一般競争入札を実施するときに必要な仕様書の作り方です。まったく新しい契約の仕様書を作るときはかなり悩みます。仕様書の前例や雛形が存在しないため、どのように作っていくのかわかりません。そこでゼロから入札の仕様書を作る方法を解説します。
なお、この解説での仕様書とは、民間企業同士の契約で使用する仕様書とは異なります。官公庁が一般競争入札を実施する際に、入札へ参加する人たちに対して提示するための仕様書です。官公庁側が求める契約内容、契約条件を記載した書類です。入札説明書の中に含まれる仕様書になります。
今までにない「初めての契約」
清掃契約や警備契約のように毎年実施する契約であれば、仕様書を作成するのは簡単です。前回の仕様書をベースにして作成できます。日付などの昨年から変わった部分を中心に見直せば、それほど悩まずに作成できます。
しかし今まで契約したことのない、初めての内容の契約となると、とても悩みます。そもそも、どのように仕様書を作り始めれば良いかわかりません。ただ考え込むだけで、全く手が動かないでしょう。そこで前例がない初めての契約について、ゼロの状態から仕様書を作る方法を解説します。
仕様書の大まかな作成手順
最初に、おおまかな流れをイメージしましょう。過去に契約実績のない仕様書は、主に役務契約と製造契約になります。物品購入契約は、購入する物品が変わるだけです。製品名以外の部分は、過去の仕様書を雛形として使えます。
ここでは、役務契約を例にして、ゼロから仕様書を作成する方法を解説します。役務契約は、何かの作業を行ってもらう契約です。物品を買ったり、何かを製造してもらう契約とは異なります。
初めての内容の仕様書を作成する手順
1.専門会社へのヒアリング
2.ヒアリング内容をわかりやすく整理
3.契約に必要な条件を盛り込む。
専門会社へのヒアリング
工事契約のように、一般的な工法が確立されており、標準仕様書が公開されていれば、官公庁側だけで仕様書を作成することができます。多くの官公庁では、土木、建築、機械、電気を専門分野とする技術職員が採用されています。
また、すでに官公庁側が実施していた業務を外部委託するのであれば、官公庁側だけで仕様書を作成することは不可能ではありません。実際に業務を担当していた職員から、業務内容を細かく書いた文書を提出してもらえば、それをベースに修正して仕様書を作成できます。仕様書の案文（まだ正式でない状態）を、いくつかの専門会社で確認してもらい、対応できれば問題ありません。
しかし、製造契約や役務契約のように、契約ごとに内容が全く異なる場合は、新しい仕様書を官公庁側だけで作成することは不可能です。専門会社のアドバイスを受けないと仕様書が作成できません。初めての業務内容で、官公庁側も過去に行った経験がなく、具体的な業務内容をイメージできないときは、専門会社からアドバイスを受けることになります。実際の作業手順などがわからないときは、専門会社へ協力を依頼し、ヒアリングして仕様書を作るしかありません。
ヒアリングは、まず専門会社を探すところから始めます。取り引きしている会社の営業担当者へ相談し、契約できそうな会社の情報をもらったり、インターネットのWEB上から専門会社を探します。信頼できる営業担当者は、業界内でも顔が広く、さまざまな情報を持っている人が多いです。相談してみると、全く違う業界の会社まで紹介してくれることがあります。
営業担当者へ聞くときは、次のように尋ねます。わざわざ出向いてもらって尋ねるよりも、他の仕事の「ついで」に聞いた方が良いです。相手への負担にもなりません。営業担当者に会ったら、笑顔で次のように伝えます。
「〇〇さん、そちらの仕事が終わったら、帰りに寄ってもらえますか？もし急いでいるなら別の日でも構いません。」
そして、営業担当者が寄ってくれたら、椅子を進めてゆっくり座ってもらいます。立たせたまま尋ねるのは失礼なので、必ず椅子に座ってから話しましょう。
「忙しいところすみません、もし、情報を持っていたら教えて欲しいのですが、今、新しい契約〇〇〇を検討していて、入札になりそうな金額なので仕様書を作ろうと思っています。ところが、実際の作業内容がまったくわからず困っています。もし、対応できる専門会社があれば仕様書の作成に協力してもらいたいと思っています。どこか、対応できそうな会社を知りませんか？」
