容を再確認したところ、勘違いして間違った内容を記載しており修正が必要なことがわかりました。

 

そして修正後の内容であれば、当初の内容に比較し安い金額で入札できることが判明しました。

 

このような事態が発生すれば、入札金額を積算するための前提条件が変わっています。内容が変更になったことを知らないで入札に参加すれば、公平な入札ができないことになります。

 

一部の入札者だけに修正後の内容を伝え、有利な条件で入札を実施すれば公平性が失われます。

 

入札前の仕様書修正であれば、入札に参加しようとする営業担当者全員へ、メールあるいはFAXで一斉に修正内容を伝えなければなりません。修正内容を送信した後は、電話などで相手方が修正内容を把握したか確認しなければなりません。メールで連絡するときは、確認しました、と返信してもらいます。

 

公平性の原則からすれば、修正内容を全員に伝えるのは当然の手続きです。

 

もし連絡先が不明で連絡できなかった場合、どうなるでしょうか。

 

修正の連絡ができなかった会社が落札できず、落札した他社の安い金額を不信に思い、問い合わせしてきたとします。

 

民間会社「この仕様では、落札者の入札金額では実施不可能なはずです、癒着や出来レースではないですか?」

 

官公庁「いや、仕様書が変更になりましたので可能です。」と契約担当者が答えたとします。

 

民間会社「え、私の方はそんな話は聞いていないし、修正後の仕様なら、私の会社の方がもっと安く入札できました。変更の連絡もなく、特定の会社に有利な状態で入札を行うのは公平とはいえず無効な入札ではないですか

 

こうなると、もう入札手続きの公平性・公正性が阻害されています。契約手続きを中止し、関係者へ謝罪して入札をやり直すしかありません。大変な思いをした入札手続きが徒労に終わり、悲しい事態になります。

 

さらに落札会社が発注手配を進めていれば、手続きを中止することが問題になります。入札をやり直すことについて、今度は落札した会社の方から契約を中断できないとクレームが入り、損害賠償として訴えられる可能性もあります。

 

もう泥沼状態に陥ります。名刺 1 枚もらい損ねただけで、甚大な被害を被ることがあるのです。

 

なお、入札説明書や仕様書などの関係書類を手渡しせず、インターネット上のWEBサイトに公開し、ダウンロードする方式で入札を実施するときは、仕様変更等も随時公開する旨を事前にアナウンスしておかないと同様なトラブルになります。

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