適法な請求書とは、請求書を受理したときに注意したいこと

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会計法令の解説
2020年8月 豊島園
この記事は約8分で読めます。

官公庁が契約代金を支払うときは請求書が必要です。支払期限を定めた遅延防止法では、適法な請求書を受理することが定められています。適法な請求書とは、具体的に何を指すのでしょうか。どこをチェックすれば良いのでしょうか。適法な請求書の解説です。

 

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そもそも遅延防止法とは

 

官公庁が契約代金を支払うときは請求書が必要です。遅延防止法(政府契約の支払遅延防止等に関する法律)で請求書に基づいて支払うことが定められています。

 

遅延防止法は、官公庁すべてに適用される法律です。遅延防止法第十四条に基づき、国の組織だけでなく地方公共団体へも適用されます。つまり官公庁で働く人に必須の知識です。今回は遅延防止法で定める、適法な請求書について解説します。

 

遅延防止法の目的は、契約代金を速やかに支払うことです。官公庁が締結した契約の代金を一定期間内に支払うことが定められています。

政府契約の支払遅延防止等に関する法律

第一条 この法律は、政府契約の支払遅延防止等その公正化をはかるとともに、国の会計経理事務処理の能率化を促進し、もつて国民経済の健全な運行に資することを目的とする。

 

なぜ、このような当たり前の法律が必要かというと、支払手続きは、つい後回しになってしまうことがあるからです。

 

官公庁で契約実務を担当していると、物品が納入されたり、工事が完成したりすると、その段階で、ひと仕事を終えたような感覚になってしまいます。大変だった契約手続きが完了したと思ってしまうのです。そのため代金の支払手続きを後回しにしてしまう傾向があるのです。

 

欲しい物が手に入ると、目的が達成されたように感じてしまうのです。また官公庁は倒産しないから、心配しなくても代金は必ず支払えると思ってしまうのです。なぜか支払い手続きの優先順位を低くしてしまいます。

 

不思議な感覚ですが、契約実務を担当すると、どうしても早く契約しなくてはいけないと考えてしまいます。契約することの方を優先してしまうのです。契約代金を支払うことよりも、新しく契約する手続きを始めてしまいます。そのため遅延防止法により、速やかに支払うことを法律で義務づけているのです。

 

ただ遅延防止法が適用されるのは、物品購入契約、役務契約、工事請負契約、製造契約のみです。契約代金の支払いに遅延防止法が適用されます。旅費や謝金の支払いには適用されません。

 

第二条 この法律において「政府契約」とは、国を当事者の一方とする契約で、国以外の者のなす工事の完成若しくは作業その他の役務の給付又は物件の納入に対し国が対価の支払をなすべきものをいう。

 

遅延防止法第六条で、代金の支払い時期は、請求書を受け取った日から、工事代金は40日、その他は30日以内と定められています。そして適法な請求書に基づい支払うことになっています。

第六条 (対価の支払の時期)は、国が給付の完了の確認又は検査を終了した後相手方から適法な支払請求を受けた日から工事代金については四十日、その他の給付に対する対価については三十日(略)以内の日としなければならない。

 

官公庁が検査を完了した後に、適法な請求書を受理した日から30日(工事は40日)以内に代金を支払わなければなりません。この条文には、適法な支払請求とあります。

 

では適法な請求書とは、何を指すのでしょうか、どこをチェックすれば良いのでしょうか?

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適法な請求書とは

 

民間企業が官公庁に対して契約代金を請求するときは、請求書を提出します。

 

例えば物品購入契約であれば、民間企業側が物品を納品し、官公庁側が検収が完了した時点で代金を請求する権利が発生します。契約代金を請求するために官公庁側へ請求書を提出するわけです。

 

官公庁側から見ると、検収が完了した時点で所有権が移転し、代金を支払うという債務が発生します。そして請求書を待って代金を支払います。請求書は、代金を支払うための重要な書類です。

 

適法な請求書とは、請求権限を持つ人が作成した請求書ということです。法的に権限を持っていて、内容が正しいという意味です。

 

契約代金の支払いなので、契約権限を持つ人が請求権限も持っています。通常は法人のトップ、つまり代表取締役社長です。代表取締役社長が作成した契約書であること、そして請求内容が正しいことを確認することになります。

 

請求書を受け取ったときに確認するチェックポイントは次のとおりです。

請求書を受け取ったときのチェックポイント

 

作成年月日

作成者

請求内容、請求金額、消費税

振込先の口座名

 

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請求書の作成年月日とは

 