信頼できる営業担当者であれば、その場で即答して紹介してくれるか、会社に帰ってから調べてくれます。２～３日で仕様書作りに協力してくれる専門会社を紹介してくれるはずです。
ヒアリング内容をわかりやすく整理
専門会社を探すことができたら、最初に、入札を前提に仕様書作りに協力してもらえるか確認します。（詳しくは後述）また、もし可能なら、後日WORDファイルなどで業務内容をまとめてもらえないか相談しておきましょう。
そしてイメージしている業務の概要を話し、実際にどのように進めたらよいか、細かく業務内容を洗い出していきます。最初に、どのような業務が必要か、次に細かい作業内容がどのようになるか、実際の手順通りに記述するようにします。ここの解説では、「業務」の中の細かい部分を「作業」と表現しています。
業務の内容については、最初に、おおまかな項目を箇条書きにして洗い出し、その後に具体的な内容に細かくしていくと記述しやすいです。最初から細かい話をしてしまうと、全体の処理手順がわからなくなり、イメージできなくなってしまいます。途中から、何が何だかわからなくなってしまうのです。大きな項目（柱）を順番に箇条書きにしてから、その後に、細かい作業を書くことをお勧めします。
専門会社の方で、すでに類似の契約実績があれば、当時の仕様書なども参考にさせてもらいましょう。
ヒアリング内容は、自分で、わかりやすいように後で整理します。自分自身が十分に理解できなければ、第三者が仕様書を読んでも意味不明です。仕様書は、わかりやすいことが最重要です。仕様書の文章は、「質問があっても答えられる」ように作成します。「ここの意味を教えてください」と質問されたら、わかりやすく説明できるまで理解しておくことが重要です。
この仕様書作りが、契約手続きの中で、一番、時間のかかる部分です。入札対象であれば金額が小さくても１ヵ月以上かかります。金額が大きくなれば半年くらい必要でしょう。十分に時間をかけて仕様書を作成すれば、その後の入札手続きもスムーズになります。
契約に必要な条件を盛り込む
専門会社からのヒアリングを終え、業務内容を記述できたら、次に、入札参加資格、業務実施期間、業務実施場所、契約代金の支払方法などの契約条件を追記します。
役務契約や製造契約などで重要なポイントは、業務の実施場所です。官公庁には、住民の個人情報や、組織内の機密情報など、外部へ公開できない情報が多数あります。そのため業務を実施する場所は、明確にしなければなりません。契約を締結した後も、業務の進捗状況を監督しなければなりません。どの場所で、どのような業務をするのか、仕様書へ明記します。
もし業務を行う上で、官公庁が有する電子データや書類を渡すのであれば、受け渡しの具体的な方法まで記述します。機密情報は指定した場所以外から持ち出さないのが原則です。
また、業務を実施する上で国家資格などが必要な場合も、明記しなければなりません。無資格者による業務は法律違反になってしまうことがあります。
契約代金の支払いは、業務実施期間が３ヵ月以上になるときは、毎月支払うことにした方が良いかもしれません。人件費に相当する部分は、給与として毎月支払うことが多いです。契約代金も同じタイミングで支払うようにしておかないと、契約の相手方が資金ショートを起こし、経営が不安定になってしまうからです。
ヒアリングするときに注意したいポイント
一般競争入札では、公平性・公正性に注意しなければなりません。国民の税金を使うので、外部から疑惑を持たれないようにします。特定の民間企業へ「有利になる情報」を与えてしまうと、「業者との癒着」を疑われてしまいます。一般競争入札の内容（仕様書の原案や、入札公告の案文など）を、公開前に見せることも「有利になる情報」に該当します。「業者との癒着」を払拭するためには「複数」がキーワードになります。
まず、専門会社へのヒアリングは、可能な限り複数の者で行います。通常は契約担当係員と係長が同席します。主担当を係員として、係長が補助として立ち会うことになります。もし係長が不在の時は、他の係員に同席してもらうのが安全です。官公庁側がひとりで対応してしまうと、後になってから「業者との癒着」を疑われたときに、否定できなくなってしまいます。
