手続きに時間のかかる一般競争入札を避けるため、分割発注して少額随意契約にすれば不正になってしまいます。本来、少額随意契約は、業務効率化（事務簡素化）を目的としています。すぐに契約できるので、一般競争入札よりもコスト削減効果は高いです。もし入札できないほど、過度の業務負担があるなら、不正の原因になってしまいます。すぐに人員配置や規則自体を見直すべきです。
一般競争入札を避けるため分割して随意契約
不正な取り引きとして、ときどきマスコミでも報道されるのが「分割発注」です。ここでの分割発注とは、１件の契約を、入札対象の金額にならないように分割することです。例えば、２５０万円の契約金額が入札対象だったときに、ひとつの契約を、少額随意契約の対象である１００万円未満に分割して発注したように書類を作り変えて（偽装して）しまうものです。８０万、９５万、７５万円と分割して、それぞれが別の契約であるかのように書類を分けてしまうのです。
契約件名や契約金額を、それぞれ別々にすれば、第三者が書類だけ見てもわからないのです。一般競争入札になると２ヵ月以上の手続期間が必要になり、仕様書や予定価格の作成がとても大変になってしまうので、簡単な手続きで契約できる少額随意契約にしてしまうのです。
一般競争入札を避ける目的での分割発注は、不正であり、昔から批判されています。当然のことながら、見積書や納品書、請求書も分けることになるので、契約の相手方である民間企業側の協力が必要になります。しかし民間企業側にとっても、一般競争入札手続きを経ずに、自社と随意契約してもらえるならメリットが大きいので、積極的に協力してくれることがほとんどです。
ベテランの営業担当者になれば、契約金額が入札対象になりそうだとわかると、「もし、よろしければ書類を分けて作ることもできますよ」と親切に申し出てくれます。これらの誘惑を毅然と断る正しい知識が必要になるのです。
つまり、契約実務担当者の良心に依存するしかないのです。契約実務に対する正しい考え方を持っていないと、安易に簡単な手続きに頼ってしまいます。特に、「前任者も行っていた」とか「周りの人も行っている」という状況の中では、「不正な分割発注」を正すことはむずかしく、「みんながやっているなら、自分もやるしかない」と考えるようになってしまうのです。
不正がない組織にするための条件
少額随意契約は、業務の効率化を目的に法律で認められています。３社から見積書を取り寄せ、「見積もり合わせ」だけで契約できます。少額随意契約なら、１週間くらいで契約が完了します。しかし一般競争入札の事務手続きは、ひとつひとつの手続きが法律で決められており、書類を作成するのに時間がかかってしまうのです。契約できるまでに、一般競争入札は２ヵ月以上必要です。そのため一般競争入札の対象とするのは、契約金額の高いものだけに限定し、金額が小さいものは事務手続きを簡素化して、すぐに契約できるように法律で定めているのです。
もし、業務に過度の負担があり、不正な分割発注せざるを得ない状況であれば、組織自体を根本的に見直さなければなりません。手続きが大変な入札の負担を減らすようにしなくてはならないのです。特に「公務員の定員削減」が進められている状況では、入札対象の契約金額を引き上げたり、契約担当職員の配置人数を増やすしかありません。
過去の分割発注による不正な取り引きは、いずれも、「入札手続きが大変」であることが理由になっています。これは契約担当者個人の責任というよりも、組織としての責任が大きいです。人事権を持つ「管理職全員の責任」といってもいいでしょう。管理職は、自分の部下だけでなく、他の部署の状況も把握していなければなりません。縦のラインだけでなく、横のラインも見なければならないのです。
契約手続きに関する正しい知識と、無理のない業務負担が、「正しい組織」の前提です。
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