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出張旅費

2024年の旅費法改正案:負担を軽減する実務者視点での提案

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出張旅費の手続き
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2022年頃から世界的に物価が高騰し、海外でのホテル料金や食事代は、物凄く高くなりました。円安など為替レートも影響していますが、欧米の料金は日本の3~5倍です。

 

公務員が出張するときは、旅費法という法律に基づいて旅費が支給されるわけですが、海外出張では全然足りません。物価高騰が続く中、旅費法の改正が検討されていますが、実務担当者にとって救世主となる可能性があります。

 

この記事を読むことで、2024年の改正案が、現場の負担をどう軽減するかの具体的な提案を理解できます。実務担当者の声に耳を傾けた改正案のメリットを知ることで、効率的な旅費支給手続きの実現に向けた一歩を踏み出せます。

 

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旅費法の改正案が検討

 

2023年11月、財務省で旅費法(国家公務員等の旅費に関する法律)の改正案を検討しているとの公表がありました。2024(令和6)年に、旅費法改正案の国会提出を目指しているようです。

 

今回の旅費法の改正は、海外の物価高に対応できていないために検討が開始されました。日本国内だけを見れば、長引いたデフレ不況により、それほど物価は高騰していないので、現行の旅費法でも十分に対応可能かもしれません。

 

しかし、2023年に入ってからは、海外、特に欧米の物価高はすさまじく、アメリカではラーメン1杯が2,000円を超える(日本国内では600円前後です。)状況になっています。昼間のランチ代も欧米主要都市で3,000円以上など、日本(ランチ代700円前後)の3倍以上です。

 

海外主要都市のホテル代は、素泊まりで、一泊4万円以上です。東京都内なら1万円前後で宿泊できるので、海外はとんでもなく高いです。

 

海外の物価高は、原料費の値上げだけでなく、為替レートの影響も受けます。

 

さらに物価高の原因は、世界情勢(戦争なども含めて)も影響するので、ひとつの原因が解決すれば改善するような単純なことではありません。おそらく2024年以降も世界的に物価高が進行してしまうでしょう。(物価高に応じて賃金も上昇するなら、健全な経済発展なので、それは喜ばしいことですが。)

 

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旅費法改正を検討するときに必要なこと

 

官公庁における旅費の事務手続き(旅費請求、旅費計算、旅費支給までの手続き)は、極めて複雑です。(無数のルールが存在するという意味では、おそらく司法試験よりも複雑でしょう。)

 

旅費の支払い手続き(出張者本人へ支払うときは「旅費を支給する」といいます。このように言葉ひとつとっても複雑なわけです。)を行うときは、様々なルールに基づかなければなりません。旅費法などの法令だけでなく、官公庁それぞれ各組織が定めた内部規則、運用指針などが無数にあります。クモの巣のようにがんじがらめになっており、旅費に関する法令や規則を100パーセント理解することは、誰にもできない、無理な状況になっています。

 

本来、国民の税金で出張する公務員に対しては、全国一律に、わかりやすい制度で旅費を支給すべきです。それが、国と地方自治体、さらには各組織ごとに内部規則などで細かく異なってしまっているのです。

 

この魑魅魍魎のような複雑怪奇な法令規則類を単純化して、出張者本人、旅費担当者、双方の事務負担を減らせるような改正にしなければなりません。物価高対策を目的にしているとしても、事務負担を増やすような旅費法改正をしてしまうと、かえってミスが増えたり、税金が余計に使われてしまうことになるのです。

 

そのため、まず重要なことは、旅費法の改正案を検討するときに、旅費実務担当者の意見を最優先で取り入れるべきです。

 

各府省(それぞれの官公庁)の代表者が集まって検討すると思いますが、課長以上(いわゆる幹部職員)は、旅費の実務をほとんど知りません。管理職手当がつく幹部職員の本務は人事管理なので、実務がわからないのは当然です。(実は旅費に限らず、官公庁の施策が大失敗する原因のほとんどは、ここにあるのですが・・)現場の実務を知らない人たちが議論して決めてしまうので、いざ実行しようとするときに、ことごとく現場で失敗するのです。(政府が推進するIT化などは典型例でしょう。)

 

旅費の事務手続きは、現場の若い係員たち(常勤、非常勤、派遣職員、短期バイトなど)が担当しています。現場の事務負担になるような法律の改正は、絶対に避けなければなりません。

 

そのためには、旅費法改正案を検討するメンバーは、半数以上を係員クラスの実務担当者にしなければならないのです。

 

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旅費実務担当者の意見が最優先

 

本来、旅費法の趣旨は、「実費弁償主義」です。これは今も昔も変わっていません。ただ実費弁償主義を、どこまで徹底するのか、という点が課題になります。実費弁償主義を最優先にしてしまうと、旅費実務担当者の事務負担が無限大になってしまいます。そのため今までは、日当や宿泊料という「定額支給」の概念を取り入れ、実務担当者の負担を軽減し、旅費の支給事務を効率的にしていたのです。

 

例えば、想像してください。100%完全な実費弁償主義だとします。あなたが、1泊2日の場所にある出張を命ぜられたときに、次のように旅費担当者から書類を提出するよう依頼されたらどう感じますか?