次にヒアリングする専門会社は、必ず 2 社以上とします。 1 社のみからのヒアリングであれば完全な癒着になってしまいます。特定の民間企業へ便宜を図ったことになります。たとえ賄賂を受け取っていなくても「業者との癒着」という疑惑から逃れられません。仕様書自体も特定の民間企業に偏った内容になってしまいます。 1 社のみからのヒアリングは絶対に避けましょう。
実務的には、最終的に２社が対応できる仕様書を完成させます。最初の１社からのヒアリングで仕様書の案文を作成していき、およその仕様書案が完成しそうな段階で、別の専門会社へ対応可能か確認することになります。もし別の専門会社が対応できない部分があれば、代替方法などへ修正します。正式な入札手続き（入札公告の公開）前に、複数の会社が対応できる状態であれば、競争性が確保されているので問題ありません。
もしこの業務内容に対応できる会社が 1 社しかないことが明白であるなら、業務内容自体を見直さなければなりません。国民の税金を使うなら、複数社が対応できる業務内容へ変えなければならないのです。税金を使う契約には、公平性が求められます。
例えば日本全国を対象とした大規模事業を実施するときに、全国展開できる民間企業が一社しか存在しないとすれば、全国展開自体を見直します。業務の基本要件さえ保持すれば、それぞれの地域ごとに多数の民間企業が参入できるようにした方が公平で安全です。日本全国を網羅するような巨大な契約内容を 1 社へ任せてしまうと、結果的に多数の下請け会社を再委託や再々委託として使わざるを得なくなり、誰もコントロールできない契約になってしまいます。統制ができないために、誰も責任を持てす、責任の所在がわからない「でたらめな契約」になります。こうなれば官公庁が持つ個人情報さえも漏れまくります。
日本全国を対象とした業務を 1 社のみが行う契約は、とても危険です。業界内でも 1 社のみに権限が集中し、健全な市場まで歪めてしまいます。把握できないほど多数の下請け会社が生まれ、再委託の歯止めができなくなり、契約内容を監督することも不可能になります。結果的に「でたらめな業務内容」になってしまい、トラブルが増えるだけです。
地域ごとに多数の民間企業を参入させる方が公平で安全です。多数の民間企業が参入すれば地域によって多少のバラツキが生じますが、それは当然のことで問題にしてはいけません。例えば住民税の計算もすべてバラバラです。地域のサービスはそれぞれ違うのが当たり前なのです。そもそも複雑な大規模事業で全国を統一するには無理がありますし、その必要はないでしょう。
専門会社のヒアリングで最初に伝えること
専門会社からヒアリングする際には、最初に次のことを必ず伝えます。
ヒアリング時に最初に伝えること
〇 今回教えて欲しい内容は、〇〇業務の内容。（概要を最初に伝える）
〇 一般競争入札を前提とする仕様書作りに協力してほしいこと。
〇 一般競争入札になるので、御社との契約は約束できないこと。
〇 無理する必要はないこと。
もし契約を前提としない状況では、採算が合わず、協力が困難であれば遠慮なく申し出てほしいこと、断ったとしてもペナルティのようなものは一切ないこと。
〇 御社の他にも数社、同じようにヒアリングを依頼する予定であること。
（談合が疑われないよう、他社の名称は秘密にします。）
つまり仕様書の作成に協力しても、「契約は約束できない」ことを明確に伝えます。ここが極めて重要です。もし相手方が契約を前提にしたヒアリングと勘違いしてしまうと、大きなトラブルになります。最悪の場合は訴訟になります。契約を前提にしていれば、準備のために部品や人材募集などの手配をかけてしまう可能性があります。
また契約金額についても、無理して値引し、一般競争入札しないようにするかもしれません。参考見積書の金額も、原価を下回るなど、適正でない金額を提示して、いわゆる「安かろう、悪かろう」のリスクが高くなってしまうのです。
業務内容の「汎用性」を確認する
専門会社からのヒアリングでは、作業内容を頭の中でイメージしながら聞き取ります。簡単にイメージできる内容、あるいは様々な民間企業が対応できそうな、汎用性のある内容であれば問題ありません。
