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営業成績にも影響?これが「見積書」を正しく理解するための解説

国立競技場
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営業担当
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「営業担当者」向けの「見積書」についての解説です。官公庁から見積書の提出依頼があったときの対応方法について、わかりやすく説明します。「見積書」は、大きく2つに区分されます。契約締結のための「見積書」と、予算要求用の「参考見積書」です。

 

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初めての「営業担当」

 

「営業担当者」向けの解説です。官公庁の実務担当者からの視点で説明します。

 

官公庁の担当者から、「見積書の提出」を依頼されたときの対応方法です。「見積書」は、必要とする目的によって、金額等の算出方法が微妙に変わります。依頼する側、依頼される側、双方にとってミスのない書類とするための注意点です。

 

いつも取り引きしている相手であれば、見積書の提出について、細かな打合せを行わなくても問題ありません。お互いに遠慮なく会話しやすい状況であれば、何を聞いても教えてくれます。しかし初めて官公庁担当の営業になったときは、聞いて良い範囲がわからず、悩むことがあると思います。

 

営業担当初心者が、見積書を依頼されたときの対応方法を、わかりやすく解説します。

 

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依頼を受けたときに「確認すべき」こと

 

電話やメールで、官公庁側から「見積書の提出依頼」があったときに、必ず確認したいポイントです。

 

官公庁側の実務担当者が、見積書を依頼するときは、その使用目的によって「見積書」と「参考見積書」の2つに区分されます。それぞれで作成方法が異なります。見積書を作成するときは、「必要とする目的」を事前に把握することが大切です。

 

契約を締結する前の価格競争による「見積書」なのか

経費を積算して予算要求するための「参考見積書」なのか

 

この2つの違いを理解することが大切です。

 

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見積書の用途を確認、「契約用」か「予算用」か

 

一般的には、見積書の提出依頼を受けるときに、官公庁側の実務担当者が「依頼目的」を説明するのが普通です。しかし時々、何も説明がなく、「とりあえず、すぐに見積書を出して欲しい。」というケースがあります。こうなると判断に悩みます。

 

見積書を必要とする目的は、大きく分けて2つあります。

 

ひとつは、実際の契約締結を前提とした「見積もり合わせ」を目的としたものです。ふたつめは、契約とは全く関係ない、予算を要求するための「参考資料」です。わかりやすく説明します。

 

最初に、契約を締結する前段階で必要になる「見積もり合わせ(みつもりあわせ)」あるいは「合見積(あいみつ)」としての「見積書」を説明します。(厳密には「合見積」は別の意味ですが、2020年現在、一般的に使われているので併記しました。)

 

この「見積書」の場合は、「値引き額を最大」にした見積書を提出します。

 

「見積もり合わせ(合見積)」は、一番安い価格を提示した会社と契約します。契約を獲得するためには、思い切った値引き後の見積書を提出します。

 

次に、予算要求用の参考資料として見積書を依頼される場合です。上級官庁への予算要求資料や、公募型の予算を申請するときに、必要になります。積算内訳を作成するときの根拠資料として「見積書」が必要になります。一般的には「参考見積書」と呼びます。

 

この場合は、契約締結を前提としていない「見積書の作成依頼」です。通常の取り引き価格で提出します。思い切った値引きはしません。

 

予算要求は、要求した後に査定(減額)を受けます。要求額が減額されることが多いです。例えば、過去の査定率が10%減額なら、実際の契約可能金額よりも10%多い金額で要求する必要があります。最大限値引きした金額で提出してしまうと、さらに減額査定された後に、予算不足で契約不能となります。ギリギリの見積金額でなく、少し余裕のある「通常の値引額」の見積書を提出する方が安全です。予算要求と契約手続きは別の手続きです。予算が決定した後に「入札手続き」や「見積り合わせ」が実施されます。

 

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見積書の「依頼目的が不明」なとき

 

依頼元の官公庁の担当者へ次にように電話(口頭)で確認します。

 

「通常の値引き額で提出した方がよろしいでしょうか?それとも見積もり合わせ用でしょうか?」

注意したいポイントは、「口頭」で確認することです。国の予算は、事業を実施するために最低限必要な予算を組むことになっています。メールなどの記録に残る形で質問してしまうと、「できるだけ安い金額でお願いします。」などの形式的な返答しか得ることができません。「通常の取り引き金額の見積書を提出してください」と文字で回答することはできません。

 

特に、予算担当係からの見積書提出依頼であれば、担当者へ電話などで「予算要求用ですか?」と確認するのが安全です。まれに、予算要求の段階でも、複数者の見積書を依頼し最低価格のものを予算要求することがあります。念のため「他社様の見積書も取り寄せていますでしょうか?」などと確認するのも問題ありません。

 

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見積書の「日付記入」について

 

上述したように見積書の使用目的(契約用、予算用)によって、見積書の日付が必要な場合と、日付を空欄にする場合があります。

 

