随意契約理由書の記載例、機種選定理由書と業者選定理由書が必要になる場合

随意契約理由書の書き方をわかりやすく解説します。官公庁が随意契約を締結するときに、機種選定理由書や業者選定理由書が必要になることがあります。競争性のある随意契約（少額随意契約）、競争性のない随意契約、それぞれに必要な選定理由書の記載例です。

「競争性のある随意契約」と「競争性のない随意契約」

 

官公庁の契約手続きは一般競争入札が原則です。例外として随意契約が認められています。そして随意契約には、「競争性のある随意契約」と「競争性のない随意契約」があります。

 

競争性のある随意契約を「少額随意契約」といいます。少額随意契約は、予算決算及び会計令第九十九条、地方自治法施行令第百六十七条の二で定めている一定金額以下の契約です。例えば160万円以下の売買契約などが該当します。複数の見積書を比較して相手方を選ぶ「見積もり合わせ」で契約を締結します。少額随意契約は、事務簡素化の観点から認められており、競争原理を部分的に取り入れたものです。

 

見積もり合わせを実施する少額随意契約は、競争性があることが前提になります。販売会社が複数（2社以上）存在する場合に「競争性がある」と判断します。この少額随意契約の場合でも、選定理由書が必要になることがあります。特定の製品を機種指定する場合です。販売店が複数存在し競争性がある場合でも、特定の機種を選ぶときは、機種選定理由書が必要です。

少額随意契約の根拠法令です。予算決算及び会計令は国に適用され、地方自治法施行令は、都道府県や市町村などに適用されます。

予算決算及び会計令

第九十九条 　（略）随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。
（略）
三 　予定価格が百六十万円を超えない財産を買い入れるとき。
（略）

地方自治体の少額随意契約の根拠法令です。

 

地方自治法施行令

第百六十七条の二　（略）随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。
一　売買、貸借、請負その他の契約でその予定価格（略）が別表第五上欄に掲げる契約の種類に応じ同表下欄に定める額の範囲内において普通地方公共団体の規則で定める額を超えないものをするとき。

 

別表第五　財産の買入れ
都道府県及び指定都市　　百六十万円
市町村　　八十万円

 

次に、「競争性のない随意契約」の根拠法令を確認します。契約を締結する際には、競争性がないこと、ライバル会社が存在しないこと、を証明するために、「随意契約理由書」と、その根拠資料が必須です。

 

予算決算及び会計令

第百二条の四 　各省各庁の長は、契約担当官等が指名競争に付し又は随意契約によろうとする場合においては、あらかじめ、財務大臣に協議しなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

三 　契約の性質若しくは目的が競争を許さない場合において、随意契約によろうとするとき。

 

地方自治体の「競争性のない随意契約」の根拠法令は次のとおりです。

 

地方自治法施行令

第百六十七条の二　（略）随意契約によることができる場合は、次に掲げる場合とする。
二　（略）その性質又は目的が競争入札に適しないものをするとき。

 

随意契約理由書とは

 

契約担当者から、次のように依頼されることがあります。

 

「随意契約の理由書を提出してください。」

 

こう言われても、（え、何、それ？）

 

怪訝な顔をする人がほとんどでしょう。随意契約理由書は、官公庁の契約担当者のみが必要とする書類です。官公庁で働く多くの人には関係ありません。学校の授業でも習っていませんし、随意契約理由書の作成方法を知らないのが普通です。理解できなくて当然の書類です。

 

随意契約理由書の作成方法や様式は、会計法令で定められていません。そのため内容も書類の呼び方も様々です。いずれの場合でも、「競争できないこと、比較対象が存在しないこと」をわかりやすく記述します。合理的な理由（誰もが納得できる内容）を、わかりやすく記載します。また当然ながら、事実どおりの内容でなければなりません。理由を裏付ける資料も必須になります。

随意契約理由書の種類

 

随意契約理由書は、書類の呼び方も様々です。選定理由書、機種選定理由書、業者選定理由書、特命理由書など多数あります。組織により呼び方が異なります。いずれも「競争できない」ことを証明する書面です。

 

随意契約理由書は、大きく次の三つに区分されます。

 

随意契約理由書の種類

１．機種選定理由書

２．業者選定理由書

３．選定理由書（上記１と２を含めたもの）

 

そして、これらの選定理由書を作成する場合は、次のように判断します。

 

選定理由書の作成判断

 

〇機種を指定せずに見積もり合わせを行う場合は、選定理由書は不要

 

〇機種を指定して見積もり合わせを行う場合は、機種選定理由書のみが必要（上記１）

 

〇競争性のない随意契約は、機種選定理由書と業者選定理由書が必要。（上記１、２）

 