契約代金の支払いは、遅延防止法によって支払期限が定められています。支払期限は、工事契約が40日、それ以外は30日以内です。いずれも官公庁が請求書を受理した日からカウントします。

 

官公庁側で請求書を受理したときは、請求書の余白に受理日を記載します。受理日は、支払期限の起算日になるので重要です。受理日を明確にするよう通知されています。

政府契約の支払遅延防止等に関する法律の運用方針
昭和25年4月7日 理国第 140 号

 

二 「受理」とは、単なる到達を指すものではなく相手方の支払請求書が到達し国において、これを処理し得る状態におくことをいうのであるが、この到達が所定の執務時間内であれば当然受理すべきであり、その日は、計算上一日に参入される。

 

(略)なお、支払請求書受理の日時は、将来事故発生の場合の紛争点となり、これが立証を要することも予想せられるにつき予め請求書送付箇所を約定するとともに、当該機関における請求書受理者を定め、受理簿を設け又は受理請求書に受理日附印を押捺する等請求書受理後の経過を明瞭ならしめるよう措置すべきである。

 

受理日は、請求書の作成日と同じ日かそれ以後の日です。この確認のためにも請求書の作成年月日が必要です。また作成日によっては、会社の代表者が変わってしまうこともあります。契約権限の確認のためにも作成日が重要です。

 

金額の大きい契約では、営業担当者が直接請求書を持参することが多いです。持参の場合は、請求書の作成日と受理日が同日になります。郵送の場合は、請求書作成日の4日~7日程度後に受理日になることが多いです。

 

作成年月日は、西暦でも和暦でも問題ありません。会社がいつも表示している方法です。

 

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請求書の作成者とは

 

請求書を作成することができるのは、契約権限を持つ者だけです。通常は会社の代表者です。代表取締役社長が一般的に多い役職名です。部長や課長は、委任されなければ契約権限を持っていません。会社が持つ契約権限は、代表者一人だけです。請求書の作成者として、次のように記載されていることが多いです。

(住所)

株式会社 ◯◯商事
代表取締役社長 ◯◯ 太郎

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請求内容、請求金額、消費税が正しいか確認

 

請求書の内容は、見積書と同じことが多いです。

 

請求書は、契約内容をわかりやすく表示します。物品の売買契約であれば、品名、メーカー名、型式、数量、単価、合計金額です。

 

注意したい点は、役務契約や工事契約で、「一式」表示のときです。なるべく一式表示の請求書を受理するのは避けましょう。例えば次のような一式表示では、内容が適正なのか判断できません。

運搬・据え付け費用 一式 25万円

 

運搬に必要な経費が25万円だとすれば、その内訳があるはずです。クレーン付きトラックを1台使用し、作業員7名が1日作業したのであれば適正な費用です。しかし、3人くらいの作業費であれば、ひとり当たり1日8万円です。これでは高すぎて適正とは言えません。

 

金額の高い一式表示の場合は、積算内訳を記載してもらう必要があります。上記の例であれば、次のように記載してないと内容をチェックできません。もし内訳が記載してないときは、受理せずに、内訳を記載して再提出するよう依頼しましょう。

運搬・据え付け費用 一式 25万円
(内訳 トラック 1台 4万円、作業員 7名×3万円)

 

請求金額は、必ず検算をします。ときどき表計算ソフトの計算式を間違えていることがあります。おそらくコピペなどでミスするのでしょう。まれに計算ミスがあるので注意しましょう。面倒でも、電卓でタテとヨコを計算します。

 

また、消費税の記載も確認します。もし消費税が含まれるのか不明のときは、相手方へ電話して確認します。合計金額が変わるようであれば再作成を依頼しましょう。請求書の合計金額を修正するのはリスクが高いです。合計金額は修正するのではなく、新しく作り直してもらいます。

 

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銀行振り込みに必要な情報

 

官公庁の支払いは原則として銀行振込です。現金払いも不可能ではありませんが、事前に手続きが必要でかなり大変です。通常は銀行振込で契約代金を支払います。

 

そのため銀行振込に必要な情報を請求書に記載します。銀行名、預金種別、口座番号、口座名義を確認します。

 

なお請求書の支払条件の中に、現金払いという記載が稀にあります。念のため営業担当者へ確認することをお薦めしますが、通常は、手形払いでないことを指します。銀行振込は、現金払いと同じ意味です。

 

民間企業では、一般的に手形取引(その場では代金を支払わずに 3 ヵ月後など、後で支払うこと)が行われています。手形取引でないときに現金払いと表示することが多いです。

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