大丈夫ですか?「同等品」や「例示規格品」での入札、注意したい点

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営業担当
2006年 セブ島
営業担当

同等品として「入札」するときの解説です。高額な契約(特定調達、政府調達)では「同等品」の入札が可能です。書類の作成方法と注意点を解説します。入札説明書や仕様書に「例示規格品」が記載してあれば、同等品よりも審査が簡単になります。

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「同等品」での入札とは

 

官公庁が実施する高額な入札では、広く競争参加者を集めるため、特定メーカーの機種を指定することを禁止しています。指定する場合でも「同等品での入札」を認めるケースが多いです。特に、特例政令に基づく高額な政府調達契約(国際入札)では、メーカー(機種)指定を禁止しています。

 

政府調達に関する協定
第六条 技術仕様

 

3.入札説明書においては、調達に当たって適合することを要求する要件として商標、商号、特許、デザイン若しくは型式又は産地、生産者若しくは供給者を特定してはならず、当該要件の説明においてこれらに言及してはならない。ただし、これらを用いなければ十分に明確な又は理解しやすい当該要件の説明を行うことができない場合にその説明において「又はこれと同等のもの」というような文言をこれらに付すときは、この限りでない。

「政府調達に関する協定」は、2020年1月現在、国と地方公共団体(都道府県と大都市)が対象です。

 

「同等品」として入札するときの書類作成方法について、わかりやすく解説します。官公庁側の契約実務担当者だけでなく、入札に参加を希望する民間会社の「営業担当者向け」の解説です。

 

最初に「同等品での入札」が可能か確認

 

官公庁が、WEBサイトや掲示板などへ掲載している入札公告では、契約内容を簡潔に表現する「件名」のみを掲載しているケースがほとんどです。

 

(公告記載例)

入札件名 ○○用什器類 一式

入札件名 机・椅子 一式

 

入札件名だけ記載されている入札公告では、内容(仕様)を確認する必要があります。まず入札関係書類(入札説明書や仕様書)を入手します。

 

入札公告には、「問合せ先」が必ず記載してあります。もし、官公庁が近くであれば、事前に電話して入札担当係を直接訪問し、入札関係書類をもらうのが良いです。担当者が在席していれば、「同等品での入札」が可能か等を尋ねることもできます。

 

また、入札公告に記載してある連絡先へ電話して、直接、電話で聞くことも可能です。

電話での問合せ方法

 

規模の大きい官公庁は、多数の入札を平行して実施しています。問い合わせるときは、実際の「入札公告」を見ながら尋ねます。「件名」と「入札日(開札日)」、「公告掲載日」の情報が明確でないと、どの入札かわからず答えられません。

 

○月○日掲載の入札公告、(調達物品名あるいは件名)を見たのですが、担当者の方はいらっしゃいますか?内容についてお尋ねしたいのですが?

 

担当者が在席していれば、電話で説明してくれます。

 

この入札は、「同等品での入札」は可能でしょうか?

 

「同等品での入札」が可能か、すぐに担当者が教えてくれます。

 

極めて稀なケースですが、入札経験の少ない契約実務担当者は「書類を取りにきてください、書類に書いてあります。」とか「書類を見てください。」などと冷たく答える人もいます。嫌な気分になることもあります。しかし、これは公務員としての基本ができてないダメな職員です。それほど気にせず(相手にせず)入札へ参加しましょう。

 

ダメな職員は、「特定の会社だけを有利に扱わない」という入札の基本原則(公平性)を勘違いしているのです。意外にありがちなことです。丁寧に説明することを「有利な情報を与える」ことと勘違いしています。経験の少ない契約実務担当者にありがちなことなので、容赦してあげましょう。ベテランであれば、どの会社に対しても、丁寧に親切に説明するはずです。入札へ参加しやすいように説明するのが、正しい基本姿勢です。

 

また、契約実務担当者から、「例示品(例示規格品)を記載してあるので、そちらでお願いしたい」という回答があった場合、次のように再度確認します。

 

例示品以外は、審査に合格するのは困難ですか?

