官公庁向けの営業の解説です。官公庁との取引は、昔から顔なじみの営業担当者が出入りしていて、新しく参入できないと思っていませんか。しかし遠慮はいらないですし、気にする必要もありません。官公庁と取引するときに知っておきたい情報です。
官公庁と随意契約を継続するためのポイント
官公庁と随意契約で安定的に取引したい！
民間企業の営業担当者にとって、官公庁と継続的に取引するメリットは大きいです。売上が期待できますし、会社の信頼度も上がります。官公庁側の契約担当者も、新たな契約先を見つけることができれば、価格競争も期待できメリットがあります。
しかし、官公庁と取引するのはむずかしいと感じる人も多いかもしれません。ほとんどの官公庁には顔なじみの営業担当者が出入りしていて参入しづらいのが原因かもしれません。
なぜ、顔なじみの営業担当者が出入りするようになるのでしょうか？新しく参入するのはむずかしいのでしょうか？
これらの疑問を解決するために、官公庁の契約担当者が考えていることや、少額随意契約を受注するためのコツを解説します。
官公庁の契約担当者と信頼関係を築く方法
官公庁の契約担当係の名称は様々です。契約係、調達係、会計係、総務係、用度係などがあります。そして契約手続きを実際に担当する職員は、金額が高くなければ、若い係員が実質的に契約の締結権限を持っています。係主任以上は、100万円以上の大きい契約や競争入札を担当することが多いです。
昔から官公庁へ出入りしている営業担当者は、契約担当者と顔なじみになっています。契約手続きに必要な書類について、細かく説明しなくても作成方法を心得ています。
顔なじみの営業担当者は、ミスのない正確な書類を迅速に提出します。契約担当者から見ると、日付や金額が間違っていたり、内訳の記載がないなど書類不備による余計なトラブルを防止できます。必要な情報が漏れていたり記載ミスがあると、書類不備で手続きを止めることになります。書類不備になると、何日か後に最初から書類をチェックすることになってしまうのです。二度手間になり手続きがリセットされてしまうため予想以上に大きな負担になるのです。実務担当者としては書類不備のない営業担当者を選びたいわけです。ミスのない書類を早く提出してくれれば、事務手続きをすぐに終わらせることができます。細かく説明しなくてもミスのない書類をすぐに出してくれる営業担当者を優先します。そのため必然的に同じ会社への発注が多くなるのです。
日付が間違っていたり、記載方法が間違っていたりすると電話やメールで差し替えを依頼しなくてはいけません。書類手続きを一時的にストップすることになります。差し替え書類が間に合わずシステムへの入力をやり直すこともあります。日付ひとつ間違えるだけで相当な事務負担になってしまうのです。
特に頻繁に発注する文房具類などは、書類ミスの少ない顔なじみの営業担当者へ依頼することが圧倒的に多いです。1,000円や2,000円の書類で事務手続きを止めたくありません。
大きな組織になると契約担当係も複数設置され、それぞれで顔なじみの営業担当者が決まっていることもあります。新しく参入したい営業担当者から見れば、自分たちが排除され新たに契約を獲得できないのは、癒着のように感じ不公平と思うかも知れません。しかし一定金額以下の契約は、事務簡素化を目的として少額随意契約が認められています。まったく問題ありませんし違法でもありません。
むしろ官公庁の会計法令をまったく理解していない営業担当者へ発注し、ミスが多く何回も書類差し替えになったり、法令の理解不足からトラブルにでもなれば、それこそ税金の無駄遣いになってしまいます。官公庁のことを知らない営業担当者へ発注するリスクのほうが大きいのです。
官公庁契約における書類ミスが致命的な理由と対策
契約手続きで必要になる書類は、見積書、納品書、請求書です。様式は任意ですが、日付が違っていたり、内容の記載ミスで差し替えになると、処理手続きを途中でストップさせなければなりません。
ミスした書類があると、契約担当者は営業担当者へ再提出を依頼しなければなりません。再度、修正された書類が届くまで待機することになります。そして書類が届いたときには、もう一度最初から書類をチェックすることになります。毎日数十件も書類手続きしているので数日前の内容を覚えていません。全て最初からチェックすることになってしまうのです。書類不備として手続きがストップすると処理の手間が2倍になります。周りからは見えませんが相当な事務負担になります。
特に官公庁の代金支払いは、法律で期限が決まっています。そして契約担当者と支払担当者は内部けん制のために異なる係が担当しています。書類差し替えで支払い処理がストップすると、気の短い支払担当者から契約担当者が怒られることさえあります。説明が悪いからミスした書類が届く！と責められるのです。仕事を邪魔したと口喧嘩になることさえあります。
さらに書類不備で手続きが遅れると、途中まで進めていたシステム処理をリセットせざるを得ません。コンピューターシステム上のデータを削除して、新規に入力し直すことになります。
