こんな「営業」は官公庁から嫌われる! この3つの心構えで勝ち取る

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営業担当者向けの解説です。官公庁との取り引きを始めたい営業担当者へのアドバイスです。官公庁で契約実務を担当していると、信頼できる営業担当者には共通した部分があります。笑顔や丁寧な対応方法などを具体例で解説します。

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官公庁への飛び込み営業

最近(2013年時点)は少なくなってきましたが、それでも年に4~5回の頻度で、新人の営業担当者が、飛び込みで営業で訪れます。会社の上司から命令されたのか、あるいは自分で、取引先を開拓しようと積極的に営業しているのだと思います。しかし官公庁との契約は、狙いどおりに取れないのではないでしょうか。

 

官公庁で契約実務を30年経験した立場から見ると、綺麗でかわいい女性が飛び込みで営業に来たときは、忙しくても、わざわざ時間を作って対応することもあります。しかし、むさくるしい男の営業担当者の場合は、飛び込み営業は門前払いすることが多いです。

 

営業で回っている人を見ていると、(営業手法を変えれば契約を獲得できるのに惜しいな)と思うことが多々あります。そこで、官公庁の契約実務担当者の立場から、官公庁への営業のポイントなど、営業担当者向けのノウハウとコツを解説します。

 

最初に心構えとして、官公庁独特の風土を理解することが大切です。

 

3つの心構えです。

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心構え1、飛び込み営業は逆効果

 

飛び込み営業は、「押し売り」と看做されるので逆効果です。最悪の場合、ブラックリスト(危険な会社)に登録されてしまいます。契約制度としてブラックリストの登録があるわけではありません。当然、口頭で「危ない会社」として引き継がれるものです。

 

官公庁の契約手続きは、「入札」が原則です。

 

「入札」で重要なことは、公平性と公正性です。特定の会社に有利な取扱いはできません。特定の会社との癒着を疑われてしまうと、組織として(契約実務担当者として)信用を失墜してしまうからです。一般的に「業者との癒着」と言われ、不正の温床と看做されます。

 

最近(2013年時点)は、大きな事件が発生していませんが、20年ほど前は、暴力団が資金源として、官公庁へ高額な書籍などを「押し売り」していました。書籍の内容は、官公庁が契約を断れない内容でした。政治や思想、人種差別的内容などで、公的組織が批判できない内容を巧みに使っていました。

 

「押し売り」の手口は、「差別問題」などの高額な書籍(一冊10万円以上)を売りつけるもので、断ろうとすると、怖い人が「公的組織として人種差別を容認するのか?」と怒鳴りこんで来るのです。(私は、電話で「今から日本刀を持って行く」と言われたこともあります。)
高額な書籍と請求書を一方的に送りつけ、返送したり電話で断ろうとすると、「書籍の内容を批判した(差別思想)」と言いがかりをつける手法でした。10万円くらいの書籍なので、繰り返し言いがかりをつけられると、つい購入してしまう官公庁が続出しました。(私は購入しませんでした。)

 

これらが明るみに出たのは、暴力団の若い組員が、拳銃不法所持で逮捕されたことによるものです。警察の取調べで余罪が追及され、芋づる式に「書籍の押し売り」が明らかになりました。税金が暴力団へ流れていたので、社会問題としてマスコミで報道されました。当時、法務省から全国の官公庁に対して、押し売りは対応しないよう指導・通知がなされています。

 

また、平成22年1月にも、法務省人権擁護局から「えせ同和行為対応の手引」が配布されています。

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心構え2、飛び込みするなら、書類や名刺を置くだけ

 

会社の上司から、「官公庁の取引先を開拓しろ」と命令されたときは、飛び込み営業せざるを得ない状況になると思います。本来なら、事前にアポ(面会予約)を取ってから、営業するのがマナーです。しかし、どうしても飛び込み営業しなければならない時の手順とコツを解説します。

 

笑顔で受付の人に話しかけます。

 

訪問目的(○○の営業で回っていること)を明確に伝えます。

 

次に、契約の担当部署(係名や担当者)を教えてもらいます。

 

(お忙しいところ申し訳ありませんという)低姿勢で、(お時間は取らせませんので)カタログだけでも置かせてもらえませんでしょうか?

