初めて入札公告を作成するときの注意点、根拠法令を正確に理解

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ロンドン
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入札公告の作成についての解説です。官公庁の契約実務担当者が、一般競争入札を実施するときに必須の知識です。入札公告は一般公開され、多数の人が目にします。入札公告の記載事項は、会計法令で決められています。具体例でくわしく解説します。

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入札公告の記載事項

 

入札(一般競争契約)を実施するときに、WEB上や掲示板などに掲載する「入札公告」についての解説です。入札公告に記載する事項は、会計法令(予算決算及び会計令第七十五条)で定めています。

 

予算決算及び会計令

第七十五条  競争入札による公告は、次に掲げる事項についてするものとする。
一  競争入札に付する事項
二  競争に参加する者に必要な資格に関する事項
三  契約条項を示す場所
四  競争執行の場所及び日時
五  入札保証金に関する事項

 

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競争入札に付する事項

これは、入札の内容を簡潔に示す、「件名(けんめい)」です。官公庁の「件名」は、一連の事務手続きを表すものです。契約手続きなどは、多数の書類を集めたり作成します。「件名」によって、どの案件(手続き)の書類か区別します。例えば、契約実務担当者は、日常的に多数の「見積書」を取り寄せます。「件名」が書いてないと、どの契約手続きに必要な書類か判別できなくなります。書類整理上も必須の「タイトル」です。

 

物品購入契約などで、購入物品の内訳が少なければ(単品で数量20台とか)、そのまま記載します。例えば、「事務用片袖机 100台」など。しかし通常は、多数の内訳があるので、入札公告へは「一式」と記載し、別書類の仕様書で細かく内訳を記載します。

 

入札公告に記載する「件名」は、入札に参加しようとする営業担当者が、入札内容を容易にイメージできるよう記載します。過去の慣例は気にせずに考えます。慣例を重視すると意味不明な「件名」になってしまいます。

 

「件名」は、入札手続や契約手続を行なうときの、ひとつの事務処理単位になります。最初から最後まで「件名」は変えません。「件名」を途中で変更してしまうと書類が混乱し、どの契約の書類なのか不明になります。適正な事務手続きに支障が生じます。また通常、同一年度内であれば重複した「件名」は使用しません。

 

件名の例  ノートパソコン ○○型 50台他 一式

 

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競争に参加する者に必要な資格に関する事項

 

競争参加資格は、大きく分類すると次の3つです。

参加させることができない者(予決令第70条)
参加させないことができる者(予決令第71条)
特に必要があるときに、さらに絞り込む者(予決令第73条)

 

いずれも、より安全な契約を締結するために必要な入札の参加条件です。参考に記載例を載せます。Googleなどで「入札公告」で検索すれば多数表示されます。地方公共団体は、国とは異なり、独自の参加資格を定めています。(地方自治法施行令第百六十七条の四)

 

入札参加資格の記載例(国の場合)

競争に参加する者に必要な資格に関する事項

(1)予算決算及び会計令第70条の規定に該当しない者であること。なお,未成年者,被補佐人又は被補助人であって,契約締結のために必要な同意を得ている者は,同条中特別の理由がある場合に該当する。

(2)予算決算及び会計令第71条の規定に該当しない者であること。

(3)○○省競争参加資格(全省庁統一資格)において平成25年度に「役務の提供等」のA,B,C又はDの等級に格付けされ関東・甲信越地域の競争参加資格を有する者であること。

(4)予算決算及び会計令第73条の規定に基づき,支出負担行為担当官が定める資格を有する者であること。

(5)支出負担行為担当官から取引停止の措置を受けている期間中の者でないこと。

 

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契約条項を示す場所

 

入札に必要な書類(入札説明書、仕様書、図面など)を手渡す場所を具体的に記載します。注意したい点は、電話番号(電子メールの場合もあります。)です。必ず確認しましょう。電話番号を間違えると、入札を取りやめる事態に陥ります。

 

担当係  ○○○○省大臣官房会計課○○契約係
電 話 03-5○○-○○○○ 内線 ○○○○

 

また、入札公告が掲載されると、すぐに書類を取りに来たり、電話で問い合わせが入ります。担当者が不在時にも「折り返し回答します」など、対応可能なように周りの人へも知らせておきます。後日、入札関係書類に訂正が見つかったときは、参加希望者全員へ連絡しなくてはなりません。名刺をもらうか、会社名、電話番号、名前は必ずメモします。

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競争執行の場所及び日時

 

開札の場所及び日時を具体的に記載します。

 

日時を設定するときは、必ず、会場を予約した後にします。開札日を後日変更してしまうと、トラブルになりやすいです。入札会場の事前確保(会場予約)は必須です。入札執行者の予定を確認することも重要です。開札日時前後は予定を空けておいてもらいます。

 

日  時 平成25年○○月○○日(木)午後2時
場  所 ○○○省入札室(○○号館2階)

 

開札日時を変更することで問題になるケースは、次のとおりです。例えば、営業担当者が次のように考えていたらどうでしょう。

 

「その開札日時では、別の重要案件があり参加できないので、今回の入札は辞退しよう。」

 

「その開札日時なら、予定が開いていて参加できるので、今回は真剣に入札に参加しよう。」

 

つまり、開札日時を変更してしまうと、「入札に参加できなくなる」あるいは「その日時なら入札に参加できた」という事態になり、不公平が生じてしまうのです。もし開札日時を変更して、クレームがあれば、入札は取り止めになります。他の参加者へも謝罪の連絡をしなければならず、かなり悲惨な状況になります。

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入札保証金に関する事項

入札保証金は、落札者が契約を結ばないときに、その損害を最少限にするための保証金です。落札者に契約を結ばせることが目的です。通常、競争参加資格を有する会社は、信頼できる会社なので、入札保証金は免除です。予決令第七十七条第一項第二号で、全省庁統一資格を有している者は免除となります。

 

予算決算及び会計令

 

第七十七条  契約担当官等は、会計法第二十九条の四第一項ただし書の規定により、次に掲げる場合においては、入札保証金の全部又は一部を納めさせないことができる。

 

二  第七十二条第一項の資格を有する者(全省庁統一資格)による一般競争に付する場合において、落札者が契約を結ばないこととなるおそれがないと認められるとき。

 

 

会計法
第二十九条の四  契約担当官等は、競争に付そうとする場合においては、その競争に加わろうとする者をして、その者の見積る契約金額の百分の五以上の保証金を納めさせなければならない。ただし、その必要がないと認められる場合においては、政令の定めるところにより、その全部又は一部を納めさせないことができる。

 

会計法第二十九条の四第一項のただし書きにある「政令」は、上記の予決令第七十七条を指してします。入札公告へ記載する内容は、次のとおり簡単です。

記載例

入札保証金 免除する。

 

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