入札公告の書き方、記載事項は会計計法令で定められている

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会計法令の解説
ロンドン
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入札公告への記載事項です。一般競争入札を行うときは、入札公告をWEB上などで公開しなければなりません。入札公告へ掲載する内容は、基本的な部分が会計法令で定められています。いろいろな書き方がありますが、入札公告の記載事項を具体例で解説します。

 

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入札公告へ記載する項目

 

一般競争入札を実施するときに、WEB上へ掲載する入札公告の記載項目は会計法令で定められています。国の場合は予算決算及び会計令、地方自治体はそれぞれの規則です。参考に大阪府の例です。

 

予算決算及び会計令

第七十五条  競争入札による公告は、次に掲げる事項についてするものとする。
一  競争入札に付する事項
二  競争に参加する者に必要な資格に関する事項
三  契約条項を示す場所
四  競争執行の場所及び日時
五  入札保証金に関する事項

 

大阪府財務規則

第五十五条 一般競争入札の公告は、入札の日前五日(緊急の必要がある場合においては、入札の日前一日)までに、府公報、インターネット、新聞紙、掲示その他の方法により、次に掲げる事項についてしなければならない。

一 入札に参加する者に必要な資格
二 入札の場所及び日時
三 入札に付する事項
四 契約条項を示す場所
五 入札保証金に関する事項
六 入札の無効に関する事項
七 前各号に掲げるもののほか、必要な事項

 

予算決算及び会計令を例に、それぞれの記載事項をわかりやすく解説します。

 

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競争入札に付する事項

 

入札の内容を簡潔に示す「件名(けんめい)」です。官公庁の「件名」は、一連の事務手続きを表すものです。実際の契約手続きは、並行していくつも同時に進めています。同じ会社が複数の契約に参加していることも珍しくありません。契約手続きを進めるときは、多数の書類を集めたり作成します。件名によって、どの契約の書類か区別します。例えば契約担当者は、日常的に多数の見積書を取り扱います。件名が書いてないと、どの契約手続きの書類なのか判別できなくなります。書類整理上も件名が必須なのです。競争入札や見積もり合わせでは、件名を間違えるだけで無効になることさえあります。件名は一字一句同じでなければなりません。

 

物品購入契約などで内訳が少なければ、内容をそのまま記載します。例えば、「件名 事務用片袖机 100台」などです。しかし通常は内訳が多数あるので、入札公告へは「◯◯一式」とだけ表示し、別書類の仕様書の中で内訳を詳細に記載します。

 

入札公告の件名は、入札へ参加しようとする営業担当者が、入札内容を容易にイメージできるのが理想です。過去の慣例は気にせずに考えます。慣例を重視すると意味不明な件名になってしまいます。

 

件名は、入札手続などを行なうときの、ひとつの事務処理単位になります。最初から最後まで件名は変えません。件名を途中で変更してしまうと書類が混乱し、どの契約の書類なのかわからなくなります。会計法令に則った適正な事務手続きに支障が生じます。また紛らわしくなるので、同一年度内であれば重複した件名は使用しません。

 

件名の例

 

件名 ノートパソコン ◯◯型 50台他 一式

 

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競争に参加する者に必要な資格に関する事項

 

一般競争入札へ参加する資格は、大きく分類すると次の 3 つです。国の場合は予算決算及び会計令(予決令)、地方自治体は地方自治法施行令(施行令)で参加資格のない者を定めています。

 

〇参加できない者(予決令 70、施行令 167-4-1)

 

〇参加させないことができる者(予決令 71、施行令 167-4-2)

 

〇特に必要があるときに、さらに絞り込む者(予決令 73、施行令 167-5-2)

 

いずれも安全な契約のために必要な条文です。契約を締結した後に、理由もなく契約を履行しなかったり、一方的に契約を解除するようなリスクのある企業を排除するための入札参加資格です。参考に記載例を載せます。Googleなどで、入札公告、と検索すれば多数表示されます。

 

入札参加資格の記載例(国の場合)

競争に参加する者に必要な資格に関する事項

(1)予算決算及び会計令第70条の規定に該当しない者であること。なお、未成年者、被補佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中特別の理由がある場合に該当する。

(2)予算決算及び会計令第71条の規定に該当しない者であること。

(3)◯◯省競争参加資格(全省庁統一資格)において◯◯年度に「役務の提供等」のA、B、C又はDの等級に格付けされ関東・甲信越地域の競争参加資格を有する者であること。