 

宿泊料金を完全な実費弁償とする場合の確認事項

 

〇宿泊先ホテルの正式名称、住所と電話番号を教えてください。

 

〇ホテルの宿泊料金が近隣に比べて妥当な金額だと証明できる書類を提出してください。

 

〇宿泊料金の内訳が詳細に記載してある領収書を提出してください。もし内訳が不明ならホテルへ再度依頼し、詳細な明細のわかる領収書を再発行してもらい提出してください。

 

〇領収書に含まれている、飲食代の内訳を詳細に教えてください。アルコールは、何を何本飲みましたか?アルコール代は除いて再計算し、請求し直してください。

 

〇(家族旅行ではないことを証明するために)ひとりで宿泊したことを示す資料を提出してください。

 

〇ホテルの宿泊料金と、夕食代金、朝食代金、それぞれの料金、サービス料と税金のわかる内訳資料をホテルから提出してもらってください。また近隣のホテルの夕食料金と朝食料金の相場がわかる資料も提出してください。

 

このようなことを、出張後に言われたら、げっそりしてしまいます。しかし実費弁償を厳格に実施する場合は、旅費担当者として、事実や料金の適正さを確認せざるを得なくなるのです。

 

日当(昼食代相当分)を実費弁償とする場合の確認

 

〇昼食代金の領収書を提出してください。

 

〇領収書の内訳(人数、料理名、税金、サービス料)がわかる資料を提出してください。

 

〇味噌汁や飲料が含まれていた場合、それぞれの料金のわかる資料を提出してください。

 

〇飲食店の場所がわかる資料を提出してください。近隣の飲食代金の相場がわかる資料も提出してください。

 

どうでしょうか、これはごく一部だけです。実際には提出された書類を見て、旅費担当者がチェックし、追加で資料を提出してもらうことになるでしょう。実費弁償は、中身を確認するだけでなく、その金額が適正なのか(近隣の相場に合っているのか)まで判断しなくてはなりません。わずか1000円の安いランチの領収書を確認するだけでも数時間必要でしょう。不足書類があれば、さらに何日間も確認にかかってしまうのです。過度の実費弁償主義は、はっきり言って、税金の無駄遣いでしかありません。出張者本人、旅費担当者へ異常な負担を押し付けることになってしまいます。

 

また、出張先では、その日の用務を終えた後に、居酒屋で乾杯することも多いでしょう。夕食の代わりに居酒屋で飲んだ場合、どのように実費分を把握するのでしょうか?

 

「アルコールを伴う夕食代は、旅費として支給できない」などの実社会を無視したルールを作ってしまうと、書類偽造をすすめるような結果になってしまいます。旅費の不正支出を増加させるようなルールなら、ない方が良いです。居酒屋で乾杯するときの実費分を支給する場合、おそらく基準を作成するのは困難になるでしょう。

 

これらの実態を考えて、現在の旅費法では、日当(昼食代相当)、宿泊料(ホテル料金、夕食代、朝食代)を定額として、中身をチェックしないこととしているのです。(実費精算では旅費業務が停滞してしまうわけです。)

 

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「実費弁償」は現場が混乱する一番の原因

 

官公庁で会計実務を担当したことのある人ならわかるはずですが、旅費の業務は、なぜか「軽く見られている」のです。これはおそらく、実際に旅費を担当したことがない人たちから見ると、次のように思ってしまうことが原因です。

 

(なんだか、複雑でむずかしそうだけど、単なる旅費計算だけなのだから、悩むこともなく誰でも簡単にできる仕事だろう。)

 

(今はWEB上で簡単に交通費が計算できるから、すぐに処理できるだろう。)

 

このように、旅費実務を担当したことがないと、簡単に思えてしまうのです。それが影響して、安易に「実費弁償」といってしまうのです。簡単に実費を確認できると思っているのです。

 

実際には、旅費担当者へ提出された領収書1枚にしても、「催促をしても、なかなか提出してくれない」、「内訳が記載されていない」、「手書きの汚い字で読めない」、「金額が合わない、間違えている」などは日常茶飯事です。そのたびに旅費の支払手続きが停滞し、ストレスにもなり、旅費担当者はものすごく大変なのです。

 

特に役職の高い幹部職員の人たちは、旅費の請求書類など、まともに提出してくれません。旅費実務など興味も持ちません。出張で使った領収証など捨ててしまうこともあります。いったい、どうやって実費を確認すればよいのでしょうか?