しかし聞いたことのないような手法や、特殊な機器を使うときは注意が必要です。ヒアリングした会社しか対応できなければ、癒着と同じ構図になってしまいます。特殊な内容であれば、他の代替手法を聞きます。いろいろな民間企業が参加できるよう、汎用的な手法がないか必ず確認します。特殊な内容と思えるときは、ゆっくりと詳しく聞いて、他の専門会社からのヒアリングのときにも汎用的、一般的な方法がないか再確認します。
汎用的、一般的な内容を確認する聞き方
この内容ですと御社しか対応できませんか？
もし他の方法だと、どのようなデメリット（支障）が生じますか？
この方法を使わないで、同じようにできる方法はないですか？
特殊な契約内容になると、「自社しか対応できない」と会社の技術力をアピールしてくることがあります。自社しか対応できない、他の代替手法は存在しないと、強く主張してくるときは、次のように説明して一般的な手法を模索します。
御社しか対応できないとなると、逆に、御社と契約できなくなってしまいます。他社が参加できない内容で仕様書を作ってしまうと、仕様書作りに協力した会社とは契約できなくなってしまうのです。一般的な手法で実施できませんか？
実際、国際入札に該当する契約では、他社が参加できないような内容の仕様書に関わった会社は、入札へ参加できないことが、次のように定められています。
「物品に係る政府詞達手続について（運用指針）」
１９９４（平成６）年３月のアクション・プログラム実行推進委員会調達機関は、公正性かつ無差別性が確保されている場合を除き、仕様の策定に直接関与した供給者を入札手続に参加させてはならない。
政府調達に関する協定を改正する議定書
５ 調達機関は、特定の調達のための技術仕様の立案又は制定に利用し得る助言を、競争を妨げる効果を有する方法により、当該調達に商業上の利害関係を有する可能性のある者に対し求めてはならず、また、当該者から受けてはならない。
国際入札では、この協定に違反すると入札自体が停止されてしまいます。簡単にいえば、「仕様書を見たライバル会社が、この内容では参加できず不公平だ」とクレームをつければ、入札そのものが停止になってしまうのです。どの会社も参加できるように仕様書を作るのが、入札の基本になります。ただ、特許権や著作権などの知的財産権により１社としか契約できないことが明らかであれば、入札でなく、競争性がない随意契約とすることになります。
仕様書は複数の目でチェック
ヒアリング内容を基にして、業務内容を整理しながら仕様書を作成していきます。仕様書の素案を作成している段階で、必ず複数の目でチェックしましょう。完成前の作成途中で、こまめにチェックしてもらうのがコツです。自分ひとりで時間をかけて丁寧に素案を作成し、最終段階で根本的なミスが見つかると、致命的になります。特にヒアリングを終えた後で、重要な内容の見落としは痛い状況になります。
もし重要部分の記載もれが見つかれば、再ヒアリングしなければなりません。官公庁側だけでなく、会社側にも大きな負担をかけてしまいます。ヒアリングは少なくとも 3 回以上は欲しいところです。大規模な契約になれば、 10 回以上、数か月かけてヒアリングすることもあります。再ヒアリングするとなれば手続きが間に合いません。ヒアリングを終えた後は、文面を修正し、毎回複数の目でチェックしてもらいましょう。
最初のうちは、とりあえず聞いた内容を文章化するだけでOKです。徐々に仕様書の形に直していくことになります。担当係員が仕様書の案を作成し、係長がチェックします。もし可能であれば他の係員にも見てもらうと安心です。なるべく第三者に見てもらうことが大切です。内容を知らない人の方がミスを見つけやすいです。
不思議なことに、仕様書を作成した本人は、ミスを見つけられません。どんなに優秀な人でも、自分のミスには気付きません。頭の中でイメージしながら書いているので、不足した表現でも自分では理解できてしまうのです。第三者が読んでわからない部分を、早い段階で見つけて修正しておくことが重要になります。遠慮なく、上司へ何回もお願いしましょう。仕様書の原案は、読んでもらえば、読んでもらえるほど、完成度が高くなります。
仕様書へ盛り込む内容