ひとつの書類不備によるさしかえだけで、想像できないほどの事務負担になります。書類をミスする営業担当者との取引は避けるようになります。
契約担当者としては、何も説明しなくてもミスのない書類を迅速に提出してくれる営業担当者を自然と選ぶことになります。
官公庁から敬遠される営業担当者の特徴
国の契約では、160万円未満の少額随意契約は事務簡素化を目的として一般競争入札を省略できます。契約担当者の判断と権限で、特定の民間企業と随意契約できます。少額随意契約が可能な金額は、国と地方自治体で異なります。例えば、東京都は国と同じ基準ですが、特別区は80万円です。地方自治体は個別に金額を定めています。
この少額随意契約を理解せずに、自分が参入できないことに不満を持つ営業担当者は、契約担当者から見ると危ない会社と感じます。会計法令を理解せずに、官公庁側の考えも無視して、利益を追求するだけの自分本意の会社と思ってしまうのです。官公庁の契約担当者に対して、いつも同じ会社と随意契約するのは違法ではないですか？などと発言すれば、もう二度と取り引きはできなくなります。
官公庁の契約担当者が一番避けたい行動は、公平性や公正性に疑義をもたれるような契約手続きです。特に違法性が疑われる行為です。外部から批判されるような契約手続きを最も恐れます。契約担当者は、法令違反や不公平・不公正な取引と指摘されるような状況は極力避けたいのです。
周りの迷惑を考えずに、自分の会社の利益のみを最優先するようなトラブルメーカーの営業担当者とは一切取引しません。官公庁の手続きを批判したり、他社を批判して、自社に都合の良いところだけ説明するような身勝手な会社は信用できません。むしろ押し売りとして捉えます。かなり前ですが、反社会的な人たちが、官公庁に対して高価な書籍を押し売りし、社会問題にもなりました。押し売り的な会社は最も嫌われます。
正義感から注意しようと発する言葉でも、仮にその言葉が正しいとしても、周りから不正を疑われるような発言をする営業担当者は、官公庁側の契約担当者から見れば「危ない営業担当者」、「危ない会社」でしかありません。
官公庁向け営業担当者に必要な心構えと心得
契約担当者は、対外的な説明が可能な事務手続きを心がけています。会計法令に基づく説明責任を常に考えています。簡単に言えば、誰もが納得する事務手続き、違法とか不正を疑われない事務手続きを最重視します。
官公庁との取り引きを行おうとする営業担当者に、ぜひ覚えておいてもらいたいことを解説します。
官公庁向け営業担当者の基本的な心構えです。
- 批判的な言動は避ける、正義感や正当性などを口にしない。
- 他社の批判をしない。批判するような会社は、信頼できないと思われます。
- 押し売りは逆効果、将来的に受注できなくなります。
- 素直さ、誠実さだけを前面に出す。
例えば自社で不得意な商品は、ライバル企業であっても詳しく調べて他社の商品を紹介するくらいの誠実さがあれば信頼を獲得できます。
基本的な心構えの前置きが長くなってしまいましたが、では具体的にどうすれば随意契約を獲得できるでしょうか。
官公庁の契約担当者に顔を覚えてもらう効果的な方法
まず第一に、契約担当者に顔を覚えてもらうことが重要です。営業の基本です。
効果的な方法は、一般競争入札などで正式に受注し、その契約のアフターサービスを丁寧に行うことです。何か依頼されたときに迅速に対応します。すぐに対応することが最も重要です。最優先で対応し信頼を勝ち取ることです。これが一番効果があります。最初の入札は十分な利益を見込めないかも知れません。また高額な契約しか入札になりませんから、100万円未満のスポット的な少額随意契約は該当しません。
官公庁向けの効果的な営業方法と成功事例
次の手段として営業回り（外回り営業）を行うことです。ここで注意したいことがあります。官公庁は押し売り的な会社とは契約しません。2001年に「えせ同和行為」による押し売りが社会問題になり、法務省から全省庁に対して通知まで流れましたから無理です。このときは、危ない組織が、全国の官公庁へ押し売りを行なっていました。新聞の一面にも掲載され社会問題になりました。
営業回りするときに、勤務時間中にいきなり押しかけて名刺を出し、お話を聞いてもらえませんかと言っても門前払いされるだけです。押し売り行為による契約は禁止されているので当然です。契約担当者は笑顔で対応しますが、内心は相手のことを考えない危ない会社と警戒され随意契約は獲得できません。
飛び込み営業を行うには次の手順が必要です。
電話で挨拶
まず官公需相談窓口へ電話で挨拶します。セールスの時間をとってもらえそうなら面会時間を予約し、忙しそうであれば、名刺とカタログだけ置かせてもらえないか依頼します。このときに見積もり合わせに参加させてもらえるだけで嬉しいですと丁寧に挨拶します。