(4)予算決算及び会計令第73条の規定に基づき、支出負担行為担当官が定める資格を有する者であること。

(5)支出負担行為担当官から取引停止の措置を受けている期間中の者でないこと。

 

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契約条項を示す場所

 

入札説明書、仕様書、図面などの入札関係書類を渡す場所です。入札関係書類を取りに行く前にはなるべく電話しましょう。もし担当者が在籍していれば質問なども可能です。なお電子入札ではWEB上からダウンロードすることもあります。

 

入札に関係する書類の交付及び提出場所等

(1)入札に参加しようとする者に要求する書類の提出場所、契約条項を示す場所、入札説明書の交付場所及び問い合わせ先

所在地   東京都港区 〇―〇―〇
場 所   〇〇省 会計課 契約係
電話番号  03-0000-0000 担当者:〇〇

(2)入札説明書の交付方法
本公告の日から上記(1)の交付場所にて交付する。
(3)入札に参加しようとする者に要求する書類の受領期限(詳細は入札説明書を参照)
平成〇〇年〇〇月〇〇日(〇)17:00

 

入札公告がWEB上などへ掲載されると、すぐに参加希望者が書類を取りに来たり、電話で問い合わせが入ります。担当者が不在のときも対応可能なように、周りの人へ入札関係書類の渡し方を伝えておきます。後日、入札関係書類の修正が見つかったときは、参加希望者全員へ連絡しなくてはなりません。入札関係書類を手渡すときは名刺をもらうか、会社名、電話番号、名前を記載してもらいます。名刺がないときは、口頭ではなく手書きで白紙の用紙へ書いてもらいます。代筆してしまうと電話番号の聞き取りミスで連絡できず、大きなトラブルになります。

 

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競争執行の場所及び日時

 

「競争執行」とは、入札と開札の両方を含みます。入札は、入札書を提出することです。開札は、提出された入札書を開封して入札金額を発表することです。入札と開札は、同じ会場で同時に行うこともありますが、別の日を設定する場合の方が多いです。開札日の10日前くらいを入札書提出期限とします。

 

場所は、開札前に入札書を提出してもらうときは担当係とします。上記の入札関係書類の配布場所と同じにします。入札後すぐに開札するときは、入札参加者全員が入れる大きな会議室などに設定します。

 

日時は、時刻を分単位まで明確にします。入札書などの書類提出期限であれば、時効を1分でも経過すれば無効になることがあります。また開札時刻は、開札を始める時刻なので同じように分単位で厳格に始めます。

 

〇入札書の提出場所 〇〇省大臣官房会計課契約係

〇入札書の受領期限 令和4年〇月〇〇日 17時00分

〇 開札の日時及び場所 令和4年〇月〇〇日  14時00分 〇〇省大臣官房会計課第一会議室

 

ここで注意したいことは、会議室を設定するときは、必ず、予約できたことを確認した後にします。場所や日時を入札公告公開後に変更してしまうと大きなトラブルになります。会議室の事前予約は必須です。また入札執行者の予定も事前に確認します。また他の会議が伸びたりすると大変です。開札時刻は午後2時(14:00)と設定し、会議室の予約は、午後のすべての時間帯を確保するのがおすすめです。時刻は24時間表記が良いです。

 

もし開札日時を途中で変更すると次のようなトラブルになります。例えば営業担当者が次のように考えていたらどうでしょう。

 

「その開札日時では、別の重要案件があり参加できないので、今回の入札は辞退しよう。」

あるいは、

「その開札日時なら予定もなく参加できるので、今回は真剣に入札に参加しよう。」

 

つまり開札日時を途中で変更してしまうと、入札に参加できなくなる、あるいは、その日時なら入札に参加できた、という事態が生じ、不公平が生じてしまうのです。もし開札日時を変更してクレームが入れば、入札は取り止めになります。他の参加者へも謝罪の連絡をしなければならず、かなり悲惨な状況になります。

 

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入札保証金に関する事項

 

入札保証金は、落札者が契約を結ばないときに損害を最少限にするための保証金です。落札者に契約を結ばせることが目的です。通常、入札への参加資格を有する会社は、信頼できる相手方なので入札保証金は免除されます。

 

入札保証金の記載例

入札保証金 免除する。

 

以上が入札公告へ記載する主な項目ですが、上記以外に必要な項目を記載することも可能です。ただ、なるべく入札公告では基本的な部分だけを掲載し、細かい内容は入札説明書や仕様書で説明した方がわかりやすいです。

 

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