初めて旅費担当になったとき、最初に知っておきたい基礎知識です。支給と支払いの違い、旅費の事務手続きの流れ、旅費請求に必要な書類、日当と宿泊料のわかりやすい解説です。特に日当と宿泊料には食事代が含まれているので減額調整する場合があります。
旅費の支給とは
初めて旅費担当になったときは、何を勉強したら良いのか全然わかりません。どの書類をどのように作るのか、どこから書類を取り寄せるのかなど全くわからずに不安ばかりです。
そこで初めて旅費担当になったときに、知っておきたいことや勉強方法について解説します。
最初におおまかに旅費について知っておきましょう。
旅費は、出張命令を受けて通常の勤務場所から離れた場所で仕事をするときに支給されます。出張者本人が必要書類を添えて旅費を請求します。旅費の内訳は、交通費、日当、宿泊料です。
ここで支給という言葉に注意してください。旅費を支払うときは、支給という言葉を使います。物品を購入して代金を支払うときは、支出する、とか支払うといいますが、旅費や給与の場合には支給する、といいます。この違いは意識しておきましょう。
また旅費の支給には二つの方法があります。概算払いと精算払いです。概算払い（がいさんばらい）は、出張へ行く前に旅費を受け取ります。精算払い（せいさんばらい）は、出張に必要な経費を自分で先に支払い、 出張から帰った後に旅費を受け取るものです。新幹線のチケット代や宿泊料金などを自分で立て替えて支払うので、クレジットカードなどを使わないと厳しいです。
旅費支給手続きの流れ
旅費の請求から支給までのおおまかな流れです。
出張旅費の事務手続きの流れ
１．旅費請求書類の作成と必要書類の添付（出張者本人）
２．関係書類の確認（旅費事務担当者）
３．旅費支給（旅費事務担当者）
概算払いのときは、出張を終えた後に旅費の精算手続きが必要です。精算払いと比較すると概算払いの手続きは２倍になります。
国家公務員等の旅費に関する法律（旅費法）では、支給方法の原則は概算払いです。昔はクレジットカードを持つ人は稀でした。クレジットカードが使えない交通機関も多かったです。出張者の負担にならないように、電車や飛行機のチケットを購入する前に旅費を支給するのが原則でした。概算払いとして事前に旅費を支給し、出張から帰った後に精算手続きを行います。
しかし、旅費の精算手続きは、出張者本人にとっても旅費事務担当者にとっても2度手間になり負担です。旅費の事務手続きを2回行うことになります。旅費の概算払いはかなり面倒です。そのため多くの組織では、概算払いではなく精算払いを原則として1回で支給する方が多いです。精算払いであれば 精算手続きは不要です。1回の旅費請求手続きですべて完了します。
旅費手続きの流れは、出張者本人から請求手続きがあり、旅費請求書と関係書類を事務担当者が確認し、事務担当者が支給手続きを行うことになります。通常、旅費の支給手続きには2週間ほどの期間が必要です。
旅費請求に必要な書類
旅費の請求に必要な書類は、主に交通費部分です。旅費は実費弁償が原則です。公共交通機関は誰が乗車しても同じ料金なので添付書類は不要です。航空賃は旅行会社や購入する時期によって料金が変わるので証拠書類が必要になります。
JRや新幹線、地下鉄などの公共交通機関で料金が公表されており、誰が購入しても料金が変わらなければ添付書類は必要ありません。しかしWEB上で簡単に調べられないようなローカル線の料金は領収書や料金表が必要です。
飛行機はチケット料金が様々です。航空会社によっても料金が違いますし、旅行代理店や購入する時期で料金が変わってきます。そのため飛行機を利用するときは領収書が必須です。概算払いのときは、見積書あるいは請求書が別途必要です。
飛行機を使うとき必要な書類
特に注意したいことは飛行機を利用したときです。搭乗券の半券、あるいは搭乗証明書が必要です。 これは過去（2000年の頃）に、旅費の不正請求が横行したためです。正規料金で飛行機のチケットを購入し、領収書を受け取った後にキャンセルして格安の飛行機へ変更する不正が頻発したのです。正規料金をキャンセルするときには、旅行代理店へ領収書は紛失したと嘘を言う手法でした。 正規料金と格安料金の差は、路線にもよりますが、往復で2万円から3万円ありました。贅沢な食事と家族へのお土産が買える金額です。これらの不正が横行したため、飛行機を利用したときは実際に乗ったことを証明する半券や搭乗証明書が必要になったのです。
