「営業成績」まで変える基礎知識、「見積書」と「参考見積書」の違い

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営業担当
イギリス ロンドン

営業初心者向けの「見積書」についての解説です。官公庁と契約する「営業担当者」には必須の知識です。見積書は、大きく分けて2種類あります。契約の申し込みとなる「見積書」と、予算要求用の「参考見積書」です。使用目的の違いを正しく理解しましょう。

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「見積書をお願いします」と言われたら

官公庁の契約担当者から「見積書の提出」を依頼されたとき、初めての営業担当者は不安になります。いつも取り引きしているベテラン営業担当者は、官公庁向けの書類作成に慣れているので悩みませんが、初心者にとっては、お役所へ提出する書類は「何かと形式にうるさい」ので不安になるのです。

「見積書」は、私法上の取り引きに必要

まず「取り引き」(契約)について、基本的な部分を確認しましょう。官公庁と民間企業の「取り引き」は、「私法上」の取り引きです。「対等の関係」です。どちらが偉い(立場が強い)ということはありません。

 

「私法」に対する概念として「公法」があります。「公法」とは、法律に基づいて公益のために相手の行動(権利)を制約するような「強制力を持つ行為」のことです。統治関係にある状態です。「税法」などが典型です。国が税金を徴収することを一方的に決めています。「嫌だ」と言って拒否できません。

 

「私法」は、お互いが「対等な立場」にある関係です。官公庁と民間企業との契約は「私法上の対等な関係」です。見積書の提出で、わからない部分があれば遠慮なく聞くことが大切です。その前に、基礎的な知識を持っておくと理解が早くなります。

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「見積書」の種類は2つ

官公庁が必要とする「見積書」は、大きく2種類にわかれます。ひとつは、予算要求や事業の費用を見積もるための「参考見積書」です。もうひとつは契約締結を前提とした「見積もり合わせ」のための「見積書」です。

 

契約担当係から依頼される「見積書」は、契約を前提としていることが多いです。予算用の「参考見積書」は、必要とするケースが限定的です。官公庁側の担当者から「予算用」あるいは「参考のため」に提出を依頼しているとの説明があります。「見積書」と「参考見積書」は見た目は同じですが、「使用目的」が全く異なりますので注意が必要です。

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「参考見積書」とは

「参考見積書」は、上級官庁への予算要求きなどに使います。「積算の根拠資料」として必要になります。契約を締結するという前提はありません。予算を獲得するための見積資料です。金額を客観的に知るために使う書類です。

 

予算要求で「100%満額」認められることは稀です。事業の内容にもよりますが、80%程度に「減額査定」されることが多いです。予算要求に使用する「参考見積書」は、通常の取引価格や標準価格で提出します。利益を極力抑えた「思い切り値引きした」ギリギリの見積金額で提出してしまうと、その金額が100%認められなかった場合、現実には契約できない予算額になってしまいます。

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「見積書」とは

「見積書」は、契約の締結を前提とした書類です。一般的に「見積書」と言えば、「参考見積書」ではなく、契約を締結するための「見積書」を意味します。定価や標準価格が設定されているものは、「値引き金額」を記載して、契約が可能な見積金額で提出します。官公庁へ提出する「見積書」は民法第五百二十二条の「契約の申込み」になります。

民法

第五百二十二条 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示(以下「申込み」という。)に対して相手方が承諾をしたときに成立する。

 

民法は、2020年4月1日に大きく改正されました。参考に古い民法を「旧民法」として記載しました。

参考 旧民法

第五百二十一条  承諾の期間を定めてした契約の申込みは、撤回することができない。

 

「見積書」を受け取った官公庁側の契約実務担当者が、内容を確認して「承諾」することで「契約が成立」します。「承諾」はメールでも電話でも有効です。官公庁側の契約実務担当者から「この見積書で正式な契約をお願いします。」と連絡があれば、契約の申込みが承諾され「契約成立」です。

 

見積書の「様式」

 

官公庁へ提出する見積書は、会社で日常的に使用している様式で問題ありません。ただし次の項目は必須です。

 

日付(作成年月日)

 

会社印と代表者印
(代表者印は、代表取締役社長などの印です。部長職等は、別途、社長からの委任状が必要になります。)

 

消費税を含むかどうかの明示

 

見積書の有効期限

 

納入期間(発注から納品までの期間)

 

正式契約後は、納入期限に遅れると「履行遅滞」として損害金などを支払うことになります。余裕を持って確実に納品できる期間を設定します。「発注後1ヶ月以内」などと書きます。