 

そもそもが、旅費実務の負担を軽減するために定額支給を規定しているのに、担当者の人員を増加させずに実費弁償の考え方を優先するのは、矛盾し無理があるのです。

 

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旅費法改正の提案・・負担をなくす

 

旅費法を改正する場合、次の視点で検討する必要があります。

 

現場の実務担当者の負担を増やさない。

 

出張者本人の負担を少なくし、義務を明確にする。

 

実費弁償のための証拠書類は簡単にする。

 

そこで、次のような改正案が理想です。

 

原則として、旅費は旅行代理店へ支払うようにし、旅行代理店が扱えない特別な場合だけ、簡単な実費弁償主義にする。

 

例えば、次のような制度にします。

 

各官公庁で、実際の旅費実務を勘案して、手配できる旅行代理店を事前に数社指定します。そして原則として旅行代理店を利用して、チケットや宿を手配します。事前に旅費として支給できないもの(アルコールやお菓子など)を明確にしておき、旅行代理店が独自に判断できるよう周知しておきます。そして旅費の支払いは、直接、旅行代理店へ支払います。

 

利用する旅行代理店の一覧表は、希望のある会社をリスト化し、官公庁内部のWEBで公開しておきます。気軽に利用できるよう官公庁の近場、あるいは営業担当者が来訪できる会社を選びます。多数ある場合は、一覧表で配布しておくのも良いでしょう。出張者本人が自由に旅行代理店を選べるようにしておきます。

 

旅行代理店を利用した場合は、昼食代だけ領収書を提出してもらう、あるいは旅行代理店でクーポン券や飲食チケット(提携飲食店)があれば利用してもらいます。昼食代だけ定額支給でも良いかもしれません。

 

旅行代理店を利用できない特別な事情がある場合は、次のとおり、出張者本人の責任を明確にします。

 

交通費(鉄道、バス、飛行機)については、WEBサイトの料金計算のコピーと、スマホで撮影した料金の記載してあるチケットの写真を添付して、旅費担当者へ提出します。

 

宿泊料金と日当については、支払いできないもの(アルコール類やケーキ、高級なステーキ代など)を事前に周知しておき、領収書の内訳を確認し、該当していないことをチェックしてから提出してもらいます。もし含まれていた場合は、請求金額は支払いできないものを除いて、出張者本人が、鉛筆などで再計算してから請求します。

 

外貨は、出張者本人が日本円へ換算してから提出します。(換算レート日は、出張者が判断します。)

 

いずれも書類の提出期限(出張後1ヵ月以内など)を定め、期限経過後は支払いできないようにします。書類の無効扱いを明確にしておかないと、旅費担当者の負担が増えるだけになってしまいます。(書類不備で再提出のものは、再提出依頼があってから1ヵ月以内など)

 

期限が経過し、旅費請求が無効になったものは、すべて出張者本人へ返却し、自己負担になるようにします。旅行代理店を使わない場合、出張者本人が責任を持って請求することを義務化するのです。無効になるのが困るので、みんな安全な旅行代理店を使うようになるでしょう。

 

旅行代理店を利用した方が楽になれば、自然と、旅行代理店経由が増えます。また、対応の悪い旅行代理店は、複数の旅費実務担当者の判断によって、利用禁止にできるようにしておきます。ごまかすために書類を書き換えたり、虚偽の説明をしたり、書類処理が遅い悪徳業者を排除するためです。

 

旅費の支給自体を、出張者本人でなく、旅行代理店へ支払うことにするわけです。特に海外のホテルの予約などは(近隣の料金も参考資料として、提出するよう依頼しておけば)簡単になるでしょう。旅行代理店は専用のオンラインサービスで宿泊料金などを簡単に調べることができます。

 

また、旅費として支給できないもの(アルコール類、ケーキなどのおやつ、高級料理、一定金額以上の宴会のオードブルなど)を明確にしておくきます。ただ個人的に思うのは、出張先で居酒屋でみんなで飲むのを禁止するのではなく、一定の基準(ひとりあたりの夕食代、食卓料相当額など)まで認めることが重要です。旅費の不正を防止するためにも、実態に合わせたルールでないと意味がありません。

 

官公庁における旅費については、残念ながら、いろいろな不適切な支給事例が発生しています。典型的なのは「カラ出張」です。単年度予算の消化を目的に、実際には出張していないのに、書類を偽造し、旅費を請求するものです。

 

あるいは正規代金の航空賃を請求し(途中で飛行機をキャンセルし)、実際には格安航空賃を利用し、差額をネコババするような事例も多かったです。

 

これらは、いずれも出張旅費を本人へ旅費を支払うことから生じた事件です。旅行代理店を使い、旅行代理店へ旅費を支払うようにすれば防げます。

 

旅行代理店を利用することで、出張者本人、旅費担当者双方の負担を減らし、さらに不正防止にもなります。ぜひ導入を検討してもらいたいものです。

 

もしかしたら、旅行代理店との癒着を心配するかもしれませんが、官公庁側の旅費担当者が選ぶわけではなく、出張者本人が選ぶので癒着は生じません。万が一、不正行為が生じれば、その旅行代理店を使用禁止にすればよいでしょう。(そもそも旅行代理店との癒着を気にするなら、現在の制度でも同じはずです。多くの出張者が旅行代理店を使っています。)

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