同等品で競争入札へ参加する方法、例示規格品で提案した方が安全

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営業担当
2006年 セブ島

競争入札へ同等品で参加するときの注意点です。高額な契約(政府調達・国際入札)では、同等品の入札が認められていることが多いです。同等品で入札へ参加する場合の書類作成方法です。もし例示規格品が記載してあれば同等品よりも安全です。

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同等品での入札とは

官公庁が実施する高額な競争入札(政府調達に関する協定が適用される入札)では、特定メーカーの機種を指定することが禁止されています。やむを得ず機種を指定する場合でも、同等品を認めることになります。

政府調達に関する協定
第六条 技術仕様

3.入札説明書においては、調達に当たって適合することを要求する要件として商標、商号、特許、デザイン若しくは型式又は産地、生産者若しくは供給者を特定してはならず、当該要件の説明においてこれらに言及してはならない。ただし、これらを用いなければ十分に明確な又は理解しやすい当該要件の説明を行うことができない場合にその説明において「又はこれと同等のもの」というような文言をこれらに付すときは、この限りでない。

 

政府調達に関する協定は、国と地方自治体(都道府県と大都市)に適用されます。多くの官公庁が対象です。

 

適用対象となる金額は、およそ2年に一度改正されます。

国際入札とは、政府調達に関する協定の対象範囲、対象基準額の推移
政府調達に関する協定が適用される国際入札についての解説です。そもそも国際入札とはどのような手続きか、対象となる機関、基準額の推移です。どの契約が該当するのか判断がむずかしいです。長期間の契約手続きになるので、早い時期から準備が必要です。

 

同等品を認めている入札では、官公庁側が求める性能(要求要件)を満たせば、どの製品でも競争入札へ参加できます。しかし技術審査に合格しなければなりません。

 

同等品として競争入札へ参加するときのポイントを解説します。

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最初に、同等品での入札が可能か確認

WEBサイトや掲示板などへ掲載している入札公告では、契約内容を簡潔に示す件名のみしか記載されていません。

 

(入札公告の件名記載例)

 

入札件名 事務用什器類 一式

 

入札件名 机・椅子 一式

 

入札件名だけ見ても、内容(仕様)はわかりません。同等品で入札に参加できるか確認が必要です。詳細のわかる入札関係書類(入札説明書や仕様書)を入手します。

 

入札公告には、必ず問合せ先が記載してあります。もし、官公庁が近くであれば、事前に電話して入札担当係を直接訪問し、入札関係書類を直接入手しましょう。運良く担当者が在席していれば、直接、同等品での入札が可能か尋ねることができます。

 

また入札公告に記載してある連絡先へ電話して、電話で聞くことも可能です。

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同等品での入札可否を電話で聞く方法

規模の大きい官公庁は、多数の競争入札手続きを平行して実施しています。問い合わせるときは、実際の入札公告を手元に置いて尋ねます。件名と入札日(開札日)、公告掲載日の情報が明らかでないと、どの入札かわからず答えられません。

 

電話での問い合わせ方法

 

◯月◯日掲載の入札公告(入札件名◯◯)を見たのですが、担当者の方はいらっしゃいますか? 内容について教えてもらいたいことがあるのですが?

 

担当者が在席していれば、電話で説明してくれます。同等品での入札が可能か確認しましょう。

 

この入札は、同等品での入札も可能でしょうか?

 

同等品での入札が可能か、すぐに担当者が教えてくれます。

 

極めて稀なケースですが、入札経験の浅い契約担当者は、書類を取りにきてください、書類に書いてあります、とか、書類を見てください、などと冷たく答える人もいます。嫌な気分になることもあります。しかし、これは公務員としての基本ができてないダメな職員です。それほど気にせず(相手にせず)競争入札へ参加しましょう。官公庁の競争入札へ参加するということは、国民に役立つ契約を提供することです。

 

ダメな職員の横柄な態度は、特定の会社だけを有利に扱わない、という競争入札の基本原則(公平性)を勘違いしていることが原因です。意外にありがちなことです。丁寧に説明することを、有利な情報を与えることと勘違いしています。経験の浅い契約担当者にありがちなことなので、容赦(無視)してあげましょう。ベテランであれば、どの会社に対しても丁寧に親切に説明するはずです。競争入札へ参加しやすいように説明するのが、契約担当者の正しい基本姿勢です。ベテランであれば公平性を阻害するような内容は話しません。

 

また契約担当者から、例示品(例示規格品)を記載してあるので、そちらでお願いしたい、という説明があった場合は次のように再度確認します。

 

例示品以外は、審査に合格するのは困難ですか?