契約担当者は、金額が少額であれば自分で契約先の会社を選ぶ権限を持っています。しかし意外と見積もり合わせに苦労しています。見積書を依頼する民間企業を探すのが大変なのです。高い見積書だとしても、すぐに気軽に提出してくれる民間企業が嬉しいのです。
なお民間企業同士の取引では相見積（あいみつ、合見積）という表現もあります。しかし官公庁の契約手続きでは、相見積は官製談合を意味してしまうこともあります。正しい表現は、見積もり合わせです。
見積もり合わせに参加
官公庁の契約手続きには、競争性の確保という大原則があります。あらかじめ特定の会社と契約しようと思っても、見積もり合わせが必要になるケースがあります。見積書はいろいろな会社から取りたいと考えています。
営業の重要なポイントにもなるので、ここで見積もり合わせについて説明します。
官公庁では、一定金額以下の少額随意契約のときには2社以上から見積書を取らなければなりません。金額の設定は組織によって異なりますが、一定金額（100万円など）以上の場合は、複数の会社から見積書を取り寄せて安い会社と契約するというルールがあります。競争性の確保という意味でも、いろいろな会社から見積書を取り寄せて随意契約したいのです。
会計検査や外部監査のときに、随意契約で一番問題となるのは契約金額の妥当性です。契約金額の妥当性を確認するためにも、他の会社と比較した見積書が必要になるのです。また取引相手の会社を公平に選定しているか、特定の会社へ発注が偏っていないかが問題になります。いつも同じ会社と随意契約を繰り返していたり、見積もり合わせに参加している会社が、いつも同じだったりすると指摘されます。そのためにいろいろな会社の見積書が必要なのです。
見積もり合わせに参加することで、契約担当者の信頼を得て随意契約を勝ち取っていくのです。最初は「絶対に契約を取る」というようなガツガツではいけません。利益追求しか考えないと嫌われます。契約担当者の意向を十分に理解して、契約を取れなくても良いという気持ちで参加するのです。契約担当者からの依頼に応える、協力する、という気持ちが重要です。
見積書を提出するときは、契約担当者の指示どおりにメールや訪問して手渡します。見積書の提出依頼から2～3日以内で提出しましょう。書類を正確に作成して迅速に提出できるという姿勢を見せることが重要です。依頼されて数時間後に提出できれば間違いなく信頼を得ることができます。提出が遅いと信頼を失います。書類の日付欄や押印欄については、契約担当者の指示どおりに対応します。この日付では作成できませんとか、社長の印は押せませんなどの対応では取り引きが困難になります。
官公庁側は、公平性・公正性の観点から書類を取り寄せます。日付の指示があれば、そのとおり対応しましょう。契約担当者からの細かい指示は勉強のチャンスでもあります。指示をする意図があります。官公庁からの指示はメモしておき参考にしましょう。
契約担当者からすれば、何度も見積書を依頼していれば契約が取れないのにいつも誠実に対応してくれ頑張ってくれている、次は契約してみようという気持ちになります。そうなれば見積り合わせも必要ない少額な随意契約を獲得できます。
官公庁との契約獲得に成功するための具体的な方法
見積もり合わせに参加させてもらう。
これが現実的でチャンスの多い契約獲得方法です。
また書類提出などで訪問するときは、相手の様子を見ましょう。契約担当者が質問してくるようならチャンスです。丁寧に説明しましょう。しかし忙しそうなら、周りの人へ伝言を依頼して書類だけ置いて帰ります。強引に説明するようなセールスは避けます。名刺とカタログだけを置かせてもらう、くらいの潔い営業が、結果的に好印象を与え随意契約の獲得に結びつきます。
契約担当者から見ると、必要なときに動いてくれる営業担当者が最も信頼できます。質問に対しても聞きたいことを教えてくれる人です。特に業界内の情報に詳しい人や、他の官公庁の契約情報を持っている人は信頼されます。関係ないことをベラベラ話す人は敬遠されます。
なお本サイトでは、官公庁への営業について本格的なコンサルティングもお受けしています。
コメント
はじめまして。
当方、営業職の者ですが貴重な情報でとても役立ちます。
もし気が向きましたらで構いませんので今後もこのような営業に役立つ記事（例えば官公庁のCTIの仕様はどのように決定しているか等）を更新して頂きたいです。
是非よろしくお願いします。
管理人です。
コメントありがとうございます。
回答が大変遅れ、申し訳ありません。
官公庁のCTI関連の仕様作成について、一般的な作成プロセスを参考に記載します。（詳細は後日記事にします。）
前提として、発注者である官公庁側に専門技術者がいないケースです。
１．複数の専門業者へ、おおまかな内容を伝え、提案書を提出してもらう。
２．提案書の内容を調べ、その中で、必須の仕様（求める内容）を抽出し、官公庁側の複数の人に検討してもらう。（仕様策定委員会のような会議形式で仕様書を作ることもあります。）
３．ある程度の仕様が固まったところで、再度、専門業者へ参考見積書を提出してもらう。
その後、入札手続きを実施します。