やり方がわからない?「検収」(給付の完了確認の検査)の方法

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会計法令の解説
2002年 ハワイ
会計法令の解説

「検収」についての解説です。官公庁が締結する契約では、代金を支払う前に「給付の完了」を確認する「検査」が必要です。検査を義務付けている理由、根拠法令の解説、実際に検査を行うための具体的な方法を説明します。契約実務担当者に必須の知識です。

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「検査」に関する根拠法令

 

官公庁が締結する契約については、納品時や作業完了時に「検査」が必要です。締結した内容どおりに「契約が履行されたか」確認してから代金を支払います。最初に「検査」についての根拠法令を確認します。財政法では「検査」の条文は存在せず、会計法が最上位の法律です。一般的に「検査」は「検収」と呼ばれています。「検収」は、検査して収納することです。物品の売買契約であれば「検収」完了時点で所有権が移転します。

 

会計法
第二十九条の十一第二項

2 契約担当官等は、(工事又は製造その他についての)請負契約又は物件の買入れその他の契約については、政令の定めるところにより、自ら又は補助者に命じて、その受ける給付の完了の確認(略)をするため必要な検査をしなければならない。

この会計法を受けて、予算決算及び会計令(予決令)で規定しています。ほぼ同じ内容です。

予算決算及び会計令
第百一条の四

会計法第二十九条の十一第二項 に規定する工事若しくは製造その他についての請負契約又は物件の買入れその他の契約についての給付の完了の確認をするため必要な検査は、契約担当官等が、自ら又は補助者に命じて、契約書、仕様書及び設計書その他の関係書類に基づいて行なうものとする。

そして、上記の会計法と予決令を受けて、契約事務取扱規則(大蔵省令)でさらに定めています。

契約事務取扱規則

(検査職員の一般的職務)

第二十条 契約担当官等(略)から検査を命ぜられた職員(以下「検査職員」という。)は、請負契約についての給付の完了の確認につき、契約書、仕様書及び設計書その他の関係書類に基づき、かつ、必要に応じ当該契約に係る監督職員の立会いを求め、当該給付の内容について検査を行なわなければならない。

2 検査職員は、請負契約以外の契約についての給付の完了の確認につき、契約書その他の関係書類に基づき、当該給付の内容及び数量について検査を行なわなければならない。

3 前二項の場合において必要があるときは、破壊若しくは分解又は試験して検査を行なうものとする。

4 検査職員は、前三項の検査を行なつた結果、その給付が当該契約の内容に適合しないものであるときは、その旨及びその措置についての意見を検査調書に記載して関係の契約担当官等に提出するものとする。

 

官公庁の会計手続きは、一般原則として、代金の支払いは「後払い」です。納品や作業が完了した段階で検査した後に、「問題がなければ代金を支払う」という原則です。「検査」は、代金を支払うための確認行為ですから、契約実務の中では極めて重要です。もし、検査せずに代金を支払った場合、その後になって、数量が間違っていたり、性能が不十分であったり、あるいは不具合などが発見されれば損害を被ってしまいます。そのため、代金の支払条件として、事前検査を義務付けています。「検査」によって確実な契約の履行が確保されるのです。

代金を支払う前に「検査」が必要なことは、「政府契約の支払遅延防止等に関する法律」で明記しています。

政府契約の支払遅延防止等に関する法律

第六条 (対価の支払の時期)は、国が給付の完了の確認又は検査を終了した後相手方から適法な支払請求を受けた日から工事代金については四十日、その他の給付に対する対価については三十日(略)以内の日としなければならない。

 

 

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実際の「検査」の方法、具体的な手順

 

会計法令では、具体的な検査の方法について、詳しく説明した条文はありません。唯一、例示している部分は「契約書、仕様書及び設計書その他の関係書類に基づいて行なうもの」程度です。そこで実際の検査方法を解説します。

 

検査の方法は、契約書、仕様書、図面などの「契約関係書類と現物」の両方を見ながら、契約の相手方である営業担当者から説明してもらいます。営業担当者へ検査日時を伝えるときに「契約関係書類のコピー」を検査関係職員の人数分用意してもらうと効率的です。そして検査当日は、書類に基づいて説明するよう依頼しておきます。

 

検査を実施しているときは、必ず、関係書類の該当部分と現物を見比べながら、「赤ペン」などで検査した箇所をチェックします。検査を終えた段階で、受領書に日付とサインを書き、検査を終えたことを伝え相手方へ渡します。そして後日、内部書類として「検査調書」を作成します。

 

検査前に、営業担当者に対して、検査を実施する日時(通常は納品日)を電話かメールで日程調整します。そして「当日の検査は、契約書、仕様書(図面)等に基づいて実施するので、現場で説明できる担当者の出席をお願いします。」と依頼しておきます。

 

検査当日は、発注者側の検査担当者と営業担当者が揃ったところで、名刺交換と挨拶を行い、「それでは、検査を始めますので、書類に基づき説明をお願いします。」と宣言し、検査を開始します。営業担当者の説明を聞きながら、不明な点などの質問を随時行い、書類の内容と照合して確認します。特に「型式と数量」のチェックが重要です。仕様書などで性能を求めているときは、その性能を実際に目視で確認します。機器を動作させて性能を実際に見ることが大切です。高額な契約なら、デジカメで検査中の写真も撮りましょう。

 

最初の名刺交換も重要です。後日、契約内容についてトラブルになったときの証拠(誰が検査に立ち会ったかなど。)になります。必ず、検査に出席した人の名刺は保存します。(後日、名刺の端などに○月○日検査などとメモしておきます。)検査の手法として、「破壊検査」もありますが、よほど契約内容に疑義がある(明らかに手抜きが疑われる製造物など)とき以外は実施しません。

 

契約は、お互いに相手を信頼して行うのが原則です。最初から相手方を疑うような検査手法は極力避けるべきです。昔は、会計検査院の実地検査のときに、平然と破壊検査を行う調査官が存在しましたが、今は、理由もなく破壊検査を行えば、社会的に批判されるでしょう。

 

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「給付の完了の確認」とは

 

上述の契約事務取扱規則第二十条の中に、「給付の完了の確認」という、ややこしい言葉があります。

 

「給付」とは、債務者(何かをしなければならない義務のある人、売買契約であれば、物品を納品しなければならないという義務がある契約の相手方)が行うべき行為(納品)です。簡単に言うと、「給付」とは「契約内容」と同じ意味です。「給付の完了の確認」は、「契約内容が完了したことの確認」と読み替えると、理解しやすいです。


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