名刺1枚で開札が泥沼状態になるリスク、公正・公平な開札とは

イギリスのロンドン 会計法令の解説
イギリスのロンドン

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公正で公平な開札

 

開札は、公正・公平な手続きを担保するため、入札者の立会いが必要です。

入札者が立ち会わない時は、第三者を立ち合わせなければなりません。

 

予算決算及び会計令

第八十一条  契約担当官等は、公告に示した競争執行の場所及び日時に、入札者を立ち会わせて開札をしなければならない。この場合において、入札者が立ち会わないときは、入札事務に関係のない職員を立ち会わせなければならない。

 

開札の時刻は厳守し、また、入札結果は読み上げて公表するのが、公平性の観点からも必要です。

 

開札は、公正かつ公平に行う必要があります。

 

公正と公平の違い

 

「公正」と「公平」は、似ているように感じますが、意味の違いは、具体的に何かと比較するかどうかで異なります。

 

「公正」とは、比較の対象は必要でなく、あることに対して、誰もが納得することです。

 

開札を例にすれば、手続自体が、法律や規則、内部ルールに基づいていて、第三者が見ても疑念を持たれない正しい手続きのことです。国民の多くが正しいと判断できることです。公に(おおやけに)正しいということです。

 

「公平」とは、比較の対象が存在し、取扱いに差がないことを意味します。

 

開札であれば、入札に参加した全ての会社に対して平等に扱うことです。

 

開札結果を発表するときに、最も安い入札金額だけを発表する開札方式も見受けられますが、公平性の観点から考えれば問題が残ります。入札者全員の金額を発表できる状況であれば発表すべきです。

 

入札に参加した会社の一部の金額が不明というのは疑念を生じるリスクがあります。

 

ただし、入札者が50社とか多数であって、全員の入札結果を発表することが負担になる状況であれば、結果を発表する前に、入札参加者全員に対して、最も安い金額だけを発表することの事前了承を得るべきです。

 

入札参加の有無を事前確認

 

実際の開札手続としては、開札日の前日までに、入札に参加しようとする者へ、参加の有無を電話確認します。

 

開札への参加確認を事前に行なうのは、1回目の入札金額が予定価格を超え落札しない場合に、直ちに2回目の再度入札を行う必要があるからです。

 

一部の入札者が参加しない開札は、2回目の再度入札を実施することができず、改めて、入札参加者全員の日程を調整し、別の日に2回目以後の再度入札を実施することになります。これは、官公庁側の入札事務関係者だけでなく、入札に参加した会社の営業担当者双方にとって負担となり、極めて効率の悪い入札となってしまうからです。

 

入札公告を見て、その入札に参加したいと尋ねてきた会社の人に対しては、入札説明書の交付と引き換えに必ず名刺を提出してもらいます。

 

参加希望会社の名刺は、開札前の資格審査の事前確認、仕様書の修正の場合の連絡、開札当日の参加の有無などに必須です。

 

間違っても会社名や営業担当者を確認せずに、入札関係書類を渡してはいけません。入札担当係の人は、隣の係も含め、周りの人へ、入札関係書類を取りに来た会社の人がいたら、必ず、名刺と交換で関係資料を渡すよう徹底します。

 

入札参加希望者の連絡先が不明で泥沼状態

 

万が一、名刺をもらわずに、会社名や連絡先も確認せずに、入札関係書類を渡してしまうと、次の最悪の事態を招くリスクがあります。

 

入札説明書や仕様書を持ち帰った会社が、仕様書の中で矛盾した箇所を発見し、連絡してきました。官公庁側で仕様書の内容を再確認したところ、仕様書の内容を勘違いして記載しており、修正が必要なことがわかりました。

 

そして修正後の仕様内容であれば、当初の仕様書の内容に比較し、相当安い金額で入札できることが判明しました。

 

このような事態が発生すれば、金額を積算するための前提条件が変わっているので、公平な入札が成立しない可能性があります。

 

一部の入札者だけに有利な条件で入札を実施すれば、公平性が失われます。

 

入札前の仕様書修正であれば、入札に参加しようとする会社の営業担当者へ、メールあるいはFAXで一斉に修正内容を伝えなければなりません。

 

送信した後は、電話などで相手方が内容を把握したかどうか確認しなければなりません。

 

公平性の原則からすれば、当然の手続きです。

 

もし、これらの手続きを行わない場合、連絡先が不明で連絡できなかった場合、どうなるでしょうか。

 

仕様書修正の連絡ができなかった会社が、落札できず、落札した他社の安い金額を不信に思い、問い合わせしてきたとします。

 

「この仕様では、落札者の金額では実施不可能なはずです、癒着や出来レースではないですか」

 

「いや、仕様書が変更になりました」と契約担当者が答えたとします。

 

「え、私の方はそんな話は聞いていないし、その変更後の仕様なら、私の会社の方がもっと安く入札できました。仕様書変更の連絡もなく、掲示(変更公告)もなく、特定の会社に有利な仕様変更を行なうのは、公平とは言えず、無効な入札ではないですか」

 

こうなると、もう、入札の公平性・公正性が阻害されてしまったので、契約を中断し、関係者へ謝罪し、入札をやり直すしかありません。

 

さらに落札後、落札会社が発注手配を進めていれば、入札やり直しについて、今度は落札した会社の方から損害賠償として訴えられる可能性もあります。

 

もう、泥沼状態に陥ります。名刺1枚もらい損ねただけで、甚大な被害を被るリスクがありますので、注意が必要です。

 

なお、入札説明書や仕様書などの関係書類を、インターネット上のWEBサイトに公開し、各会社がダウンロードする方式で入札を実施するときは、仕様変更等も随時公開する旨を事前にアナウンスしておかないと、上記と同様なトラブルになります。

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