契約前段階の見積書は、「契約の申込み」という法的意味合いがあります。金額が安ければ契約を締結できるものです。見積書に作成日付が記載されていないと「無効」扱いになります。見積書の日付については、必ず、記載するかどうか確認が必要です。「見積書の日付は、提出年月日を記入して提出した方が良いでしょうか、それとも日付を空欄にした方が良いでしょうか。」と口頭で確認しましょう。

 

メールなどの記録に残る問い合わせでは、政策的に話せないこともあります。なるべく、電話(口頭)での確認の方が、わかりやすい説明を受けることができます。

 

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「日付のない見積書」を依頼する理由

 

契約締結を前提とした「見積書」は、作成日付が必ず必要です。発注年月日(契約年月日)を確定しなければ契約手続きを行なうことができません。民法上、「見積書」の提出は、「契約の申し込み」行為です。申し込み日が不明では契約成立にならないのです。

 

しかし、予算用の「参考見積書」は、日付がない方が効率的です。

 

官公庁の運営予算は、潤沢な財源を持つ組織は稀です。ほとんどの官公庁は予算が不足し、経費を切り詰めて運営しています。常に新しい予算獲得を意識しています。予算を確保する方法は、上級官庁等へ要求書を提出して、査定を受けて認められることがほとんどです。

 

そして、予算要求できるタイミング(時期)が「不規則」なことが多いのです。

 

毎年、同じ時期に要求できる予算であれば、事前に「参考見積書」なども用意できます。しかし、急に予算要求が可能となり、提出期限が短いときは、「参考見積書」を依頼する時間さえありません。急に可能となる予算要求では、過去に提出してもらった「参考見積書」を使用して予算要求することがあるのです。要求書の提出期限が2日後などのときは、「参考見積書」の依頼は、ほぼ不可能です。そのため、日付が空欄の過去の参考見積書を使用せざるを得ません。

 

この場合でも、営業担当者へ電話して、見積金額の変動がないことや、日付を入れて過去の見積書を使用することを伝えて確認を取ります。仮に、見積金額が大きく異なれば、再度、見積書を取り寄せ、すでに提出した予算要求書の修正等を行います。予算要求が可能な提出期限までに書類を提出できれば、上級官庁の査定期間中(通常1ヶ月ほど)であれば、一部の修正は認められることが多いです。

 

しかし、「参考見積書」が手元になければ、予算要求自体が遅延し、期限切れで不可能になってしまうのです。公平性の観点から、提出期限に遅れた要求書は却下されてしまうことが多いのです。

 

このように、官公庁の予算要求の事情(政策上の理由など)から、日付の記載されてない「参考見積書」を依頼することがあります。

 

予算の要求金額を積算するための参考資料として「日付のない参考見積書」を使用することがあるのです。

 

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見積書の「提出部数」について

 

通常、見積書は1部提出するものです。

 

しかし、予算要求などの用途によっては、上述のとおり複数部必要になる場合があります。実現の困難な予算要求では、数年かけて予算要求することもあります。予算要求のタイミングを逃さないためにも「日付のない参考見積書」を準備しておくことがあります。

 

特に提出部数の指定がなければ1部で差し支えありません。不明なときは、遠慮なく依頼があった部署へ確認する方が良いです。

 

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見積書の「押印」について

 

官公庁などの公的組織が必要とする見積書は、通常、会社の住所、会社名、代表者の役職名、代表者の氏名、会社印(四角が多い)と代表者印(丸印が多い)が必要です。代表者は社長が望ましいです。部長や課長名で作成する場合には、「委任状」を併せて提出します。契約権限を有しているか確認するために必須です。

 

「委任状」は、社長などの法人代表者から、部長や課長などへ「見積書の提出に関すること」の権限を委任します。

 

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委任状の例

          年月日

○○省○○課御中

 

○○会社 会社印
代表取締役社長  ○○社長印

 

委任状

 

私は、営業課長○○○○に下記権限を委任します。

見積書の提出に関すること

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見積書の「記載例」

 

例として、物品の売買契約の見積書です。品名、メーカー名、型式、数量、単価、金額を記載します。

 

内訳の記載欄は、定価と値引額、消費税が含まれているかどうか、搬入据付調整費などの費用を「全て含めて」記載します。

 

また、納入期限についても「納入期間は、受注後3週間以内」のように明記します。

 

見積書(記載例)

〇省 殿

会社名
住所
代表者役職・氏名 印

 

品名 デスクトップパソコン  ○○製 ○○型 1台

見積金額 420,000円(消費税込み)

(内訳)

定価   500,000円
値引  △100,000円
本体価格 400,000円
消費税   20,000円
合計   420,000円

搬入・据付調整費を含みます。

納入期間は受注後2週間以内

 

以上が、見積書の提出依頼を受けた場合の対応方法です。


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