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「見積書」と「参考見積書」の区別(判断)

営業担当者の「悩みの種」だと思います。見積書を提出する際に、いくらの金額を提示すれば良いかです。

 

契約を前提とした「見積もり合わせ」として提出する場合は、利益を最少限に抑えた「思い切った値引き金額」で提出する必要があります。官公庁側の契約実務担当者は、複数の会社へ見積書の提出を依頼し、その中から最安値の会社を契約の相手方として選びます。

 

チャンスは一度だけです。

 

契約を獲得したいときは、「他社より安い金額で見積もる」という気持ちで提出します。しかし「他社の見積金額」を聞いてはいけません、「談合」という犯罪行為になってしまいます。

 

一方、契約を前提としない見積書は「参考見積書」です。

 

「契約の申込み」ではないので、金額もそれほど安くする必要はありません。査定の厳しい予算要求に使うときは「定価で出して欲しい」とさえ言われることもあります。

 

しかし、この判断が困難なときは、どう対応すれば良いでしょうか。

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「見積書」なのか「参考見積書」なのか

「値引き金額」を大きくした方が良いのか、「値引きしない」方が良いのか。

 

もし判断に迷ったときは、官公庁側の担当者へ、次のように口頭で尋ねてください。(電話が良いです。メールでは答えられないこともあります。)

 

「この見積書は、「見積もり合わせ」のものでしょうか?」

 

あるいは、次のように尋ねると確実です。

 

「他社に比べて、一番安い金額を提示できれば、契約を締結することが可能でしょうか?」

 

「見積もり合わせ用です」あるいは「一番安ければ契約します」という説明であれば、「契約の申込」となる「見積書」です。思い切った値引き金額で提出します。

 

逆に「予算用なので」あるいは「事務処理上の参考として」などの説明であれば、「契約を前提としてない」です。「参考見積書」として、通常の取引価格あるいは定価に近い金額での提出となります。

 

契約を前提としない場合は、談合とかのリスクもないので、具体的に「定価で提出した方が良いでしょうか」と聞くのも問題ありません。単なる参考資料なので、次のように質問して構いません。

 

「定価で提出した方が良いでしょうか?」

「参考見積書として、通常の値引きで提出した方が良いでしょうか?」

 

初めて、官公庁と取り引きするときは、不安な面もあるかと思います。本サイトでも気軽に相談を受け付けています。

コメント

  1. 新人 より:

    管理人様

    ご回答誠にありがとうございました。
    2社分以上必要な相見積もりと違い、
    「参考見積もり」は1社分でも良いのが一般的なのでしょうか。

    私の部署では、契約依頼書の作成時に「参考見積もり」を最低1枚添付せよと
    言われていますが、これは法令等で決まっているわけでなく慣習なのでしょうか。

    • 管理人管理人 より:

      管理人です、コメントありがとうございます。

      契約の事務手続きについては、各組織の慣習的な取り扱いがあると思います。一概に過去の手続きについて、良い悪いを判断することはできません。

      しかしながら、「参考見積書」は、本来、契約を前提としていない書類です。会計法令で「参考見積書」の添付を義務付けている条文はありません。もし、組織の中で明確な内部規則がなければ「慣習」と判断できます。

      ただ、官公庁における契約手続きは「明確なルール」に基づいて処理しないと、対外的な説明が困難になります。「適正な会計手続き」とは「公正なルール」に基づくものです。そして「公正なルール」は、組織の中でオーソライズされたものです。(就業規則や内部規則などは、一定のルールで作成されているはずです。)

  2. 新人 より:

    いつも参考にさせていただいております。

    1点お聞きしたいことがございます。
    随意契約において、購入したい物品が「消耗品か」「備品」になるか微妙な価格帯のときに
    参考に見積書が欲しいときがあります。
    そのときは電話・メール等で「参考見積書」をくださいといえばよいのでしょうか。

    • 管理人管理人 より:

      管理人です。
      コメントありがとうございます。

      ご質問のとおり、物品の価格を調べるために取り寄せる書類は、契約締結を前提としない「参考見積書」です。できれば電話で「契約は予定してないのですが、取引価格を調べたいので参考見積書の提出をお願いできますか?」と尋ねるのが良いです。そのときに消費税を記載してもらうと良いです。また、価格調査の後に、契約を締結するための「見積もり合わせ」を行うこともあります。

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