〇物品購入契約を除く競争性のない随意契約では、選定理由書が必要（上記３）

 

なお、競争入札で選定理由書が必要になるケースは、上記１の機種を選定する場合のみです。

 

機種選定理由書の記載例

 

物品の購入契約を例に、随意契約理由書の具体例です。

 

ノートパソコンの購入契約を想定します。一般的なメーカーで販売店が多数存在する（競争性がある）場合です。

 

国の契約では、予定価格が160万円以内であれば、見積もり合わせによる少額随意契約が可能です。160万円を超えれば随意契約ではなく、競争入札になります。地方自治体も同様で、市町村では金額が低く設定されています。

 

一般的な少額随意契約は、機種を選定して、その後に 3社で見積り合わせを実施します。見積書を比較検討して、最安値の会社と契約します。特定の機種を指定する場合は、競争性のある少額随意契約でも機種選定理由書を作成します。

 

宛名は「支出負担行為担当官」などの契約権限を持つ者とします。官公庁では、内部規則で契約権限のある者が官職指定されています。

 

機種選定理由書の作成者は 3名以上とし、記名押印します。組織によっては内部ルールで「〇名以上」と決めていることもあります。

 

支出負担行為担当官
管理部長　◯◯　殿

 

選定者
◯◯◯◯　印
◯◯◯◯　印
◯◯◯◯　印

 

機種選定理由書

１．目的
（購入目的を簡潔に書きます。）

当省◯◯課で業務に使用しているノートパソコンは、2013（平成25）年に購入したパソコンであり、すでに耐用年数を大幅に経過し、経年劣化による処理速度の低下、ハードディスクの不調など、業務に支障が生じることになったため、機種の更新を行うものである。

 

２．必要条件
（最低限必要な機能を検討して列挙します。この項目は選定の基準なので、カタログの数値を、そのまま並べて記載するのではなく、業務に必要な機能のみに絞り、3～5つほどの要件を記載します。）

 

①　日常業務で使用している過去の保存データ、アプリケーションが動作可能な Windows 10 Pro（64ビット）をOSに搭載すること。

 

② 効率的な業務を行うため、CPUは、Core i7、コア数4、動作周波数は2.9GHz以上であること。

 

③ メモリは8GB以上であること

 

④ HDD容量は1TB以上であること

 

⑤ 光学ドライブとしてDVD-RWを装備していること。

 

⑥ 有線LAN100Mbpsが接続可能なこと

 

⑦ 画面サイズは、17インチ以上であること。

 

３．選定理由
上記の必要条件に基づき、別紙のとおり比較検討した結果、次の機種が必要条件を満たしているので選定した。

 

選定機種

A社◯◯製　　◯◯型
B社◯◯製　　◯◯型

そして別紙に性能比較表を添付します。

性能比較表の記載例

 

比較表は、エクセルなどを使い表形式で作成します。必要とする性能（具体的な数値）と、判定結果（〇✕や合否）を記載します。

 

左欄に「必要とする性能」を縦に列挙し、3～5くらいの機種（複数メーカーが望ましい。）を横に並べ、必要とする性能を満たしているか、カタログなどから数値を転記し確認します。

 

使用したカタログデータは紙へ印刷し、該当箇所をマーカーします。必ず選定理由書と一緒にカタログも保存します。（これを怠ると、実際は一生懸命に機種選定を検討したのに、後日会計検査などで検討不十分と指摘され、その苦労が報われない悲しい事態になります。）

 

比較表の例です。表形式にして各社のデータを横に並べます。

 

CPU動作周波数
周波数は2.9GHz以上であること

A社　2.9GHz　合格

B社　3.4GHz　合格

C社　2.0GHz　不合格

 

必要とする条件（性能）について、全ての項目を満たしている機種を選定します。比較対象は、3から5つで十分です。（多い方が良いですが、少額随意契約では3つ以上でOKです。2つだと検討不十分と指摘される恐れがあります。）これらの性能は、インターネット上でも簡単に調べることができるので、その部分を紙に印刷して参考資料とします。

 

WEB上の検索サイトで「ノートパソコン　性能比較」などのキーワードで調べると効率的です。比較データを基にして、市場で取引されているものを2～3選定します。

 

事務部門で使用するパソコンであれば、性能を満たすものは多数あります。1機種に限定せず、複数機種に絞り込むことになります。機種選定理由書は、官公庁側の欲しい機能を満たしていれば、複数の機種を選定する場合もありますし、機種がひとつに絞られることもあります。

必要条件は最少限とする

 