 

いや、そんなことはないです。技術仕様(仕様)を満たせば問題ありません、との回答であれば、同等品を認めるということです。仕様書の内容を満たせば、例示品でなくても同等品での入札が可能です。

 

しかし、もし例示品で入札可能なら、リスクのない例示品にしましょう。例示品を提案して、技術審査で不合格になることはありません。例示品でない同等品は、技術審査に合格しなければなりません。

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入札関係書類での同等品確認方法

競争入札では、特定の物品を機種指定している場合と、例示品を示して同等品を認めている場合があります。同等品での入札を認めている場合は、必ず、入札説明書あるいは仕様書(技術仕様書)に明記してあります。

 

そして同等品での入札は、開札前に技術審査(主に書類審査)が行われます。

 

通常は、開札日時の1週間から2週間前までに、入札書と提案書の受領期限が設定してあります。その日時までに同等品であることを証明する書類を提出します。

 

次の点は必ず確認します。

◯同等品を認めた入札なのか

◯同等品を証明するための技術資料の提出期限がいつか

◯開札日がいつか

 

上記を確認し、期限までに書類が作成できるか、契約内容を履行できるか検討して入札へ参加することになります。

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同等品を証明する書類の作成方法

同等品として入札する場合の提出書類は、技術提案書、提案書、履行証明書、仕様書など様々な名称です。いずれも作成方法は同じです。

 

最初に、入札説明書(仕様書)の中から、必要とする仕様(性能等)の仕様一覧を作成します。そして、それらの性能に適合していることを証明する書類(カタログやメーカーの技術仕様書)を添付します。

 

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提案書は、仕様一覧を目次にする

 

仕様一覧は表形式で作成します。

 

官公庁側が求める仕様・性能や数量を、そのまま左欄に転記します。一字一句コピーして同じ内容にします。官公庁側の仕様書に、順番を示す番号や記号があれば、それも一緒にコピーして順番に転記します。

 

次の欄に、同等品として提案する物品の内容(仕様・数量)を記載します。そして該当部分が記載してあるカタログやメーカーの仕様書に付箋を貼り、記載してある部分をマーカーや赤マジックなどで、ぱっと見てわかるようにマークします。順番を示す番号や記号も付記します。(つまり口頭で説明しなくても、資料を見るだけでわかるように作成します。)口頭説明が必要になる資料は、技術審査で不合格になります。

 

同等品として提案する内容と、それを裏付けるカタログ資料をわかりやすくまとめます。

 

もし、同等品の性能について、表現方法(単位や手法など)が異なっているときは、備考欄へ表現が異なっていても同じ内容であること(数値の換算方法など)をわかりやすく補足説明します。

 

技術審査のほとんどは書類審査です。書類を見て、不明なときは、それだけで不合格になることがあります。口頭で説明しないとわからない書類は、不合格として審査から除外されてしまいます。そして技術審査の多くは、その分野の専門家でない人が行います。つまり素人でも判断できるように記載します。

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入札関係書類の提出方法

入札書と、同等品であることを証明する書類は、必ず別の封筒で提出します。同等品の技術審査は、開札前までに実施します。入札書と一緒に封筒に入れてしまうと技術審査ができません。通常、入札書は密封してあり、開札日時まで開封できません。

 

同等品の提案書類は、資料の厚さにもよりますが、フラットファイルあるいはキングファイルなどに綴じて提出します。最初のページに目次として表形式の仕様一覧を綴ります。その下に仕様一覧の順番どおりにカタログやメーカーの技術仕様書を綴ります。ファイルの表書きは、指定がないときは、「件名◯◯ 提案書」です。

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同等品で入札するときの注意点

入札公告、入札説明書、仕様書の中で、例示規格品が記載されているときは、例示規格品を提案するのが一番安全です。例示規格品は、入札公告前に審査(技術審査)を完了している製品です。例示規格品での提案書類は、技術審査を省略し合格になります。

 

もし、例示規格品以外の同等品(類似品)で入札する場合は、必ず、提出書類のチェックを複数の人で行ないます。極端な例ですが、カタログと提案書類の数値が異なる記載ミスだけで不合格になることもあります。mm を m と記載ミスしただけで不合格になります。

 

官公庁側の担当者に十分な作業期間があれば、提案書で不明な部分は電話で問い合わせします。しかし入札参加者が多いときや、時間にゆとりのないときは書類審査だけになります。多くの入札では、限られた時間の中で技術審査を行ないます。問い合わせする余裕がないときは、記載ミスだけで不合格にすることになります。記載ミスにより、異なる数値や表記方法があると、性能不明、判別不能と判断されます。特に数値の小数点のミス、文字の表記ミスで不合格にならないよう注意しましょう。せっかく作った書類が不合格になるのは痛いです。

 

実際には同等品であったとしても、書類審査では記載ミスがあれば不合格になります。ミスがあると、どちらが正当なのか判断できないのです。

 

例えば、仕様一覧に記載ミスがあり、添付したカタログは正しい性能だとしても、官公庁側の技術審査の判断としては、添付したカタログが違っている可能性もあると考えます。別のカタログを添付した可能性を否定できません。このような場合は、仕様が不明と判断します。特に入札者が多いときは、明確に判断できないものは不合格という考え方で審査します。

 

くどいようですが、例示規格品が記載されていれば、リスクのない例示規格品での提案が安全です。やむを得ず同等品で入札する場合は、必ず、複数の目でチェックしてから提出することが重要です。提案書のさしかえは認めないのが原則です。ここは要注意です。

 

本サイトでは、競争入札へ参加するときのコンサルティングも受け付けています。

官公庁への営業方法、一般競争入札へ参加する方法が知りたいとき
官公庁への営業方法についてコンサルティングをお受けしています。官公庁に40年間勤務していた管理人が、契約を獲得するコツや効率的な営業手法をアドバイスします。実際に競争入札や随意契約を担当していた立場からの「正攻法の戦略」です。

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