仕様書に記載する項目は、会計法令で定めている契約書の記載事項のうち、特に重要な部分を盛り込みます。国の予算決算及び会計令を参考にします。地方自治体は、それぞれの規則です。
予算決算及び会計令
第百条 （本文略）
一 契約履行の場所
二 契約代金の支払又は受領の時期及び方法
三 監督及び検査
（以下略）
契約書の記載事項は、入札説明書や契約書の案文で明記します。仕様書の中で記載する項目は、それらの中でも重要な部分を再掲することになります。
通常、仕様書へ記載する項目は次の通りです。契約の内容によって変わることに注意しましょう。
業務の目的
この契約が何を行うためのものか簡潔に記載します。目的がわからないと、複数の作業手順などがあるときに、どれが最適な方法なのか判断できないからです。あまり細かく記述する必要はなく 3 〜 4 行で記載します。
業務実施期間
契約期間を記載します。特に事前準備が大変な業務については、落札決定から業務を開始するまでの期間が重要になります。十分に期間があれば問題ないですが、短期間のときは準備作業自体に多数の人員を投入しなくてはなりません。自社だけで対応できないときは人員を確保するだけでも大変です。業務開始日によって契約金額が変わることもあります。理想は、準備期間を考えて、契約締結日から２週間ほど後を業務開始日とします。
業務実施場所
実際に業務を行う場所（部屋名など）を明記します。
官公庁側の資料やデータを使うのであれば、官公庁側の部屋名を明記します。そして、そのデータを入力したり加工する場所が民間会社側になるのであれば、その旨も明記します。作業場所の確保も契約金額に大きく影響するからです。もし自社内に作業スペースがなければ、費用をかけて新たな作業スペースを確保しなければなりません。また官公庁が持つ個人情報や機密情報の管理のためにも、具体的に業務を行う場所を明記します。例えば、国立大学では、教職員や学生の個人情報（住所、氏名、銀行、メール）の他に、試験の成績、試験問題、成績の判定方法、民間企業との共同研究に係る特許関連情報、病院における患者情報など、外部へ公開できない機密情報が多数あります。
契約代金の支払方法
人件費を主な内容とする契約であれば、長期間になると、月ごとに契約代金を支払う必要があります。なぜなら給与は、毎月支払うことが労働基準法第24条で定められているからです。長期間の契約にもかかわらず、後になってから契約代金をまとめて支払うことは、民間企業側へ無理な負担を押し付けることになります。最悪、契約途中で資金ショートしてしまうかもしれません。経営が不安定になれば、品質が落ちたり、契約が途中で不履行になってしまうリスクさえもあります。
月ごとに契約代金を支払うのであれば、計算方法も明記します。例えば、 1 日いくらとするのか、処理件数 1 件いくらとするのか、あるいは作業人数によって計算するのか、などを明確にします。契約代金の支払い方法によっても契約金額が変わります。また支払代金の計算方法を具体的に仕様書へ記述する必要があります。１円未満の端数処理まで明確にしておかないと、金額を計算できません。
監督及び検査の方法
高額な役務契約では、契約を履行している途中で進捗状況を確認した方が安全です。作業内容の確認を随時行うことができるよう、仕様書へ明記しておきます。
官公庁側の契約担当者が、契約内容を確認するために立ち入り検査を行うことがあること、立入検査の際には協力しなければならないことを記載します。
また業務がすべて完了した後、給付の完了の確認検査を行うことも義務付けます。
監督と検査は、いずれも官公庁側だけでなく、民間企業側も立会いの上で実施します。発注者と受注者双方の担当者が、実際に現場で目で見て、お互いに確認しなければなりません。
なお、監督職員と検査職員は、別々の人が行います。通常、係員や係長クラスが監督を行い、課長補佐などが検査を行うことが多いです。監督は履行途中をチェックすること、検査は履行完了後（最後）にチェックすることです。
業務内容