飛行機を利用するときは、領収書と搭乗券の半券または搭乗証明書が必須です。
また海外出張のときは、旅行代理店が作成した日程表が必要です。空港を出発する日時、現地に到着する日時、日付変更線を超えるかなどを日程表で確認します。旅行の日程表は、出張者本人が作成するものではなく旅行代理店が作成するものです。実際のフライトスケジュールは出張者本人にはわかりません。日程表は旅行代理店しか作成できない書類です。旅行代理店が作成した日程表に基づいて日当や宿泊料を支給します。
バスやタクシーを利用するとき
バスを利用するときは、チケット料金のわかる部分をスマホで撮影すると簡単です。窓口の料金表や、料金のわかるチケットを写真にしておきます。地方のローカル線は、インターネットで簡単に料金表を探せないことがあります。臨時便などもあるのでスマホで料金を撮影しておくよう依頼します。
もし公共の交通機関がなく、タクシーに乗らざるを得ない時にはタクシー代金の領収書が必須です。タクシー代は領収書がないと支給できません。
旅費法の日当とは
日当は、昼食代と交通費・雑費です。国家公務員等の旅費に関する法律（旅費法）では内訳を定めていませんが、日当の構成要素は、半分が昼食代、もう半分が交通費・雑費です。日当の中の交通費は、出張先を巡回するための交通費です。同一市内など、一駅二駅乗るような少額の交通費です。日当の半分を超えるような交通費であれば、日当の中から出すのではなく別途交通費として請求します。
ここで注意したいことは、日当の半分が昼食代という点です。よくあるケースとして、旅費を請求するときに会議の参加費（学会参加費など）も請求することがあります。参加費の中に、昼食代や夕食代が含まれていることがあります。食事代が含まれる場合には、日当や宿泊代の中に含まれる食事代相当額を減額することになります。
また明らかに昼食を必要としない出張のときも減額が必要です。例えば出発時刻が、夕方あるいは夜と指定されているときです。夕方や夜に出発することが明らかな場合には、昼食代相当額を減額します。よくある事例は飛行機や新幹線を使う場合です。フライト時刻が指定されている場合、あるいは新幹線の座席指定で出発時刻が指定されている場合です。それ以外で、出発時刻が指定されてないときは、昼食代相当額を減額する必要はありません。
旅費法の宿泊代とは
宿泊代は、ホテルや旅館などに宿泊して料金を支払うときに支給されます。役職に応じて定額が支給されます。知人や友人宅、実家や親戚の家に泊まるなど、宿泊代が必要ないときには支給されません。
よくある話ですが、知人宅で泊めてもらうときに、手ぶらではいけないし、普通は手土産を買っていくのだから、宿泊料の一部は必要と思うかも知れません。でも無理です。手土産は認められません。常識的に考えて、知人や友人宅などであれば宿泊料は支払いません。また手土産が必要なようであれば、自腹で購入することになります。もし自腹で払いたくないのであれば、安いホテルを探して宿泊するべきです。自腹でお土産を買えないなら、知人宅や友人宅に宿泊するべきではありません。相手も迷惑です。
旅費担当者の勉強方法
初めて旅費を担当するときは、時間のあるときに法律や条例、各種の通知やマニュアルなどに目を通すと良いです。 目を通す方法は、さっと見るだけです。 覚える必要はありません。さっと見ておくだけで、どの場所にどのようなことが書かれているか、次第にわかるようになります。映像で捉える速読法に近い読み方かもしれません。
具体的に該当する法令等があったときに、じっくりと理解しながら読みます。旅費事務に必要な法令等は次のとおりです。
国家公務員等の旅費に関する法律（旅費法）
国家公務員等の旅費支給規程
国家公務員等の旅費に関する法律の運用方針について
旅費業務に関する標準マニュアル（各府省等申し合わせ）
地方自治体は、それぞれ条例などで定めています。 探すときは次のようなキーワードです。
「東京都 旅費 規則 」
「東京都 旅費 運用方針」
「東京都 旅費 マニュアル」
東京都の例
職員の旅費に関する条例（国の旅費法に該当する条例です。）
職員の旅費に関する条例の運用方針等について
職員の旅費支給規程
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