 

「いや、技術仕様(仕様)を満たせば問題ありません。」との回答であれば「同等品を認める」ということです。仕様書の内容を満たせば、例示品でなく「同等品での入札」が可能です。

 

しかし、もし例示品で入札可能なら、リスクのない例示品にしましょう。例示品を提案して、技術審査で不合格になることはありません。例示品でない同等品は、技術審査に合格する必要があります。

 

入札関係書類での確認方法

 

入札では、特定の物品を機種指定している場合と、例示品を示し、同等品を認める場合があります。同等品での入札を認めている場合は、必ず、入札説明書あるいは仕様書(技術仕様書)に明記してあります。

 

同等品での入札は、開札前に技術審査(主に書類審査)があります。

 

通常は、開札日時の1週間から2週間前に、入札書と提案書の「受領期限」が設定してあります。その日時までに同等品であることを証明する書類を提出します。

 

同等品を認めた入札なのか

同等品を証明するための技術資料の提出期限がいつか

開札日がいつか

 

上記の日時を確認し、書類の作成と契約内容を履行できるか判断し、入札へ参加することになります。

 

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「同等品を証明する資料」の作成方法

 

同等品として入札する場合の書類名は、技術提案書、提案書、履行証明書、仕様書など様々な名称です。いずれも作成方法は同じです。

 

最初に、入札説明書(仕様書)の中から「必要とする仕様(性能等)」の「仕様一覧」を作成します。そして、それらを証明する書類(カタログやメーカーの技術仕様書)を添付します。

 

「仕様一覧」を目次として作成

 

「仕様一覧」は、表形式で作成します。

 

官公庁側が求める仕様・数量を、そのまま左欄に転記します。一字一句コピーして同じ内容にします。官公庁側の仕様書に、順番を示す「番号」や「記号」が記載してあれば、それもコピーして転記します。

 

次の欄に、同等品として提案する物品の仕様・数量を記載します。そして、その仕様が記載してある「カタログ」や「メーカーの仕様書」に付箋を貼り、仕様等が記載してある部分をマーカーやマジックで下線を付してマークします。順番を示す「番号」や「記号」も付記します。(口頭で説明しなくてもわかるように資料を作成します。)

 

もし、仕様の「表現方法」が異なっているときは、備考欄に表現が異なっていても同じ内容であること(数値の換算や性能など)を、わかりやすく補足説明します。技術審査のほとんどは「書類審査」です。書類を見て「不明なとき」は、それだけで不合格になることがあります。口頭での説明が必要な書類は、審査から除外されてしまいます。

 

書類の提出方法

 

「入札書」と「同等品であることを証明する書類」は、必ず別の封筒で提出します。同等品の技術審査は、開札前に実施します。入札書と一緒に封筒に入れてしまうと、審査(技術審査)ができなくなってしまいます。通常「入札書」は密封してあり、開札日時まで開封しません。

 

同等品の書類は、資料の厚さにもよりますが、フラットファイルあるいはキングファイルなどに綴じて提出します。最初に「目次」として表形式の「仕様一覧」を綴ります。その下に仕様一覧の順番どおりに「カタログ」や「メーカーの技術仕様書」を綴ります。ファイルの表書きは、指定がないときは、「件名○○ 提案書」です。

 

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「同等品で入札」するときの注意点

 

入札公告、入札説明書、仕様書の中で、「例示規格品」が記載されているときは、「例示規格品」を提案するのが安全です。「例示規格品」は、入札公告前に審査(技術審査)を完了している物品です。「例示規格品」での提案書類は、技術審査を省略し「合格」になります。

 

もし、例示規格品以外の同等品(類似品)で入札する場合は、必ず、仕様内容のチェックを、複数の人で行なう必要があります。極端な例ですが、「カタログ」と「仕様一覧」の数値の「記載ミス」だけで不合格になることもあります。

 

官公庁側の入札担当者に十分な作業期間があれば、提案書で不明な点を問い合わせすることがありますが、通常は、限られた時間の中で「技術審査」を行ないます。問い合わせする余裕がないときは、記載ミスだけで不合格にすることが多いです。記載ミスにより異なる数値や表記方法が記載されていると「性能不明、判別不能」などと判断されます。特に数値の小数点のミス、文字の表記ミスだけで不合格にならないよう注意しましょう。せっかく作った書類が不合格になるのは痛いです。

 

実際には同等品であったとしても、書類審査では、表記がミスしていれば不合格になります。単純な表記ミスがあると、どちらが正当なのか判断できないのです。

 

例えば、「仕様一覧」の表記がミスしていて、添付したカタログは正しい性能だとしても、官公庁側の技術審査の判断では、添付したカタログが違っている可能性もあります。別のカタログを添付した可能性が否定できません。このような場合は「仕様が不明」と判断します。特に入札者が多いときは、「明確に判断できないものは不合格」という考え方で審査します。

 

くどいようですが、「例示規格品」が記載されていれば、リスクのない「例示規格品」での提案が安全です。やむを得ず同等品で入札する場合は、必ず、複数の目でチェックしてから提出することが重要です。提案書の「さしかえ」は認めないのが原則です。ここは要注意です。


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