 

と契約担当部署の人に尋ね、カタログと参考見積書、名刺を置いて帰ります。

 

カタログもいらないと言われたら、即、お礼を言って帰りましょう。断られた担当部署へは、二度と飛び込み営業はしないことです。

 

もし、訪問したとき、契約担当者から「話を聞きたい」と言われれば大チャンスです。しかし、ほとんどの人は忙しいので、時間をとれることは、ほぼないと考えましょう。

 

官公庁の契約実務担当者は、日常の契約手続きで多忙です。興味のない営業担当者の話を聞いているほど暇ではありません。

 

参考見積書をカタログと一緒に置くのは理由があります。官公庁の契約実務担当者は、販売会社の値引率に関心があります。カタログに定価だけ記載されていても、まったく関心はありません。値引率が良い会社は、後日、発注に関する連絡が入る可能性があります。

参考見積書に記載する内容

 

主な営業品目、平均的な値引率、最大値引率

メーカー○○社製  値引率○○%

 

可能なら見積もり例として、10品目程度の見積額を記載しておくと効果があります。

 

発注から納品までの納入期間

 

代金の支払方法(通常、請求書を提出後、銀行振込み、後払いです。)

カタログや参考見積書がないときは、会社のパンフレットと名刺を置かせてもらうことになります。

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心構え3、低姿勢での営業

 

腰を低くすることは営業の基本だと思います。特に、官公庁関係の人たちはプライドが高いです。言葉遣いは丁寧にします。大きな声や質問責めや批判めいた話し方はしないことです。

 

例えば、「今忙しいので」と断られた場合に、次の会話は禁句です。

 

「話も聞いてもらえないのでしょうか?」

 

「少しの時間も頂けないのでしょうか?」

 

「(営業品目を購入する)ご計画はないのでしょうか?」

 

官公庁の契約実務担当者に対して、自社との契約を強制するような発言や、強引に情報を聞き出そうとする言葉は、絶対に使わないことです。営業のチャンスが永遠に消滅します。押し売り業者、危険な会社と看做されます。

 

相手の言葉を、謙虚に丁寧に聞き、「忙しそうであれば遠慮する姿勢」が最も重要です。大きな声で話しかけることもタブーです。

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信頼できる営業担当者

 

自分の会社の売り上げのみを考えているような会社は、危ない会社です。常に官公庁側の立場を理解した言動が信頼を得ます。

 

電話したときに留守でも、すぐに折り返し電話がかかってくる。10分以内に電話してくる営業担当者は信頼できます。

 

必要な資料や情報をすぐに提出する。翌日あるいは2日後には提出できるようであれば信頼できます。

 

会話は必要最小限にする。忙しいときに、関係ない話をする営業担当は信頼できません。常に相手が欲しいと思う情報を伝えます。

 

不得意な分野の仕事は、依頼を断るのではなく、積極的に他社を紹介する。いわゆる「業界のアンテナが強い人」は信頼できます。困ったときに情報を持っている人です。

 

「見積もり合わせ」に積極的に参加する。

 

笑顔が多い人は信頼できます。むずかしい顔をしていると不安になります。官公庁側の契約実務担当者は、真面目な人よりも、信頼できる人と契約したいのです。少額な随意契約を締結するときは、信頼できる担当者のいる会社を選ぶことが多いです。


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「見積書って、どうやって依頼するの?」

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初めて担当する仕事は、わからないことばかりです。


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上司から「見積書を取り寄せてください。」と指示されても、初めて経験することであれば、どのようにすればよいか、全くわかりません。
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誰でも、初めての仕事は不安なものです。「経験がなく」知識が不足するため不安になります。知識として「書類の作り方」を知っていれば、不安になりませんし、ミスもしません。経験に基づく知識は学ぶことができます。書類作りをマスターすれば、仕事に追われることがなくなり、余裕が生まれてきます。そして毎日が楽しくなってきます。さらに同僚や上司からも信頼され、友人まで増えてきます。


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コメント

  1. 徳田 より:

    初めてコメントを書き込みます。
    メーカー営業をしており、物品の購入で自治体への出荷があります。直接自治体へ納品することは無いので製品の宣伝をしたいのですが、このような状況で多忙の中出向いても迷惑かと思いますが、電話→カタログ送付という形は特に問題は無いでしょうか?

    • 矢野 雅彦矢野 雅彦 より:

      管理人です。
      コメントありがとうございました。

      「電話→カタログ送付」は、特に問題ありません。

      官公庁の契約実務担当者が興味を持つのは、「値引率」と「見積もり合わせへの参加」です。商品の宣伝だけでなく、直接あるいは代理店経由で、「値引率」(他社より有利)のわかる資料を同梱できると、さらに良いです。

      また、その資料の中に「見積もり合わせ」へも、積極的に参加したいことをアピールする資料を含めると効果的です。

      官公庁の契約実務担当者は、有利な情報であれば、意外に覚えています。私は、後で使えそうな有用な資料は、常に大切に保管してました。「今は、他の仕事で忙しくて使えないけど、後でお願いしてみよう」と思うものです。

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