仕様書の中心部分です。実際の作業手順を、誰もがイメージできる表現で記述します。なるべく話し言葉を使い、わかりやすく説明します。仕様書は法令の条文とは違います。決められた用語は存在しません。日常用語でわかりやすく書きます。複数の条件を設定するときには箇条書きにしてわかりやすくします。できるなら写真や図形、表などを用いましょう。法律の条文のような難解な文章は避けましょう。難解な表現はトラブルの元になります。仕様書は、みんなが容易に理解できることが理想です。主語と述語を明確にした、幼稚な文章の方がわかりやすいです。
また業務内容を記述するときは、どのデータを使い、どのように処理するのか、結果として何ができあがるのか「インプットとアウトプット」を明確にします。
例えば講演会やセミナーなどの大規模なイベント業務の仕様書を考えてみましょう。
開催案内を郵送で送付するのであれば、次のようになります。
開催案内発送業務の仕様書 記載例
◯◯地区の自治体の住所と庶務担当係を調査し、それぞれの担当係宛へ開催案内を郵送する。開催案内文の原稿は、送付開始の10日前まにで発注者が別途指示する。開催案内を必要部数印刷し、発注者が支給する封筒に入れ郵送する。印刷費、郵送費も本契約代金に含むものとする。
WEBサイトで参加者を受け付ける方式であれば次のようになるでしょう。
WEBサイトで参加申し込みを受け付ける仕様書の記載例
イベント開催の専用サイトを構築する。サイトのデザインについては発注者のサイトデザインを例にし、公開前に了承を得ること。専用サイトで申し込みを受け付け、参加者リストを作成する。参加申し込み画面での入力項目は、メールアドレス、氏名、電話番号とする。参加者総数は500名程度を予定しているので、サイトへの同時アクセス数も想定し、堅牢なサイトを構築すること。
上記は一例ですが、このようにイメージできる記述になります。実際には専門会社から、具体的な作業内容を聞き、同時に仕様書への記述方法も考えておきます。記述がむずかしいときは、専門会社から、「どのように表現するとわかりやすいか」アイデアを出してもらいます。
仕様書への記載を忘れた場合の対応
一般競争入札の仕様書は、イメージした内容をできるだけ盛り込むようにします。落札決定後には、仕様書に書いてないことを相手側へ強制することはできません。また業務内容を追加すれば、別途費用が発生します。
しかし現実には、 100 %すべてを満たした仕様書を作ることは不可能です。特に数千万円規模の契約になれば、実際に業務を始めてから、仕様書と異なる部分が見えてきます。契約を締結した後に変更しなければならない内容が判明したときは、官公庁側も民間企業側も、相互に歩み寄る姿勢で協議します。契約は対等な立場で締結するものです。双方が合意できないのであれば、契約内容も変更できません。
仕様書への記載漏れは、入札前と後で対応方法が変わります。
入札実施前の仕様変更
入札書の提出期限前に、仕様書の記載漏れや修正が必要になったときは次のように対応します。
入札参加者全員へ、変更部分を新旧対照表のような形にし、メールやＦＡＸで通知します。通知した後には、必ず返信してもらうなどして確認します。入札参加者全員が同じように理解していることが重要になります。通知を見てない人がいると危険です。入札後に「変更を知らなかった」となると大きなトラブルになります。
また変更部分が、契約金額の積算にまで影響するようであれば、入札書の提出期限も延期します。場合によっては契約の業務実施期間も延期しなければなりません。いずれにしろ、変更によって新たな負担が生じないようにしなければなりません。
入札実施後の仕様変更
入札を終えた後で、契約金額が変わるような仕様書の変更は原則できません。契約金額に影響しない仕様書の変更のみ可能です。契約の相手方が快く変更を承諾してくれれば問題ありません。
ただ繰り返しになりますが、入札を終えた後の契約金額変更は、原則認められないことに注意しましょう。なぜなら、契約金額が変更になるようであれば、一般競争入札の前提が変わってしまうからです。変更後の金額であれば、もしかしたら他の会社が落札できたかもしれません。
例外的に契約金額を変更できるのは、発注者の都合で数量を減らして減額する場合と、当事者に責任のない不可抗力の場合のみです。契約金額を減らす変更契約は可能です。しかし契約金額を増加させる変更契約は、自然災害や国際情勢の変化（レートの変動）などで原料が値上がりしてしまった、などの不可抗力の場合のみです。
コメント