注意したいことは、機種をひとつに絞り込むと「競争性」が弱くなる点です。そのため必要条件を設定した理由（なぜ、その性能が必要なのか）を備考欄などに付記しておきます。数年後に実施される会計検査などで「なぜ、この条件が必要だったか？」聞かれたときに、説明できるようにしておきましょう。必要条件はなるべく最少限とします。

 

必要条件を多く設定し過ぎて機種がひとつになってしまい、結果的に契約できる会社が絞られて競争性が弱くなると、後日「特定メーカーに有利になるよう作成した」と疑われ問題になります。なるべく必要条件を緩やかに設定し、複数メーカーの機種を選定できれば、競争性が十分に確保できるので望ましい機種選定になります。ただ複数の機種選定を行うときは、価格差が少ないもの（定価が同じレベル）が理想です。

 

複数の機種を選定したときや、販売店が複数あるときは、機種選定を終えた後に競争入札や見積もり合わせが実施され、契約の相手方が決定します。

業者選定理由書とは

 

複数メーカーの機種を選定した場合は、販売店も複数存在し、販売会社が1社に限定されることはありません。業者選定理由書は不要です。

 

必要条件（性能）を満たす機種がひとつしか存在せず、かつ購入できる販売店も1社しか存在しない場合は、「競争性のない随意契約」として、業者選定理由書を作成する必要があります。

 

通常、機種選定理由書は使用する部署の人たちが作成しますが、業者選定理由書は契約担当係が作成します。

業者選定理由書が必要になる例

 

「競争性のない随意契約」として、業者選定理由書が必要になる主な例です。

 

◯特許権を取得したメーカーが、独占的に1社で販売する場合（特許権の取得や専用実施権などを確認する資料が必要です。）

 

◯精密な電子機器等で、製造メーカーの技術者以外にアフターサービス（修理や保守）できる者が存在せず、業務上、早急に修理を行わなければ大きな支障が生ずる場合。（これは緊急随契に該当することもあります。）

 

つまり「競争性のない随意契約」は、知的財産権（特許権や著作権）と技術力、この二つが理由になるケースがほとんどです。知的財産権の場合は、客観的に確認できる特許権の資料などを提出してもらいます。しかし技術力に関しては、証明書類の客観性に疑義が生じる場合があるので注意が必要です。

 

例えばメーカーから「修理できる技術を持っている会社はうちしかありません。」と言われても、官公庁側の契約担当者は、日本中の業界の情報を持っているわけではありません。それが真実なのかわかりません。多数ある代理店を経由してメーカーが修理することも一般的です。代理店が複数あれば競争性があります。

 

競争性がないと判断して契約を締結した後に、別の会社でも修理できることが判明すれば、「業者選定理由書の検討が不十分」だったことになります。後日、外部の検査等で指摘を受けてしまいます。それなら最初から入札公告を掲載して競争入札で契約する方が、適正な契約手続きになります。

 

なぜなら、契約方式の原則である一般競争入札を実施し、結果的に 1社入札であっても問題ないからです。

機種選定と業者選定をまとめた「随意契約理由書」

 

機種選定理由書と業者選定理由書を分けずに、ひとつの「随意契約理由書」（選定理由書）として作成することもあります。

 

特殊な機器で、製造メーカーが1社しか存在せず、そのメーカーは代理店制度を設けておらず、直接販売しているケースです。修理などのアフターサービスが、他社では不可能な場合です。

 

この場合は、メーカーからの説明を十分に聞き、過去の契約実績を調べます。他の官公庁でも「競争性がない」と判断して随意契約を締結しているか購入実績の照会を行います。本当に1社で独占して契約していることが確認できれば、随意契約理由書を作成します。もし他の官公庁で、見積り合わせや競争入札を実施しているなら、「競争性がある」という判断になります。契約方式（あるいは根拠法令）を尋ねれば、競争性の有無はすぐに判明します。

 

また特殊な技術を必要とする役務契約でも随意契約理由書を作成します。

 

例として、特許権（20年間）を保有している精密機器の場合です。

 

随意契約理由書

 

１．目的
（購入する目的、その機器を必要とする理由を簡単に書く）

 

２．選定理由（比較検討の対象がないので、そのまま選定理由となる。）

〇〇業務を行うためには、〇〇の解析が必須である。この解析機器は、〇〇メーカーが独自に開発した特許権（別添特許資料参照）を用いた〇〇しか存在せず、〇〇メーカーは、他の代理店や販売店を経由せずに直接販売のみを行っている。

 

よって、〇〇会社を契約の相手方として選定する。

 

〇〇省会計課　契約課長　〇〇〇〇　印

 

裏付け書類として、特許権に関する資料、過去の契約実績（他官庁の契約方式がわかる資料）を添付します。